Cách viết thông cáo báo chí hay, được giới truyền thông quan tâm bao gồm những gì? Nội dung của cấu trúc thông cáo báo chí ra mắt sản phẩm, dự án phim,...cần đề cập đến ai? Ở bài viết này, Tanca sẽ hướng dẫn bạn một cách chi tiết nhất, giúp bạn giải đáp mọi thắc mắc trên.
Thông cáo báo chí là gì?
Thông cáo báo chí được hiểu là bản tóm tắt sự thật về một vấn đề, sự kiện, chương trình nhất định mà một cá nhân, tổ chức muốn truyền thông chú ý.
Nội dung thông cáo báo chí phải trả lời các câu hỏi sau.
- Thực thể được nhắc tới là ai?
- Sự việc gì được báo cáo?
- Sự việc xảy ra ở đâu?
- Sự việc xảy ra khi nào?
- Tại sao giới truyền thông và xã hội cần quan tâm đến sự kiện này?
- Sự kiện này diễn ra chính xác như thế nào?
- Nội dung quan trọng hơn sẽ xuất hiện đầu tiên.
Xem thêm:
Khi nào cần viết thông cáo báo chí
Thông cáo báo chí thường được sử dụng khi bạn muốn thông báo một sự kiện nào đó tới truyền thông. Cụ thể:
- Khi một sản phẩm, dịch vụ mới ra mắt.
- Bằng cách công bố một thành tựu hoặc dự án nghiên cứu trên các phương tiện truyền thông.
- Khi một cá nhân hoặc tổ chức có sự kiện quan trọng muốn thông báo tới công chúng.
- Khi người hoặc tổ chức giành được các giải thưởng danh giá.
Cách viết thông cáo báo chí
Một thông cáo báo chí cũng bao gồm ba phần chính: mở bài, nội dung và kết luận. Nội dung chi tiết từng phần đảm bảo các thông tin cần có của doanh nghiệp như:
Phần mở đầu
Tiêu đề quảng cáo
Đề cập đến: sự kiện chính được đề cập trong thông báo
Địa điểm và thời gian viết quảng cáo
Đơn vị/cá nhân/tổ chức viết quảng cáo
Phần thân bài
Tùy theo sự kiện cần đưa tin tới truyền thông mà nội dung chính của bản thông cáo báo chí sẽ khác nhau. Tuy nhiên, thứ tự sắp xếp sau đây nên được duy trì.
Đoạn 2: Nội dung quan trọng nhất
Đoạn 3: Nội dung kém quan trọng
Đoạn 4.5: Sắp xếp nội dung ít quan trọng hơn
Đồng thời, thông tin các đoạn thông báo trả lời câu hỏi. Chúng ta đang nói về sự kiện gì? Bạn có khỏe không? Điều này quan trọng thế nào? Ai chịu trách nhiệm? Khi nào sự kiện diễn ra và ở đâu?
Phần kết thúc
Phần cuối cùng của thông cáo báo chí phải bao gồm thông tin liên hệ. Bởi khi là một sự kiện lớn, giới truyền thông sẽ cần phỏng vấn và đưa tin chi tiết hơn về sự kiện đó.
Trong phần này, bạn có thể nhập chi tiết liên hệ của thực thể được đề cập trong quảng cáo. Hoặc đại diện truyền thông. Nếu là công ty, tổ chức thì hãy giao việc đó cho bộ phận marketing, bộ phận truyền thông và báo chí.
Ưu tiên những người liên hệ có thông tin sau:
- Tên công ty hay tên chính thức của bộ phận
- Địa chỉ làm việc
- Số điện thoại
- Một địa chỉ trang web
Yêu cầu định dạng văn bản của thông cáo báo chí
Bạn có thể xem ví dụ về thông cáo báo chí để biết được yêu cầu định dạng của những thể loại cụ thể. Thông thường sẽ là:
- Giấy trắng có in tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức
- Làm cho lề rộng tối thiểu 2,54cm (điều này sẽ giúp người đọc dễ hiểu và tạo điều kiện cho biên tập viên, phóng viên ghi chép)
- Chỉ in trên một mặt giấy
Lưu ý khi viết thông cáo báo chí
Thông cáo báo chí phải tuân thủ các quy định trên về nội dung và hình thức.
Nội dung thông cáo báo chí không được chứa các thuật ngữ chuyên môn hoặc kỹ thuật quá khó hiểu. Nếu vậy, chú thích cuối trang nên được đưa vào văn bản.
Sau khi viết thông cáo báo chí cần gửi đến phóng viên hoặc cơ quan cụ thể.
Khi gửi thông cáo báo chí qua email, vui lòng cung cấp tiêu đề hấp dẫn và chứa nội dung chính của thông điệp.
Trong thông cáo báo chí, bạn nên viết về một sự kiện mới xảy ra gần đây. Đừng viết về một sự kiện đã cũ hoặc trong tương lai gần sẽ không xảy ra.
Có thể trích dẫn phát biểu của những người có liên quan trong thông cáo báo chí. Tuy nhiên, cần phải xây dựng tuyên bố một cách cẩn thận và đạt được sự đồng thuận để trích dẫn tuyên bố.
Nếu chi tiết liên hệ là dữ liệu cá nhân thì cần có sự đồng ý của người được cung cấp tại địa chỉ liên hệ.
Tránh dùng những từ ngữ tiêu cực, cường điệu trong thông cáo báo chí.
