Khung năng lực là một loại công cụ mang tính ứng dụng thực tiễn, được ứng dụng trong các doanh nghiệp, tập đoàn lớn. Nó giúp bạn hoàn thiện quy trình quản trị nhân sự bao gồm các công tác quản lý, đào tạo, khai thác và phát triển nguồn nhân lực. Hãy cùng tìm hiểu chi tiết hơn về thuật ngữ này qua bài viết sau đây của Tanca.
Khung năng lực là gì?
Khung năng lực (tiếng Anh có nghĩa là competency framework) là một thuật ngữ khá phổ biến trong lĩnh vực quản trị. Để hiểu rõ hơn về khái niệm này, đầu tiên chúng ta sẽ phải cần hiểu rõ năng lực là gì.
Tìm hiểu và khái niệm năng lực
Định nghĩa năng lực đã được nghiên cứu và áp dụng trong quản lý nguồn nhân lực ở cả khu vực nhà nước và tư nhân ở nhiều quốc gia. Theo Office of Personnel Management (cục Quản lý Nhân sự Hoa Kỳ), năng lực được hiểu là đặc điểm có thể đo lường được về kiến thức, kỹ năng, thái độ và phẩm chất cần thiết để hoàn thành công việc.
Đây là những yếu tố giúp một cá nhân làm việc hiệu quả hơn. Cụ thể bao gồm:
Kiến thức - Knowledge: Mô tả thông tin, sự kiện và quy tắc trong lĩnh vực được học và nghiên cứu từ trường lớp hoặc tích lũy từ thực tế, từ các nguồn tài liệu hoặc từ các chuyên gia có kinh nghiệm.
Kỹ năng - Skill: Mô tả khả năng của một cá nhân trong một hoặc nhiều khía cạnh được sử dụng để giải quyết một tình huống hoặc công việc thực tế.
Thái độ - Attitude: Mô tả cách bạn xem công việc, nhiệm vụ của mình, đồng nghiệp và cộng đồng. Thái độ chi phối hành vi, tác phong và tinh thần trách nhiệm của nhân viên
Khái niệm khung năng lực
Khung năng lực là một bảng mô tả sự kết hợp của kiến thức, kỹ năng, thái độ và đặc điểm mà một cá nhân cần để thực hiện tốt công việc. Cấu trúc của khung năng lực thường bao gồm ba nhóm năng lực chính như sau:
Nhóm năng lực chung / cốt lõi: bao gồm các năng lực cần thiết cho tất cả các vị trí. Năng lực cốt lõi được xác định dựa trên chiến lược và giá trị cốt lõi của công ty.
Năng lực khối / chuyên ngành: là những kiến thức và kỹ năng trong một lĩnh vực chuyên môn cụ thể cần thiết để hoàn thành một công việc, cho vị trí công việc hoặc bộ phận mà một cá nhân đảm nhận.
Nhóm năng lực quản lý / lãnh đạo: là các yêu cầu đối với công việc có tính chất quản lý, bao gồm lập kế hoạch, tổ chức, điều phối các nguồn lực (ngân sách, con người,…) theo dõi và đánh giá công việc. Tùy theo mức độ phức tạp, mức độ và phạm vi quản lý mà mỗi chức danh có những yêu cầu khác nhau về tiêu chuẩn năng lực quản lý.
Xem thêm: Mẫu nội quy công ty mới nhất
Cấu trúc mô hình khung năng lực
Để xây dựng mô hình năng lực phù hợp, doanh nghiệp cần bám sát vào đặc điểm của từng nhân viên. Mỗi cá nhân trong công ty có thể là một cơ cấu năng lực phù hợp với từng vị trí công việc. Về cơ bản, cấu trúc của mô hình khung thông tin năng lực sẽ bao gồm 4 nhóm sau:
Nhóm 1: Xây dựng vai trò của nguồn nhân lực trong doanh nghiệp.
