Nhân viên trong công ty bạn phải chấm công mỗi ngày, mỗi ngày phải chấm công 2 lần, mỗi lần tốn từ 1 đến 2 phút. Các số liệu này là cơ sở cho việc tính lương, thưởng hoặc khiển trách nhân viên, giúp mọi người tuân thủ kỷ luật và hỗ trợ các bộ phận theo dõi tình hình làm việc của các thành viên trong đội ngũ để đưa ra các điều chỉnh phù hợp.
Có thể nói đây là một hoạt động không thể thiếu của mọi doanh nghiệp.
Với tầm quan trọng của việc chấm công, các hình thức chấm công được thay đổi theo thời gian để đáp ứng ngày một tốt hơn cho công việc này. Các hình thức chấm công đi từ máy chấm công bằng thẻ giấy, chấm công bằng thẻ từ rồi đến sử dụng các công nghệ sinh trắc học như vân tay hay mống mắt.
Tuy nhiên, ngay cả khi các hình thức chấm công ngày càng tân tiến thì chúng vẫn còn tồn tại nhiều nhược điểm. Các doanh nghiệp vẫn còn sử dụng các hình thức chấm công này do thói quen và không tìm thấy một hình thức thay thế tốt hơn.
Vậy nếu tiếp tục bỏ qua một số nhược điểm của máy chấm công để sử dụng chúng thì có tốt không?
Tất nhiên là không.
Với bài viết này, hãy cùng Tanca điểm lại những hình thức chấm công đã có mặt lâu trên thị trường cùng những ưu/ nhược điểm của chúng, bên cạnh đó hãy cùng tìm hiểu về một giải pháp đơn giản và tiện lợi hơn nhiều - Chấm công bằng camera AI.
Các hình thức chấm công hiện nay và ưu nhược điểm của từng phương thức
1. Phương thức chấm công bằng thẻ giấy
Đây là phương thức chấm công đơn giản và được ra đời đầu tiên. Phương thức này sử dụng thẻ giấy để chấm công cho nhân viên. Cụ thể, mỗi lần chấm công, nhân viên sẽ đưa thẻ giấy vào trong máy, sau đó máy sẽ in ra ngày, giờ lên thẻ.
Ở mỗi chiếc thẻ giấy sẽ đều được chia sẵn các cột giờ vào, ra cho 3 ca làm việc (sáng, chiều, làm ngoài giờ) cho 31 ngày, chính vì vậy khi sử dụng, nhân viên sẽ chỉ cần 1 thẻ giấy để sử dụng cho cả tháng.
Ưu điểm:
- Sử dụng hình thức chấm công này các doanh nghiệp sẽ không mất thời gian để lấy dấu vân tay, làm thẻ từ,... đồng thời không cần kết nối với máy tính, không cần tổng hợp dữ liệu.
- Có thể dễ dàng di chuyển máy chấm công thẻ giấy đến vị trí mong muốn, không cần lắp đặt.
- Khi cần chấm công, nhân viên chỉ cần đưa giấy vào. Nhờ vậy mà nhân viên có thể chấm công ngay cả khi mặc đồ bảo hộ, tay bị ướt/ dính dầu mỡ/ dính dính hóa chất,...
- Có chi phí lắp đặt và vận hành thấp nhất trong các phương thức chấm công.
Nhược điểm:
- Muốn thực hiện chấm công, nhân viên luôn phải mang theo thẻ giấy bên mình và bảo quản cẩn thận. Nếu nhân viên đi làm và để quên thẻ thì sẽ không thực hiện chấm công được.
- Chấm công bằng thẻ giấy rất dễ xảy ra trường hợp gian lận, chấm công hộ nhau. Muốn kiểm soát được tình trạng này chỉ có cách cử thêm nhân sự để giám sát quá trình thực hiện chấm công của nhân viên.
- Quá trình tổng hợp lại thông tin, dữ liệu phải làm thủ công nên dễ gây ra sai sót, đặc biệt phương thức này rất tốn thời gian và công sức cho các nhà quản lý hành chính nhân sự.
