Công nghệ giúp được gì doanh nghiệp trong đại dịch?

Covid 19 không chỉ tấn công vào mỗi người dân mà nó còn tấn công vào khả năng kháng cự của hàng triệu doanh nghiệp trên toàn thế giới, thách thức khả năng thay đổi nhanh chóng của hầu hết các lĩnh vực và mô hình kinh doanh để tồn tại. Trong điều kiện mà các doanh nghiệp phải chuyển từ Offline sang Online thì công nghệ (CNTT) là một công cụ tất yếu.

Nhưng có hàng trăm ngàn doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam dù biết tầm quan trọng của công nghệ nhưng họ không hiểu rõ công nghệ sẽ giúp họ giải quyết những nỗi đau nào về ngắn hạn và dài hạn? Chúng ta hay nói về Chuyển đổi số nhưng Chuyển đổi số là một chiến lược về mặt dài hạn, nó không phải là liều thuốc liều cao trong ngắn hạn, nó thay đổi cách thức vận hành của doanh nghiệp từ tư duy quản lý cũ sang tư duy quản lý bằng số liệu theo thời gian thực. Để thay đổi tư duy quản trị số là không hề đơn giản đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Vậy trước khi đào sâu vào Chuyển đổi số, các giải pháp công nghệ như mảnh ghép của Chuyển đổi số có thể giúp doanh nghiệp giải quyết được bài toán gì trong và sau đại dịch?

Tăng doanh thu?

Phải thừa nhận rằng dù Online là kênh bán hàng mới nhưng nó không thể nào thay thế được kênh bán hàng truyền thống. Nhưng xu hướng Omnichannel (bán hàng đa kênh) sẽ ngày càng rõ ràng sau khi đại dịch kết thúc, hành vi tiêu dùng của khách hàng sẽ bị thay đổi sau thời gian dài bị giãn cách. Do vậy đây là thời điểm phù hợp để xây dựng lại hệ thống Website và tối ưu hóa các chỉ số cho nó. Nhiều công ty chỉ dùng Fanpage của Facebook, đây không phải là cách tốt về mặt dài hạn. Fanpage vốn chỉ là 1 kênh tương tác của doanh nghiệp với khách hàng và bạn sẽ càng nhận thấy Facebook sẽ càng muốn thu tiền của doanh nghiệp bạn bằng nhiều cách cho đến khi Fanpage sẽ không thuộc về doanh nghiệp của bạn.

Doanh nghiệp cần xây dựng một Website thật sự thu hút và chuyên nghiệp như việc khách hàng bước vào các cửa hàng, doanh nghiệp của bạn. Nếu bạn không hiểu rõ làm sao để tạo ra một Website tốt bạn hãy tìm kiếm 20 Website mà lĩnh vực của bạn kinh doanh ở Top đầu của thế giới, hãy ghé thăm các Website hàng đầu của Trung Quốc bạn sẽ thấy cách mà họ xây dựng cách để thu hút khách hàng. Sau đó hãy bắt đầu gắn Google Analytics hay các công cụ khác để đo lường các chỉ số. Messenger có thể là công cụ chat tốt và miễn phí ban đầu để giao tiếp với khách hàng của mình. Trải nghiệm của khách hàng trên các Website càng ngày càng quan trọng, họ sẽ nhìn từng nút bấm, hình ảnh và màu sắc… Điều quan trọng là bạn nên học từng chỉ số để hiểu hơn cách thức vận hành 1 Website, nếu bạn ném toàn bộ cho bộ phận IT hoặc Marketing bạn sẽ không nhận được kết quả tốt.

Inbound Marketing luôn là chiến lược quan trọng và chiến thuật tập trung đầu tiên vào SEO. SEO luôn là công cụ quan trọng để tạo ra khách hàng tiềm năng cả về ngắn và dài hạn. Đi đôi với việc xây dựng hệ thống nội dung có giá trị cao sẽ thu hút nhiều khách hàng tiềm năng và góp phần xây dựng thương hiệu. Do vậy bạn hãy đầu tư cho SEO và các công cụ khác trong Inbound như Blog, Youtube, Ebook, Email MKT, PR, Tik Tok…

Trong đại dịch bạn có nên tăng ngân sách Quảng cáo? Bạn sẽ thấy ai cũng quảng cáo và chi phí quảng cáo càng tăng nhưng hiệu quả càng giảm? Trong đại dịch Quảng cáo sẽ không phải là lựa chọn ưu tiên vì nó ngốn nhiều tiền của doanh nghiệp mà hiệu quả thấp. Vì khách hàng của bạn nhận quá nhiều quảng cáo trong khi nhu cầu toàn thị trường đang đi xuống. Do vậy Quảng cáo không phải là cách có thể giải quyết bài toán doanh thu ngắn hạn, bạn nên dành tiền đó vào giai đoạn khác.

