Tự động hóa quản lý nhân sự được hiểu là việc vận dụng công nghệ vào điều hành và kinh doanh thay thế cho các hoạt động thủ công như trước đây.
Một số công cụ doanh nghiệp có thể áp dụng trong lĩnh vực quản lý đó là: phần mềm quản lý nhân sự, phần mềm quản lý công việc, phần mềm quản lý bán hàng, công cụ phân tích dữ liệu, phần mềm quản trị tài chính – kế toán,…
Ưu điểm khi sử dụng các công cụ này là doanh nghiệp không cần tốn chi phí đầu tư server riêng mà tất cả dữ liệu sẽ được lưu trữ trên đám mây. Doanh nghiệp cần cái nào thì dùng cái đó, dùng bao nhiêu trả tiền bấy nhiêu. 5 lợi ích sau đây sẽ đến với các doanh nghiệp áp dụng tự động hoá quản lý nhân sự.
1. Doanh nghiệp minh bạch, nhân viên trách nhiệm
Khi ràng buộc toàn bộ doanh nghiệp của bạn bằng các công cụ tự động hóa quản lý sẽ bắt buộc tất cả nhân viên phải làm theo một quy trình thống nhất. Điều này giúp đem đến sự minh bạch, phân định rõ trách nhiệm của từng cá nhân trong công việc…
Chẳng hạn, việc chấm công tự động bằng phần mềm trên điện thoại thông minh sẽ giúp tiết kiệm chi phí doanh nghiệp (thuê nhân sự kiểm soát, chấm công thủ công), đồng thời khiến nhân viên tự ý thức với trách nhiệm đi làm việc đúng giờ của mình.
Xem thêm: Thúc đẩy sự tự giác của nhân viên trong thời đại 4.0
2. Nâng cao năng suất làm việc, tiết kiệm chi phí
Nhờ làm việc trên cùng một phần mềm quản lý, các thành viên tham gia vào quá trình làm việc đều dễ dàng tìm kiếm thông tin, nắm rõ tiến độ công việc từ đó tiết kiệm thời gian tìm kiếm, nâng cao năng suất làm việc của từng nhân viên và từng bộ phận.
Việc sử dụng phần mềm quản lý sẽ không khiến doanh nghiệp tốn nhiều chi phí vì hầu như không phải đầu tư cơ sở hạ tầng gì nhiều mà chỉ cần trả chi phí theo nhu cầu và thời gian sử dụng. Đây là cách hữu hiệu để tiết kiệm chi phí và doanh nghiệp chủ động lập được ngân sách cho tương lai.
Xem thêm: Cách để ủy quyền và giao việc hiệu quả
3. Phương tiện giao tiếp riêng trong quản lý
Với việc tự động hóa quá trình quản lý công việc qua một phần mềm chung, doanh nghiệp sẽ có một trình tự hợp lý trong cách sắp xếp công việc, biết ưu tiên công việc nào trước sau. Các công việc hành chính như: chấm công, xin nghỉ phép, đăng ký đi công tác… sẽ dễ dàng được thực hiện và gửi thông báo tới những người liên quan.
Không những vậy, khi tất cả nhân viên cùng tham gia trên phần mềm, thông tin của doanh nghiệp được quản lý tập trung, qua đó chủ doanh nghiệp biết tình trạng sức khỏe của doanh nghiệp mình và có những bước điều chỉnh sao cho phù hợp với thực tế.
Xem thêm: Truyền thông nội bộ là gì? Cách xây dựng chiến lược hiệu quả
4. Bảo mật, giảm thiểu rủi ro lộ thông tin
Trước khi có công cụ quản lý tự động hóa, hầu hết các doanh nghiệp sử dụng hệ thống Gmail, Outlook, thậm chí cả Facebook để trao đổi công việc. Bất cập của những công cụ này là bạn phải phân loại danh sách công việc cần làm từ nhiều công cụ khác nhau và rất dễ bị lộ thông tin khi máy tính bị nhiễm virus…
Đó là chưa kể doanh nghiệp lúc nào cũng phải đề phòng rủi ro này bằng việc sao lưu dữ liệu ra ổ cứng hoặc lưu trữ trên nhiều máy tính khác nhau; việc này tốn thời gian và chi phí của doanh nghiệp.
Với việc quản lý bằng các phần mềm, mọi dữ liệu đều được lưu trữ trên đám mây, không bị ảnh hưởng của việc mất máy tính, nhiễm virus hay các trở ngại thời tiết khác...
5. Khả năng làm việc mọi lúc mọi nơi
Hầu hết các phần mềm quản lý hiện nay đều có thể làm việc được mọi lúc mọi nơi trên các thiết bị. Điều này cho phép nhân viên làm việc bên ngoài vẫn có thể tương tác, trao đổi công việc qua di động. Như vậy, mọi công việc sẽ không bị gián đoạn bởi khoảng cách địa lý hay không gian.
Xem thêm: Quản trị doanh nghiệp bằng cách nào khi CEO thường phải vắng mặt?