2. Phương thức chấm công bằng thẻ từ
Phương thức chấm công này là bước phát triển so với phương thức chấm công bằng thẻ giấy. Nhân viên sử dụng thẻ từ để chấm công. Nhân viên chỉ cần quẹt thẻ vào đầu đọc thẻ thì thông tin về thời gian ra/vào sẽ được lưu lại trong máy.
Ưu điểm:
- Thời gian chấm công diễn ra nhanh chóng, chỉ mất khoảng 5 giây.
- Sử dụng thẻ nhựa để chấm công nên cũng dễ bảo quản hơn so với dùng thẻ giấy.
- Tích hợp cùng phần mềm chấm công, kết nối với máy tính nên hỗ trợ xử lý thông tin nhanh chóng, hiệu quả.
- Bộ nguồn dự trữ đề phòng mất dữ liệu khi mất điện.
Nhược điểm:
- Phát sinh thêm chi phí in thẻ từ cho nhân viên.
- Muốn chấm công được thì nhân viên phải nhớ mang theo thẻ. Cũng giống như việc sử dụng thẻ giấy, nếu nhân viên quên mang thẻ thì sẽ không chấm công được.
- Các nhân viên dễ dàng cầm thẻ cho nhau để thực hiện chấm công hộ.
3. Phương thức chấm công bằng vân tay
Đây là hình thức chấm công thịnh hành nhất hiện nay với hơn 60% doanh nghiệp đang áp dụng thực hiện. Bằng việc ứng dụng công nghệ sinh trắc học vân tay kết hợp cùng các công nghệ xử lý hình ảnh máy có thể xác định danh tính của mỗi người bằng dấu vân tay.
Ưu điểm:
- Hình thức này hạn chế tình trạng quên mang thẻ
- Độ chính xác cao, hạn chế tình trạng gian lận bởi vân tay của mỗi người là khác nhau.
- Cho phép trích xuất dữ liệu ngày nghỉ, tăng ca, thời gian ra vào.
- Không phát sinh các chi phí in thẻ giấy, thẻ từ.
Nhược điểm:
- Tuy nhiên, một số trường hợp ngoại cảnh khiến việc chấm công khó khăn vì tay ướt, thời tiết lạnh, hoặc máy gặp một số lỗi không thể thực hiện lấy vân tay.
- Với những công việc đặc thù như sản xuất kim loại, hóa chất, xây dựng, ...vân tay của nhân viên hay bị mòn, thường xuyên phải lấy lại dấu vân tay cho nhân viên.
4. Phương thức chấm công online
Cách này sử dụng phần mềm chấm công online để chấm công cho nhân viên. Hình thức này cho phép nhân viên có thể thực hiện chấm công ngay trên điện thoại thông qua wifi, định vị GPS, mã QR, nhận diện gương mặt bằng camera AI,... (tùy theo thiết kế của nhà cung cấp).
Ưu điểm:
- Hỗ trợ chấm công hiệu quả và linh hoạt hơn nhiều các phương thức trên
- Phần mềm được điều chỉnh theo từng doanh nghiệp, có thể thay đổi một số đặc tính của phần mềm khi sử dụng ở các doanh nghiệp khác nhau.
- Tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiện đại.
Nhược điểm:
- Đòi hỏi phải kết nối với mạng Internet.
- Yêu cầu nhân viên phải biết sử dụng phần mềm, điện thoại, máy tính. Với những doanh nghiệp hay lao động phổ thông lớn tuổi sẽ khó khăn trong việc ứng dụng những công nghệ mới.
Chấm công bằng camera AI thể hiện vượt trội hơn cả
Bạn có tin rằng hiện nay có xuất hiện một hình thức chấm công nhưng không cần đến tương tác nào của người dùng?
Có lẽ bạn sẽ không tin, vì thậm chí đến việc chấm công bằng phần mềm online cũng đòi hỏi bạn phải thực hiện vài thao tác với chiếc điện thoại. Nhưng chính nhân viên của Tanca và các khách hàng của Tanca vẫn đang chấm công tự động bằng camera AI hằng ngày.
Việc duy nhất mà nhân viên cần làm để chấm công chỉ là: Xuất hiện tại nơi làm việc. Thế thôi!
