Phê bình mang tính xây dựng: Cách làm và ví dụ

Phê bình mang tính xây dựng là một nghệ thuật trong giao tiếp, là phương pháp giúp bạn góp ý một cách tích cực. Từ đó giúp người nghe cải thiện những khuyết điểm của họ chứ không phải cảm thấy mình đang bị chỉ trích/ công kích cá nhân. Vì vậy bạn cần biết cách điều chỉnh lời phê bình của mình cho phù hợp với văn hóa nơi làm việc. Cùng Tanca tìm hiểu chi tiết hơn qua bài viết sau nhé.

Phê bình mang tính xây dựng là gì?

Trên thực tế, phê bình mang tính xây dựng là ý kiến của một cá nhân về cách cải thiện một khía cạnh nào đó thông qua các ví dụ cụ thể. Ngoài ra, người đưa ra lời phê bình cần hướng dẫn rõ ràng để giúp bên kia đạt được kết quả tích cực hơn trong một tình huống nhất định.

Bạn cần hiểu rằng phê bình mang tính xây dựng không phải là phê bình tiêu cực. Mặc dù đôi khi không mấy tích cực. Nhưng mục đích chính của phản hồi mang tính xây dựng xoay quanh việc giúp đỡ người khác tiến bộ, chứ không phải hạ bệ hay làm họ mất tinh thần.

Xem thêm: Đạo đức nghề nghiệp là gì?

Lợi ích của lời phê bình mang tính xây dựng

Lời phê bình mang tính xây dựng có lợi cho cả người nói và người nhận nó, theo đó tạo niềm tin và cơ hội cho cả hai bên cùng phát triển. Một lời phê bình mang tính xây dựng thành công phụ thuộc vào ngữ cảnh và lời khuyên hữu ích.

Loại phản hồi này đưa ra lời khuyên xung quanh các lĩnh vực mà họ cần cải thiện. Bên cạnh đó, đưa ra những góp ý giúp tăng sự tin tưởng và cởi mở trong nhóm làm việc của bạn.

Phê bình mang tính xây dựng là tất cả về các giá trị tích cực và sự đồng cảm. Đây là yếu tố giúp mọi người cảm thấy có động lực và cố gắng hơn.

Ngoài ra, người nói sẽ học cách điều chỉnh lời nói của mình sao cho phù hợp. Người nhận sẽ tìm cách thay đổi, tự ý thức về khả năng cá nhân và hạn chế của bản thân. Từ đó, mối quan hệ và công việc của các bạn cũng thuận lợi hơn.

Xem thêm: Bắt nạt nơi công sở và cách giải quyết

Sự khác biệt giữa phê bình mang tính xây dựng và phê bình tiêu cực

Nếu không tinh ý, bạn sẽ hiểu nhầm và vô tình biến phương pháp này trở thành phê bình phá hoại. Hay nói cách đơn giản hơn đó là chỉ trích người khác.

Chính vì vậy, người đưa ra phản hồi cần phân biệt rõ để tránh làm tổn thương đối phương. Hãy cùng phân biệt rõ giữa phê bình mang tính xây dựng và tiêu cực nhé.

Cách đưa ra phản hồi mang tính xây dựng hiệu quả nhất

Chỉ phê bình khi bạn có mục đích rõ ràng

Trước khi chỉ trích, hãy tự hỏi: “Mục đích của tôi là gì?” Khi bạn đã xác định được những gì bạn hy vọng đạt được, bạn sẽ biết nên tập trung điều gì vào cuộc trò chuyện. Nếu không có mục đích rõ ràng, bạn có nguy cơ khiến người khác bị quá tải với những thông tin dư thừa hoặc khiến họ cảm thấy áp lực.

Có thể bạn muốn thay đổi một hành vi nào đó. Ví dụ, bạn có thể muốn một nhân viên ngừng vi phạm các quy tắc của công ty. Lúc này mục đích của bạn chính là giúp họ tiến bộ. Ví dụ: bạn có thể tư vấn cho một đồng nghiệp đó cách giao tiếp với khách hàng.

Nếu bạn không có câu trả lời hợp lý cho câu hỏi "Vấn đề ở đây là gì?", thì có lẽ bạn không cần đưa ra bất kỳ lời chỉ trích nào. Bởi nó không cần thiết phải nói ra.

Chú ý giọng điệu khi nói

Những gì bạn nói tuy quan trọng, nhưng cách bạn nói cũng quan trọng không kém. Nếu người khác nhận thấy bạn có ý tốt, họ có nhiều khả năng sẽ chấp nhận đề xuất của bạn hơn.