Một số mẫu thông cáo báo chí phổ biến
Dưới đây là 10 đề tài thông cáo báo chí phổ biến, được sử dụng nhiều nhất trong năm 2023 mà bạn có thể tham khảo:
Mẫu thông cáo báo chí ra mắt sản phẩm mới
Sản phẩm có thương hiệu...với niềm hy vọng...(dựa trên uy tín, mang đến cho khách hàng những giá trị sản phẩm mong muốn). Điểm khác biệt... (mang lại lợi ích sản phẩm độc đáo so với các sản phẩm khác trên thị trường).
Sản phẩm được chính thức bán ra thị trường từ thời điểm... tại cửa hàng/chi nhánh/cửa hàng... (Có ghi rõ thời gian, địa điểm của sản phẩm trên thị trường).
Khẳng định rằng giá trị của sản phẩm làm hài lòng người tiêu dùng.
Mẫu thông cáo báo chí về sự kiện tổ chức cuộc thi
Khi mở đầu thông cáo báo chí tổ chức cuộc thi cần nêu rõ tên cuộc thi, thành phần ban tổ chức cuộc thi, mục đích và giá trị của cuộc thi.
Nội dung, thể lệ cuộc thi và người tham gia phải được phổ biến đầy đủ, rõ ràng trong tài liệu. Nội dung thông cáo báo chí cũng cần nêu rõ thời gian dự kiến diễn ra cuộc thi và nêu rõ giá trị giải thưởng để người xem có nhu cầu dễ dàng nắm bắt.
Đồng thời, thông cáo báo chí của cuộc thi cũng có thể bao gồm thời gian và địa chỉ với thông tin chính thức và chi tiết hơn mà người xem có thể đọc và truy cập.
Cụ thể hơn, bạn có thể đọc ví dụ về thông cáo báo chí từ một tổ chức cạnh tranh bên dưới. (link)
Cách viết thông cáo báo chí ra mắt phim
Diamond Group vui mừng thông báo Lễ ra mắt phim “Căn hộ C19” sẽ diễn ra vào lúc 18h ngày 9/8/2022 tại...với sự tham gia của các diễn viên. Bộ phim sẽ được chiếu trên…
Mẫu thông cáo báo chí sự kiện sắp ra mắt
Một thông cáo báo chí mẫu liên quan đến việc tổ chức sự kiện phải bao gồm rõ ràng thông tin cơ bản về người tổ chức sự kiện, thời gian và địa điểm cũng như nội dung chương trình đầy đủ và minh bạch của sự kiện. Mục đích tổ chức sự kiện cũng cần được đề cập ở đầu hoặc giữa văn bản.
Công ty có thể đăng tải thông tin sự kiện thông cáo báo chí để giới thiệu thương hiệu, quảng bá sản phẩm. Thông cáo báo chí về việc tổ chức sự kiện được gửi tới công chúng, các cơ quan, nhà báo, phóng viên để thông tin, mời người dân tham gia, đưa tin về sự kiện và hoạt động kinh doanh.
Thông cáo báo chí cũng được sử dụng để trình bày các sự kiện quan trọng cho các nhà báo không có mặt và chia sẻ thông tin với những người sẽ tham dự. Vì vậy, thông cáo báo chí có thể được công bố trước, sau hoặc trong ngày diễn ra sự kiện.
Dưới đây là mẫu thông cáo báo chí cho một sự kiện sắp tới mà bạn có thể tham khảo. (link)
Mẫu thông cáo báo chí cập nhật tin tức
Tài liệu báo chí có thể công bố nhiều loại tin tức khác nhau được cập nhật liên tục như tình hình dịch bệnh, giá xăng dầu,… Những thông tin có trong tài liệu thu hút cả giới truyền thông và nhiều người quan tâm vì tác động của nó đến đời sống hằng ngày.
Tùy thuộc vào thông điệp bạn muốn truyền tải, nội dung thông cáo báo chí có thể khác nhau và không có định dạng cố định.
Mẫu thông cáo báo chí chuẩn xử lý khủng hoảng
Khi khủng hoảng hoặc vấn đề xảy ra, các công ty có thể sử dụng như một phần trong chiến lược quản lý khủng hoảng của mình. Các công ty nên cởi mở, trung thực và chủ động trong việc làm sáng tỏ sự thật. Công ty sau đó đã đưa ra lời xin lỗi, nhấn mạnh những hành động mà họ đã, đang và sẽ thực hiện để giải quyết vấn đề.
Nhiều công ty lựa chọn phương thức xin lỗi để giảm bớt căng thẳng ngay lập tức. Sau đó, họ đưa ra một chủ yếu tập trung vào cách công ty quyết định vượt qua khủng hoảng.
Câu hỏi thường gặp
Thông cáo báo chí hoạt động như thế nào?
Bài viết thu hút sự chú ý của giới truyền thông đến những sự kiện quan trọng. Chủ yếu được sử dụng bởi các chuyên gia quan hệ công chúng, thông cáo nhằm mục đích thu hút công chúng miễn phí và chứa đủ thông tin cần thiết để viết một bài báo thuyết phục.
Phần quan trọng nhất của một thông cáo báo chí là gì?
Một thông cáo cần phải bắt đầu một cách mạnh mẽ và yếu tố quan trọng nhất của cấu trúc TCBC là đoạn đầu tiên.
Nếu đoạn đầu tiên không đủ hấp dẫn, bài viết của bạn sẽ bị lướt qua, bị từ chối, bị xóa và bị lãng quên.
Lời kết
Trên đây chúng tôi đã hướng dẫn bạn một cách đầy đủ cách viết thông cáo báo chí. Chúng tôi hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ và áp dụng một cách hợp lý để đạt được kết quả truyền thông hiệu quả. Nếu còn thắc mắc, đừng ngần ngại để lại bình luận để Tanca có thể giúp bạn giải đáp.
