Việc cắt giảm chi phí có thể làm cho các số liệu đẹp hơn trong ngắn hạn nhưng ảnh hưởng tiêu cực lại kéo dài trong dài hạn. Nên việc quản lý chi phí kinh doanh được lãnh đạo doanh nghiệp quan tâm.
Để đạt được kết quả lâu dài, doanh nghiệp có thể tham khảo 8 mẹo sau để quản lý chi phí kinh doanh tốt hơn.
1. Hiểu rõ cấu trúc doanh thu chi phí của doanh nghiệp
Đây là mục quan trọng nhất để quản lý chi phí kinh doanh hiệu quả bởi có rất nhiều chủ doanh nghiệp không nắm giữ thông tin chính xác về chi phí thực tế của họ.
Khi tìm cách quản lý chi phí của mình, trước tiên, một công ty phải xác định nguồn doanh thu của mình: Bao nhiêu từ việc bán sản phẩm và dịch vụ? Đó là những khách hàng chi tiêu cao nhất? Sau đó, công ty cần tìm ra những chi phí cụ thể có liên quan đến việc tạo ra nguồn doanh thu. Cuối cùng, xác định chính xác những loại chi phí liên quan và chi phí không liên quan trực tiếp đến quá trình tạo ra doanh thu.
2. Giảm xung đột trong công ty
Bước đầu tiên, hãy vẽ sơ đồ thể hiện quy trình làm việc cơ bản của công ty bạn. Công việc này giúp người quản lý hiểu cách mỗi bộ phận được vận hành như thế nào cũng như cách thức phối hợp hoạt động giữa các bộ phận với nhau.
Trong bất kỳ doanh nghiệp nào, các bộ phận đều bị ảnh hưởng bởi các bộ phận không phải cách này thì sẽ theo cách khác. Vì vậy, để giảm bớt sự phức tạp trong quy trình hoạt động, chủ doanh nghiệp phải liên tục đặt câu hỏi tại sao công việc được thực hiện và làm thế nào nó có thể được thực hiện hiệu quả hơn.
Khi đã có cái nhìn tổng quan về quy trình hoạt động của doanh nghiệp, có thể bạn sẽ biết hoạt động nào không cần thiết có thể lược bỏ để cắt giảm chi phí kinh doanh cho doanh nghiệp.
Xem thêm: Kanban là gì? Cách ứng dụng Kanban trong quản lý công việc
3. Bổ sung kỹ năng cho nhân viên
Đa phần, mọi nhân viên đều mong muốn làm được các công việc có hiệu quả để giúp công ty thành công. Chính vì vậy, doanh nghiệp có thể tăng cường đào tạo nhân viên trong việc ra quyết định, xây dựng đội ngũ và giải quyết vấn đề để họ có thể kiểm soát chi phí của mình tốt hơn.
Đặc biệt trong thời kỳ suy thoái, công ty sẽ gặt hái được nhiều thành công to lớn khi tích cực đầu tư vào con người bằng cách tăng cường đào tạo, bổ sung kỹ năng. Tương tự, nếu bạn chủ động lôi kéo nhân viên của mình vào quy trình quản lý chi phí, bạn sẽ tận dụng tốt nhất kỹ năng của họ.
Nếu bạn chủ động tìm kiếm những gợi ý từ nhân viên của mình, bạn sẽ ngạc nhiên về những ý tưởng để tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.
4. Quản lý chi phí nên là một phần của chiến lược kinh doanh
Mỗi công ty cần có một chiến lược kinh doanh dài hạn và quản lý chi phí nên là một phần của chiến lược đó cũng như chịu ảnh hưởng của chiến lược. Các quyết định liên quan đến chi phí nên được đo lường dựa trên chiến lược của công ty, thay vì tình hình ngắn hạn hiện tại.
Ví dụ, một công ty không nên mua quá nhiều hàng hóa và để lưu kho trong thời gian dài vừa tốn chi phí kho bãi, vừa tốn nhân lực trông coi. Trong chiến lược của công ty chỉ nên mua với số lượng vừa đủ để đáp ứng nhu cầu khách hàng.
5. Cắt giảm chi phí không cần thiết
Chủ doanh nghiệp nên biết rằng không có cách nhanh nhất để tiết kiệm chi phí mà không làm ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp, nhưng bạn có thể thực hiện một số thay đổi đơn giản để có hiệu quả ngay lập tức. Một số chi phí nhỏ có thể được cắt giảm mà ít gây ra rủi ro nhất đến chất lượng sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp.
6. So sánh với các doanh nghiệp khác cùng lĩnh vực kinh doanh
Việc cần làm là so sánh mức chi tiêu của doanh nghiệp với mức chi tiêu trung bình của các doanh nghiệp khác cùng lĩnh vực kinh doanh. Nhưng làm thế nào để thực hiện được phép so sánh này? Cách duy nhất là định kỳ xem lại những gì bạn đang làm và cách bạn đang làm nó.
7. Khảo sát khách hàng
Doanh nghiệp có thể thực hiện các cuộc khảo sát khách hàng để hỏi về những sản phẩm, dịch vụ doanh nghiệp đang cung cấp không thực sự cần thiết với khách hàng.
Ví dụ, doanh nghiệp không cần thiết phải giao hàng vào thời gian cao điểm hay không cần thiết phải dùng tới hai lớp bao bì đắt tiền cho sản phẩm…
Khách hàng của bạn là những người tốt nhất để cho bạn biết yếu tố nào trong sản phẩm, dịch vụ của bạn là quan trọng đối với họ và phần nào là dư thừa so với yêu cầu của họ.
8. Kiểm soát dòng tiền
Doanh nghiệp có thể thực hiện cắt giảm vốn lưu động thông qua việc mua hàng đúng lúc, kiểm soát tín dụng tốt hơn và đồng ý các điều khoản thanh toán dài hơn với các nhà cung cấp của bạn. Hay xem xét các khoản vay lãi suất thấp thay vì thấu chi – và loại bỏ mọi khoản vay hoặc thấu chi không cần thiết trên đầu.
>>> Xem thêm:
8 lãng phí trong quản trị doanh nghiệp cần loại bỏ