Sẽ rất khó để cải thiện nếu mọi người cảm thấy bị công kích vì mắc lỗi. Vì vậy hãy giữ giọng nói nhỏ nhẹ, giữ thái độ hòa nhã và cố gắng sử dụng ngữ điệu của bạn để người khác cảm thấy được tôn trọng.

Có những trường hợp cần giọng điệu gay gắt hoặc nghiêm khắc. Nếu bạn bắt gặp con mình chơi pháo hoa nguy hiểm hoặc một nhân viên chửi thề trước mặt khách hàng. Tức là bạn phải nhấn mạnh mức độ nghiêm trọng của vấn đề.

Nói chuyện riêng với người ấy

Khen ngợi công khai và chỉ trích riêng tư để có kết quả tốt nhất. Không ai thích bị chỉ trích vì làm một việc không tốt trước mặt người khác. Vì vậy nói chuyện riêng sẽ giúp giảm bớt căng thẳng cho người bị chỉ trích là một ý kiến hay.

Bạn có thể mời người đó vào văn phòng hoặc mời họ ăn trưa để nói chuyện. Nếu bạn chỉ trích ai đó trước mặt người khác, người đó có thể cảm thấy như họ đang bị mắng mỏ hoặc bêu xấu.

Bắt đầu bằng một lời khen

Tìm một nơi tuyệt vời để nói về người đó. Nếu bạn định phê bình một nhân viên bán hàng. Hãy bắt đầu bằng việc công nhận những nỗ lực của họ đối với công việc. Một nhận xét tích cực mở đầu cuộc trò chuyện sẽ giúp người đó thoải mái và dễ tiếp thu trước khi bạn đi vào trọng tâm của vấn đề.

Khi phê bình một nhân viên, hãy nói: "Tôi nghĩ bạn bán hàng rất xuất sắc và bạn đang làm rất tốt, nhưng tôi muốn nhắc bạn về quy tắc thời gian của công ty..."

Sử dụng chủ ngữ “tôi” để tạo cảm giác tích cực

Sử dụng chủ ngữ "tôi" khi đưa ra lời chỉ trích để không đặt người khác vào thế phòng thủ. Nếu bạn mới bắt đầu với một loạt những lời chỉ trích "bạn" và "anh" “cô”....,Mọi người có thể cảm thấy như bạn đang tấn công hoặc dồn họ vào chân tường. 

Bắt đầu với một câu với chủ đề "Tôi" để đặt mọi thứ theo quan điểm của bạn. Bằng cách đó, bạn sẽ không có vẻ như đang cố ép buộc người khác và họ sẽ dễ tiếp thu ý kiến của bạn hơn. Ví dụ, thay vì nói: "Con đừng nói chuyện với bố như thế nữa", bạn có thể nói: "Mẹ rất buồn khi nghe con nói chuyện với bố như thế".

Cho họ cơ hội để tự phê bình

Một cách để mở lời phê bình là để người kia nói trước. Bạn có thể hỏi họ một câu hỏi giả định họ sẽ nói gì nếu bạn hành động giống họ hoặc khuyến khích họ nhìn nhận hành vi của mình theo một khía cạnh mới.

Đây là một cách tuyệt vời nếu bạn lo lắng rằng người kia cảm thấy bị tấn công hoặc áp lực. Cũng là một ý kiến hay nếu bạn không chắc người kia có biết mình mắc lỗi hay không. 

Nếu nhân viên của bạn gặp rắc rối trong công việc, bạn có thể nói: “Nếu bạn là người quản lý và có một nhân viên bị khách hàng phàn nàn nhiều, bạn sẽ xử lý tình huống như thế nào?”  Nếu đang trò chuyện với con, bạn có thể nói: "Nếu con thấy bạn cùng lớp làm việc này, con sẽ nghĩ gì về bạn ấy?"

Liên hệ những lời chỉ trích với mục tiêu của họ

Bạn sẽ thuyết phục người khác bằng cách nhấn mạnh lợi ích của việc tiếp nhận phản hồi. Nếu lời phê bình của bạn dường như hoàn toàn không liên quan đến mục tiêu của người khác, họ sẽ không tiếp thu.

Hãy tự hỏi: “Người này cần gì?” Trước (hoặc sau) đưa ra lời phê bình, bạn nên giải thích cho họ hiểu phản hồi của bạn sẽ giúp họ đạt được mục tiêu như thế nào để thuyết phục họ.

Với một nhân viên thường xuyên không hoàn thành công việc đúng hạn, bạn có thể nói: “Tôi biết bạn đang tìm kiếm cơ hội thăng tiến, vì vậy tôi nghĩ chúng ta có thể nói một chút về những điều bạn có thể thay đổi để có được những gì bạn muốn. Bạn cảm thấy thế nào?"

