Giá trị vàng của chuyển đổi số trong quản lý nhân sự

Với dân số 96 triệu người và là nền kinh tế có tốc độ tăng trưởng nhanh nhất nhì khu vực, dân số trẻ năng động và có khả năng tiếp cận công nghệ cao nhanh chóng, các chuyên gia đánh giá Việt Nam có tiềm năng rất lớn trong việc chuyển đổi số. 

Đây là những cơ hội mạnh mẽ để các doanh nghiệp Việt Nam tạo ra sự đột phá trên thị trường. Nắm bắt cơ hội và hòa mình với xu hướng của thời đại chính là điều mà các nhà quản lý cần lưu ý.

Chuyển đổi số tại Việt Nam đã tiến xa như thế nào?

Trước đây, thì chỉ có các công ty lớn, có rất nhiều tiềm lực kinh tế mới có thể tiếp cận và áp dụng được công nghệ hiện đại. Do đó họ luôn dẫn đầu thị trường, tạo được một khoảng cách so với các đối thủ. Nhưng bây giờ, thì dù công ty nhỏ hay những startup mới đều có thể tiếp cận được công nghệ không thua kém gì các những công ty lớn. Điều này khiến mức độ cạnh tranh ngày càng nóng bỏng ở tất cả các lĩnh vực. 

Tốc độ chuyển đổi số tại các khu vực và quốc gia là khác nhau, tùy thuộc vào mức độ phát triển công nghệ và tốc độ chuyển đổi mô hình doanh nghiệp. 

Tại Việt Nam, theo Báo cáo về nền kinh tế số tại Đông Nam Á của Google, Temasek và Bain & Company năm 2019, kinh tế số của Việt Nam và Indonesia tăng trưởng như "rồng được tháo xích" và dẫn đầu khu vực Đông Nam Á (khoảng 38%) và dự kiến có thể đạt mục tiêu 43 tỷ USD vào năm 2025.

Tối ưu hóa công việc quản lý nhân sự nhờ chuyển đổi số

Trong bất cứ lĩnh vực kinh doanh nào, quản lý nhân sự luôn giữ vai trò quan trọng trong việc xây dựng và phát triển doanh nghiệp. 

Quản lý nhân sự tốt không chỉ thể hiện ở công tác tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân viên mà còn phải được thể hiện trong việc đảm bảo sự nhanh chóng, chính xác, rõ ràng trong việc chấm công, tính lương, các chính sách xã hội khác.

Tuy nhiên, những công việc quản lý nhân nhân sự đó lại đòi hỏi nhiều thời gian và nhân lực của doanh nghiệp. Theo thống kê, phòng nhân sự luôn bị quá tải bởi các công việc. Đó là chấm công (15,3%), quản lý nhân sự (9%), quản lý quá trình làm việc (2,6%), các công việc hành chính (8,1%). 

Chuyển đổi số mang lại nhiều cải tiến trong công tác quản lý nhân sự. Theo nghiên cứu về các phần mềm hỗ trợ công việc quản lý nhân sự tại nhiều công ty lớn và nhỏ, có thể rút ra được những lợi ích cốt lõi như sau:

1. Chấm công thông minh: Các giải pháp chấm công không tiếp xúc đang là xu hướng. Nhân viên có thể chấm công bằng điện thoại thông qua hệ thống Wifi hoặc định vị vị trí GPS, thậm chí chấm công thông qua camera nhận diện khuôn mặt bằng trí tuệ nhân tạo. 
2. Quản lý ca làm linh hoạt: Quản lý có thể sắp xếp ca làm cho nhân viên trực tuyến một cách nhanh chóng. Việc sắp xếp ca làm sẽ giúp việc điều hành trở nên linh hoạt hơn. 
3. Tự động tính lương: Tự động hóa hỗ trợ khả năng tính lương hàng ngày và nhân viên có thể cập nhật phiếu lương của họ hàng ngày ngay trên điện thoại. 
4. Xây dựng KPI : Cho phép lãnh đạo doanh nghiệp quản lý mục tiêu cho từng vị trí công việc, theo dõi KPI cá nhân đơn giản và dễ dàng bằng tài khoản riêng, quản trị KPI và báo cáo trực tuyến.
5. Báo cáo thông minh: Cập nhật bất kỳ thay đổi nào diễn ra tại doanh nghiệp (tình hình nhân sự của tổ chức; biến động nhân sự; lý do nghỉ việc; tỷ lệ lưu giữ nhân sự;...)

Những lợi ích đó dẫn đến kết quả dễ nhận thấy nhất cho doanh nghiệp là cắt giảm chi phí vận hành, các nhà quản lý ra quyết định nhanh chóng và chính xác hơn nhờ hệ thống báo cáo thông suốt kịp thời, tối ưu hóa được năng suất làm việc của nhân viên. Từ đó, doanh nghiệp có thể tăng hiệu quả hoạt động, rút ngắn khoảng cách với các đối thủ lớn và tăng tính cạnh tranh cho doanh nghiệp.

Xem thêm: 7 phần mềm quản lý công việc phổ biến nhất 

Các doanh nghiệp vừa và nhỏ: Người đã nhập cuộc, kẻ vẫn loay hoay

Theo kết quả khảo sát “Cách mạng công nghiệp 4.0 Việt Nam năm 2018” của Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI), có khoảng 22% doanh nghiệp cho rằng cách mạng công nghiệp 4.0 đã và đang tác động đến họ; 32,7% cho rằng chưa tác động nhưng sẽ bị tác động. Như vậy, khoảng một nửa doanh nghiệp nhận thức rằng cách mạng công nghiệp 4.0 đang hoặc sẽ tác động đến họ.

