Nguyên nhân và cách khắc phục tình trạng yếu kém của nhân viên

Nếu bạn hỏi bất kỳ một nhà quản lý nào về việc sa thải nhân viên, thì họ sẽ trả lời ngay rằng đó là một trong những phần khó khăn và căng thẳng nhất của công việc. 

Tuy nhiên nếu như nhân viên ngày càng trở nên yếu kém trong công việc thì sẽ là nguy cơ ảnh hưởng rất lớn tới hoạt động kinh doanh cũng như sự tồn tại và phát triển của cả doanh nghiệp.

Đó là lý do vì sao chúng ta cần tìm hiểu những nguyên nhân gốc rễ dẫn đến tình trạng yếu kém của nhân viên và  nhanh chóng tìm ra các phương pháp khắc phục phù hợp. Hãy cùng Tanca tìm hiểu trong bài viết sau:

Nguyên nhân dẫn đến tình trạng nhân viên yếu kém

1. Nhân viên bị hạn chế về năng lực

Nguyên nhân đầu tiên khiến cho nhân viên làm việc kém hiệu quả đó đó là vì họ bị hạn chế về năng lực. Cụ thể là 4 yếu tố tác động chính:

Nguồn lực hạn chế

Công việc thiếu năng suất và không đem lại hiệu quả của nhân viên có thể là do những yếu tố khách quan như nhân viên thiếu thời gian, chi phí, công cụ hỗ trợ làm việc. 

Thiếu đi những nguồn lực hỗ trợ công việc cần thiết thì dù nhân viên có muốn hay không cũng không thể đạt kết quả tốt được.

Để khắc phục tình trạng thiếu nguồn lực cho công việc thì người quản lý cần có trách nhiệm thường xuyên nhắc nhở nhân viên báo cáo những khó khăn mà nhân viên không giải quyết được, tránh một mình tự làm việc nhưng không thể hoàn thành, làm ảnh hưởng đến công việc chung của cả đội.

Phát sinh các vấn đề khó khăn

Trong quá trình làm việc chắc chắn nhân viên sẽ phải đối mặt với rất nhiều vấn đề khó khăn như: không thuyết phục được khách hàng, bị cấp trên gây cản trở, không cho phép triển khai hoạt động, hoặc nhân viên không nhận được sự hỗ trợ của đồng nghiệp,… 

Nếu những vấn đề này xảy ra thường xuyên và không được giải quyết sẽ khiến nhân viên cảm thấy chán nản và áp lực công việc trầm trọng. 

Để giúp nhân viên không rơi vào tình trạng trên thì người quản lý phải luôn quan tâm, động viên và hỗ trợ nhân viên vượt qua để hoàn thành tốt nhiệm vụ công việc.

Thiếu kỹ năng chuyên môn

Một vài trường hợp nhân viên bị hạn chế năng lực do họ thiếu mất các kỹ năng chuyên môn phục vụ công việc. Thiếu đi các kỹ năng này khiến cho nhân viên không thể đem tới kết quả làm việc tốt, một số nhân viên bị cấp trên giao cho quá nhiều nhiệm vụ mới mà họ chưa có kinh nghiệm. 

Giải pháp cho các cấp quản lý đó là xây dựng các kế hoạch và chương trình đào tạo nhân sự phù hợp để trang bị cho nhân viên đầy đủ các kỹ năng, kiến thức nghề nghiệp, sẵn sàng nhận nhiệm vụ và cống hiến cho doanh nghiệp.

Không có mục tiêu cụ thể

Làm việc gì cũng cần phải có mục tiêu cụ thể rõ ràng, đặc biệt là khi cấp trên giao việc cho nhân viên. Nếu như bạn giao việc mà không nói rõ yêu cầu cụ thể, mục tiêu mong muốn thì có thể dẫn tới việc nhân viên hiểu sai ý, triển khai công việc cũng không đem lại kết quả như cấp trên mong đợi. 

Cho nên, hãy cố gắng truyền đạt cho nhân viên một cách rõ ràng về mục tiêu then chốt và những việc nhân viên cần làm trước khi triển khai công việc sẽ tránh được các hiểu nhầm và sai sót không đáng có.

Xem thêm: Giải pháp nào cho tình trạng “Zombie” nơi công sở?

2. Thiếu động lực

Nguyên nhân thứ hai dẫn tới việc nhân viên làm việc kém hiệu quả bắt nguồn từ cảm giác thiếu động lực làm việc do:

Cơ chế khen thưởng kém

Cơ chế khen thưởng có ảnh hưởng rất lớn đến động lực làm việc của nhân viên. 

Vậy nên nếu như doanh nghiệp của bạn không có cơ chế khen thưởng hoặc chỉ khen thưởng cho có thì nhân viên sẽ cảm thấy công sức làm việc của mình không được công nhận và giảm nhiệt huyết làm việc.

