Sơ đồ tổ chức công ty là gì mà lại có vai trò đặc biệt đối với các công ty cổ phần, TNHH MTV, doanh nghiệp thương mại, xây dựng, logistics? Bài viết sau đây của Tanca sẽ hướng dẫn cho bạn cách xây dựng cơ cấu tổ chức đơn giản cùng nhiều thiết kế sơ đồ đa dạng. Hãy cùng tham khảo nhé.

Vai trò của sơ đồ tổ chức công ty là gì?

Sơ đồ tổ chức công ty là một sơ đồ trực quan thể hiện các chức năng, hình dạng và hình ảnh đại diện cho các vị trí và con người trong công ty. Loại biểu đồ này đóng một vai trò rất quan trọng trong kinh doanh, cụ thể:

Sơ đồ có thể cho thấy hệ thống phân cấp và cấu trúc nội bộ của một công ty.
Đảm bảo giúp nhân viên hiểu rõ những trách nhiệm của họ.
Sơ đồ có tác dụng làm rõ trách nhiệm và vai trò của các bộ phận.
Thông tin liên hệ của nhân viên được lưu trữ thuận tiện hơn.
Bộ phận quản lý có thể dễ dàng nắm được số lượng nhân viên.

Xem thêm: Mô hình công ty gia đình?

Những mô hình sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty phổ biến

Tùy theo cơ cấu mà các công ty có những mô hình khác nhau. Tuy nhiên, các công ty thường có các mô hình phổ biến sau:

Mô hình tổ chức doanh nghiệp theo ma trận

Mô hình tổ chức ma trận được xây dựng dựa trên hệ thống hỗ trợ đa chiều và quyền hạn. Do đó, thông tin trong mô hình này được thao tác theo cả chiều dọc và chiều ngang.

Bên cạnh đó, tổ chức ma trận được coi là hệ thống khó nhất vì các nguồn lực được kéo theo nhiều hướng khác nhau, nhưng nó có thể giúp cải thiện được năng suất của công ty.

Ưu điểm:

Quá trình giao tiếp được cải thiện hiệu quả.
Các cá nhân có cơ hội sử dụng kiến thức chuyên môn của mình trong nhiều tình huống khác nhau.
Tăng cường sự hợp tác giữa các tổ chức trong công ty.
Nó rút ngắn quá trình ra quyết định.

Nhược điểm:

Nó có thể dẫn đến sự vô trách nhiệm của thành viên.
Nhân sự cần nhiều thời gian để làm quen với mô hình.
Có thể xảy ra xung đột giữa các quản lý dự án với quản lý chức năng.
Đánh giá kết quả làm việc của nhân viên rất khó.

Cơ cấu tổ chức theo chức năng

Cơ cấu tổ chức theo chức năng là một mô hình cơ cấu trong đó mỗi chức năng quản trị do một bộ phận đảm nhận. Do đó, nhân sự phải có kỹ năng chuyên sâu và am hiểu ngành nghề mà mình quản lý.

Ưu điểm:

Có các hướng dẫn rõ ràng, chi tiết hơn.
Xác định rõ trách nhiệm của từng nhân viên và bộ phận.
Tăng tính chuyên môn hóa trong công việc.
Tổ chức có thể sử dụng chuyên môn hoá lao động ở cấp quản lý.
Nâng cao năng suất và chất lượng trong sản xuất.
Giúp lập kế hoạch và giám sát hiệu quả hơn.

Hạn chế:

Sự phối hợp giữa nhân viên trở nên khó khăn hơn.
Các quyết định có thể không được đưa ra một cách kịp thời.
Có thể tạo ra rào cản và sự kém hiệu quả trong các chức năng khác nhau.
Công việc giám sát và thực thi sẽ không được làm ngay lập tức.
Những xung đột của lãnh đạo có thể nảy sinh.
Các chuyên viên sẽ gặp khó khăn trong việc đạt được các mục tiêu cá nhân và có thể bỏ qua các mục tiêu của tổ chức

Cơ cấu tổ chức phẳng

Trong các mô hình tổ chức phẳng, các chức danh công việc thường không có chức danh. Kết quả là, tất cả nhân viên đều bình đẳng và hoạt động theo mô hình tự quản.

