Cách lập mã nhân viên khoa học, có File Excel mẫu tham khảo

Hướng dẫn cách lập mã nhân viên trong excel đơn giản, hiệu quả. Tuy nhiên các mẫu quản lý nhân sự, bảng chấm công, mẫu bảng lương truyền thống này còn khá nhiều nhược điểm. Tanca sẽ giới thiệu đến bạn giải pháp công nghệ giúp chuẩn hóa quy trình quản trị, tiết kiệm sức người, thời gian và tiền bạc. Theo dõi ngay qua bài viết sau.

Mã nhân viên là gì? Quy tắc đặt mã nhân viên

Mã nhân viên là mã của tất cả nhân viên trong công ty, mã này có thể là số hoặc chữ và không được giống với các nhân viên khác trong công ty và mã này do bạn tự quyết định chứ không theo quy định nào. Mã nhân viên cần phải bao gồm họ và tên nhân viên, bộ phận nhân viên đó đang làm việc….

Quy tắc đặt mã nhân viên chung: Mã nhân viên = Mã Công ty + Mã bộ phận + Số thứ tự nhân viên

Một số lưu ý khi đặt mã nhân viên:

Mã số nhân viên được sử dụng cho nhân viên thử việc và nhân viên chính thức. Cộng tác viên, nhân viên thời vụ - hợp đồng tự quản lý mã số theo quy định riêng của Công ty.

Số lượng nhân viên: Bắt đầu từ 00001, đánh số theo thứ tự tăng dần theo thời gian nhân viên vào Công ty. (Áp dụng cho nhân viên vào Công ty trước thời điểm có Mã Mã)

Khi thuyên chuyển trong Công ty (bộ phận, khu vực) mã nhân viên được giữ nguyên; Khi thuyên chuyển trong Tập đoàn, mã nhân viên được đặt lại là nhân viên mới tại Công ty mà nhân viên được thuyên chuyển đến.

Xem thêm: Mẫu hợp đồng dịch vụ với cá nhân chuẩn

Cách lập mã nhân viên

Có rất nhiều cách lập mã nhân viên, tuy nhiên có 3 cách phổ biến nhất dưới đây:

Mã công ty (áp dụng cho tập đoàn) + Mã phòng ban + Số thứ tự của nhân viên trong phòng ban đó.

Mã công ty (áp dụng cho tổng công ty) + Mã phòng ban + Số lượng nhân viên vào công ty.

Mã công ty (áp dụng cho tập đoàn) + mã phòng ban + 3 chữ cái đầu của nhân viên.

Xem thêm: Hướng dẫn làm Bảng tính lương excel

Hướng dẫn tạo mã nhân viên trong Excel

Chia sẻ đến mọi người cách tạo mã nhân viên tự động trong Excel. Trước khi bắt đầu bạn cần mở tính năng Enable macro có sẵn trong Excel bằng các bước như sau:

Bước 1: Nhấn vào tab File (tab trên cùng phía bên trái trong cửa sổ Excel).

Bước 2: Nhấn chọn  nút Excel Options.

Bước 3: Nhấp chuột vào Trust Center trong phần menu phía bên trái.

Bước 4: Nhấp chuột vào Trust Center Settings trong khung cửa sổ phía bên phải.

Bước 5: Trong tab mở, nhấp chuột vào Macro Settings trong menu phía bên trái.

Bước 6: Bấm chọn Enable all macros.

Bước 7: Nhấn chọn OK.

Bước 8: Nhấn chọn OK một lần nữa.

Xem thêm: File excel theo dõi nghỉ phép

Mẫu danh sách nhân viên Excel

Bất kỳ doanh nghiệp nào dù lớn hay nhỏ đều cần quản lý thông tin nhân sự. Dưới đây là mẫu danh sách quản lý nhân viên của doanh nghiệp, mời bạn tham khảo:

File danh sách nhân sự cần có những thành phần nào?