1. Chấm công bằng camera AI là gì?
Nếu bạn đã quen thuộc với việc chấm công bằng máy chấm công thì chấm công bằng camera AI cũng gần giống như vậy.
Thay thế cho máy chấm công sẽ là camera AI. Dựa vào công nghệ nhận diện gương mặt để xác định được thời gian làm việc, thời gian check in, check out của nhân viên. Sau đó, các dữ liệu sẽ được tổng hợp lại và được xử lý bằng phần mềm, đây là cơ sở để tính lương, thưởng và phạt đối với nhân viên.
Còn nếu miêu tả theo quy trình thì khi nhân viên bước vào công ty, ở một khoảng cách xa đến 5m so với camera, là có thể chấm công được. Nhân viên không cần phải tương tác với camera. Sau đó, sẽ có thông báo “chấm công thành công” được gửi từ Tanca cho cả nhân viên và quản lý cùng nắm. Mọi thông tin được thể hiện rất minh bạch, rõ ràng.
2. Camera AI khắc phục nhược điểm của máy chấm công
Khi bạn sử dụng Camera AI để chấm công cho doanh nghiệp cũng là lúc bạn thay đổi mãi mãi thói quen chấm chấm công từ trước đến nay cho toàn thể nhân viên. Nghĩa là nhân viên không cần nhớ đến việc chấm công vì việc chấm công sẽ xảy ra hoàn toàn tự động.
Việc chấm công tự động này sẽ giúp loại bỏ 100% tình trạng gian lận, quên chấm công của nhân viên. Nhân viên không còn lo sợ đến các trường hợp ngoại cảnh như trời mưa/ trời lạnh/ môi trường hóa chất làm thay đổi hình dạng vân tay khiến nhân viên không thể chấm công được.
Ngoài ra, với những tính năng vượt trội so với camera thông thường, camera AI là một thiết bị an ninh tốt. Camera có thể cảnh báo khi có người lạ xuất hiện hay khi có người xuất hiện tại khu vực không cho phép; Phân quyền ghi nhận/ thông báo cho 1 nhóm nhân viên, khách hàng xuất hiện tại 1 vài khu vực; Theo dõi lộ trình di chuyển của bất kỳ ai qua camera.
Thậm chí, Camera AI có thể tích hợp với cửa ra/vào chỉ cho phép một số người đi qua để đảm bảo tốt nhất an ninh cho gia đình, doanh nghiệp.
3. Hướng dẫn ứng dụng giải pháp chấm công bằng camera AI vào doanh nghiệp
Đầu tiên, cần lắp đặt camera AI: Đây là dòng camera sử dụng công nghệ kết nối wifi, do vậy camera AI không cần phải đi dây phức tạp. Camera có thể lắp đặt trên tường hoặc đặt trên cây tripod và dễ dàng di chuyển khi đổi văn phòng.
Thứ hai, cài đặt và thiết lập phần mềm: Sau khi tải thì bạn cần phải sử dụng duy nhất 1 hình ảnh để thiết lập FaceID sử dụng nhận diện. Việc đồng bộ tất cả FaceID trên toàn bộ camera là ngay tức thì và không mất thời gian như sao chép vân tay.
Như vậy, doanh nghiệp bạn có thể thực hiện chấm công được.
Các câu hỏi thường gặp về giải pháp chấm công bằng camera AI
1. Khi nào cần áp dụng chấm công bằng camera AI?
Nếu doanh nghiệp đang gặp những vấn đề sau, bạn cần áp dụng giải pháp chấm công bằng camera AI ngay để khắc phục kịp thời:
- Tình trạng nhân viên quên chấm công, gian lận trong chấm công xảy ra ngày càng nhiều.
- Nhân viên gặp khó khăn khi chấm công bằng máy chấm công vân tay (tay ướt, tay bị tổn thương, tay bị dính hóa chất hoặc máy chấm công bị lỗi không nhận chấm công).
- Quy mô hoạt động ngày càng lớn, nhân viên ngày càng đông và họ phải tốn thời gian xếp hàng khi chấm công. Bên cạnh đó, người quản lý gặp khó khăn trong việc quản lý hồ sơ nhân sự.