Bạn có thể thử nghiệm Livestream bán hàng như một công cụ mới, rõ ràng có hàng triệu người đang bán hàng theo cách này. Nhưng nó có thể sẽ không hiệu quả nếu như Livestream không kèm theo chiến dịch giảm giá sốc. Dù sao đây là một kênh mới đầy tiềm năng cho các doanh nghiệp như bán lẻ hay Bất động sản.

Đây cũng là thời điểm phù hợp để bạn xây dựng hệ thống NPS (đánh giá mức độ hài lòng của khách hàng) hay hệ thống Loyalty. Các hệ thống này giúp đánh giá lại trải nghiệm của khách hàng về dịch vụ, sản phẩm của bạn từ đó đưa ra các chính sách chăm sóc về dài hạn.

Nhưng cuối cùng người quyết định đến doanh thu của bạn vẫn là đội ngũ bán hàng của mình. Nếu như việc quản lý đội ngũ này vẫn là email, excel hay chat, bạn sẽ không thể nào phân tích được hiệu quả kinh doanh. Đây là thời điểm quan trọng mà các dữ liệu bán hàng cần báo cáo theo thời gian thực như chỉ số khách hàng tiềm năng, chỉ số theo đuổi, chỉ số vòng bán, chỉ số thất bại, chỉ số hài lòng, doanh thu hàng ngày, khả năng up sale, cross sale… Nếu bạn không hoặc chưa áp dụng các công cụ như CRM, DMS hoặc ít nhất là Task để điều hành đội ngũ bán hàng hàng ngày bạn sẽ mất đi một trong những công cụ quan trọng nhất để bán hàng.

Tối ưu hóa quản trị?

Ngày nay chúng ta đang điều hành doanh nghiệp trong một thời đại mới, thời đại mà các thiết bị di động và kết nối internet rồi sẽ trở thành phần tất yếu của cuộc sống như điện - nước. Một thế hệ trẻ như thế hệ Y, Z đã sử dụng các công cụ này khá lâu và thông thuộc, từ đó hành vi của họ trong sử dụng một ứng dụng thương mại cũng tương tự như xài ứng dụng doanh nghiệp. Điều đó cho thấy rằng điều hành doanh nghiệp chắc chắn phải dựa trên hệ thống công nghệ để tạo ra (1) không gian làm việc hiệu quả (2) các chính sách tự động và linh hoạt (3) Văn hóa kết nối giữa các nhân viên.

(1)Vào thời điểm dịch, rất nhiều công ty sẽ chuyển dịch sang làm việc tại nhà. Để tạo ra không gian làm việc hiệu quả rõ ràng là thách thức không nhỏ. Vận hành doanh nghiệp đều dựa trên nhiều quy trình làm việc, kiểm soát tiến độ và hiệu quả của công việc đồng thời đơn giản quá các thủ tục giấy tờ.  Hầu hết các doanh nghiệp vừa và nhỏ đều không có quy trình rõ ràng hoặc mọi thứ không thể triển khai và áp dụng một cách rõ ràng. Các thay đổi trong quy trình được thông báo cũng không đảm bảo mọi nhân viên đều hiểu. Vậy chỉ có một cách tốt nhất là cần số hóa toàn bộ quy trình làm việc trong phòng ban hay liên bộ phận và áp dụng tự động hóa trong các quy trình cần yêu cầu sự phê duyệt (Workflow). Khi Quy trình được áp dụng công nghệ nó sẽ cắt giảm được nhiều khâu trung gian, tăng tính minh bạch. Hệ thống các quy trình tự động sẽ cho không cho phép các công việc bị chậm tiến độ trong Quy trình này.

Nhưng việc đưa hệ thống quy trình bằng số hóa và tự động hóa cần nhiều thời gian do vậy doanh nghiệp có thể ứng dụng trước hệ thống Quản lý công việc (Task Management). Dù tính tự động hóa sẽ bị giảm xuống trong quy trình phối hợp làm việc nhưng việc Quản lý công việc sẽ giúp quản lý mọi việc tập trung thay vì phân mảnh qua Chat, Email, Excel… Task management có ý nghĩa rất quan trọng trong đại dịch Covid 19 khi mọi thứ cần làm việc và báo cáo công việc từ xa. Việc không gặp mặt và trao đổi thường xuyên giúp cho Task management là công cụ không thể thiếu.Task cho phép quản lý tiến độ thực hiện, phối hợp làm việc của nhiều bộ phận và quy trình làm việc cùng nhau.

