Nguyên nhân gây lãng phí thời gian là vấn đề khiến bạn đang lo lắng và mong muốn khắc phục? Rất nhiều lần bạn vô tình để lỡ thời gian của mình mà không hề hay biết? Và điều đó gây ảnh hưởng đến năng suất làm việc và kết quả công việc của bạn.
Hãy cùng Tanca tìm hiểu những nguyên nhân phổ biến làm tốn thời gian qua bài viết sau đây. Cùng với nhiều giải pháp hữu ích giúp bạn quản lý thời gian của mình một cách hiệu quả hơn. Theo dõi ngay nhé!
Những cuộc họp ở công ty
Trong cuộc khảo sát của Salary.com, các nhân viên cho rằng “quá nhiều cuộc họp” là một trong những điều khiến họ mất tập trung và lãng phí thời gian.
Văn hóa họp ở công ty ngày nay đang trở nên “vô bổ” trong một số trường hợp. Khi nhân viên nhận ra họ đang dành quá nhiều thời gian cho những cuộc họp thay vì giải quyết các công việc đang còn dang dở.
Lời khuyên: Chỉ nên tổ chức họp khi thực sự cần thiết. Tránh các cuộc họp hàng tuần dài quá mức, chỉ nên kéo dài 15 phút. Một phương pháp hữu ích khác là nên sử dụng các phần mềm quản lý công việc vừa tăng năng suất công việc, vừa đỡ tốn thời gian họp.
Giao lưu với đồng nghiệp
Đây là một con dao hai lưỡi, có một khảo sát đã chỉ ra rằng khoảng 43% người người tham gia khảo sát đổ lỗi cho việc tương tác với đồng nghiệp là lý do chính khiến họ bỏ lỡ công việc, giảm năng suất.
Tuy nhiên, các nghiên cứu khác đã phát hiện ra rằng các cuộc trò chuyện tình cờ trong lúc làm việc có thể tăng năng suất thông qua việc trao đổi thông tin, ý tưởng và phương án giải quyết vấn đề…Đồng thời thúc đẩy cảm xúc nhanh chóng đi kèm với việc tạo ra các kết nối có ý nghĩa.
Lời khuyên: Hãy nghĩ về việc giao tiếp xã hội như cách bạn quản lý một dự án. Nếu bạn thấy mình đang trong một cuộc trò chuyện không có mục đích, chỉ nên dành cho nó 10 phút thay vì phải kéo dài quá lâu.
Đôi khi, bạn chỉ cần rèn luyện kỷ luật và tránh xa cuộc trò chuyện nhóm. Nếu muốn củng cố các tương tác xã hội, có thể hẹn cà phê hoặc vào giờ ăn trưa. Hạn chế trò chuyện trong lúc làm việc vì sẽ khiến bạn sao nhãng đấy.
Xem thêm: Ma trận quản lý thời gian
Không có kế hoạch làm việc rõ ràng
Điều này xảy ra khá thường xuyên. Bởi nhiều người nhận thấy rằng mình đang thực hiện các nhiệm vụ không thực sự quan trọng, không phải là ưu tiên hàng đầu. Do đó khi bạn làm việc không có kế hoạch sẽ dễ khiến bạn lãng phí thời gian cho những việc không quá cần thiết.
Mẹo hay để giải quyết rắc rối này: mỗi ngày trước khi bắt đầu công việc, hãy tự làm cho mình một bảng to-do list hoặc checklist những việc quan trọng phải hoàn thành trong ngày/ tuần/tháng. Theo đó sẽ giúp bạn quản lý thời gian cá nhân tốt hơn, tránh gây ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc của mình.
Xem thêm: 6 kỹ năng quản lý công việc
Thường xuyên check mail
Có thể bạn sẽ trả lời với tốc độ cực nhanh, nhưng mỗi lần truy cập hộp thư có nghĩa là bạn đang vô tình lãng phí thời gian của mình. Làm điều này thường xuyên có thể khiến bạn mất tập trung vào công việc.
Hầu hết chúng ta đều mất thời gian mỗi ngày cho việc tìm kiếm các thông tin không hề liên quan đến công việc. Chẳng hạn như thường xuyên check mail cá nhân, kiểm tra tin nhắn,...
Cách để giải quyết sự mất tập trung của bạn: mỗi ngày dành một khoảng thời gian nhất định để kiểm tra email cá nhân, 2 - 3 lần mỗi ngày cho các hoạt động này. Lúc đó bạn sẽ không tốn thời gian cho việc khởi động lại mood làm việc cho lần bị gián đoạn.
Đọc tin tức
Tương tự như nguyên nhân trên, đọc tin tức trên mạng trong lúc làm việc cũng là nguyên nhân gây lãng phí thời gian. Bạn sẽ rất dễ bị cuốn theo quá trình này, bởi thế giới quanh bạn luôn chuyển động.
Có rất nhiều tin tức mới được cập nhật mỗi giây, đây sẽ là vòng lặp vô tận nếu bạn không tìm cách thoát ra khỏi nó.
Vì vậy, hãy quy định thời gian đọc tin tức, khoảng 20 - 30 phút mỗi ngày. Đừng để bị cuốn vào đó và gây ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc của bạn.
Sự chần chừ
Lãng phí thời gian vì bạn không muốn làm điều gì đó trong khi lẽ ra bạn đã có thể hoàn thành nhiệm vụ với thời gian mà bạn đã lãng phí. Đây sẽ là khoảng thời gian bạn sẽ không bao giờ lấy lại được. Việc trì hoãn không giúp ích cho sự phát triển của bạn.
