Việc soạn thảo một bản mô tả công việc hấp dẫn là điều cần thiết để giúp bạn thu hút những ứng viên chất lượng nhất cho công việc của mình. Với hàng triệu công việc được liệt kê trên các diễn đàn, các trang mạng xã hội,... một bản mô tả công việc tuyệt vời có thể giúp công ty của bạn nổi bật so với phần còn lại.

Chìa khóa để viết mô tả công việc hiệu quả là tìm ra sự cân bằng hoàn hảo giữa việc cung cấp đủ chi tiết để ứng viên hiểu được vai trò và công ty của bạn trong khi vẫn giữ cho mô tả của bạn ngắn gọn.

Sử dụng các quy tắc và tham khảo các mẫu dưới đây để tạo một danh sách công việc hấp dẫn.

Mô tả công việc là gì?

Bản mô tả công việc, còn được gọi là JD (Job Description), là bản tóm tắt các trách nhiệm, hoạt động, trình độ và kỹ năng cần thiết cho một vai trò.

Một bản mô tả công việc cho một vị trí công việc là cơ sở để người quản lý tuyển dụng, đào tạo, giao việc, theo dõi thực hiện công việc và đánh giá kết quả công việc nhân viên.

Về hướng còn lại thì bản mô tả công việc là cơ sở để nhân viên đảm nhận vị trí công việc đó biết rõ mục tiêu của công việc, chức năng và nhiệm vụ, yêu cầu kết quả đối với các công việc được giao, quyền hạn và trách nhiệm có được khi thực hiện các chức năng đó. Nhờ vậy mà ứng viên có thể apply vào vị trí phù hợp, và khi đã trở thành nhân viên chính thức sẽ thích nghi nhanh với công việc nhanh hơn.

Không chỉ vậy, theo một cuộc khảo sát của Indeed, 52% người tìm việc cho biết rằng chất lượng của bản mô tả công việc có ảnh hưởng rất lớn hoặc cực kỳ lớn đến quyết định nộp đơn xin việc của họ.

Xem thêm: 10 bí quyết đăng tin tuyển dụng hiệu quả

Lợi ích của bản mô tả công việc

Bản mô tả công việc sẽ đưa đến 6 lợi ích chính:

- Hoạch định nguồn nhân lực: Việc sử dụng các thông tin trong quá trình phân tích công việc có thể giúp tổ chức xác định dược nguồn cung và cầu của nguồn nhân lực.

- Kế hoạch kế thừa: Bằng việc so sánh mức độ chệch về trách nhiệm và năng lực giữa một vị trí công việc và vị trí “kế thừa”, Bản mô tả công việc giúp xác định lộ trình phát triển đội ngũ “kế thừa” cho tổ chức.

- Tuyển dụng: Bản mô tả công việc là cơ sở để xác định ngay từ đầu các yêu cầu tuyển chọn ứng viên đáp ứng yêu cầu của vị trí khuyết. Một bản mô tả công việc tốt sẽ giúp giảm thiểu thời gian sàng lọc hồ sơ của các thí sinh dự tuyển, từ đó dễ dàng tìm kiếm được người phù hợp nhất với vị trí cần tuyển dụng.

- Đào tạo vào phát triển: Không chỉ giúp các nhà quản lý có cơ sở để giao việc và theo dõi tiến độ hoàn thành nhiệm vụ của nhân viên mà nhờ đó bạn có thể đưa ra các chính sách đào tạo thích hợp. Thông tin chi tiết về các yêu cầu năng lực (kiến thức, kỹ năng, thái độ) trên Bản mô tả công việc chính là cơ sở để xác định nhu cầu đào tạo và phát triển cho nhân viên.

- Lương và phúc lợi: Mỗi Bản mô tả công việc cũng có thể được đánh giá và quy ra điểm số. Điểm số của từng Bản mô tả công việc cũng có thể làm cơ sở để tính lương và phúc lợi cho vị trí công việc đó.