Kỷ luật lỏng lẻo

Nếu như doanh nghiệp không có kỷ luật và chế tài xử phạt cứng rắn thì nhân viên sẽ rơi vào trạng thái chểnh mảng công việc, làm việc cẩu thả, chậm deadline,… 

Hãy đánh giá các hậu quả mà những nhân viên làm việc kém năng suất gây ra để có những biện pháp kỷ luật thích hợp. Đầu tiên là thực hiện nhắc nhở trước toàn đội nhóm, nếu nhân viên còn tái phạm sẽ tăng dần mức độ kỷ luật lên.

Xem thêm: Thúc đẩy sự tự giác của nhân viên trong thời đại 4.0: Nghệ thuật hay quyền lực?

Cái giá của việc trì hoãn sa thải nhân viên yếu kém

Theo ước tính, cái giá mà doanh nghiệp phải trả vì không thay thế nhân sự kém cỏi có thể lên tới 250% so với thu nhập năm thứ nhất của một nhân viên, thậm chí ngay cả khi doanh nghiệp thấy rõ được tình hình và có nỗ lực cứu vãn tình thế ngay trong 6 tháng đầu tiên.

Các chi phí liên quan tới việc giữ chân những những nhân viên này là rất lớn, cả về mặt tài chính và những thứ vô hình. Cụ thể: 

- Lãng phí thời gian và công sức quản lý: Những nhân viên hay gây rắc rối thường luôn tìm cách đòi hỏi nhà quản lý quan tâm một cách không xứng đáng. Nếu các nhà quản lý dành thời gian đó để huấn luyện và đào tạo những nhân sự có năng lực thì mang lại lợi ích hơn rất nhiều.

- Lãng phí thời gian và chi phí đào tạo: Những nhân viên yếu kém thường yêu cầu những chương trình đào tạo khắc phục, đơn giản là vì họ thiếu năng lực.

- Giảm sự hài lòng của khách hàng: Những lỗi sai hỏng gây ra do những nhân viên yếu kém là cái giá đắt tác động mạnh tới doanh thu và số lượng khách hàng giao dịch, thậm chí tổn hại tới cả danh tiếng của cả công ty nữa.

- Tác động tiêu cực tới năng suất và thái độ của những nhân viên khác:  Những nhân viên có năng lực thường không thích làm việc chung với những người trì trệ. Sự bất mãn này có thể là nguyên nhân dẫn tới suy giảm hiệu suất công việc.

- Tăng chi phí giám sát và lập dữ liệu: Những nhân viên yếu kém càng ở lại lâu bao nhiêu, công ty càng phải dành thời gian giám sát hành vi và hiệu suất làm việc nghèo nàn của họ nhiều bấy nhiêu. Và tiếp đó phải bỏ thời gian lập hồ sơ về việc sa thải.

9 cải thiện tình trạng yếu kém của nhân viên trong doanh nghiệp

1. Có những phản hồi rõ ràng

Trước khi đưa ra lời khiển trách nhân viên vì chưa đủ nỗ lực, hãy cung cấp cho họ càng nhiều thông tin càng tốt. Nói cho họ biết nếu chất lượng các công việc mà họ thực hiện đang sụt giảm mạnh. Hãy truyền đạt về những gì cần thay đổi, người đó nên điều chỉnh cách tiếp cận công việc như thế nào và hạn định thời gian mà công ty đưa ra để họ xoay chuyển tình thế và cải thiện hiệu suất. 

2. Biết lắng nghe những quan điểm bất đồng

Giao tiếp là một cuộc đối thoại hai chiều và người quản lý nhân sự nên chuẩn bị để lắng nghe các quan điểm từ nhân viên. Có lý do nào cho sự thay đổi thái độ làm việc không? Cấp dưới không còn dành nhiều nỗ lực với công việc vì họ đang không hài lòng chuyện gì đó? Khai thác hết nguyên nhân của mọi vấn đề là việc tối quan trọng.

3. Giải quyết các mối quan tâm mang tính toàn công ty

Nếu một người cảm giác anh ta đang bị quá tải trong công việc, có thể những người khác cũng sẽ thấy như vậy.

Cách để giải quyết là tổ chức ngay một cuộc họp với đại diện các phòng ban liên quan nhằm thảo luận về văn hóa công ty: Họ muốn cải thiện những vấn đề này ra sao và nhân viên trong nhóm họ có thể thực hiện thế nào? 

Hãy xác định rõ ngay từ đầu cuộc họp rằng đây là buổi trao đổi cởi mở, nhân viên hãy tự do nêu lên những bất bình của mình không phải lo sợ về dư âm hay hậu quả.

Nhấn mạnh mục đích thực sự của cuộc họp là tìm giải pháp cho mọi vấn đề, chứ không phải dịp để tìm người sa thải. Cách tiếp cận mang tính tập thể này sẽ khiến nhân viên cảm nhận rằng họ có giá trị và là một phần trong sự phát triển chung của công ty – một sự tự khích lệ tinh thần bởi chính cá nhân.

4. Tìm hiểu mục đích làm việc của nhân viên

Rất khó để dẫn dắt một ai đó nếu bạn không biết họ bận tâm những gì. Hãy dành thời gian để tìm hiểu nhân viên nhiều hơn: Mục tiêu dài hạn, nguyện vọng, vị trí mà họ muốn mong muốn đạt được cho sự nghiệp trong vòng một đến ba năm,...