- Nhân viên phàn nàn vì sắp xếp ca làm việc không khả thi (có sự chồng chéo giữa các ca làm, không cân đối hợp lý thời gian làm việc - nghỉ ngơi…).
Hoặc bạn muốn thực hiện chuyển đổi số cho doanh nghiệp, áp dụng công nghệ mới để gia tăng năng suất làm việc và tạo nên lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp mình.
2. Các mô hình doanh nghiệp nào nên sử dụng?
Các doanh nghiệp có môi trường làm việc trong văn phòng sẽ phù hợp nhất để ứng dụng giải pháp chấm công bằng camera AI. Bên cạnh đó, các doanh nghiệp F&B như khách sạn, nhà hàng, quán cafe với đặc điểm nhân sự thay đổi liên tục và cần sắp xếp ca làm linh hoạt cũng nên áp dụng giải pháp này.
3. Nhân viên có cần được đào tạo để sử dụng phần mềm không?
Phần mềm Tanca được thiết kế với giao diện dễ nhìn, dễ tương tác. Chỉ cần được hướng dẫn trong thời gian ngắn, bất cứ ai cũng có thể sử dụng phần mềm.
4. Cách camera AI tính thời gian đi muộn về sớm?
Một nhân viên có thể có thể được Camera AI ghi nhận nhiều lần, nhưng hệ thống chỉ tính toán dữ liệu vào sớm nhất và ra muộn nhất làm căn cứ để xử lý bảng chấm công. Sau đó, hệ thống chấm công của Tanca sẽ dựa vào thời gian ghi nhận của Camera AI để tính toán thời gian đi muộn hay về sớm của nhân viên.
5. Dữ liệu nhận diện gương mặt được lưu trữ ở đâu và lưu trữ trong bao nhiêu lâu?
Dữ liệu nhận diện lưu trữ theo gói mua của người dùng. Với gói mua Cloud dữ liệu nhận diện sẽ lưu trữ tùy vào thời gian mua. Với gói mua OnPremise, dữ liệu lưu trữ nằm trên hệ thống máy chủ hoặc Cloud của khách hàng.
6. Sau khi triển khai Tanca, doanh nghiệp nhận được ưu đãi gì?
Phần mềm Tanca luôn được nghiên cứu và update tính năng liên tục, theo đó doanh nghiệp được cập nhật ứng dụng miễn phí. Đồng thời trong quá trình sử dụng dịch vụ, nhân viên của Tanca sẽ hỗ trợ nhiệt tình nếu khách hàng gặp bất cứ vấn đề khó khăn nào.
Kết luận: Giải pháp chấm công bằng camera AI có đáng sử dụng hay không?
Giải pháp chấm công đơn giản và tiện lợi của Tanca giúp bạn có thêm một lựa chọn để phục vụ cho công tác chấm công của doanh nghiệp. Với những ưu điểm của mình, camera AI đúng là một công cụ chấm công số 1 hiện nay. Cảm giác mọi thứ như đơn giản hơn hàng nghìn lần, thao tác vô cùng dễ dàng.
Điểm thú vị mà giải pháp chấm công bằng camera AI của Tanca mang lại là các doanh nghiệp chỉ cần bỏ ra chi phí bằng 1/5 chi phí để thuê nhân sự hằng năm. Và khi đã áp dụng giải pháp này cho doanh nghiệp, nhân viên của bạn sẽ không còn muốn quay lại sử dụng máy chấm công như trước kia nữa.
Tuy nhiên, giải pháp chấm công bằng Camera AI cũng không hoàn toàn phù hợp với tất cả mô hình doanh nghiệp. Mô hình doanh nghiệp có không gian làm việc trong văn phòng sẽ có lợi thế nhất để phát huy được tối đa hiệu quả của tính năng chấm công bằng Camera AI. Tiếp theo là các khách sạn, nhà hàng, quán cafe nên áp dụng giải pháp này.
Xem thêm: Những doanh nghiệp phù hợp và không phù hợp khi ứng dụng Camera AI
Bạn thấy sao về giải pháp chấm công bằng camera AI của Tanca? Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào hãy chia sẻ ở phần bình luận bên dưới nhé.