- Đánh giá hiệu quả làm việc: Bản đánh giá hiệu quả làm việc luôn dựa vào mục tiêu cá nhân trong kỳ cùng với trách nhiệm trên Bản mô tả công việc của người nhân viên đảm nhận vị trí đó.

Bản mô tả công việc cần bao gồm những gì?

1. Chức vụ

Bạn cần viết rõ chức danh công việc. Chức danh công việc càng rõ thì bạn càng mô tả chính xác vai trò.

Trên thực tế, một cuộc khảo sát của Indeed năm 2020 cho thấy 36% người tìm việc sử dụng các trang web việc làm tìm kiếm việc làm bằng cách sử dụng tên công việc mà họ đang tìm kiếm.

Tránh những từ ngữ chung chung, những từ ngữ chuyên biệt chỉ sử dụng trong nội bộ có thể gây nhầm lẫn cho người tìm việc. Bám sát các cấp độ tiêu chuẩn như "Senior" hay “Junior” hoặc các thuật ngữ khác mà mọi người thường tìm kiếm.

Cụ thể hơn, phần Chức vụ trong Bản mô tả công việc phải thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau:

- Sử dụng một cụm từ hoặc một Chức vụ ngắn gọn để tóm tắt nhiệm vụ tổng thể của vị trí cần tuyển dụng. Ví dụ: Với vị trí thư ký trong một số tổ chức, bảng mô tả công việc thường để Chức vụ là Office Manager hoặc Thư ký công ty, Thư ký bán hàng.

- Bạn nên cung cấp thêm vị trí công tác bao gồm thông tin chung của bộ phận.

- Nếu cần, bạn có thể nêu tên của cấp trên trực tiếp, các quản lý có liên quan khác hoặc cấp dưới thuộc quyền quản lý. (Dành cho việc tuyển những vị trí cấp cao trong công ty)

2. Tóm tắt công việc

Mở đầu bằng một bản tóm tắt ngắn gọn, thu hút sự chú ý. Bản tóm tắt của bạn nên cung cấp một cái nhìn tổng quan về công ty và kỳ vọng cho vị trí.

Thu hút ứng viên bằng các thông tin về điều làm cho công ty của bạn trở nên độc đáo. Bạn nên viết về văn hóa công ty, tóm tắt lý do tại sao một ứng viên muốn làm việc cho bạn. Một cuộc khảo sát của Indeed cho thấy 72% người tìm việc nói rằng việc xem thông tin chi tiết về văn hóa công ty trong mô tả công việc là rất quan trọng.

3. Đưa ra các nhiệm vụ rõ ràng

Đây được coi là phần quan trọng nhất trong các bảng mô tả công việc. Yêu cầu lớn nhất của phần nội dung này chính là người viết cần phải phác thảo được toàn bộ nhiệm vụ mà người trúng tuyển cần phải hoàn thành theo một thứ tự ưu tiên, từ đó giúp cho các ứng viên hiểu rõ hơn mình cần phải làm gì sau khi được nhận.

Vạch ra các trách nhiệm cốt lõi của vị trí cần tuyển. Đảm bảo danh sách trách nhiệm của bạn chi tiết nhưng ngắn gọn. Đồng thời nhấn mạnh các nhiệm vụ có thể là duy nhất cho tổ chức của bạn.

Ví dụ: Nếu bạn đang tuyển dụng cho vai trò "Quản lý sự kiện" và vị trí này yêu cầu kiến thức chuyên môn về mạng xã hội để quảng bá sự kiện, hãy chắc chắn rằng bạn đã viết ra yêu cầu này để đảm bảo ứng viên hiểu và có thể xác định xem họ có đủ tiêu chuẩn hay không.

Làm nổi bật các hoạt động hàng ngày của công việc. Điều này sẽ giúp ứng viên hiểu rõ về môi trường làm việc và các hoạt động mà họ sẽ thực hiện hàng ngày.