Cho dù bạn không muốn làm điều gì đó hay vì bạn sợ hãi, hãy trở thành người đối mặt với nỗi sợ hãi và hoàn thành các mục tiêu của mình nhanh chóng.
Bạn bắt đầu càng sớm thì bạn sẽ càng hoàn thành nhanh các việc cần làm. Đồng thời hình thành một thói quen tốt, giúp bạn có nhiều động lực làm việc hơn.
Xem thêm: 20 phần mềm quản lý thời gian
Sự lo lắng vô nghĩa
Sự lo lắng sẽ khiến lãng phí nhiều năng lượng tích cực của bạn. Nếu bạn lo lắng về điều gì đó, hãy hành động ngay để không còn phải suy nghĩ về nó nữa. Nếu vấn đề đó nằm ngoài tầm kiểm soát và quyền hạn của bạn, thì cứ để nó sang một bên và tận dụng thời gian vào những hoạt động khác.
Nghiện mạng xã hội
Cách phổ biến nhất gây lãng phí thời gian là sử dụng mạng xã hội. Mỗi khi lướt web hay facebook, Instagram…đều khiến bạn quên mất đi giờ giấc.
Do đó nên phân chia thời gian một cách hợp lý hoặc cân nhắc sử dụng phần mềm chặn các trang mạng xã hội. Tránh bị làm phiền bởi các thông báo khi đang làm việc.
Nếu bạn cần nghỉ ngơi, hãy tìm hình thức khác hiệu quả và lấy lại tinh thần, chẳng hạn như đi dạo để tận hưởng không khí trong lành và uống một tách trà thay vì nhìn vào mạng xã hội.
Thái độ làm việc hời hợt
Nếu bạn phải làm đi làm lại một công việc giống nhau, lâu dần sẽ sinh ra nhàm chán và xu hướng làm nó qua loa, hời hợt. Nhưng tác hại của điều này đáng sợ hơn bạn nghĩ đấy.
Do đó hãy tự tạo cho bản thân động lực và năng lượng để làm một thứ thật nhanh chóng và hiệu quả. Đừng lãng phí thời gian, đánh mất đi nhiều cơ hội của mình bằng cách làm việc một cách hời hợt.
Cuộc vui nào cũng có mặt
Thật tốt khi cởi mở và hòa đồng với mọi người, đó là điều ai cũng muốn để gây ấn tượng với đồng nghiệp của mình. Nhưng bạn nên nhớ rằng mỗi khi ai đó nói chuyện với bạn, thời gian của bạn sẽ trôi đi một chút. Hãy nghĩ điều gì sẽ xảy ra nếu thay vì một người mà có 10 người bắt chuyện với bạn.
Có lẽ bạn nên giữ khoảng cách với một vài người, có thể đóng cửa phòng hay để điện thoại ở chế độ im lặng. Vì không phải cuộc vui nào bạn cũng cần thiết phải có mặt.
Những cuộc tranh cãi không có ý nghĩa
Đôi khi trong lúc làm việc bạn và đồng nghiệp sẽ xảy ra một vài lần bất đồng quan điểm. Có thể là về dự án hay bất cứ vấn đề ngoài lề nào. Theo đó việc bạn cứ liên tục tranh cãi về một vấn đề sẽ khiến mất rất nhiều thời gian.
Hãy đưa ra ý kiến khi cần thiết, sau đó xin phép quay về để hoàn thành công việc còn đang dang dở. Bạn không nhất thiết phải tranh cãi hay thắng những cuộc tranh luận vốn không có hồi kết như vậy.
Không bao giờ từ chối các cuộc hẹn
Do tính chất công việc, bạn có thể không tránh khỏi các cuộc hẹn, gặp gỡ khách hàng, đối tác…. Tuy nhiên nếu có thể, trước khi nhận lời hãy cân nhắc lợi ích của những buổi gặp đó.
Chỉ vì bạn được mời không có nghĩa là bạn phải đến, hãy nhớ rằng sự có mặt cũng không khiến bạn trở nên quan trọng hơn trong mắt người khác.
Chồng chất quá nhiều việc
Chồng chất quá nhiều việc chưa bao giờ là sự lựa chọn đúng đắn. Hãy thử nghĩ mỗi ngày bạn dồn một ít, sau đó khi nhìn lại bạn sẽ thấy một đống công việc khủng khiếp đang chờ bạn. Tiếp đó bạn phải mất rất nhiều thời gian để hoàn thành chúng, có thể gấp 2 - 3 lần.
Những công việc đó sẽ chẳng có ai thay bạn xử lý, vì vậy hãy thực hiện nhanh ngay khi có thể. Điều này sẽ giúp ích cho bạn rất nhiều trong việc hình thành kỹ năng quản lý thời gian cá nhân.
Như vậy Tanca đã chia sẻ đến bạn đọc là một số nguyên nhân gây lãng phí thời gian phổ biến, khiến bạn mất tập trung và sao nhãng trong công việc. Theo đó làm cho năng suất làm việc giảm sút, thậm chí tác động tiêu cực đến kết quả. Chính vì vậy, ngay từ bây giờ hãy học cách quản lý thời gian hiệu quả. Điều này sẽ mang đến cho bạn nhiều lợi ích trong tương lai.
