Sale operation là gì? Đây là thuật ngữ chuyên ngành, giống như sales admin, sales department, supply chain, operation planning,...mà dân ngoại lai ít ai thực sự hiểu rõ. Hãy cùng Tanca tìm hiểu rõ hơn về vị trí S&OP, Sale operation manager trong bài viết này nhé.

Sale operation là gì?

Operation là một từ tiếng Anh có nghĩa là Hoạt động Vận hành. Trong kinh doanh, vận hành được hiểu là tên gọi của một bộ phận chức năng trong doanh nghiệp. Bộ phận này có nhiệm vụ lập kế hoạch và triển khai các hoạt động liên quan đến sản xuất kinh doanh của công ty.

Bộ phận operation đóng vai trò rất quan trọng trong doanh nghiệp. Vì bộ phận này là nơi đưa ra các kế hoạch, chiến lược và phương hướng phát triển kinh doanh của công ty trong ngắn hạn và dài hạn.

Ngoài ra, việc thực hiện các hoạt động kinh doanh là một nguồn doanh thu và lợi nhuận cho công ty. Doanh nghiệp không thể tồn tại và phát triển nếu không có hoạt động kinh doanh.

Phòng operation chịu trách nhiệm quản lý các hoạt động của công ty nhằm đảm bảo công ty luôn hoạt động một cách hiệu quả nhất. Bất kể công ty đang tham gia vào các hoạt động sản xuất, thương mại hay dịch vụ, cần phải chú ý đến các hoạt động mà công ty tiến hành. Còn các hoạt động cụ thể này thì tùy thuộc vào ngành nghề và giai đoạn kinh doanh của doanh nghiệp.

Công việc được thực hiện bởi bộ phận vận hành được coi là chìa khóa quan trọng để điều hành một doanh nghiệp. Nhờ đó công ty luôn được duy trì và không ngừng phát triển. Ngoài ra, các công ty có thể xác định và tối ưu hóa hiệu quả hoạt động bằng cách xem xét và đánh giá cách các quy trình hiện có đang hoạt động.

Xem thêm: Marketing Automation Là Gì?

Vị trí S&OP là làm gì?

Quản lý và phân bổ dữ liệu khách hàng

Tổng hợp, phân phối, kiểm soát quá trình xử lý lead (khách hàng tiềm năng) và đo lường hiệu quả sử dụng lead khi bộ phận marketing chuyển đến bộ phận kinh doanh trong hệ thống CRM.

Làm việc với nhóm marketing để đảm bảo chất lượng và số lượng dữ liệu khách hàng cho nhóm bán hàng.

Xây dựng và kiểm soát quy trình bán hàng

Đào tạo hội nhập, kiểm tra và đánh giá cơ hội bán hàng để xây dựng kế hoạch phát triển và kế hoạch đào tạo phù hợp.
Tìm kiếm và sáng tạo nội dung, tài liệu, công cụ hỗ trợ team trong quá trình bán hàng.
Phát triển, thông báo và chỉ đạo để đảm bảo các chính sách của đội ngũ bán hàng được tuân thủ đúng và đầy đủ.
Tạo một hệ thống cho khách hàng và kiểm soát, giám sát việc chuyển giao thông tin và hệ thống cho nhóm Customer Onboarding để thực hiện.
Kiểm soát và giám sát khi ký kết hợp đồng và hóa đơn, đảm bảo dịch vụ được cung cấp cho khách hàng đúng thời hạn và theo tiêu chuẩn đã định.

Báo cáo định kỳ các chỉ số kinh doanh

Lập các báo cáo quản trị và tác nghiệp định kỳ hoặc theo yêu cầu để kiểm soát tình hình và tốc độ tăng trưởng doanh thu.
C&B cho đội ngũ bán hàng.
Tính lương hiệu quả (hoa hồng) cho Team Sales.
Cung cấp, ghi đúng và đủ các khoản thưởng và phụ cấp bán hàng.

Xem thêm: Làm sao để doanh nghiệp tăng Customer Value

Chân dung S&OP tại doanh nghiệp

Design Thinking: Tư duy giải quyết vấn đề.
Research: Nghiên cứu và đọc tài liệu, sách, báo… (chủ yếu bằng tiếng Anh)
Adaptability: Thích ứng nhanh với môi trường khởi nghiệp thay đổi nhanh chóng.
Data driven: Có thể tổng hợp, xử lý và phân tích dữ liệu bằng Excel (có thể là Powerpoint...), giải quyết các vấn đề liên quan đến dữ liệu.
Làm việc độc lập và chịu áp lực.
Suy nghĩ tích cực, luôn tìm giải pháp để giải quyết các vấn đề hàng ngày thay vì tìm cớ để đổ lỗi.
Cẩn thận, tỉ mỉ và tỉ mỉ.

