Quản lý nhân sự là gì?
Quản lý nhân sự hiểu một cách đơn giản là công tác quản lý, khai thác, sử dụng lao động, nhân sự của một công ty, doanh nghiệp theo cách hợp lý và hiệu quả. Chức năng quản lý nhân sự bao gồm các công việc như tuyển dụng, đào tạo, chấm công, tính lương, đánh giá, khen thưởng nhân viên,… Bên cạnh đó, công việc này còn liên quan đến các công tác kiểm tra, điều chỉnh nhằm đáp ứng nhu cầu và phát triển tiềm năng của nhân viên theo cách hiệu quả nhất.
Quản lý nhân viên sao cho hiệu quả là một trong những vấn đề trọng tâm luôn được các tổ chức đặt lên hàng đầu. Nếu không biết cách quản lý nhân viên, doanh nghiệp có thể gặp nhiều vấn đề đáng tiếc như năng suất làm việc kém, nhân tài rời đi, ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động kinh doanh.
Phần sau đây chỉ ra một số sai lầm phổ biến trong quản lý nhân viên và giải pháp đề xuất ở nhiều tổ chức doanh nghiệp:
Những sai lầm khi quản lý nhân sự và cách khắc phục
1. Quản lý theo kiểu “săm soi” giờ giấc
Ở các nước phát triển, nhân viên tự kiểm soát công việc và chủ động sắp xếp giờ giấc làm việc của họ. Tuy nhiên tại nước ta, một số “sếp” vẫn còn quản lý theo kiểu “săm soi” giờ giấc, thái độ, hành vi của nhân viên. Vì vậy các vấn đề đi trễ, về sớm hoặc làm việc riêng trong công ty, chuyện đoàn kết hay thiếu hòa đồng… thường được mang ra “mổ xẻ”, trong khi đó, kết quả và hiệu suất công việc của nhân viên lại không được chú trọng.
Về mặt tâm lý, bất cứ ai cũng không muốn bị người khác kiểm soát quá nghiêm ngặt. Nếu điều đó xảy ra có thể ảnh hưởng thái độ làm việc và động lực phát triển của nhân viên.
=> Giải pháp: Ban điều hành nên tập trung đánh giá hiệu quả công việc thay vì quá xét nét chuyện riêng, sử dụng phần mềm quản lý chấm công tự động, theo dõi từ xa… tạo nên môi trường làm việc minh bạch, thoải mái.
Xem thêm: 7 phần mềm chấm công miễn phí và hàng đầu Việt Nam
Sử dụng phần mềm chấm công thông minh giúp nhân viên tự giác tuân thủ quy định về thời gian làm việc
2. Mập mờ trong cách tính lương
Trên thực tế, nhiều nhân viên bỏ việc thường vì không hiểu rõ cách thức tính lương của doanh nghiệp. Nếu hiểu rõ về chế độ lương, thưởng rõ ràng hàng tháng, người lao động sẽ chủ động hơn trong việc kiểm soát tài chính, có động cơ phấn đấu trong tương lai hoặc hiểu rõ về lộ trình nghề nghiệp của mình.
=> Giải pháp: Doanh nghiệp có thể tạo sự tin tưởng ở nhân viên bằng cách thể hiện minh bạch về lương bổng (nếu phù hợp với đặc thù doanh nghiệp) qua email hoặc qua phần mềm quản lý nhân sự tiền lương, tổ chức các cuộc họp riêng trao đổi rõ ràng về lương, thưởng…
Xem thêm: Review 10 phần mềm tính lương tốt nhất
3. Không tạo động lực cho nhân viên
Nhiều nhà lãnh đạo rất bận rộn và không dành nhiều thời gian quan tâm, giao lưu với nhân viên. Tuy nhiên, điều này vô tình tạo ra tình trạng thiếu động lực làm việc ở nhân viên. Họ có thể hoài nghi rằng “công sức phấn đấu của mình có được sếp ghi nhận hay không”, hoặc “không biết mình đang phấn đấu vì điều gì”...
