Dù doanh nghiệp có quy mô lớn hay nhỏ thì việc quản lý nhân sự như thế nào cho hiệu quả cũng chưa bao giờ dễ dàng đối với các nhà lãnh đạo. Bởi vậy, hiện nay có khá nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn sử dụng các phần mềm quản lý nhân sự hiện đại để thay thế cho phương thức quản lý truyền thống.

Vậy phần mềm quản lý nhân sự có ưu điểm gì vượt trội? Có nên mua phần mềm quản lý nhân sự không? Hãy cùng theo dõi trong bài viết sau của Tanca nhé!

Phần mềm quản lý nhân sự là gì?

Phần mềm quản lý nhân sự (phần mềm HRM, phần mềm quản lý nguồn nhân lực) là những ứng dụng công nghệ thông tin vào việc thực hiện quy trình nhân sự. Hay nói cách khác, phần mềm là sự kết hợp giữa quy trình quản lý, nguồn nhân lực và công nghệ thông tin qua phần mềm máy tính. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể quản lý nhân sự dễ dàng và hiệu quả hơn.

Phân loại phần mềm quản lý nhân sự:

- Theo hình thức mua bán: Phần mềm nhân sự đóng gói, phần mềm nhân sự viết theo yêu cầu, phần mềm nhân sự của nước ngoài.

- Theo nền tảng công nghệ: Web-based, Cloud based và Windows-Based.

Xem thêm: 7 phần mềm quản lý nhân sự miễn phí và tốt nhất

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp lựa chọn sử dụng phần mềm quản lý nhân sự

Doanh nghiệp có nên mua phần mềm quản lý nhân sự

Nhân sự là một trong những yếu tố quyết định tới sự thành công hay thất bại cũng doanh nghiệp. Vì vậy, hầu hết các tổ chức đều muốn tìm kiếm các giải pháp tối ưu để phát huy được tối đa sức mạnh của nguồn nhân lực. Và phần mềm quản lý nhân sự chính là giải pháp giúp giải quyết bài toán về nguồn nhân lực của nhiều công ty cũng như mang lại nhiều lợi ích khác. Cụ thể:

1. Thể hiện tổng quan và chính xác về tình hình nhân sự

Các phần mềm quản lý nhân sự được thiết kế bám sát các yêu cầu nghiệp vụ quản lý nhân sự, giúp nhà lãnh đạo nắm được tổng quan và chính xác về tình hình nhân sự trong tổ chức một cách dễ dàng. Từ đó, nhà quản trị có thể đưa ra các giải pháp điều chỉnh, tuyển dụng – đào tạo để phát triển nguồn lực thiếu hụt hay cắt giảm nhân sự sao cho phù hợp.

2. Cắt giảm thủ tục, giấy tờ

Quá trình chấm công, theo dõi, đánh giá nhân viên đều được tự động hóa qua phần mềm quản lý nhân sự. Không chỉ vậy, các thông tin về nhân viên, tuyển dụng, lương bổng cũng được thực hiện trực tiếp trên phần mềm nên có thể cắt giảm các thủ tục và giấy tờ rườm rà.

Đặc biệt, hệ thống quản lý nhân sự còn cung cấp cho mỗi nhân viên một tài khoản trên phần mềm, giúp họ dễ dàng truy cập thông tin cần thiết và xin nghỉ phép từ xa, vô cùng tiện lợi.

Xem thêm: Tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự

Phần mềm quản lý nhân sự hiển thị chi tiết lịch xin phép của mỗi nhân viên

3. Loại bỏ lỗi, sai sót do con người

Những sai sót khi nhập liệu, làm báo cáo là lỗi do con người không thể tránh khỏi. Tuy nhiên, khi sử dụng phần mềm, các sai sót gần như được loại bỏ hoàn toàn. Nhờ số hóa giấy tờ, báo cáo thông minh, cho phép nhân viên có thể kiểm tra lại công việc cũng như nhà lãnh đạo có thể quản lý nhân sự một cách linh hoạt.

4. Quản lý nhân viên hiệu quả và dễ dàng

So với phương thức quản lý nhân viên thủ công, sử dụng phần mềm quản lý nhân sự giúp quy trình quản lý và làm việc của nhân viên có hiệu quả hơn. Cụ thể, giờ làm việc của nhân viên được theo dõi chặt chẽ nhờ tính năng chấm công và qua các số liệu được ghi nhận. Bảng lương được tính toán chính xác, các chương trình đào tạo được ghi nhận rõ ràng hay hiển thị chi tiết sơ đồ phòng ban và danh bạ điện thoại, giúp bạn có thể trao đổi và thực hiện các cuộc gọi nội bộ khi cần thiết.

Ngoài ra, với phần mềm quản lý nhân sự, các doanh nghiệp có thể quản lý hiệu suất làm việc của nhân, tiến độ hoàn thành công việc và phân công dự án cho từng phòng ban, nhân viên một cách đơn giản.

5. Cung cấp sự riêng tư và bảo mật dữ liệu

Dữ liệu nhân sự được phần mềm mã hóa và sử dụng các công nghệ bảo mật hiện đại như SSL, OTP…để tránh sự truy cập trái phép từ bên ngoài. Bên cạnh đó, hệ thống thông tin nhân sự, lương, thưởng còn được phân quyền bảo mật, ủy quyền mật khẩu và lưu trữ thông tin trên phần cứng nội bộ.

