File excel theo dõi nghỉ phép: Hướng dẫn cách làm và mẫu tải

Sử dụng file excel theo dõi nghỉ phép là một trong những công cụ khá hiệu quả. Đặc biệt phổ biến ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ, quy mô nhân sự không nhiều. Vậy làm thế nào để tạo biểu mẫu bảng chấm công, bảng ngày phép năm hay quản lý nghỉ phép của nhân viên? Theo dõi chi tiết qua bài viết dưới đây của Tanca.

Những quy định cần biết về nghỉ phép

Trước khi hướng dẫn theo dõi nghỉ phép bằng Excel, bạn nên nắm rõ các quy định liên quan. Đây là cơ sở để xây dựng công thức tính toán theo chính sách mà công ty đã đề ra. Mỗi doanh nghiệp đều sẽ có quy định khác nhau. Tuy nhiên, nhìn chung đều sẽ áp dụng số ngày nghỉ phép trên cơ sở sau:

- Bắt đầu làm việc trước ngày 16 của tháng thì thâm niên trong tháng sẽ bằng 1. Ngược lại, nếu bạn bắt đầu làm việc sau mốc này thì sẽ được làm tròn thành 0.

- Người lao động được nghỉ phép năm sau khi chính thức gia nhập doanh nghiệp 1 năm (12 tháng). Sau thời điểm này, mỗi tháng thâm niên tiếp theo sẽ được tính là 1 ngày nghỉ.

- Cứ 5 năm cống hiến liên tục cho cùng tổ chức được cộng 1 ngày phép.

- Khi chưa sử dụng hết thời gian nghỉ theo phúc lợi, người lao động được nhận trợ cấp tương ứng. Chúng được quy đổi thành tiền lương hoặc các hình thức khác do công ty quy định. Tuy nhiên, số ngày không được chuyển sang năm làm việc tiếp theo.

Trong nội bộ doanh nghiệp, cần thống nhất những điều trên trước khi lập bảng tính theo dõi nghỉ phép bằng Excel. Nhất là đối với những công ty có số quy mô nhân sự lớn.

Xem thêm: Mẫu đơn xin nghỉ phép công ty thông dụng

Nội dung cơ bản của file excel theo dõi nghỉ phép

Nội dung cơ bản cần có trong mẫu excel theo dõi nghỉ phép thông thường sẽ bao gồm thông tin cá nhân của nhân viên, lý do nghỉ việc và thông tin nội bộ công ty như mã nhân viên, email công tác,…

Nhằm giúp bạn đọc có cái nhìn tổng quan hơn, dưới đây là sơ lược những nội dung cần có trong tệp excel theo dõi nghỉ việc.

- Mã nhân viên (mã chấm công): Đây là mã không bao giờ trùng lặp. Mỗi nhân viên có một số duy nhất, trường hợp nhân viên nghỉ việc thì mã này sẽ được giữ nguyên.

- Thông tin cá nhân của nhân viên: Đây là thông tin cơ bản của nhân viên khi làm việc tại công ty. Nhằm đảm bảo xác định chính xác nhân viên và giúp người quản lý doanh nghiệp biết được nhân sự của mình.

Các thông tin này sẽ được doanh nghiệp bảo mật theo quy định của pháp luật và được thể hiện trong hợp đồng làm việc.

- Email nội bộ: Là phương tiện trao đổi thông tin nội bộ và được định dạng theo quy định của từng doanh nghiệp.

- Phòng ban: Thuộc phòng / ban, khu vực làm việc nào trong doanh nghiệp.

- Chức vụ: Là quản lý, nhân viên hoặc giám đốc,...

- Vị trí việc làm: Là công việc mà người lao động đang làm.

- Thời điểm bắt đầu làm việc: Là thời điểm người lao động trúng tuyển. Đồng thời dựa vào thời điểm này để tính thời gian làm việc của người lao động.

- Loại hình công việc: Thời vụ, part-time hay full time.

- Thông tin về lương và phụ cấp: Thông thường sẽ là thông tin về số tài khoản ngân hàng hoặc ví điện tử giúp trả lương cho nhân viên.

- Lý do nghỉ việc: Mục đích xin nghỉ của nhân viên giúp trưởng phòng nhân sự có thể cân nhắc xem có hợp lý hay không.

- Cơ sở làm việc: Nếu doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, thông tin này giúp xác định nhân viên nhanh chóng.