Nhóm 2: Xây dựng dựa trên các kỹ năng cốt lõi như giao tiếp, ngoại ngữ, kỹ năng làm việc nhóm…
Nhóm 3: Xây dựng dựa trên chuyên môn.
Nhóm 4: Xây dựng trên năng lực hành vi.
Xem thêm: Hướng dẫn làm mẫu đề xuất nhân sự
Cách xây dựng khung năng lực
Xác định mục đích rõ ràng
Việc đầu tiên doanh nghiệp cần làm khi muốn xây dựng khung yêu cầu nhân lực là xác định mục đích rõ ràng. Việc xác định mục đích rõ ràng sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng khung cấu trúc năng lực phù hợp và chính xác nhất.
Chuẩn hóa doanh nghiệp
Để quá trình xây dựng mô hình cơ cấu năng lực diễn ra nhanh chóng và hiệu quả, nhà quản lý cần chuẩn hóa cơ cấu tổ chức, hệ thống chức danh, chức năng, nhiệm vụ của từng vị trí việc làm. Các công việc cụ thể mà các nhà quản lý cần làm để tiêu chuẩn hóa doanh nghiệp là:
- Thiết kế vị trí việc làm một cách khách quan và không phụ thuộc vào khả năng của người đang đảm nhiệm.
- Thống nhất một tên chung cho các công việc có cùng yêu cầu đầu ra.
- Yêu cầu rõ ràng về đầu ra và năng lực cho từng chức danh.
Xây dựng khung năng lực chung
Sau khi xác định mục đích rõ ràng và chuẩn hóa các chức năng trong doanh nghiệp, việc quan trọng tiếp theo là xây dựng khung cấu trúc năng lực chung. Doanh nghiệp có thể sử dụng 2 cách sau để xây dựng mô hình khung cấu trúc năng lực cho doanh nghiệp của mình:
- Dựa trên quy trình quản lý nhân sự của công ty, doanh nghiệp có thể tự xây dựng khung năng lực cho mình.
- Nếu bạn muốn tiết kiệm chi phí, hãy chọn những khung năng lực mẫu có sẵn nhưng phải phù hợp với doanh nghiệp của bạn.
Xác định năng lực và mức độ năng lực cho từng vị trí
Đây là khâu quan trọng vì để quản lý nhân sự hiệu quả. Doanh nghiệp cần xác định năng lực và nhiệm vụ cho từng vị trí để có thể bố trí nhân sự phù hợp cho từng vị trí trong công ty. Khi các chỉ số này được xác định, việc thực hiện đánh giá nhân sự bằng cách sử dụng mô hình khung cấu trúc năng lực sẽ dễ dàng hơn.
Tiến hành đánh giá
Để khung cấu trúc năng lực đi vào thực tiễn, bước cuối cùng là bộ phận quản lý đánh giá lại dựa trên các công cụ đánh giá năng lực của từng cá nhân. Kết hợp cùng với phương pháp đào tạo, phát triển của từng loại năng lực.
Trên cơ sở kết quả thu được, nhà quản trị có thể xây dựng chương trình phát triển năng lực cụ thể cho từng cá nhân cho doanh nghiệp.
Xem thêm: Mẫu sơ đồ tổ chức công ty đầy đủ nhất và cách thực hiện
Tác dụng của khung năng lực
Công tác tuyển dụng
Khung cấu trúc năng lực thường được sử dụng làm cơ sở cho việc tuyển dụng đầu vào của công ty. Khác với các tiêu chí tuyển dụng, khung này sẽ giúp nhà tuyển dụng xác định được năng lực cụ thể của ứng viên cho từng vị trí trong công ty. Từ đó giúp nhà tuyển dụng tìm được ứng viên phù hợp cho từng vị trí trong công ty.