Tuy nhiên, mô hình tổ chức này chỉ nên áp dụng cho những công ty có ít nhân lực hoặc những công ty có môi trường hợp tác nổi trội giữa các nhân viên.

Ưu điểm:

Công ty có thể tiết kiệm chi phí: lương, phúc lợi,...
Trách nhiệm của người lao động được tăng cường.
Những nhân sự không cần thiết sẽ bị loại bỏ.
Khả năng giao tiếp đã cải thiện.
Giảm thời gian phê duyệt các quyết định.

Nhược điểm:

Doanh nghiệp sẽ mất quyền kiểm soát.
Sẽ khó khăn hơn trong việc giám sát và kết nối nhân sự.
Nhân viên có thể trở nên căng thẳng khi đảm nhận nhiều nhiệm vụ cùng một lúc.
Có sự tranh giành quyền lực giữa các cấp quản lý.
Mô hình này có thể tạo ra các rào cản đối với sự phát triển của doanh nghiệp.
Công việc xét duyệt trở nên khó khăn.
Khoảng cách quyền lực được hình thành.
Nhân viên có ít cơ hội thăng tiến hơn.

Thiết kế sơ đồ tổ chức theo địa lý

Loại sơ đồ này phù hợp với các công ty hoạt động ở các địa điểm khác nhau. Điển hình của mô hình này là phải báo cáo định kỳ cho trụ sở công ty.

Thuận lợi:

Giúp nhân viên hiểu được cách thức hoạt động của công ty.
Cơ cấu công ty được hoạch định rõ ràng hơn.
Giúp cho quá trình vận hành và làm việc diễn ra trơn tru và hiệu quả.

Khó khăn:

Việc giám sát, quản lý trở nên khó khăn hơn.
Thông tin có thể không cập nhật kịp thời.

Xây dựng mô hình tổ chức phân quyền

Đây là mô hình tổ chức truyền thống, nơi mà sự chỉ đạo được chuyển từ quản lý cấp cao nhất đến cấp trung, cuối cùng mới đến nhân viên. Đó cũng là lý do tại sao loại mô hình này có xu hướng quan liêu và tách biệt nhiều.

Ưu điểm:

Trách nhiệm cùng với quyền hạn được quy định rõ ràng.
Có lộ trình thăng tiến trong sự nghiệp được xác định.
Nhân viên tập trung vào việc phát triển các kỹ năng chuyên môn của họ.
Các nguồn lực được chia sẻ, tránh được sự trùng lặp và lặp lại trách nhiệm.

Nhược điểm:

Phải mất nhiều thời gian để đưa ra quyết định.
Có khoảng cách giao tiếp giữa cấp dưới và cấp trên.
Không có mục tiêu chung nào đã được thống nhất.
Thiếu sự phối hợp giữa các bộ phận và dễ xảy ra xung đột.
Tổ chức không thích ứng hiệu quả với các áp lực về môi trường và cạnh tranh.

Xem thêm: Mô hình xương cá 5M1E trong doanh nghiệp

Nguyên tắc xây dựng sơ đồ tổ chức công ty đơn giản

Để xây dựng sơ đồ tổ chức công ty bạn cần phải tuân thủ các nguyên tắc sau:

Nguyên tắc thống nhất chỉ huy: Công việc được báo cáo và thống nhất thông qua một người.
Các nguyên tắc liên quan đến mục tiêu: Nói cách khác, cơ cấu tổ chức của một công ty cần được cấu trúc nhất quán theo các mục tiêu, chức năng và nhiệm vụ kinh doanh.
Nguyên tắc hiệu quả: Sơ đồ tổ chức của một công ty được xây dựng để cung cấp hiệu suất tối ưu với chi phí hành chính và hoạt động tối thiểu.
Nguyên tắc cân bằng: Phải có sự cân bằng giữa quyền hạn và trách nhiệm giữa các bộ phận. Đồng thời, nguyên tắc cân bằng cũng được thể hiện trong khối lượng công việc giữa các bộ phận.
Nguyên tắc linh hoạt: Sau khi tạo sơ đồ, các bộ phận phải thích ứng và ứng phó với các tác động bên ngoài để sơ đồ phát huy hiệu quả.

Xem thêm: Mô hình 7S McKinsey là gì?