Xem thêm: Mẫu đơn xin nghỉ không lương chuẩn

Hướng dẫn tạo file theo dõi phép năm

Việc lập bảng theo dõi nghỉ việc trong Excel cần tuân theo một quy trình cụ thể. Chúng giúp bạn có tất cả các dữ liệu cần thiết và chính xác cho bước kết quả cuối cùng. Phương pháp này rất khoa học và không tốn quá nhiều thời gian để thu thập và xử lý.

Bước 1: Tạo bảng giám sát phụ (biểu mẫu bảng chấm công)

Bảng chấm công là nền tảng để theo dõi nghỉ phép Excel hiệu quả. Bởi vì, chỉ khi giám sát hoạt động của nhân viên trong từng phiên làm việc thì mới thu được kết quả chung. Thông thường, cách theo dõi ngày làm việc này sẽ được chia thành các loại như:

• Làm việc cả ngày (X).
• Làm việc nửa ngày và nghỉ không lương (X-0).
• Làm việc nửa ngày và nghỉ phép theo quy định (X-P).
• Được nghỉ cả ngày theo quyền lợi (P).

Mỗi phiên làm việc, bộ phận nhân sự cập nhật tình hình tham gia của nhân viên và điền vào bảng. Để hỗ trợ việc theo dõi nghỉ phép bằng Excel, bạn cần chú ý đến X-P và P. Qua đó, số ngày nghỉ sẽ được tổng hợp vào cuối tuần tháng. Trong bước này, hàm COUNTIF sử dụng tối đa:

- Đếm số phiên có ký hiệu X-P, mỗi lần xuất hiện tương đương 0,5 ngày.

- Đếm số công việc được đánh dấu P với mỗi ước bằng 1 ngày.

Sau đó, bạn có thể dễ dàng tính toán số lượng nghỉ phép được sử dụng cho mỗi người tại một thời điểm nhất định. Giả sử, với hình minh họa ở trên sẽ áp dụng như sau:

= COUNTIF(D6:AH6, “X-P”)*0.5 + COUNTIF(D6:AH6, “P”)

Để chuẩn hóa quy trình chấm, bạn có thể tham khảo phần mềm nhân sự Tanca. Với tính năng chấm công, nhận diện khuôn mặt bằng công nghệ AI hiện đại giúp tiết kiệm thời gian và sức người. 

Bước 2: Tính tháng làm việc

Đây là bước khó nhất và quan trọng nhất trong việc quản lý nghỉ phép bằng Excel. Bởi vì, người quản lý cần phải tranh luận và cân nhắc nhiều trường hợp sẽ xảy ra. Dưới đây là một ví dụ với cùng một công thức cho mỗi hoạt động trong giai đoạn này.

Khi bạn đã xác định được các công thức nhỏ, bạn chỉ cần tập hợp lại chúng. Kết quả sẽ được tính toán chính xác và xuất hiện ở cột E. Các nhân viên tiếp theo cũng thực hiện tương tự.

Tại mỗi thời điểm theo dõi nghỉ phép, dữ liệu này sẽ trả về kết quả khác nhau. Vì vậy, các nhà quản lý nhân sự cần liên tục cập nhật thông tin về thời gian gần nhất.

Bước 3: Tính ngày nghỉ hàng năm

Khi bạn đã thực hiện thành công bước 2 trong quy trình theo dõi nghỉ việc trên Excel, giai đoạn này rất đơn giản. Bạn chỉ cần đối chiếu số tháng làm việc với quy định để tìm ra tổng số ngày nghỉ phép mà mình được hưởng. Hàm LOOKUP sẽ nhanh chóng tạo ra một loạt kết quả như sau:

- Lookup_value: Định vị đối tượng tìm kiếm. Tương ứng với ví dụ trong hình là các ô trong cột E, bắt đầu từ E4.

- Lookup_vector: Cột tháng thâm niên dựa theo bảng quy định.

- Result_vector: Cột số ngày nghỉ được quy ước.

Để có kết quả của bảng theo dõi nghỉ việc trong Excel, bạn cần ghi nhớ một lưu ý quan trọng. Đó là kỹ thuật cố định vùng cần thiết trong bảng quy tắc. Kết quả là, công thức kết quả có dạng sau:

F4 = LOOKUP(E4,Quy_tac_tinh!$A$3:$A$13,Quy_tac_tinh!$C$3:$C$13)

Bước 4: Theo dõi số ngày nghỉ phép đã sử dụng và còn lại

Đây là bước cuối cùng trong bảng theo dõi nghỉ việc. Nhìn vào kết quả tổng hợp sẽ nhận ra ngay số ngày đã sử dụng và còn lại. Điều này được thực hiện đơn giản vì dữ liệu cần thiết đã được tính toán trong ba bước trên. Bạn chỉ áp dụng hàm MINUS cho hai phần tử sau:

- Tổng số ngày nghỉ phép năm.