• Mã nhân viên (mã chấm công): Mỗi nhân viên được cấp một mã cố định không trùng lặp. Khi nhân viên đó nghỉ việc, mã số này sẽ được giữ lại (không cấp lại cho người khác).
• Họ và tên
• Email cá nhân
• Email nội bộ: Là email của doanh nghiệp, thường được đặt theo quy tắc chung. Chẳng hạn: [tên][họ]@[tên_doanh-nghiệp].vn. Trong mọi trường hợp liên quan đến công việc, nhân sự nên sử dụng email này.
• Số điện thoại
• Ngày sinh
• Giới tính
• Bộ phận/ Phòng ban
• Loại hình nhân sự: HĐQT, trưởng phòng, nhân viên,...
• Vị trí công việc: Là tên vị trí công việc mà nhân viên đang đảm nhận, bao gồm cấp bậc hiện tại. Ví dụ: Chuyên viên bán hàng cấp 1
• Mức lương offer
• Lương cơ bản
• Ngày bắt đầu làm việc: Là ngày làm việc đầu tiên của nhân viên, cũng là ngày ký hợp đồng thử việc
• Hình thức làm việc: part-time, full-time, thời vụ…
• Cơ sở làm việc: Trụ sở chính, chi nhánh 1, chi nhánh 2,...
• Địa chỉ hiện tại
• Số CMND, ngày cấp, nơi cấp
• Tình trạng hôn nhân

Cần kết hợp danh sách nhân viên với biểu mẫu quản lý nhân sự nào?

Nếu như để quản lý thông tin ứng viên, bộ phận tuyển dụng chỉ cần quan tâm đến một số thông tin cơ bản như họ và tên, thông tin liên hệ, trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc,… thì quản lý nhân sự lại đòi hỏi sự phức tạp hơn thế.

Để quản lý hồ sơ nhân sự toàn diện và đầy đủ, ngoài file danh sách nhân sự, doanh nghiệp cần sở hữu hệ thống 5 biểu mẫu Excel khác:

File excel quản lý hồ sơ cá nhân: Trong file excel này, hồ sơ cá nhân của nhân sự sẽ được theo dõi chi tiết hơn về trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc và các thông tin liên quan. lương, thưởng, phụ cấp và đặc biệt là các giấy tờ cần thiết theo quy định của pháp luật.

File Excel quản lý hợp đồng: Doanh nghiệp cần sử dụng file Excel này để quản lý thông tin về hợp đồng thử việc và các loại hợp đồng lao động. Các trường thông tin của mẫu quản lý hợp đồng nhân sự khá đơn giản, nhưng chứa lượng dữ liệu lớn và yêu cầu độ chính xác cao.

File excel theo dõi nhân viên mới: Trong quá trình hoạt động, chắc chắn doanh nghiệp sẽ chào đón nhân viên mới. File quản lý file nhân sự mới trên Excel về cơ bản là sự kết hợp giữa 2 dạng Danh sách nhân sự và Hồ sơ cá nhân nhưng nhấn mạnh hơn vào các thông tin cần thiết trong quá trình nhân viên onboarding. các.

File excel theo dõi nhân viên nghỉ việc: Tương tự như form theo dõi nhân sự mới nhưng đối với nhân viên nghỉ việc, doanh nghiệp cần lưu ý thêm về yếu tố thay đổi sẽ mất hiệu lực sau khi nhân viên nghỉ việc. chấm dứt hợp đồng cũng như các giấy tờ cần thiết để hoàn tất thủ tục chấm dứt hợp đồng.

File excel theo dõi biến động lương của nhân viên: Không phải nhân viên mới hay nhân viên nghỉ việc, biến động lương bao gồm các trường hợp tăng lương, giảm lương, nâng bậc, hạ bậc, luân chuyển vị trí công tác, trong file excel để theo dõi biến động này cần lưu ý ngày thay đổi có hiệu lực.

6 điểm hạn chế khi quản lý nhân sự bằng excel

Dữ liệu phân tán, khó xem xét tổng thể, cản trở việc ra quyết định

Khi quyết định sử dụng biểu mẫu Excel để quản lý nhân sự, có lẽ bạn cũng đã biết dữ liệu sẽ nằm rải rác ở nhiều file khác nhau. Họ cũng ngầm chấp nhận rằng sẽ mất nhiều thời gian và công sức hơn để xử lý.

Tuy nhiên, điều này không chỉ đơn giản là gây lãng phí nguồn lực của doanh nghiệp mà còn dẫn đến những hệ lụy nguy hiểm hơn. Gây cản trở việc rà soát tổng thể, lập báo cáo nhân sự và ra quyết định nhanh chóng. của lãnh đạo.