Cách vẽ sơ đồ tổ chức công ty bằng Excel

Khi đã biết các nguyên tắc tạo sơ đồ tổ chức cho một công ty, bây giờ hãy bắt đầu vẽ nó. Để nhanh hơn và thuận tiện hơn, hãy sử dụng các công cụ có sẵn trong Excel và làm theo các bước sau:

Bước 1: Tạo sơ đồ tổ chức bằng Excel

Sơ đồ thường

Trên trang mà bạn muốn vẽ sơ đồ tổ chức của mình, hãy nhấp vào Insert và chọn SmartArt. Màn hình sẽ hiện lên các kiểu sơ đồ, hãy chọn kiểu phù hợp.

Khi đã chọn loại biểu đồ thích hợp, biểu đồ sẽ được hiển thị bên ngoài trang tính Excel. Ở bên cạnh cửa sổ, hãy nhập thông tin về cấp bậc và bộ phận của bạn vào các ô tương ứng.

Sơ đồ có hình ảnh

Chọn tab Insert và bấm SmartArt, sau đó mở rộng bảng để chọn kiểu ảnh. Bây giờ hãy nhấp vào Hierarchy và chọn một trong hai kiểu như được hiển thị.

Khi bạn đã chọn loại sơ đồ mà mình muốn, tại mục Picture bên trái, hãy chọn nơi bạn muốn lấy hình ảnh từ máy tính của mình. Sau đó chọn hình ảnh tương ứng với vị trí phân cấp và nhấn Chèn để hình ảnh được chèn vào sơ đồ.

Bước 2: Tùy chỉnh nội dung

Để tạo thêm các cấp bậc tương ứng, chỉ cần nhấn Enter và các ô tương tự có cùng đơn vị sẽ được thêm vào các vị trí đối xứng.

Nhấn Tab để thay đổi cấp bậc của ô. Ngay lập tức, ô đó trở thành một tiểu mục của ô trên.

Để xóa một vị trí trong sơ đồ, hãy bấm chuột phải vào ô bạn muốn loại bỏ và chọn lệnh Cut hoặc bấm vào đường viền của ô mà bạn muốn loại bỏ, nhấn phím Delete.

Để thay đổi màu của toàn bộ sơ đồ, hãy nhấp vào tab Design, chọn Change Color, tiếp tục chọn chọn các màu tương ứng với màu chủ đạo của công ty bạn.

Để thay đổi màu trong ô, hãy làm như sau: Bấm vào ô có màu bạn muốn thay đổi -> chọn Format -> bấm Shape Fill -> chọn màu bạn muốn thay đổi.

Nếu bạn muốn thay đổi hiệu ứng của ô: Chọn Design trên thanh công cụ -> Các biểu tượng ở bên phải hộp thoại SmartArt Styles -> chọn tùy chọn hiệu ứng mong muốn.

Để thay đổi liên kết giữa các ô: Nhấp chuột phải vào liên kết bạn muốn thay đổi -> Nhấp chuột phải vào hộp thoại lối tắt xuất hiện và chọn loại liên kết bạn muốn trong menu Style.

2 mẫu sơ đồ tổ chức theo loại hình doanh nghiệp

Sơ đồ tổ chức công ty cổ phần

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần gồm các thành phần chính như: Đại hội đồng cổ đông, hội đồng quản trị, giám đốc hoặc tổng giám đốc, ban kiểm soát. Mỗi chức danh sẽ có vai trò và trách nhiệm khác nhau trong công ty.

Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty TNHH

Thông thường, sơ đồ tổ chức công ty TNHH xây dựng thường chia thành sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty TNHH 1 thành viên và sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty TNHH 2 thành viên.

Cơ cấu tổ chức của công ty TNHH mtv bao gồm: Chủ tịch, giám đốc hoặc tổng giám đốc.
Công ty TNHH hai thành viên sẽ gồm từ 2 - 50 thành viên. Việc điều hành, quản lý sẽ dễ dàng hơn so với công ty mtv.