Ghi nhận trong thời gian qua, nhiều doanh nghiệp của tất cả các ngành đã áp dụng công nghệ trong sản xuất, nhất là bán hàng theo hướng số hóa mạnh mẽ hơn. Đặc biệt là khi lệnh cách ly xã hội được ban hành, các cửa hàng kinh doanh dịch vụ đều đồng loạt chỉ bán take away (mua mang đi), cửa hàng đóng cửa và sản phẩm từ quầy được đem lên mạng một cách triệt để. 

Các siêu thị cũng đồng loạt cung cấp dịch vụ giao hàng online, các hãng xe công nghệ cũng nhanh chóng cho ra đời các dịch vụ mới như "đi chợ online"... Một số doanh nghiệp trong ngành bất động sản cho các dự án lên mạng, bán qua các phần mềm, thực hiện quay video giới thiệu dự án cho khách hàng thay vì xem trực tiếp như trước.

Xem thêm: Chuyển đổi số là chuyển từ phòng thủ sang tấn công

Xóa bỏ nỗi sợ chuyển đổi từ cấp lãnh đạo đến nhân viên

Chuyển đổi số thành công phụ thuộc vào tinh thần chấp nhận cái mới, sẵn sàng áp dụng các thay đổi vào công việc hơn là đầu tư vào công nghệ. 

Một số quản lý cấp cao trong doanh nghiệp không thích hoặc chống đối với quá trình chuyển đổi số vì họ đang trong vùng an toàn và có nhiều quyền lợi. Sợ hãi trước những gì mới lạ là bản chất của mọi cá nhân. Đối mặt với các công nghệ quy trình tước bỏ những mặt mạnh của họ trong công việc là một việc không dễ dàng. 

Để vượt qua khó khăn này, đòi hỏi các lãnh đạo cần gia tăng tiếp xúc trải nghiệm số hóa các sản phẩm và dịch vụ trong ngành cũng như trong cuộc sống. Tiếp cận với nỗi sợ hãi này chính là quá trình giúp cho họ hiểu số hóa sẽ giúp cho họ gia tăng sức mạnh tạo ra sản phẩm dịch vụ hay giá trị nhiều hơn từ đó quyền lợi của họ sẽ tăng hơn so với trước. 

Bên cạnh đó, một số nhân viên cũng nhận thấy rằng chuyển đổi số có thể đe dọa công việc của họ. Suy nghĩ đó khiến họ chống lại các thay đổi một cách có ý thức hoặc vô thức. Khiến việc chuyển đổi số trở nên không hiệu quả đối với doanh nghiệp. 

Điều quan trọng đối với các nhà lãnh đạo và các cấp quản lý đó là nhận ra những nỗi sợ hãi đó và nhấn mạnh rằng quy trình chuyển đổi số là cơ hội để nhân viên nâng cấp chuyên môn, giảm tải công việc và làm việc hiệu quả hơn trong tương lai.

Covid-19 thúc đẩy mọi doanh nghiệp chuyển đổi số trong quản lý nhân sự

Đại dịch là cú huých “trăm năm có một” để các doanh nghiệp có thể tiến hành chuyển đổi số mãi mãi. Với những thay đổi sâu sắc: giản cách xã hội, work from home, các quy trình truyền thống đều chuyển sang online,... Covid-19 xảy ra và ép các doanh nghiệp mạnh dạng trong thay đổi hơn bao giờ hết. 

Một thực tế làm việc mới là vận hành online, phải tương tác nhiều hơn qua phần mềm, phải rà soát, tối ưu và đóng gói lại quy trình để cộng tác từ xa hiệu quả. Để thực hiện chuyển đổi số thành công, cần bắt đầu từ nội tại của doanh nghiệp thay vì tác động ra bên ngoài. 

Theo cuộc khảo sát của KPMG thì có hơn 1/5 (21%) CEO toàn cầu đã xác định rủi ro về nhân tài là mối đe dọa chính cho thành công của doanh nghiệp của họ trong 3 năm tới, trên cả rủi ro chuỗi cung ứng (18%) và rủi ro môi trường/ biến đổi khí hậu (12%). Trong bối cảnh tình hình còn nhiều biến động khó lường, việc các doanh nghiệp tập trung đầu tư vào chuyển đổi số trong công tác quản lý nhân sự là quyết định thiết yếu. 

Phần mềm quản lý nhân sự Tanca dựa trên nền tảng điện toán đám mây, tự động hóa các dữ liệu trong hoạt động nhân sự. Tanca là phần mềm nhân sự thông minh, tạo ra môi trường làm việc hiệu quả cho cả nhân viên và lãnh đạo thông qua hệ thống công nghệ hiện đại. Tất cả doanh nghiệp đã sử dụng Tanca đều nhận thấy khả năng làm việc của nhân viên tăng đáng kể, cắt giảm chi phí quản lý nhân sự, hiệu quả kinh doanh vượt bậc.

Doanh nghiệp của bạn đang làm gì và sẽ làm gì để bắt kịp xu hướng của thời đại - khi mà Chuyển đổi số là một nhu cầu thiết yếu? Tìm hiểu và trang bị cho mình công cụ quản lý nhân sự thông minh nhất ngay tại đây.

>>> Xem thêm: 

Bộ 11 phần mềm giúp bạn xử lý mọi tình huống khi làm việc từ xa

Review 10 phần mềm quản lý công việc miễn phí cho đội nhóm và cá nhân