Xem thêm: Chiến lược 4P trong marketing là gì?

Những thứ bạn nhận được từ vị trí Sales Operation

Thu nhập: 8.000.000 - 12.000.000 VNĐ
Được đào tạo trong môi trường dựa trên data driven, no data no talk.
Làm việc và học tập trong môi trường doanh nghiệp theo tư duy hệ thống.
Làm việc trực tiếp với sếp khó tính, mạnh về Tư duy thiết kế, sẵn sàng tạo môi trường để bạn phát triển.
Môi trường làm việc lành mạnh, hợp tác cùng phát triển. Các đồng nghiệp sale B2B luôn mong muốn đóng góp giá trị xã hội, hỗ trợ doanh nghiệp Việt Nam quản trị nội bộ tốt hơn trong thời đại số.
An sinh xã hội, phúc lợi và phúc lợi cơ bản theo quy định nhà nước

Xem thêm: Trải nghiệm khách hàng (CX) là gì?

Các năng lực cần có của một Sales Operation

Đối với mỗi người chúng ta, muốn thành công thì phải trải qua vài lần thất bại, và đối với mỗi công việc khác nhau cũng vậy, nó sẽ đòi hỏi những kỹ năng khác nhau. Bí quyết thành công cho nhân viên bộ phận Sales Operation là phải đáp ứng được những kỹ năng sau:

Kiến thức chuyên môn

Khi làm việc ở phòng kế hoạch kinh doanh, bạn cần phải đáp ứng được những yêu cầu tối thiểu về kiến thức chuyên môn đầu vào. Việc kinh doanh thành công không chỉ dựa trên kinh nghiệm mà còn yêu cầu kiến thức lý thuyết nhằm giải thích cho những câu hỏi “tại sao”.

Có một số công việc, bạn chỉ cần học hỏi qua, biết được việc sẽ làm được. Tuy nhiên cũng có những ngành nghề đặc thù bắt buộc phải được đào tạo tại những trường đại học hay cao đẳng.

Hiện nay, vấn đề bằng cấp hay kiến thức chuyên môn rất được đề cao, đây là tiền đề cơ bản giúp bạn làm việc một cách bài bản hơn.

Kỹ năng làm việc nhóm

Ở hầu hết các doanh nghiệp hiện nay, các nhà tuyển dụng luôn muốn nhìn thấy ở nhân viên mình sự năng động và làm việc nhóm. Không ai có thể làm việc một cách độc lập, hầu hết đều phải thực hiện trên tinh thần đoàn kết nhóm.

Nếu bạn có một kế hoạch, nó không thể hoàn hảo được khi bạn cứ khư khư giữ quan điểm của mình, không lắng nghe lời khuyên của người khác thì kế hoạch đó chắc chắn sẽ bị kéo dài thời gian và không mang lại hiệu quả cao.

Không những thế, khi làm việc nhóm còn chứng tỏ được kỹ năng lãnh đạo của bạn trong công việc. Vừa khẳng định được giá trị của mình vừa làm tăng hiệu quả công việc.

Khả năng giao tiếp và thuyết trình

Ngay từ khi ngồi trên ghế nhà trường thì kỹ năng này đã rất được chú trọng và đề cao. Tại doanh nghiệp, việc bạn cần làm không chỉ là lập kế hoạch kinh doanh mà còn cần phải đi khảo sát thị trường.

Trong quá trình này, việc tiếp xúc, giao tiếp với người dùng là vô cùng quan trọng. Khi đã khảo sát xong bạn buộc phải trình bày những thông tin này trước cuộc họp, thuyết phục cấp trên về phương án của mình.

Việc giao tiếp và thuyết trình rất quan trọng trong công việc, nó sẽ góp 40% vào thành công của bạn.

Khả năng tiếng Anh và tin học

Một trong những kỹ năng không thể thiếu có bất kỳ ngành nghề nào đó là kỹ năng ngoại ngữ và tin học. Bạn đang sống trong thời kỳ hội nhập và phát triển mạnh mẽ bởi công nghệ 4.0, thì ngoại ngữ và tin học là chìa khóa giúp bạn mở ra cánh cửa hội nhập.

