Ngày cập nhật 2024-07-15 18:07:49

Thúc đẩy sự tự giác của nhân viên trong thời đại 4.0: Nghệ thuật hay quyền lực?

Thế hệ Z và Xu hướng mới trong nhân sự ảnh hưởng gì đến tính tự giác?

1. Thế hệ Z - Một nguồn lực mới nhưng rất quan trọng

Thế hệ Z, là tên gọi được dành cho các cá nhân được sinh ra trong nửa cuối những năm 90 đến những năm 2000. Hiện nay, tại Việt Nam, thế hệ Z sẽ đạt khoảng 15 triệu người tính đến năm 2025 và chiếm khoảng 25% lực lượng lao động quốc gia. 

Những “đứa trẻ” đầu tiên của thế hệ Z bắt đầu bước sang tuổi 25 và không ít họ đã gia nhập và sắp trở thành nguồn lực nòng cốt của các doanh nghiệp. Nói như vậy là đủ hiểu được tầm quan trọng của thế hệ này đối với các nhà quản trị nguồn nhân lực. Và việc nắm bắt được phong cách làm việc của họ nên được xếp vào một trong những mục ưu tiên của doanh nghiệp để phát huy tốt nhất nguồn lực quan trọng này. 

Thế hệ Z

Tuy thế thế hệ Z được nhận xét là một thế hệ tràn ngập tự tin, giỏi công nghệ và có thể làm việc đa nhiệm. Họ vẫn thường được gắn cái mác là “những người thích phá luật”

Trước hết là họ thích phá vỡ các nguyên tắc và gần như bạn khó có thể ép buộc họ làm theo một tiêu chuẩn cứng nhắc nào đó. Thêm một nỗi lo lắng lớn đối với những nhà quản lý nhân sự là gen Z có xu hướng nhảy việc cao. Họ thích tìm kiếm một môi trường làm việc phù hợp hơn là những khoản lương bổng. 

Với tất cả những điều trên, rõ ràng các nhà quản lý có tầm nhìn sẽ biết việc tạo một môi trường làm việc tự do, linh hoạt cho nhân viên mới là xu hướng hiện nay. Nhưng làm sao để thả lỏng việc quản lý nhưng vẫn đảm bảo nhân viên tự giác làm việc vẫn là câu đố hóc búa đối với bất kỳ nhà quản lý nhân sự nào.

2. Xu hướng mới trong quản lý nhân sự

Môi trường làm việc hiện tại và tương lai sẽ ngày càng linh hoạt. Nhân viên có xu hướng đặt ra nhiều yêu cầu và đòi hỏi hơn đối với các chủ doanh nghiệp, trong đó có yêu cầu áp dụng chế độ giờ giấc làm việc linh hoạt để họ có thể cân bằng giữa công việc và cuộc sống. 

Trừ những công việc bắt buộc người lao động phải có mặt ở nơi làm việc trong một thời gian nhất định, các chuyên gia nhân sự khuyên rằng các doanh nghiệp nên nghĩ về các giải pháp tạo ra một môi trường làm việc linh hoạt. 

Vì vậy, các doanh nghiệp cần cân nhắc đề nghị này. Nếu các doanh nghiệp áp dụng thành công cơ chế làm việc linh hoạt sẽ có nhiều lợi thế hơn trong việc thu hút nhân tài. 

Cho phép nhân viên làm việc từ xa có nhiều lợi ích nhưng cũng song hành với không ít hạn chế. Làm sao để đảm bảo nhân viên đến gặp khách hàng như đã hẹn? Làm sao để nhân viên hoàn thành các nhiệm vụ được giao nếu nhà quản lý không theo sát thúc dục?,... 

Nói chung lại, nhiệm vụ của nhà quản lý nhân sự là tạo ra một môi trường làm việc linh hoạt nhưng vẫn đảm bảo tính tự giác của nhân viên.

Xem thêm: Bộ 11 phần mềm giúp bạn quản lý nhân viên từ xa

Giải pháp của các doanh nghiệp: Người dùng kỷ luật kẻ tạo động lực

Người dùng kỷ luật kẻ tạo động lực

1. Doanh nghiệp mang phong cách Nhật với giải pháp quản lý ôn hòa

Người Nhật rất nổi tiếng trong việc tuân thủ giờ giấc, nên thường làm mọi người liên tưởng đến phong cách quản lý cứng nhắc và nghiêm khắc. 

Tuy nhiên, bạn sẽ rất bất ngờ với phương pháp quản lý nhân sự mềm mỏng của họ. Người Nhật dùng cách quản lý này để nhân viên trân trọng doanh nghiệp, từ đó tự giác hoàn thành các nhiệm vụ của mình. 