Chỉ trích hành vi, không phải con người

Mọi người thường có nhiều khả năng thay đổi hơn nếu họ không cảm thấy bị tấn công cá nhân. Bằng cách chỉ tập trung vào những gì người khác đã làm, bạn sẽ có nhiều khả năng khiến người khác thay đổi.

Người khác sẽ không phản ứng tốt nếu họ cảm thấy như bạn đang hạ thấp hoặc thách thức họ. Ví dụ, thay vì nói với một nhân viên bán hàng đang gặp khó khăn, "Bạn không có mối quan hệ tốt với khách hàng", bạn có thể nói, "Tôi nghĩ bạn có thể cải thiện cách bạn giao tiếp với khách hàng."

Một ví dụ khác, thay vì nói với một đồng nghiệp luộm thuộm rằng “Trông bạn luộm thuộm quá”, bạn có thể nói “Tôi không nghĩ mình sẽ chọn mặc như vậy đi làm. Ý tôi la…"

Điều này đặc biệt quan trọng nếu bạn đang đưa ra lời khuyên cho người bạn yêu thương hoặc một thành viên trong gia đình. Đừng nói "Bạn đối xử với tôi tệ quá!", mà hãy nói "Tôi không thích bạn nói chuyện với tôi như thế."

Xem thêm: Cách xây dựng mối quan hệ tốt với đồng nghiệp

Thành thật về mức độ nghiêm trọng của vấn đề

Nếu vì một lý do quan trọng nào đó mà bạn chỉ trích họ, hãy lên tiếng. Tuy nhiên, nếu vấn đề không quá quan trọng, bạn cũng nên thừa nhận nó. Nếu ai đó vi phạm một quy tắc nhỏ tại nơi làm việc và thậm chí họ có thể không biết mình sai, thì bạn cũng đừng làm quá vấn đề.

Tuy nhiên, nếu ai đó cư xử theo cách gây nguy hiểm cho sự an toàn của người khác hoặc công việc của bạn. Bạn phải nghiêm túc xem xét lời phê bình của mình. Điều chỉnh ngôn ngữ và giọng điệu dựa trên mức độ nghiêm trọng của vấn đề.

Bạn có thể nói với một nhân viên thường đi làm muộn vài phút rằng: “Nghe này, tôi biết điều này nghe có vẻ nhỏ nhặt, nhưng tôi sẽ đánh giá cao nếu bạn quẹt thẻ vào đúng 9 giờ chứ không phải lúc 9:04 hay 9:02”

Thừa nhận các tác nhân bên ngoài

Việc bạn thừa nhận các yếu tố khác sẽ giúp người kia chịu thay đổi. Đây là chìa khóa để họ hiểu được bản chất của điều bạn muốn.

Ví dụ nếu bạn muốn cho chồng lời khuyên vì anh ấy không làm việc nhà, bạn có thể nói: "Em biết anh làm việc rất vất vả. Em cũng biết anh đóng góp nhiều cho gia đình, nhưng nếu thỉnh thoảng có thời gian anh giúp em rửa bát, chăm con thì em sẽ rất vui”.

Hãy cụ thể về những thay đổi trong tương lai

Cung cấp cho người đó các bước cụ thể để thực hiện. Nếu lời chỉ trích của bạn không rõ ràng, người khác sẽ khó theo dõi hiệu quả các nhận xét của bạn. Sau khi đưa ra lời phê bình, bạn cần đưa ra các đề xuất khả thi để cải thiện.

Bạn thậm chí có thể đề nghị giúp họ một vài bước! Ví dụ: bạn có thể nhắc nhở một nhân viên thường quên phụ kiện đồng phục, “Lần tới trước khi bạn rời khỏi nhà, hãy nhớ kiểm tra túi của bạn để tìm bảng tên. Nếu quên, bạn có thể đến gặp tôi để lấy bảng tên dự phòng.

Nói rằng bạn tin tưởng họ

Bạn có thể nói điều này khi bắt đầu hoặc kết thúc lời chỉ trích, miễn là nó khiến người khác cảm thấy được ủng hộ. Nếu người đó nghĩ rằng bạn không tin tưởng họ, họ sẽ cảm thấy tồi tệ về bản thân sau khi bị chỉ trích.

Nếu mục tiêu của bạn là giúp người đó trở nên tốt hơn, hãy nói rằng bạn đánh giá cao nỗ lực của họ và biết rằng họ có thể làm những gì bạn yêu cầu. Ví dụ, bạn có thể kết thúc cuộc trò chuyện với một học sinh đang gặp khó khăn bằng cách nói: “Thầy/ cô biết em là một học sinh thông minh và chăm chỉ. Thầy/ cô tin em có thể làm được!"

Bạn có thể nói với một nhân viên thiếu tự tin rằng: “Bạn là người không thể thiếu trong nhóm, và tôi biết bạn có khả năng làm tốt hơn”.