Trong vai trò nhà quản lý hay quản trị nhân sự, bạn dễ bị cuốn vào công việc của mình đến mức không còn thời gian cho đội ngũ. Đúng là bạn có những dự án cần phải thực hiện nhưng nhân viên cũng là một ưu tiên quan trọng.
=> Giải pháp: Một trong những cách quản lý nhân viên phát huy hiệu quả nhất là công nhận thành tích xứng đáng, khuyến khích tinh thần nhân viên khi cần thiết (ngay cả trong trường hợp dự án thất bại hoặc nhân viên phạm sai lầm không cố ý).
Xem thêm: 8 cách để thúc đẩy nhân viên của bạn
4. Thiếu gắn kết nhân viên
Chỉ số gắn kết của các nhân viên kém, kéo theo hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp giảm sút. Các CEO có thể mắc phải sai lầm: không thực sự lắng nghe nhân viên, quá mong chờ vào các cuộc khảo sát, ngại đầu tư chi phí, không xây dựng môi trường làm việc hiện đại (áp dụng quy trình làm việc lạc hậu, lỗi thời).
=> Giải pháp: Chọn đúng kênh truyền thông nội bộ (phần mềm nhân sự, email, tin nhắn, cuộc họp trực tiếp…), dành thời gian lắng nghe, đưa ra phản hồi kịp thời và trung thực, tạo nhiều hoạt động nội bộ (cuộc thi trong doanh nghiệp, chuyến du lịch team building, chuyến thiện nguyện…).
Xem thêm: Truyền thông nội bộ là gì? Cách xây dựng chiến lược hiệu quả
5. Đánh giá nhân viên không công bằng
Các nhà quản lý dù có nhiều kinh nghiệm nhưng đôi lúc vẫn mắc sai lầm khi đánh giá nhân viên. Nhiều đánh giá còn mang tính chủ quan, một chiều, quá chú trọng vào thành tích hoặc lỗi gây ra gần nhất mà không cân nhắc cả quá trình phấn đấu của nhân viên.
=> Giải pháp: Thiết lập các tiêu chí đánh giá khách quan, sử dụng KPI (Key Performance Indicator) đo lường hiệu suất làm việc của nhân viên, xây dựng quy trình đánh giá đa chiều (người quản lý, bộ phận nhân sự, các đồng nghiệp, nhân viên tự đánh giá).
Xem thêm: KPI là gì? Phần mềm quản lý KPI tốt nhất hiện nay
6. Tuyển dụng gấp gáp
Tuyển dụng gấp gáp có thể dẫn đến tình trạng tuyển sai người: ví dụ những người không sẵn sàng hợp tác, làm việc không hiệu quả hay năng suất kém. Những nhân viên mới cũng có thể cần được huấn luyện bổ sung, và làm chậm bước của những người khác trong nhóm.
Với việc chọn nhân sự sai, bạn sẽ mất thời gian và nguồn lực quý báu nếu nhân viên mới cảm thấy không hợp và người này nghỉ việc. Tệ hơn nữa, những thành viên khác sẽ cảm thấy căng thẳng và bất bình khi phải đối mặt với việc thay người mới liên tục của công ty.
=> Giải pháp: Để tránh sai lầm này, bạn có thể học cách tuyển dụng hiệu quả và xây dựng được một quy trình tuyển dụng bài bản khi chọn lựa thành viên mới vào nhóm của bạn.
Xem thêm: 10 Checklist tuyển dụng nhân sự - Làm thế nào để tuyển dụng hiệu quả
7. Không giao việc cho nhân viên
Giao việc cho nhân viên là một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất của người quản lý, nhưng cũng là thử thách khó khăn đối với nhiều sếp, đặc biệt khi bạn và nhân viên của mình chưa thực sự tin tưởng, hiểu ý nhau. Vì thế mà bạn cứ ôm việc, không hề hiệu quả và nhân viên cảm thấy không được tin tưởng.