Xem thêm: Cách quản lý nhân viên hiệu quả, tránh sai lầm không đáng có

Các lưu ý khi chọn mua phần mềm quản lý nhân sự

Trên thị trường hiện nay có rất nhiều phần mềm quản lý nhân sự. Do đó, nhà quản trị cần “cân đo đong đếm” kỹ càng và chỉ nên chọn mua các phần mềm có tính năng, chi phí phù hợp với ngân sách và nhu cầu của công ty.

Một số lưu ý khác khi mua phần mềm quản lý nguồn nhân lực:

- Nên chọn phần mềm quản lý nhân sự cho phép liên kết với các bộ phận khác trong tổ chức để tiết kiệm chi phí và nhân công cũng như giảm thiểu sai sót trong quá trình nhập liệu vì các dữ liệu ở các phòng ban được đồng bộ với nhau.

- Nhà cung cấp phần mềm uy tín, có chuyên môn và cam kết hỗ trợ lắp đặt, hướng dẫn cách sử dụng và xử lý các sai sót nếu có.

- Phần mềm dễ sử dụng, dễ hiểu, có tính ứng dụng vào thực tiễn cao.

- Doanh nghiệp nên chuẩn bị sẵn tài liệu để chạy thử phần mềm, trải nghiệm và xem xét phần mềm có phù hợp với yêu cầu nghiệp vụ không.

- Đảm bảo an toàn dữ liệu, bảo mật thông tin tối đa.

- Phần mềm nhân sự có thể nâng cấp theo nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp.

- Nếu không có các yêu cầu đặt biệt về nghiệp vụ chuyên môn thì các doanh nghiệp nên chọn mua phần mềm quản lý nhân sự đóng gói thay vì phần mềm theo yêu cầu. Bởi có rất nhiều doanh nghiệp mất tới 6 – 18 tháng để triển khai xong một phần mềm, gây tổn thất thời gian và tiền bạc.

Tanca - Phần mềm quản lý nhân sự hàng đầu Việt Nam

Với Tanca, việc tính lương nhân viên trở nên dễ dàng hơn

Với giao diện thân thiện, dễ thao tác, cùng nhiều tính năng vượt trội, Tanca là một trong những phần mềm quản lý nhân sự được nhiều doanh nghiệp tin dùng hiện nay. Phần mềm ứng dụng những công nghệ hàng đầu thế giới, xây dựng trên nền tảng 4.0 hiện đại, cho phép nhà lãnh đạo có thể thực hiện mọi chức năng quản trị, quản lý nhân viên từ xa thông qua điện thoại, máy tính có kết nối Internet.

Tanca mang đến 11 tính năng tiện ích gồm:

- Chấm công trực tuyến bằng điện thoại, máy chấm công, thẻ từ.

- Tạo và quản lý ca làm một cách linh hoạt.

- Tính lương tự động, quản lý quá trình tăng lương.

- Xây dựng hệ thống KPI để đánh giá nhân viên, kết quả hoạt động kinh doanh của từng bộ phần.

- Xây dựng hệ thống báo cáo thông minh cho phép các nhà lãnh đạo có thể nắm bắt tình hình nhân sự chi tiết nhất.

- Định vị vị trí nhân viên, ai đi muộn về sớm, ai không vào/ra ca.

- Giảm thiểu 90% giấy tờ. Các yêu cầu, đề xuất được phê duyệt ngay trên điện thoại.

- Quản lý chính xác tài sản của công ty.

- Quản lý thông tin nhân viên và quyền truy cập, tự động tạo ra danh bạ Chat nội bộ và hiển thị sơ đồ phòng ban của doanh nghiệp.

- Quản lý truyền thông nội bộ.

- Hệ thống tuyển dụng theo chuẩn ATS (Appliciant Tracking System) giúp tạo ra quy trình tuyển dụng chuyên nghiệp, thu hút ứng viên tiềm năng.

Phần mềm quản lý nhân sự Tanca tạo ra tính minh bạch và rõ ràng trong tổ chức. Từ đó, giúp doanh nghiệp xây dựng một văn hóa công bằng, tạo động lực cho mỗi nhân viên cống hiến, học hỏi và phát triển bản thân.

Trên đây là những giải đáp “Có nên mua phần mềm quản lý nhân sự không” mà các doanh nghiệp có thể tham khảo. Có thể thấy, việc quản lý nguồn nhân lực qua các phần mềm mang lại nhiều lợi ích, giúp nhà lãnh đạo có thể phát hiện kịp thời những lỗ hổng trong quản trị, từ đó đưa ra các giải pháp xử lý kịp thời để nâng cao hiệu suất làm việc.

>>> Xem thêm:

Quản lý chấm công đơn giản và hiệu quả nhờ Phần mềm quản lý nhân sự Tanca

Phần mềm ERP là gì? Ưu điểm và cách triển khai hệ thống ERP cho doanh nghiệp

Cách chọn phần mềm quản lý dự án phù hợp nhất cho nhóm của bạn?