Trong một số trường hợp cụ thể với các công việc đặc thù thì bản mô tả công việc cũng cần nêu rõ: Thang đo kết quả và các tiêu chuẩn đánh giá mức độ hoàn thành công việc; Phân loại tỷ lệ phần trăm thời gian được phân bổ cho mỗi nhiệm vụ chính trong công việc hàng ngày.

Mức độ chi tiết này sẽ giúp ứng viên xác định xem vai trò và công ty có phù hợp hay không, giúp bạn thu hút những ứng viên tốt nhất cho vị trí của mình.

Xem thêm: Tổng hợp các tiêu chí đánh giá nhân viên hiệu quả tốt nhất

4. Trình độ và kỹ năng

Liệt kê cả kỹ năng cứng và mềm.

Tất nhiên, bạn phải nêu rõ trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc trước đây, chứng chỉ và kỹ năng kỹ thuật cần thiết cho vị trí cần tuyển.

Mặc dù bạn có thể bị cám dỗ để liệt kê ra mọi yêu cầu mà bạn có thể hình dung được, bao gồm quá nhiều bằng cấp và kỹ năng. Nhưng, hãy giữ cho danh sách của bạn ngắn gọn!

Bạn hãy sắp xếp các kỹ năng theo một thứ tự ưu tiên hợp lý bởi việc tìm kiếm một ứng viên đảm bảo đúng và đầy đủ tất cả các yêu cầu mà công ty đặt ra là thực sự khó. Do vậy, bạn cần xác định được yêu cầu nào là bắt buộc và cần thiết nhất giúp cho nhân viên có đủ khả năng để hoàn thành công việc, các yếu tố khác nếu có thể bồi dưỡng và đào tạo thêm trong quá trình làm việc trong tương lai thì không nên đưa vào danh sách để tránh tạo ra rào cản cho các ứng viên dự tuyển.

Theo một cuộc khảo sát năm 2018 của Indeed, 63% ứng viên cho biết họ chọn không nộp đơn xin việc vì họ không biết cách sử dụng các công cụ hoặc kỹ năng cụ thể được liệt kê trong mô tả công việc. Hơn 47% cho biết họ không ứng tuyển vì họ không có số năm kinh nghiệm cụ thể được liệt kê trong mô tả công việc.

Đó là lý do tại sao điều quan trọng là phải xác định các kỹ năng và trình độ cần có cho vai trò để khuyến khích nhiều ứng viên nộp đơn.

5. Lương và Phúc lợi

Các ứng viên chất lượng tìm kiếm cơ hội đáp ứng nhu cầu lương của họ.

Tuy nhiên, theo một cuộc khảo sát thực tế năm 2019, gần 70% ứng viên cho biết họ ít khi hoặc chỉ thỉnh thoảng xem mô tả công việc có thông tin về mức lương. Nên có thêm mức lương bản mô tả vào không, hãy cân nhắc.

Xem thêm: Trọn bộ câu hỏi phỏng vấn mà nhà tuyển dụng cần nắm

Mẫu bản mô tả của các công việc nổi bật

Làm thế để đảm bảo bảng mô tả công việc tốt nhất có thể?

Bây giờ, khi bạn đã biết các chi tiết cần thiết để đưa vào bảng mô tả công việc và đã tham khảo một số mẫu nổi bật, bạn nghĩ rằng mình đã sẵn sàng để bắt đầu tuyển dụng? Tuy nhiên, có một số điểm mà bạn nên ghi nhớ:

1. Thường xuyên cập nhật bảng mô tả công việc

Do tính chất của một số vị trí thường thay đổi theo thời gian (vì công nghệ thay đổi, cơ cấu công ty thay đổi,...), nên việc cập nhật chúng là điều cần thiết. Việc quên cập nhật bảng mô tả một cách thường xuyên có thể dẫn đến sự nhầm lẫn của ứng viên hoặc thậm chí là sự từ chối nộp đơn của họ.