Bên cạnh đó, việc phân công giao việc kém hiệu quả sẽ dẫn đến lãng phí thời gian và công sức. Một số nhân viên được bạn ưu ái với việc nhẹ, còn số khác lại bị ép buộc với tiêu chuẩn cao ở nhiệm vụ khó khăn hơn. Dù các quyết định này nhằm mang lại hiệu quả của tập thể được tốt hơn nhưng dễ để khiến cấp dưới không tâm phục khẩu phục, sẵn sàng ra đi.
=> Giải pháp: Một trong những chìa khóa để quản lý nhân sự hiệu quả là học cách trao quyền cho nhân viên. Cấp quản lý không nên quá ôm đồm với các công việc phải làm, bất cứ khi nào bạn đảm nhận một trọng trách mới, hãy lựa chọn và để những nhân viên có năng lực của mình đảm đương công việc đó thay thế bạn.
Xem thêm: Những điều nhà quản lý cần biết để giao việc đúng cách cho nhân viên
Sử dụng công cụ đánh giá nhân viên là điều tất yếu trong thời đại 4.0
Cách quản lý nhân viên hiệu quả từ phần mềm Tanca.io
Tanca là phần mềm quản lý nhân sự được thiết kế dựa trên nền tảng điện toán đám mây (cloud-based) của Công ty Ứng dụng di động xanh. Tanca được thiết kế nhằm khắc phục tối đa những sai lầm thường gặp trong cách quản lý nhân viên của doanh nghiệp vừa và nhỏ. Điển hình với các tính năng nổi trội sau:
- Chấm công từ xa: Tanca mang đến các giải pháp chấm công toàn diện cho doanh nghiệp (chấm công trực tuyến qua điện thoại, chấm công thông qua camera, tích hợp chấm công bằng vân tay với đồng bộ điện thoại…). Nhân viên phòng nhân sự không cần phải rà soát, tính toán ngày công của nhân viên vào mỗi cuối tháng, vì mọi số liệu đã được hiển thị rõ trên phần mềm Tanca.
- Tính lương tự động: Người quản lý có thể xây dựng hệ thống lương chuyên nghiệp trên Tanca, đồng thời điều chỉnh linh hoạt chính sách thu nhập phù hợp với từng nhân viên. Mặt khác, nhân viên có thể tự cập nhật phiếu lương của họ ngay trên điện thoại, thể hiện sự minh bạch, rõ ràng.
- Báo cáo thông minh: Khi sử dụng phần mềm Tanca, nhà lãnh đạo có cách quản lý nhân viên cũng như quản lý hoạt động nhân sự dễ dàng hơn thông qua hệ thống tất cả báo cáo. Ứng dụng giám sát những thay đổi về nhân sự (ai nghỉ việc, ai tăng ca, ai đổi ca..) giúp nhà lãnh đạo đưa ra biện pháp kịp thời.
- Truyền thông nội bộ dễ dàng: Người quản lý có thể gửi đi các thông tin quan trọng lên Tanca, sau đó phần mềm sẽ tự phát tin nhắn thông minh giúp tất cả nhân viên đều tiếp cận dễ dàng. Đồng thời Tanca còn có tính năng tự động tạo ra danh bạ Chat nội bộ, thiết lập Bảng tin trực tuyến nhanh chóng, linh hoạt.
- Ghi nhận kết quả, đánh giá thông qua KPI: Sau khi tạo ra các tiêu chí đánh giá, người quản lý sẽ có số liệu tức thời từ cấp độ doanh nghiệp xuống từng phòng ban và nhân viên. Qua đó giám sát được kết quả hoàn thành KPI của tổ chức, từng phòng ban, từng cá nhân, giúp đánh giá khách quan, công bằng.
Phần mềm Tanca là cách quản lý nhân viên hiệu quả trong thời đại 4.0
Tại Việt Nam, hiện có hơn 300 doanh nghiệp đã sử dụng Tanca và đánh giá cao về phần mềm này. Nhờ có Tanca, mô hình chuỗi bán lẻ như nhà hàng, quán cà phê, trung tâm Anh ngữ, cửa hàng thời trang dễ dàng quản lý vị trí và chấm công nhân viên, nâng cao hiệu suất làm việc, tiết kiệm đáng kể chi phí và thời gian so với cách quản lý truyền thống.