Không những vậy, đây còn là công cụ giúp cho việc thăng quan tiến chức của bạn trở nên dễ dàng hơn.

Chịu được áp lực công việc lớn

Có thể bạn sẽ thấp ngột thở với khối lượng công việc hàng ngày của bộ phận Operation, những công việc chất cao như núi, nếu vào ngay đợt cần phải lập nhiều kế hoạch cho dự án thì núi công việc đó đã cao nay lại càng cao hơn. Nếu không thể chịu được áp lực và khối lượng công việc lớn, bạn sẽ rất dễ nản và bỏ nghề.

Do đó, để thành công không phải là điều đơn giản, ít nhất chính bạn phải trải qua và chịu được áp lực của công việc hàng ngày.

Bảng mô tả công việc của Leader Sales Operation tuyển dụng thực tế

Mô tả công việc

Chi tiết công việc:

Thiết lập kế hoạch sale nhóm hoàn chỉnh, quản trị sales.
Lập kế hoạch sales dài hạn để đạt được mục tiêu của công ty.
bao gồm chiến lược kinh doanh và chiến lược phân phối.
Điều phối hàng hóa: điều phối giữa các kho trung chuyển của công ty, chi tiết giữa các nhà phân phối để đủ lượng hàng tồn kho tối ưu.
Kiểm tra dự báo doanh số: theo tuần/tháng/năm cho từng khu vực trên toàn quốc.
Tính thưởng và thanh toán gói khuyến mại.
Báo cáo phân tích dữ liệu sale, xuất nhập hàng, chương trình khuyến mãi, tiêu dùng vĩnh viễn. Tư vấn, đề xuất các giải pháp khắc phục, cải tiến đến HĐQT.
Làm việc với các bên liên quan để đạt được sự tuân thủ và đảm bảo thực hiện trôi chảy, hiệu quả và vận hành DMS.
Đặt KPI cho dự báo sale, lập kế hoạch nhu cầu và hiệu suất. Xem xét tất cả các báo cáo hỗ trợ sales, chính sách và thủ tục.
Phân tích doanh thu, tồn kho trong công ty, nhà phân phối, xem xét mặt bằng kho bãi và xu hướng tăng trưởng doanh số theo sản phẩm. Đưa ra khuyến nghị.
Xác định điểm mạnh và điểm yếu của báo cáo.
Căn cứ vào doanh số thực tế và kế hoạch kinh doanh của từng khu vực.
Phân tích đối thủ cạnh tranh và xu hướng bán theo kênh.
Lập kế hoạch sản xuất cho từng sản phẩm.
Dựa trên phân tích dữ liệu, xem xét và phân loại sản phẩm để nhân được sự hài lòng, đáp ứng nhu cầu thị trường.

Yêu cầu công việc

Có khả năng phân tích, lập báo cáo cho các mục đích sau: Thiết lập KPI trong lĩnh vực dự báo doanh số, lập kế hoạch và báo cáo nhu cầu.

Khả năng lập kế hoạch và dự báo, mục đích: Căn cứ vào doanh số thực tế và kế hoạch bán tại từng khu vực, chương trình khuyến mãi tuần/tháng/quý để dự báo khả năng cạnh tranh của thị trường và xu hướng bán theo kênh.

Khả năng điều phối, mục đích: Điều phối hàng hóa: điều phối giữa các kho trung chuyển của công ty, điều chỉnh qua lại giữa các nhà phân phối để hàng tồn được tối ưu.

Những thông tin khác

Có bằng đại học
Độ tuổi: 30 - 35 tuổi
Mức lương: cạnh tranh

So sánh Sales ops và hỗ trợ bán hàng

Sự phân định giữa hoạt động kinh doanh và hỗ trợ bán hàng rất khó hiểu. Trên thực tế, nhiều người sử dụng các thuật ngữ này thay thế cho nhau và thường có sự chồng chéo trong vai trò của mỗi nhóm.

Mục tiêu tổng thể cho mỗi nhóm là như nhau: tăng doanh thu và hiệu suất bán để thúc đẩy doanh thu lớn hơn.

Vậy sự khác biệt là gì?

Các tổ chức xác định mỗi nhóm và vai trò của họ khác nhau. Tuy nhiên, thông thường, các nhóm hỗ trợ bán hàng tập trung vào việc hỗ trợ các đại diện bán hàng tại chỗ, thường là trong giai đoạn đầu của kênh.