- Số buổi nghỉ phép đã sử dụng trong các tháng làm việc tính đến thời điểm hiện tại.

Xem thêm: Hướng dẫn làm Bảng tính lương excel

Mẫu quản lý ngày nghỉ phép mới nhất 2022

Hy vọng với những mẫu file quản lý nghỉ việc này có thể áp dụng ngay cho các doanh nghiệp/công ty để giúp kiểm soát thông tin nghỉ việc của nhân viên một cách tối ưu và có những đề xuất hợp lý. Tham khảo ngay qua nội dung dưới đây:

Một số hạn chế khi sử dụng file theo dõi nghỉ phép

Mặc dù có sự hiệu quả nhất định trong việc kiểm soát thông tin nghỉ việc của nhân viên. Nhưng khi sử dụng file excel để quản lý việc nghỉ phép, nó sẽ đi kèm với một số bất cập. Sau đây là một số nhược điểm của tệp theo dõi nghỉ việc.

Tính bảo mật

Mặc dù trước khi làm việc đã có chính sách bảo mật thông tin cá nhân. Tuy nhiên điều này cũng có một chút rủi ro khi sử dụng file excel này.

Vì nó chứa nhiều thông tin cá nhân và tính bảo mật khá kém vì trong quá trình làm việc kết hợp với nhiều cái khác nên việc rò rỉ là điều dễ hiểu.

Tính kế thừa

Do file theo dõi nghỉ việc do chính người quản lý nhân sự lập nên đôi khi có những ký hiệu, tiêu chuẩn cá nhân. Khi có sự thay đổi vị trí này cho người khác sẽ khá phức tạp. Vì họ cần hiểu hoặc hỏi lại người cũ, tệ hơn nữa là làm lại bảng mới.

Dữ liệu không nhất quán

Trong quá trình làm việc sẽ kết hợp với nhiều biểu mẫu khác nhau nên số liệu sẽ khó kiểm soát. Điều này gây ra tình trạng lộn xộn thông tin cho doanh nghiệp, làm lãng phí thời gian và công sức.

Khả năng kết hợp

Ngày nay, có rất nhiều công cụ vô cùng hữu ích cho doanh nghiệp như chữ ký điện tử, phần mềm tính lương,...

Nhưng lúc này file theo dõi nghỉ việc bộc lộ một khiếm khuyết khá lớn. Vì nó không thể kết hợp với các công cụ khác, dẫn đến những hạn chế trong công tác quản lý nhân sự.

Lỗi

Như đã nói, file do người quản lý nhân sự tạo. Nên đôi khi nhập dữ liệu không chính xác gây ra nhầm lẫn thông tin, ảnh hưởng đến toàn doanh nghiệp. Vì vậy, độ chính xác cũng là một yếu tố rất quan trọng để đảm bảo thông tin được kiểm soát.

Tiềm năng

Nhìn thì đơn giản, chỉ cần tạo ô và thêm các nội dung cần thiết là xong. Nhưng nếu một ngày doanh nghiệp có hệ thống 100 chi nhánh, mỗi chi nhánh có hàng trăm, hàng nghìn nhân viên thì hãy tạo một dòng trong file excel để quản lý là điều không thể.

Xem thêm: Gợi ý công thức đổi lương Gross sang Net

File excel theo dõi nghỉ phép mang lại nhiều lợi ích nhất định cho doanh nghiệp. Tuy nhiên vẫn tồn tại nhiều bất cập. Vì vậy vẫn cần đến sự hỗ trợ của phần mềm. Phần mềm quản lý nhân sự Tanca là một giải pháp hữu hiệu trong trường hợp này.

Giao diện trực quan dễ thao tác và sử dụng, tính năng chấm công bằng công nghệ AI và quản lý nghỉ phép hiệu quả. Từ đó giúp chuẩn hóa quy trình quản trị nhân sự, giúp tiết kiệm thời gian và công sức. Đồng thời khắc phục tất cả những nhược điểm khi sử dụng file excel. Theo dõi thêm thông tin phần mềm tại đây.