Tại tập đoàn sản xuất xe hơi lớn thứ hai trên thế giới, Toyota, một quy tắc được đề ra là các nhà quản trị không được quát tháo và đe dọa trừng phạt nhân viên dưới quyền khi có sai sót xảy ra, bởi chỉ có như vậy mới bảo đảm các lỗi lầm sẽ được báo cáo ngay và đầy đủ, từ đó có thể tìm ra nguyên nhân sâu xa của những lỗi lầm đó (trong các chính sách và các quy trình) nhằm sửa đổi cho phù hợp. 

Còn ở tập đoàn Mitsubishi, các nhà quản lý thường đặt cho cấp dưới câu hỏi: “Tôi có thể làm gì cho anh?”. 

Đây được gọi là phương pháp tạo cơ hội để lắng nghe cấp dưới. Nếu thuộc cấp có yêu cầu giúp đỡ điều gì, nhà quản lý sẽ cố gắng thực hiện theo yêu cầu ấy ngay khi có thể. 

Về phía ngược lại, các nhân viên sẽ cảm nhận rằng nhà quản lý có quan tâm và sẵn sàng giải quyết vấn đề của họ, thì họ sẽ tích cực, lạc quan hơn việc thực thi nhiệm vụ được giao và sẽ có thái độ nghiêm túc hơn đối với những mục tiêu chung của doanh nghiệp. 

Xem thêm: Quản lý công việc theo phong cách người Nhật

2. Doanh nghiệp mang phong cách Đức với giải pháp nặng tính kỷ luật

Các doanh nghiệp Đức lại áp dụng triệt để tính kỷ luật để thúc đẩy tính tự giác của nhân viên. 

Họ không bao giờ thích có từ “nhưng” trong công việc. Khi lên kế hoạch thì các nhà quản lý đã tính toán tới tất cả các yếu tố có thể xảy ra và đặt một kết quả cố định. Vì vậy, một khi công việc không hoàn thành có nghĩa là kế hoạch thất bại, và những người phụ trách phải chịu trách nhiệm, chứ không đổ lỗi do hoàn cảnh khách quan nào đó. 

Nếu các doanh nghiệp Nhật hạn chế cấp trên to tiếng với cấp dưới thì các doanh nghiệp Đức lại ưu tiên cách nói thẳng thắng và trực tiếp. 

Sẽ không phải là một tình huống bất ngờ nếu chứng kiến cảnh các đồng nghiệp cãi nhau gay gắt vì công việc hoặc nhân viên vào thẳng phòng sếp để phản ánh việc sếp đã đưa ra yêu cầu không hợp lý.

Các doanh nghiệp Đức cũng có một lộ trình các công việc để đảm bảo mọi việc vận hành theo từng giai đoạn. Họ cho rằng làm việc theo kiểu này sẽ giúp các nhà quản lý dễ dàng hơn trong việc kiểm soát, nếu điều gì không ổn thì họ sẽ biết ở giai đoạn nào và ai phụ trách. Nhân viên cảm thấy phong cách quản lý này cứng nhắc đến nỗi công việc bị dập khuôn và kém sự linh động. 

3. Vậy giải pháp nào mới thúc đẩy tính tự giác của nhân viên?

Để trả lời câu hỏi này, trước hết cần đào sâu để hiểu được bản chất của việc tạo động lực và giữ kỷ luật cho nhân viên có ảnh hưởng như thế nào đến sự tự giác của nhân viên.  

3.1 Về giải pháp tạo động lực

Nhìn chung, có hai loại động lực chính: động lực ngoại vi và động lực nội tại. 

Hiểu một cách đơn giản, động lực ngoại vi là vật chất bên ngoài mà nhân viên có thể nhận được khi hoàn thành một nhiệm vụ (ví dụ như lương). 

Trong khi đó, động lực nội tại lại là suy nghĩ, cảm xúc hay các yếu tố vô hình khác khiến nhân viên hoàn thành nhiệm vụ (ví dụ như sự sáng tạo hay cam kết). 

Nghiên cứu của Harvard Business Review về chủ đề động lực bởi Yoon Jik Cho và James Perry chỉ ra rằng: “Sự gắn kết nhân viên bị ảnh hưởng bởi động lực nội tại cao gấp 3 lần so với động lực ngoại vi.” 

Tuy nhiên, khi nhân viên chỉ đơn giản là làm việc vì tiền lương, họ sẽ không có động lực để đạt được tiềm năng cao nhất của mình. Động lực nội tại của nhân viên sẽ giảm đi nếu họ được treo thưởng bằng các phần thưởng vật chất bên ngoài. 