2. Chú ý lựa chọn từ ngữ phù hợp

Với lực lượng lao động trẻ và có cơ hội tiếp xúc với hàng ngàn thông tin hằng ngày thì bạn cần sử dụng các từ ngữ có thể có tác động trực tiếp.

Trong một bài đăng trên blog SHRM vào tháng 8 năm 2020, Osasumwen Argibe, PHR đã viết: “Tôi đã đúc kết được rằng cách dùng từ ngữ sẽ ảnh hưởng lớn đến sự đa dạng của lực lượng lao động trong công ty. Vì vậy, nếu mục tiêu của công ty là tạo ra một lực lượng lao động đa dạng và hòa nhập, thì điều quan trọng là phải thu hút các ứng viên bằng cách sử dụng ngôn ngữ phù hợp trong các tin tuyển dụng ”.

Monster.com có những gợi ý để viết mô tả công việc như sau:

- Tránh định kiến về giới: Một báo cáo nội bộ của Hewlett Packard đã đề cập rằng nữ giới thường chỉ nộp đơn cho những công việc mà họ đáp ứng gần như 100% về trình độ. Để giúp giảm thiểu vấn đề này, hãy xem xét loại bỏ các yêu cầu không cần thiết.

Ví dụ: Không yêu cầu số năm kinh nghiệm quá cao; Khái quát các kỹ năng có thể học tập và nêu rõ ràng những bằng cấp nào được ưu tiên.

- Xóa bỏ định kiến về tuổi tác: 35% lực lượng lao động sẽ có độ tuổi từ 50 trở lên vào năm 2022. Lực lượng lao động đa thế hệ ngày càng phổ biến, vì vậy các mô tả công việc cần tránh tối đa định kiến về tuổi tác. Tránh các cụm từ như:

“Tuổi trẻ và tràn đầy năng lượng”

“Không quá X năm kinh nghiệm”

"Bổ sung thu nhập hưu trí của bạn!"

3. Tạo sự hấp dẫn cho vị trí cần tuyển dụng

Khi hiểu được vai trò của vị trí công việc cũng như những đóng góp và sự ảnh hưởng của cá nhân đối với tình hình phát triển chung của bộ phận thì ứng viên sẽ dễ bị thu hút bởi doanh nghiệp của bạn hơn và có thêm động lực để phấn đấu hết mình.

Bên cạnh đó, hãy đưa ra mức lương thưởng hấp dẫn cùng chế độ đãi ngộ phù hợp cho nhân viên mà công ty có thể đáp ứng.

Một yếu tố cần lưu ý nữa là Văn hóa doanh nghiệp. Một môi trường làm việc lành mạnh, một lộ trình thăng tiến rõ ràng rõ ràng, một nơi học tập cởi mở chắc chắn sẽ giúp bạn thu hút được số lượng đông đảo các ứng viên và dễ dàng tìm ra người phù hợp nhất.

4. Thực hiện khảo sát và phân tích về Trách nhiệm - Lương thưởng

Đôi khi, bạn có thể gặp khó khăn trong việc hoàn thành những gì bạn cho là phần đơn giản nhất trong bảng mô tả công việc: Trách nhiệm và lương thưởng.

Làm thế nào để có một đề xuất hợp lý? Hãy thực hiện khảo sát và phân tích dựa trên thị trường.

Thực hiện phân tích bao gồm các bước sau:

- Phỏng vấn nhân viên hiện tại để tìm hiểu chính xác những nhiệm vụ mà họ đang thực hiện.

- Nhờ các nhân viên điền vào bảng câu hỏi hoặc bảng tính.

- Thu thập dữ liệu thêm về công việc và tiền lương từ các nguồn khác như mạng xã hội và các trang tuyển dụng nổi tiếng.