(2) Các chính sách dành cho người lao động vừa phải thắt chặt kỷ luật lao động vừa phải linh hoạt trong chính sách. Vấn đề của các công ty là làm sao quản lý nhân viên làm việc tại nhà, tại văn phòng và cả nhân viên làm việc ngoài văn phòng. Rõ ràng việc sắp xếp và cân đối lịch làm việc, địa điểm làm việc và số lượng nhân sự làm việc đóng vai trò quan trọng. Những công cụ như Scheduling management và Time tracking sẽ hỗ trợ cho việc này. Các công cụ này phân bổ lịch làm việc, tính toán lượng thời gian của các nhóm nhân viên và chấm công thông qua hệ thống định vị GPS của điện thoại. Camera AI cũng nên được ứng dụng trong giai đoạn này để đo số lượng nhân viên vào văn phòng và tự động chấm công cho nhân viên. Việc quản lý được thời gian bố trí lịch công việc và thời gian chấm công thực tế sẽ đảm bảo cho bộ phận Nhân sự nắm được tình hình của hệ thống nhân sự của mình.

Đây cũng là lúc việc số hóa các giấy tờ, đơn từ trong doanh nghiệp để giảm thiểu việc tiếp xúc chung, ký ta hay đi lại. Các đơn từ và quy trình phê duyệt trong doanh nghiệp vừa và nhỏ vốn không nhiều và phức tạp, dễ dàng số hóa và áp dụng. Các chính sách duyệt nghỉ, ra ngoài, kiểm tra các vị trí các cuộc gặp của nhân viên bán hàng bên ngoài sẽ tăng tính linh hoạt trong điều hành chính sách.

(3) Không có công cụ nào ngoài chat và họp trực tuyến là công cụ kết nối tốt hơn vào thời điểm hiện tại. Rõ ràng đây là các công cụ giúp chúng ta gặp mặt nhau hàng ngày nhưng hiệu suất làm việc của nhân viên có thể bị giảm xuống rất nhiều khi không gian làm việc bị bó hẹp. Thế hệ Y và Z là thế hệ thích di chuyển, do vậy việc làm việc tại nhà trong thời gian dài có thể khiến họ cảm thấy bức bối và mất cân bằng giữa công việc và cuộc sống. Các hệ thống như Rewards, NPS dành cho nhân viên sẽ giúp họ giảm căng thẳng và tạo ra các động lực mới trong gắn kết với tổ chức. Việc gắn kết nhân viên theo Báo cáo từ Gallup sẽ giúp tăng 21% hiệu suất, 22% lợi nhuận.

Cắt giảm được gì?

Trong đại dịch bất kỳ doanh nghiệp nào cũng muốn nắm giữ thật nhiều tiền mặt và tất nhiên các công cụ quản lý về tài chính hay theo dõi dòng tiền hàng ngày của doanh nghiệp được đặt lên hàng đầu. Các báo cáo, thống kê về bán hàng và chi tiêu có thể được quản lý trên hệ thống báo cáo tự động như Metabase là một cách để bạn quản trị các biểu đồ đơn giản hơn BI.

Cắt giảm nhân sự là điều không ai muốn nhưng nếu doanh nghiệp cần phải cắt giảm họ cũng nên dựa trên hệ thống KPI hoặc hệ thống đánh giá về năng lực Competency management. Cho dù việc cắt giảm trở nên càng cấp bách hơn thì việc bắt tay vào xây dựng hệ thống đánh giá này sẽ giúp cho quá trình tuyển dụng lại sau khi dịch kết thúc được chuyên nghiệp hóa và rõ ràng. Hệ thống đánh giá năng lực và hiệu suất của nhân viên toàn công ty cũng tạo ra văn hóa thưởng, phạt công minh.

Dù vậy chỉ cần doanh nghiệp áp dụng được cách tối ưu hóa hệ thống quản trị bằng công nghệ nó cũng là một bước tiến lớn của quá trình chuyển đổi số doanh nghiệp. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp cắt giảm được thời gian, những công việc không hiệu quả, tiền bạc và cả những nhân viên làm việc thiếu hiệu suất hay không trung thực.

Điều lớn nhất mà doanh nghiệp có thể cắt giảm được đó là loại bỏ tư duy trì trệ, ngại đổi mới. Tất nhiên không phải công nghệ nào cũng phù hợp với tất cả doanh nghiệp, nhưng nếu không có công nghệ, không có cách nào giúp chúng ta có thể đi nhanh hơn so với đối thủ. Ngày nay các công nghệ mới có khả năng thay đổi cuộc chơi trong một số ngành và đâu đó có thể nó sẽ tiến tới trong lĩnh vực kinh doanh của mình. Nếu như doanh nghiệp của bạn cho rằng mọi thứ trong 20 năm qua như máy tính, email, chat, Microsoft app… là đủ- điều quan trọng là con người, bạn sẽ thấy doanh nghiệp mình sẽ bị tụt lại chỉ vài năm nữa. Khi mà các công nghệ mới có thể phổ biến hơn trong thực tiễn khi đó chuyển đổi số cũng đã là quá muộn rồi.