Cơ sở xác định nhu cầu đào tạo và xây dựng chiến lược nhân sự
Khung năng lực là cơ sở quan trọng cho hoạt động đào tạo. Cụ thể là việc xác định nhu cầu đào tạo, nội dung chương trình đào tạo để phát triển đội ngũ quản lý và lãnh đạo.
Khi xây dựng khung năng lực, doanh nghiệp sẽ phải xác định loại và mức độ yêu cầu năng lực trong từng năng lực của vị trí hiện tại hoặc vị trí cần phát triển. Đồng thời tiến hành đánh giá năng lực cho nhân viên.
Với hai dữ liệu này, việc xác định ai cần đào tạo năng lực gì, đào tạo ở cấp độ nào, trở nên rất đơn giản khi so sánh mức độ đáp ứng và yêu cầu năng lực.
Với việc áp dụng khung năng lực, các doanh nghiệp có thể tập trung vào các kỹ năng, kiến thức và đặc điểm ảnh hưởng đến hiệu suất. Do đó sử dụng hiệu quả hơn thời gian và tiền bạc dành cho đào tạo và phát triển.
Cơ sở tiền lương và quản lý hiệu suất
Không chỉ vậy, khung cấu trúc năng lực còn là cơ sở để các nhà quản lý đánh giá hoạt động đào tạo và phát triển nguồn nhân lực của công ty. Thông qua các tiêu chuẩn đã được thiết lập, nhà quản trị có thể xác định năng lực của nhân viên thay đổi như thế nào thông qua quá trình đào tạo.
Xem thêm: Chính sách nhân sự chuẩn cho doanh nghiệp
Một số khó khăn khi thiết lập khung năng lực
Để có thể xây dựng được khung cấu trúc năng lực phù hợp cho doanh nghiệp của mình, người quản lý cần có chuyên môn cao về quản lý và đào tạo nguồn nhân lực. Vì vậy, đôi khi các doanh nghiệp thường gặp phải những khó khăn khi xây dựng khuôn khổ này như:
- Định hướng và mục tiêu phát triển chưa rõ ràng, cụ thể.
- Cung cấp một tập hợp các khả năng quá khác biệt so với cấp độ thực tế của doanh nghiệp.
- Kiến thức và kỹ năng của cán bộ quản lý chưa sâu, dẫn đến bộ đánh giá năng lực không đúng.
- Tham khảo của các doanh nghiệp khác nhưng không sửa đổi cho phù hợp với doanh nghiệp của mình.
Để có thể xây dựng một khung năng lực hiệu quả và phù hợp cho tổ chức của mình, bạn có thể tận dụng phương pháp luận của OKRs. Thông qua việc thiết lập các mục tiêu và kết quả chính, OKRs sẽ hướng dẫn bạn đi đúng hướng trong việc xác định những gì cần đạt được để hình thành khung năng lực.
Không chỉ vậy, thông qua việc kiểm tra định kỳ, bạn sẽ kiểm soát được những nhiệm vụ khó khăn, cũng như những trở ngại để từ đó xác định được hướng giải quyết tốt nhất. Tuy nhiên, OKRs chỉ hiệu quả khi được hỗ trợ bởi công cụ phù hợp.
Bộ giải pháp phần mềm quản lý OKRs của Tanca cho phép bạn thực hiện mọi việc trong một không gian hoàn thiện, dễ sử dụng và trực quan. Tuân thủ hoàn toàn lý thuyết OKRs chuẩn quốc tế, bộ phần mềm quản lý OKRs của chúng tôi sẽ là người bạn đồng hành, giúp bạn khai thác 200% giá trị mà OKRs mang lại.
Khung năng lực đóng vai trò quan trọng trong công tác quản trị nhân sự, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực của các tổ chức, doanh nghiệp. Hy vọng rằng những thông tin Tanca đã cung cấp ở trên sẽ giúp bạn xây dựng mẫu khung năng lực phù hợp cho doanh nghiệp của mình. Cảm ơn quý bạn đọc đã quan tâm và theo dõi bài viết.