Trả lời các mối quan tâm với sự hiểu biết

Cho người khác cơ hội để phản hồi là điều cần thiết. Nếu không người kia sẽ cảm thấy họ không được đối xử công bằng sau khi cuộc trò chuyện kết thúc. Bạn nên cho họ cơ hội để phản hồi hoặc nói về cảm giác của họ.

Ngay cả khi bạn cho rằng họ không đúng hoặc họ tập trung vào một khía cạnh khác trong lời chỉ trích của bạn, thì điều quan trọng là họ phải cảm thấy rằng bạn đang lắng nghe.

Bạn có thể kết thúc cuộc trò chuyện bằng những câu như "Bạn có nghĩ điều đó là công bằng không?" hoặc "Bạn cảm thấy thế nào về điều này?" và để người khác chia sẻ cảm giác của họ.

Nếu người kia có vẻ chán nản sau cuộc trò chuyện, bạn có thể nói điều gì đó như: “Tôi hiểu tại sao bạn lại bực bội. Tôi cũng vậy, nhưng chúng ta vẫn cần giải quyết chuyện này.”

Nếu họ khó chịu vì những lời chỉ trích, hãy cố gắng làm dịu tình hình một chút và nhắc họ rằng bạn chỉ muốn giúp đỡ. Bạn có thể nói, “Tôi không muốn làm bạn thất vọng. Tôi chỉ muốn giúp đỡ. Tôi xin lỗi nếu tôi đã gây ra sự hiểu lầm.”

Nếu người đó nổi cơn thịnh nộ và bắt đầu la hét hoặc hành động mất kiểm soát, bạn cần giữ bình tĩnh, cố gắng giúp họ thư giãn và bỏ qua. Rõ ràng là người này sẽ không tiếp thu một cuộc trò chuyện hữu ích.

Xem thêm: Cách giải quyết mâu thuẫn trong nhóm

6 cách chấp nhận lời phê bình mang tính xây dựng

Khi bạn nhận được những lời chỉ trích tiêu cực, đừng hành động ngay lập tức. Để kiểm soát chính mình, hãy thử 6 bước sau đây:

• Bạn nên tránh phản ứng ngay lập tức sau khi nhận được lời chỉ trích. Nếu phản hồi là tiêu cực, hãy hít một hơi thật sâu và ngừng tranh cãi.
• Luôn nhắc nhở bản thân rằng những lời chỉ trích mang tính xây dựng có thể giúp bạn cải thiện. Hãy luôn cho rằng lời khuyên này sẽ hiệu quả với bạn.
• Khi ai đó đưa ra lời phê bình mang tính xây dựng, hãy lắng nghe mà không phản ứng một cách gay gắt. Bạn nên nhớ rằng đối phương đang cố làm điều tốt cho bạn bằng những lời phê bình đó.
• Liên kết phản hồi bạn nhận được với công việc của bạn. Trong môi trường kinh doanh, những lời chỉ trích mang tính xây dựng thường dựa trên vai trò của nhân viên. Phản hồi tốt có thể giúp bạn cải thiện công việc của mình.
• Cảm ơn người đã đáp lại bạn là một hành động thể hiện lòng biết ơn.
• Đặt câu hỏi và nói lên suy nghĩ của bạn với người đánh giá. Nếu bạn chưa sẵn sàng để hỏi, bạn có thể suy nghĩ và phản ứng sau.

Những điều cần tránh khi nhận những lời phê bình là gì?

Bạn không nên bỏ qua khi bạn đang nhận được những lời chỉ trích mang tính xây dựng. Nguồn thông tin khách quan và không thiên vị này sẽ bổ sung rất nhiều giá trị cho công việc của bạn. 

Vì vậy, bạn nên tiếp thu mọi ý kiến của người khác. Một số mẹo cần tránh khi chấp nhận những lời chỉ trích mang tính xây dựng là:

• Bạn không nên phản ứng với sự phòng thủ và tức giận.
• Bạn không nên tấn công người đưa ra phản hồi.
• Người nhận tránh làm gián đoạn hoặc nói chuyện qua loa trong khi nhận phản hồi.
• Bạn nên tránh phân tích hoặc đặt câu hỏi về đánh giá của người đưa ra phản hồi.
• Bạn cần tránh tạo ra một cuộc tranh cãi hoặc phản ứng tiêu cực.

Những lời phê bình mang tính xây dựng không chỉ giúp người nhận cải thiện những thiếu sót mà còn thể hiện bạn là người tinh tế, có văn hóa và lịch sự. Mong rằng những chia sẻ của Tanca trong bài viết trên sẽ giúp bạn biết cách đưa ra những góp ý tích cực và đầy thiện chí.