Vẽ sơ đồ tổ chức công ty theo ngành

Sơ đồ tổ chức của công ty xây dựng

Ngành xây dựng là lĩnh vực tư vấn, thiết kế, tổ chức thi công, quản lý, giám sát và nghiệm thu các công trình xây dựng dân dụng và công nghiệp liên quan đến đời sống của con người như nhà ở, công trình nhà ở, nhà hàng, khách sạn, xí nghiệp, đường cao tốc, cầu, sân bay, bến cảng,…

Cơ cấu tổ chức của ngành xây dựng rất đa dạng, nhưng nhìn chung phụ thuộc vào hai yếu tố chính: Quy mô và các sản phẩm dịch vụ cốt lõi được cung cấp. Tùy theo hướng đi của từng công ty mà lĩnh vực kinh doanh chính là:

Xây dựng, lắp đặt và sửa chữa các công trình dân dụng, công nghiệp, công trình kỹ thuật hạ tầng đô thị và công nghiệp, công trình giao thông.
Tư vấn quản lý dự án;
Tuy nhiên, về cơ bản, các công ty xây dựng có cơ cấu tổ chức như sau:
Công ty không có thi công;
Công ty có thi công;

Chức năng:

Quản lý dự án: Quản lý kinh tế, kế hoạch, kinh doanh và đấu thầu.
Khảo sát và thiết kế: Phụ trách khảo sát địa chất, khảo sát địa hình, khảo sát thủy văn, tư vấn thiết kế kiến trúc.
Tư vấn / giám sát: Chịu trách nhiệm tư vấn và giám sát thi công.
Kiểm tra, kiểm định: Hoạt động kiểm tra thực thi chức năng và xác minh chất lượng công việc.
Hành chính - Nhân sự: Tham mưu cho lãnh đạo về quản trị công ty, quản lý nhân sự, các chính sách và quy định của công ty.
Tài chính / Kế toán: Chịu trách nhiệm quản lý tài chính và tổ chức kế toán của công ty.
Bán hàng & Tiếp thị: Đối với các công ty xây dựng lớn, Marketing và Sales được chia thành hai bộ phận.
Khảo sát - Thiết kế: Bộ phận Thiết kế chịu trách nhiệm thiết kế và điều chỉnh hình ảnh 2D / 3D để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Thi công: Tiến hành đào móng, cốp pha, cốp pha thép, hố ga, cột, dầm, sàn, xây, trát, lát,...
Thu mua: Chịu trách nhiệm tập hợp đủ nguyên vật liệu hoặc lựa chọn nhà cung cấp phù hợp để phục vụ cho toàn bộ hoạt động xây dựng xí nghiệp.

Quy trình chính của các công ty trong lĩnh vực xây dựng:

Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp xây dựng có nhiều quá trình như: đàm phán hợp đồng, làm việc với nhà thầu phụ, tạm ứng / hoàn trả; quy trình thiết kế; đấu thầu,...

Sơ đồ tổ chức công ty dịch vụ du lịch

Công ty du lịch là đơn vị cung cấp dịch vụ cho khách hàng. Nhìn chung, sơ đồ tổ chức của công ty này sẽ bao gồm các bộ phận sau: Kế toán, hành chính nhân sự, kinh doanh, nghiệp vụ,...

Sơ đồ tổ chức của doanh nghiệp Logistics

Doanh nghiệp kinh doanh Logistics là chuỗi cung ứng, đầu tư và phân phối sản phẩm. Nên trong sơ đồ tổ chức của doanh nghiệp này sẽ đặt biệt quan tâm đến hệ thống quản lý như: nhân sự kho, hành chính. sales, kho,...

Sơ đồ tổ chức công ty thương mại đơn giản

Đây là loại hình doanh nghiệp sản xuất và thương mại thông qua cửa hàng và kênh phân phối. Những doanh nghiệp này thường quan tâm nhiều đến thương hiệu, chiến lược marketing và kế hoạch mở rộng thị trường.

Sơ đồ tổ chức cơ bản của công ty này gồm các bộ phận: Hành chính nhân sự, kế toán, khảo sát thiết kế, thi công, thí nghiệm kiểm định, mua hàng vật tư,...

Sơ đồ tổ chức doanh nghiệp vận tải

Doanh nghiệp này cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hóa từ nơi gửi hàng đến nơi nhận hàng. Trong đó, người giao nhận ký hợp đồng vận chuyển với chủ hàng sẽ là người ký hợp đồng đối ứng với bên vận tải để thực hiện nhiệm vụ.

Sơ đồ tổ chức bao gồm các bộ phận chức năng như: Hành chính nhân sự, Sales, kế toán, marketing, kiểm soát chất lượng, vận chuyển, chăm sóc khách hàng,...