Đôi khi sự thiếu cam kết của nhân viên bắt nguồn từ cảm giác bị đánh giá thấp, hay ngược lại là được giao phó quá nhiều công việc cùng lúc. Cách duy nhất để khắc phục điều này là phải hiểu được nhân viên của mình. Những thông tin giá trị đó sẽ đảm bảo rằng nhân viên của bạn được phân công vào đúng vai trò và nhiệm vụ.

5. Cùng nhân viên đặt ra các mục tiêu về công việc

Phác thảo ra các mục tiêu về hiệu suất mà một cá nhân phải đạt được là rất quan trọng. Hãy hỏi nhân viên xem họ muốn cải tiến như thế nào, muốn gặt hái những gì và đâu là những kỹ năng mới cần học hỏi thêm. Mời gọi nhân viên tham gia vào một mức độ cam kết cụ thể sẽ thúc đẩy họ làm việc chăm chỉ hơn và phấn đấu thể hiện tốt hơn.

6. Theo dõi

Một người quản lý nhân sự giỏi sẽ luôn theo sát nhân viên của mình. Một khi đã thiết lập mục tiêu, hãy đảm bảo là bạn luôn kiểm soát được tiến độ. Nếu bạn yêu cầu ai đó làm xong một nhiệm vụ vào ngày nào, hãy chắc chắn là anh ta sẽ hoàn thành nó đúng hạn.

Những người lãnh đạo thành công luôn giữ cho nhân viên của họ là người có trách nhiệm. Hầu hết mọi người sẽ đánh giá cao mô hình làm việc này và tôn trọng sự tích cực của người quản lý nhân sự. 

7. Công nhận và khen thưởng hợp lý

Một trong những phương cách hiệu quả để thay đổi các nhân viên lơ là, thiếu cam kết chính là yêu cầu họ phải cải thiện chất lượng công việc, sau đó đừng quên khen thưởng nếu họ có những nỗ lực tốt và tiến bộ hơn. 

Hãy chắc chắn là bạn sẽ kịp thời nhận ra được những thành tích này và chúc mừng nhân viên vì đã thay đổi cách làm việc. Hãy tiếp tục đưa ra thông tin phản hồi về hiệu suất và khen thưởng cho nhân viên bằng cách thích đáng để tăng động lực và khiến họ có trách nhiệm với công việc hơn. 

8. Nghiêm túc giải quyết tình trạng kém hiệu quả lặp lại

Nếu một nhân viên liên tục thể hiện hiệu suất làm việc kém, người quản lý nhân sự cần phải chính thức xử lý hành vi này. 

Việc làm này sẽ cho các nhân viên biết rằng cấp trên xem vấn đề này nghiêm trọng và sẽ không bỏ qua những thái độ không có lợi cho hoạt động của cả nhóm. Hơn thế nữa, đôi khi các thành viên chăm chỉ khác của nhóm sẽ trở nên thờ ơ và lơi lỏng công việc đi nếu họ thấy những cá nhân làm việc tắc trách mà không bị trách phạt gì.

9. Biết chấm dứt đúng thời điểm

Để cho một ai đó rời khỏi doanh nghiệp chưa bao giờ là điều tốt và nó được coi là phương cách cuối cùng. Nhưng nếu một nhân viên cứ tiếp tục xem thường các quy tắc, làm việc không hiệu quả và tạo ra những ảnh hưởng tiêu cực, hãy cắt giảm. Giữ lại nhân viên không hoàn thành nhiệm vụ sẽ có thể dẫn những kết quả tai hại như là sự chán nản, tinh thần làm việc giảm và công việc kém chất lượng.

Xem thêm: 7 điều nhà quản trị nên làm khi gặp khủng hoảng nhân sự

Cách chấm dứt hợp đồng đúng đắn

Dù khó khăn đến mấy, luôn có con đường đúng đắn để chấm dứt hợp đồng lao động với một nhân viên yếu kém. Người quản lý nhân sự cần phải:

- Sắp xếp và nói chuyện xác định rõ mong muốn của nhân viên không tuân thủ theo quy tắc của công ty về các tiêu chuẩn năng lực và hiệu suất làm việc.

- Nhận biết sớm những dấu hiệu cảnh báo về năng lực làm việc kém hiệu quả.

- Thảo luận trực tiếp và thường xuyên với những nhân viên không đủ năng lực, do vậy họ sẽ không ngạc nhiên khi phải tham gia các khóa huấn luyện và thậm chí nếu cần thiết phải chấm dứt hợp đồng lao động.

- Đảm bảo rằng cuộc thảo luận cuối cùng phải được xử lý với mức độ nhạy cảm nhất định.

>>> Xem thêm: 

Bài toán khó về cách quản lý nhân sự hiệu quả

5 cách đơn giản để “lên dây cót” tinh thần cho nhân viên

Lợi ích, thách thức và 8 phương pháp quản lý nhân sự đa thế hệ trong công ty