Mẫu file Excel quản lý khách hàng là công cụ hữu ích, giúp bạn lưu trữ, cập nhật và theo dõi dữ liệu khách hàng một cách dễ dàng. Bài viết dưới đây của Tanca sẽ giới thiệu mẫu file Excel quản lý khách hàng đơn giản, mới nhất năm 2025, cùng với hướng dẫn sử dụng và các lợi ích mà nó mang lại cho doanh nghiệp.

Vì sao nên sử dụng file Excel quản lý khách hàng?

Tiết kiệm chi phí: Không cần đầu tư phần mềm đắt tiền, Excel là công cụ quen thuộc, dễ sử dụng và tích hợp sẵn trong hầu hết các máy tính văn phòng.
Dễ dàng tùy chỉnh: File Excel có thể được tùy biến theo nhu cầu riêng của doanh nghiệp, từ cấu trúc lưu trữ thông tin đến định dạng báo cáo.
Quản lý dữ liệu hiệu quả: Việc sắp xếp, lọc và tìm kiếm thông tin trên Excel giúp bạn nắm bắt nhanh chóng các thông tin cần thiết, tạo điều kiện cho việc ra quyết định kinh doanh chính xác.
Tính linh hoạt cao: Bạn có thể chia sẻ file Excel qua mạng nội bộ hoặc lưu trữ đám mây, giúp nhân viên truy cập và cập nhật dữ liệu mọi lúc, mọi nơi.

Tạo file quản lý khách hàng bằng Excel

Bước 1: Mở File Excel Mới

Mở Excel, tạo một workbook mới và đặt tên file phù hợp (ví dụ: “Quản Lý Khách Hàng 2025”).

Bước 2: Thiết Lập Cấu Trúc Bảng

Tạo các cột với tiêu đề rõ ràng như “STT”, “Tên khách hàng”, “Số điện thoại”, “Email”, “Địa chỉ”, “Ngày liên hệ”, “Trạng thái”, “Ghi chú”.
Sắp xếp các cột theo thứ tự hợp lý, đảm bảo thông tin khách hàng được trình bày dễ đọc.

Bước 3: Nhập Dữ Liệu Ban Đầu

Bắt đầu nhập dữ liệu của khách hàng vào các dòng dưới tiêu đề. Bạn có thể nhập thử vài dòng để kiểm tra định dạng và bố cục.
Ghi chú rõ các thông tin quan trọng để tránh nhầm lẫn trong quá trình quản lý.

Bước 4: Áp Dụng Công Thức Và Định Dạng Có Điều Kiện

Công thức: Sử dụng công thức SUM, COUNTIF, hoặc VLOOKUP để tự động tính toán số liệu, đếm số khách hàng, hoặc tra cứu thông tin.
Định dạng có điều kiện: Sử dụng tính năng Conditional Formatting để làm nổi bật các khách hàng tiềm năng hay các trường hợp cần theo dõi gấp. Ví dụ: Nổi bật các hàng có trạng thái “Tiềm năng” bằng màu sắc khác nhau.

Bước 5: Tạo Pivot Table (Tùy Chọn)

Nếu cần phân tích dữ liệu khách hàng tổng hợp, hãy tạo Pivot Table để tổng hợp thông tin theo nhóm, khu vực, trạng thái…
Pivot Table giúp bạn nhanh chóng hình dung tổng dữ liệu và ra quyết định dựa trên số liệu thống kê.

Bước 6: Lưu Trữ Và Chia Sẻ File

Lưu file dưới dạng .xlsx hoặc .csv tùy nhu cầu sử dụng.
Đưa file lên dịch vụ lưu trữ đám mây như Google Drive, OneDrive để chia sẻ và cập nhật thông tin cùng nhóm làm việc.

Những nội dung cần có trong file Excel quản lý khách hàng

Trước khi bắt đầu tạo file, hãy xác định những cột thông tin cần có. Một số thông tin cơ bản có thể bao gồm:

STT: Số thứ tự
Tên khách hàng: Họ và tên của khách hàng
Số điện thoại: Liên hệ của khách hàng
Email: Địa chỉ email liên hệ
Địa chỉ: Nơi ở hoặc vị trí của khách hàng
Ngày liên hệ: Ngày tiếp xúc hoặc cập nhật thông tin khách hàng
Trạng thái khách hàng: Phân loại khách hàng theo các giai đoạn: Khách hàng tiềm năng
Khách hàng hiện tại
Khách hàng cũ
Ghi chú: Thông tin bổ sung, yêu cầu và phản hồi của khách hàng

File Excel quản lý khách hàng đơn giản

Những nhóm khách hàng cần quản lý

Quản lý thông tin khách hàng hiện tại: Đây là nhóm khách hàng đã mua sản phẩm hoặc sử dụng dịch vụ của công ty. Việc quản lý dữ liệu khách hàng giúp tối ưu hóa chiến lược chăm sóc, củng cố mối quan hệ và thúc đẩy mua sắm lặp lại.

Quản lý thông tin khách hàng tiềm năng: Đây là nhóm khách hàng có tiềm năng mua hàng nhưng chưa thực hiện giao dịch. Xác định và tiếp cận khách hàng tiềm năng thông qua việc thu thập dữ liệu khách hàng có thể giúp doanh nghiệp tăng cơ hội bán hàng và mở rộng danh sách khách hàng.

Thu thập thông tin khách hàng tiềm năng: Đây là những khách hàng từng mua hàng nhưng không có giao dịch trong một khoảng thời gian dài. Chăm sóc và duy trì sự quan tâm của khách hàng dựa trên phân tích dữ liệu thu thập là một phần quan trọng của quản lý khách hàng.

Kết luận

Việc áp dụng mẫu file Excel quản lý khách hàng không chỉ tối ưu hóa quy trình làm việc mà còn nâng cao hiệu quả chăm sóc khách hàng, mang lại giá trị kinh doanh thiết thực. Hãy tích hợp công cụ quản lý này vào hệ thống của bạn để tận dụng tối đa lợi ích và duy trì sự cạnh tranh trên thị trường. Đừng quên theo dõi Tanca mỗi ngày để thường xuyên cập nhật những thông tin mới nhất.