Từ việc phân tích trên, có thể thấy: Động lực thực chất rất hay bị thay đổi! Việc làm cách nào để tạo động lực cho nhân viên còn phụ thuộc vào mong muốn của nhân viên và bối cảnh của mỗi giai đoạn.

Xem thêm: Cách để ủy quyền và giao việc hiệu quả

3.2 Về giải pháp giữ kỷ luật

Theo Jim Rohn, một trong những triết gia kinh doanh hàng đầu của Mỹ, đã đưa ra ý kiến: "Cần có kỷ luật tự giác nhất quán để làm chủ việc thiết lập mục tiêu, quản lý thời gian, lãnh đạo, nuôi dạy con cái và các mối quan hệ. Nếu chúng ta không tự kỷ luật một phần cuộc sống hàng ngày, mục tiêu chúng ta đặt ra sẽ trở nên rời rạc và khó nắm bắt. Không có sự kỷ luật, thời gian của chúng ta sẽ bị ăn mòn bởi chính những nhu cầu và ham muốn thú vị của chính bản thân mình.”

Vì vậy, tính kỷ luật trong công việc là điều kiện cơ bản để mỗi nhân sự hoàn thành những hạng mục quan trọng. 

Một nhân viên không có kỷ luật nếu từng ngày anh ta bỏ qua các mục tiêu phấn đấu trong cuộc sống, công việc và cô lập mình trong những mớ nhu cầu hỗn độn và tính khí lười nhác. 

Một tổ chức/ doanh nghiệp không thể đạt mục tiêu doanh thu, lợi nhuận nếu từng nhân viên không bám sát kế hoạch, chiến lược đặt ra, có trách nhiệm cam kết trong công việc và tuân thủ quy trình lao động.

3.3 Tạm kết 

Động lực là thứ cần thiết để khởi động và kỷ luật là điều cần được duy trì để đảm bảo doanh nghiệp đủ sức đi đường dài với các nhân viên của mình. 

Trong quản trị nhân sự, dung hòa giữa việc tạo động lực và việc giữ kỷ luật là điều quan trọng để thành công. 

Bằng cách kết hợp động lực và kỷ luật, các nhà quản lý sẽ tạo ra sự cân bằng giữa việc công nhận khen thưởng và động thái kỷ luật khắc phục vấn đề nhằm thúc đẩy đội ngũ nhân viên tốt hơn. 

Tuy nhiên, vẫn nên ưu tiên kỷ luật hơn vì nếu doanh nghiệp rèn luyện cho nhân viên một cách đủ tốt, họ vẫn sẽ tuân thủ tốt các quy định mỗi ngày. 

Lời giải cho bài toán thúc đẩy tính tự giác của nhân viên

1. Giải thích rõ nội dung công việc

Cần cho nhân viên thấy được nguyên nhân và kết quả của mỗi công việc mà họ đảm nhận. 

Cách này sẽ giúp nhân viên nhận thức được những gì sẽ bị ảnh hưởng nếu một bánh răng bị chệch khỏi bộ máy, hậu quả không chỉ mình họ mà còn nhiều người khác ảnh hưởng. 

Dựa vào đó, các nhà quản lý có thể ngăn chặn được những sai lầm và tạo ra một nơi làm việc có cấu trúc chặt chẽ hơn. 

2. Quản lý hiệu suất thay vì quản lý con người

Nhiều nhà quản lý cần phải thấy được nhân viên đang ở công ty, thực hiện các thao tác văn phòng mới có thể yên tâm là nhân viên của mình đang làm việc. Đây là một quan niệm đã quá cũ! Chính tác động của Covid-19 đã tạo một đòn bẩy cho tất cả các doanh nghiệp phải giải quyết công việc từ xa. 

Một số doanh nghiệp vẫn vận hành trơn tru, nhưng một số vẫn rất khó khăn để đạt được những mục tiêu công việc của mình với cách làm việc mới. Nguyên nhân của sự khác biệt trên là do đâu?

Vẫn là vấn đề cũ: Nhà quản lý chỉ muốn quản lý con người thay vì quản lý hiệu suất công việc!

Việc quản lý sát sao nhân viên cũng không thể đảm bảo được nhân viên có thể hoàn thành tốt công việc. Nhiều khi chính việc này còn gây ra cảm giác khó chịu, một khi đã muốn chống đối thì nhân viên sẽ tìm mọi cách để tránh. 

Vì vậy, thứ mà các nhà quản lý cần quản lý là hiệu suất. Nhìn vào hiệu suất để có thể theo dõi, đánh giá, kiểm điểm và khen thưởng nhân viên của mình.