Tính bảo mật kém

Tất nhiên, nhà quản lý nào cũng muốn bảo mật thông tin trong doanh nghiệp. Đặc biệt là những dữ liệu nhạy cảm. Phần quản lý nhân sự chứa rất nhiều dữ liệu như: lương của từng nhân viên, số CMND/CCCD, mã số TNCN, số sổ BHXH, số hợp đồng, lý do nghỉ việc,...

Tuy nhiên, quản lý bằng excel không an toàn. Bởi nó không có sự phân quyền, không có vùng dữ liệu nào được đánh dấu “chỉ dành cho người quản lý”. Mặc dù chủ sở hữu tập tin có thể đặt mật khẩu truy cập nhưng vẫn có trường hợp bị rò rỉ.

Không có tính kế thừa

Giả sử có một giám đốc nhân sự mới đến tiếp quản công việc, nhưng họ không thể “giải mã” cách gọi tên và sắp xếp thông tin trên biểu mẫu Excel mà người cũ để lại. Vì vậy, họ có thể làm gì ngoài việc sửa đổi những biểu mẫu đó theo kiến thức và kinh nghiệm của mình, hoặc tệ hơn là bắt đầu lại từ đầu.

Form quản lý nhân sự trên Excel là nguồn tài nguyên quý giá cho doanh nghiệp, nhưng đáng tiếc là nó không có khả năng bàn giao và kế thừa toàn bộ.

Tích hợp kém

Trong quản lý nhân sự nói chung, có rất nhiều phần mềm mà doanh nghiệp có thể sử dụng như phần mềm chấm công, phần mềm tính lương, phần mềm quản lý KPI/OKR, quản lý tài sản, quản lý văn bản, phần mềm chat, chữ ký điện tử….

Nhược điểm của Excel biểu mẫu là chúng không thể tích hợp với những công cụ hiện đại. Ngay cả với những công cụ phổ biến hơn như đồng hồ, lịch hay Gmail, Excel cũng không thể kết nối.

Dễ phát sinh lỗi

Mọi thao tác của con người trên biểu mẫu Excel, từ nhập dữ liệu đến tìm kiếm, kiểm tra, sao chép, chỉnh sửa,... đều được thực hiện hoàn toàn thủ công. Con người không được lập trình sẵn như phần mềm nên sai sót là điều dễ hiểu.

Sai sót sẽ càng xảy ra nhiều hơn khi có nhiều người truy cập và chỉnh sửa cùng lúc một file Excel.

Không thể mở rộng quy mô khi công ty phát triển

Dữ liệu lớn đi đôi với tình hình kinh doanh của doanh nghiệp. Càng có nhiều nhân viên, cơ sở dữ liệu nhân sự càng lớn. Không thể giải quyết bằng cách tăng số trang, số hàng, số cột,….

Nói cách khác, khi doanh nghiệp mở rộng quy mô, việc quản lý nhân sự bằng biểu mẫu Excel truyền thống gần như là bất khả thi.

Phần mềm quản lý nhân sự Tanca - giải pháp thay thế hoàn hảo

Hiểu được những vướng mắc trong nghiệp vụ quản lý và những nhược điểm của biểu mẫu nhân sự Excel. Tanca cung cấp giải pháp quản lý nhân sự, mang đến những tính năng thông minh, giúp chuẩn hóa quy trình:

• Tạo lập mã nhân viên tự động siêu tiện lợi
• Tính năng chấm công trực tuyến, sắp xếp lịch làm việc linh hoạt
• Tính lương tự động
• Thiết lập không gian làm việc chung cho cả team
• Quản lý OKR - BSC - KPI
• Quản lý nghỉ phép, định vị vị trí nhân viên….

Cách lập mã nhân viên bằng phương pháp truyền thống tồn tại khá nhiều hạn chế, dễ sai sót và không thể quản lý khối lượng thông tin và dữ liệu lớn. Do đó việc sử dụng các phần mềm quản lý là giải pháp thay thế thay thế lý tưởng. Tham khảo thêm về phần mềm quản lý nhân sự Tanca tại đây.