Mặt khác, hoạt động bán có xu hướng giám sát các chức năng hỗ trợ cấp cao hơn, chẳng hạn như lập kế hoạch thị trường mục tiêu, quản lý công nghệ và báo cáo. Đồng thời tập trung chủ yếu vào việc hỗ trợ bán sau này trong chu kỳ (ví dụ: thương lượng và chốt hợp đồng).

Do cấu trúc và trách nhiệm của các hoạt động và nhóm hỗ trợ khác nhau giữa các tổ chức, nên nó sẽ bao gồm phạm vi vai trò tiềm năng rộng hơn trong phạm vi hoạt động.

Những công cụ hỗ trợ sale operation làm việc hiệu quả

Các công cụ hoạt động bán bắt đầu bằng CRM, cho phép các nhóm quản lý từ một nguồn thông tin xác thực duy nhất. Hoạt động bán buôn cũng có thể dựa vào các công cụ được xây dựng có mục đích khác, chẳng hạn như những công cụ cung cấp thông tin chi tiết về khách hàng tiềm năng thông minh hoặc khả năng lập kế hoạch.

Những công cụ này có thể được tích hợp ngay vào CRM của Tanca hoặc chúng có thể được tích hợp dưới dạng giải pháp độc lập.

Chúng ta hãy xem các công cụ quan trọng nhất cho nhóm ở phần tiếp theo dưới đây nhé.

Phần mềm CRM của Tanca

CRM cung cấp cho các đại diện, người quản lý và lãnh đạo một nơi duy nhất để theo dõi các giao dịch và xem về hiệu suất. Đó cũng là nơi có thể sử dụng các tính năng như tự động hóa quá trình làm việc và thông tin chi tiết về giao dịch do AI điều khiển để cải thiện doanh thu và tỷ lệ chốt đơn hàng.

Dưới đây là các tính năng CRM quan trọng chi tiết hơn:

Sử dụng trí thông minh nhân tạo - AI để tính doanh thu, hướng dẫn người bán thực hiện các bước tiếp theo (ví dụ: “Họ đã sẵn sàng bán thêm”) và xác định các dấu hiệu cảnh báo, chẳng hạn như một phản đối của khách hàng đã bị bỏ sót.

Tự động hóa quy trình làm giảm công việc thủ công và hợp lý hóa các quy trình kinh doanh khó khăn. Ví dụ: Tự động hóa phê duyệt tài chính như giảm giá giao dịch có thể giúp chốt giao dịch nhanh hơn.

Trang tổng quan và báo cáo giúp nhân viên tạo báo cáo dễ dàng hơn mà không cần sự trợ giúp của CNTT. Điều này bao gồm các dự báo và bảng điều khiển theo dõi hiệu suất của nhóm và các số liệu chính.

Công cụ hỗ trợ bán hàng

Một cuộc khảo sát của Tanca vào tháng 6 năm 2022 cho thấy rằng một nửa số đại diện dự kiến sẽ chủ yếu trong thời gian tới, nhưng chỉ 29% nói rằng họ đang được đào tạo mà họ cần.

Các công cụ hỗ trợ có thể giúp bạn giới thiệu các đại diện mới nhanh hơn với các công cụ huấn luyện, hướng dẫn quy trình bán từng bước cũng như nội dung và tài nguyên để giúp người bán xúc tiến các giao dịch.

Công cụ lập kế hoạch phân vùng

Một kế hoạch phân vùng tuyệt vời có thể làm cho nhóm của bạn làm việc tốt hơn. Nó chỉ định đúng đại diện cho đúng lãnh thổ để bao phủ tất cả các thị trường mục tiêu của bạn.

Nhân viên chịu trách nhiệm đảm bảo rằng các miền hợp lý cho việc di chuyển của đại diện và cân bằng giữa các nhóm để mọi người đều có cơ hội đạt được con số của mình một cách công bằng.

Mong rằng đến đây bạn đã trả lời được câu hỏi sale operation là gì và những công việc của S&OP trong doanh nghiệp. Để thành công trong công việc, đòi hỏi bạn phải sở hữu nhiều kỹ năng và kiến thức như Tanca đã trình bày phía trên. Đừng ngần ngại học hỏi và bổ sung cho mình thật nhiều kiến thức bổ ích mỗi ngày bạn nhé.