3. Kết hợp giữa KPI và OKR

Một trong những phương pháp thiên về tính kỷ luật để thúc đẩy tính tự giác của nhân viên là sử dụng các chỉ số đánh giá công việc để đánh giá thành tích của nhân viên và đưa ra những khuyến khích phù hợp. 

Dựa trên việc hoàn thành KPI, công ty sẽ có các chế độ thưởng phạt cho từng cá nhân. Nhưng để quản lý từ xa hiệu quả, doanh nghiệp cần sử dụng thêm chỉ số OKR. 

Vì sao lại là OKR? Vì KPI thường là số liệu chính xác tuyệt đối. Trong khi đó, OKR thường không dễ để đo lường chính xác, mà là dựa trên việc quản lý các kết quả trong doanh nghiệp. OKR thường được áp dụng trong các vị trí sáng tạo và cần được thay đổi liên tục (ví dụ như vị trí sáng tạo nội dung ở công ty quảng cáo, vị trí lập trình tại các công ty công nghệ). 

Xem thêm: Chọn KPI hay OKR? Hướng dẫn cách ứng dụng

4. Quản lý mềm mỏng kết hợp với sử dụng chính sách kỷ luật

Chính sách kỷ luật không chỉ dừng lại ở việc lấy ý kiến từ các thành viên trong ban lãnh đạo mà các nhà quản lý nên lắng nghe thêm ý kiến từ nhân viên của mình. 

Việc thể hiện sự mong muốn của nhân viên trong bộ chính sách sẽ khiến nhân viên cảm thấy được trân trọng, bản thân mình là một phần của doanh nghiệp. Hơn thế nữa có thể họ sẽ có những góp ý tuyệt vời để cải thiện một vài nguyên tắc bởi chính họ là những người trực tiếp thực hiện chúng nên sẽ có cái nhìn sâu sát và tổng quát hơn.

Ngoài ra khi toàn bộ nhân viên đã đồng ý với bản kỷ luật, họ sẽ giảm hẳn xu hướng phản kháng hay chống đối lại người quản lý khi bị kỷ luật vì hành vi vi phạm của mình.

5. Khen thưởng

Việc công nhận và khen thưởng sẽ tạo động lực cho nhân viên cống hiến và đạt hiệu suất cao hơn. Đây là điều đương nhiên và cần thiết ở mỗi doanh nghiệp, nhưng một số nhà quản lý dường như muốn trốn tránh việc khen thưởng cho nhân viên của mình. 

Có rất nhiều lý do ngăn trở họ: Họ cho rằng việc nhân viên làm tốt là điều hiển nhiên, đó là trách nhiệm của nhân viên? Việc được đánh giá cao sẽ khiến bản thân nhân viên sẽ trở nên tự cao và tạo ra sự ganh tị giữa các thành viên trong đội nhóm? 

Tuy nhiên, nhà quản lý cần ghi nhớ: Khen thưởng một nhân viên thì sau này áp dụng biện pháp kỷ luật lên nhân viên đó cũng sẽ tạo cảm giác công bằng và nhân viên cũng dễ dàng hiểu chuyện hơn.

thúc đẩy tính tự giác

Chuyển đổi số vẫn luôn là giải pháp quản lý nhân sự hiệu quả nhất

Với làn sóng chuyển đổi số trong thời gian gần đây, việc ứng dụng các phần mềm quản lý công việc trực tuyến là một hướng đi tốt cho các doanh nghiệp. 

Với các tính năng và giao diện dễ sử dụng, có thể thay thế con người thực hiện các thao tác nhanh chóng và có độ chính xác cao, phần mềm quản lý công việc sẽ hỗ trợ nhà quản lý nâng cao tính kỷ luật của nhân viên hiệu quả.

Một trong các phần mềm quản lý công việc phổ biến nhất hiện nay là Tanca

Tanca xây dựng theo mô hình Cloud (trực tuyến), khách hàng chỉ cần sử dụng điện thoại, máy tính có kết nối internet là có thể thực hiện chấm công và quản lý công việc từ xa. Tanca giúp doanh nghiệp giảm thiểu được nhân sự quản lý mà vẫn đảm bảo tính hiệu quả.

Việc sử dụng Tanca giúp doanh nghiệp cắt giảm đến 60% thủ tục giấy tờ, giảm 70% thời gian xử lý nhân sự. Tanca sẽ giúp bạn quản lý nhanh chóng, và hoàn toàn bảo mật nhờ việc cung cấp các tính năng vượt trội sau:

- Chấm công trực tuyến

- Giao việc hiệu quả

- Tính lương tự động

- Quản lý yêu cầu

- Quản lý tài sản

- Hệ thống KPI

Trần Viết Quân
Bài viết mới
Bài viết liên quan