Quy trình chính của sơ đồ là:

Quy trình giao nhận vận tải
Quy trình chốt giá đơn hàng B2B
Quy trình xử lý khiếu nại.
Quy trình vận hành đơn hàng

Download sơ đồ tổ chức công ty theo bộ phận

Mỗi một doanh nghiệp sẽ có nhiều bộ phận chuyên trách. Vì thế, ta có thể dựa vào tình hình thực tế của doanh nghiệp mà xây dựng sơ đồ tổ chức.

File word sơ đồ tổ chức tổng công ty

Tổng công ty là cấp quản lý cao nhất của tất cả các bộ phận, vì thế nơi đây cần được xây dựng một sơ đồ tối ưu nhất, giúp việc giám sát trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn.

Cơ cấu tổ chức phòng nhân sự

Để phòng nhân sự hoạt động hiệu quả, cách tốt nhất là mỗi đơn vị sẽ chuyên về 1 chức năng chính. Về cơ bản, sẽ chia phòng nhân sự thành 2 bộ phận chính đó là: quản trị nguồn nhân lực và quản trị nhân sự.

Phòng kinh doanh

Tải sơ đồ tổ chức công ty file word phòng kinh doanh TẠI ĐÂY.

Tuỳ vào từng lĩnh vực, sản phẩm mà cơ cấu của phòng kinh doanh sẽ được tổ chức khác nhau. 3 mẫu mô hình cơ cấu của phòng kinh doanh phổ biến là: Mô hình dây chuyền, mô hình hòn đảo, mô hình nhóm.

Sơ đồ tổ chức công ty nhỏ - Phòng kế toán

Chức năng chính của phòng kế toán liên quan nhiều đến hoạt động sử dụng nguồn lực vật chất của doanh nghiệp. Phản ánh thực trạng về biến động vốn của doanh nghiệp dưới dạng tổng quát.

Các nhiệm vụ chính bao gồm:

Hạch toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại doanh nghiệp kịp thời và đầy đủ.
Chủ trì và phối hợp với các phòng ban liên quan để lập kế hoạch tài chính dài hạn.
Tham mưu cho lãnh đạo về việc chỉ đạo thực hiện hoặc kiểm tra, giám sát việc quản lý.
Xây dựng quy định nội bộ về quản lý tài chính.

Sơ đồ phòng tài chính kế toán

Tùy vào mô hình kinh doanh mà phòng tài chính - kế toán của đơn vị sẽ có 1 kế toán trưởng hoặc trưởng phòng, 1 phó phòng và các vị trí kế toán như: kế toán thanh khoản, kế toán tiền lương, kế toán công nợ, kế toán tài sản cố định, kiểm toán viên nội bộ,...

Thiết kế sơ đồ phòng Marketing

Phòng Marketing là người chịu trách nhiệm nghiên cứu thị trường, xây dựng sản phẩm phù hợp với thị hiếu của người tiêu dùng. Tùy vào từng ngành nghề đặc thù và quy mô khác nhau, mỗi đơn vị sẽ có sơ đồ tổ chức phòng Marketing khác nhau.

Nhìn chung sẽ có giám đốc marketing, trưởng phòng marketing, nghiên cứu thị trường, digital marketing, content marketing,...

Ví dụ về cơ cấu tổ chức doanh nghiệp lớn

Sơ đồ tổ chức công ty Vinamilk

Sơ đồ tổ chức của công ty Vinamilk được thể hiện một cách chuyên nghiệp và phân cấp một cách rõ ràng, khoa học. Các phòng ban trong công ty phối hợp chặt chẽ với nhau để cùng tạo nên một Vinamilk vững mạnh.

Sơ đồ tổ chức công ty Pepsico Việt Nam

Sơ đồ mô tả cơ cấu tổ chức của một chi nhánh phân phối Pepsico tại Việt Nam.

Việc xây dựng một sơ đồ tổ chức công ty một cách rõ ràng, khoa học là điểm bắt đầu để triển khai các chính sách quản lý hiệu quả. Tanca là phần mềm quản trị tốt nhất, giúp quý doanh nghiệp giải quyết được bài toán về nhân sự, để nhận lịch tư vấn miễn phí, vui lòng hãy liên hệ với chúng tôi nhé.