Cách sàng lọc hồ sơ ứng viên là công việc khó khăn, nhưng lại rất quan trọng trong quy trình tuyển dụng. Bài viết dưới đây của Tanca sẽ hướng dẫn nhà tuyển dụng cách đánh giá cv xin việc, phỏng vấn nhân sự tiềm năng cho doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp dễ dàng hình dung ra chân dung ứng viên tiềm năng một cách dễ dàng, hiệu quả nhất.
Sàng lọc hồ sơ ứng viên là gì?
Sàng lọc hồ sơ ứng viên bao gồm việc xác định xem ứng viên có đủ tiêu chuẩn cho vị trí mà công ty đang tuyển dụng hay không. Việc xét duyệt hồ sơ của ứng viên thường dựa trên các tiêu chí như: trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc, kỹ năng và các thông tin khác được ghi trong hồ sơ.
Mục đích của việc sàng lọc CV là để loại bỏ ngay những CV không phù hợp và “tìm kiếm” những CV tiềm năng cho giai đoạn tiếp theo của quy trình tuyển dụng: phỏng vấn.
Sàng lọc hồ sơ hiệu quả sẽ góp phần rất lớn vào việc tiết kiệm thời gian, công sức của nhà tuyển dụng và nâng cao hiệu quả tuyển dụng.
Xem thêm: Reference Check là gì?
Tại sao phải có mô hình lựa chọn ứng viên?
Là nhà tuyển dụng, bạn sẽ hiểu tầm quan trọng của việc sàng lọc ứng viên. Thử tưởng tượng trong một đợt tuyển dụng bạn nhận được 300 - 400 CV cho cùng một vị trí thì sẽ thế nào?
Nếu không có sự lựa chọn, sẽ mất hàng tháng để đánh giá tất cả các ứng cử viên. Tất nhiên, có rất nhiều hồ sơ không đạt yêu cầu trong hàng trăm hồ sơ, và quá trình này được thiết kế để “lọc ra” những ứng viên thích hợp. Do đó, đây là phần khó khăn nhất trong toàn bộ quy trình tuyển dụng.
Việc sàng lọc CV nhằm mục đích loại bỏ các hồ sơ không thích hợp, không đúng tiêu chuẩn và "soi" các CV tiềm năng cho giai đoạn tuyển dụng tiếp theo, tức là phỏng vấn.
Sàng lọc ứng viên hiệu quả giúp công ty tìm được nhân tài, đồng thời tiết kiệm chi phí và thời gian tuyển dụng. Ngược lại, nếu việc kiểm soát không hiệu quả sẽ ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả công việc của toàn doanh nghiệp.
Xem thêm: Talent Pool là gì?
Quy trình 5 bước sàng lọc hồ sơ ứng viên thông dụng
Đưa ra tiêu chí sàng lọc hồ sơ cụ thể
Để quá trình tuyển chọn hồ sơ diễn ra nhanh chóng, hiệu quả, đảm bảo không bỏ sót ứng viên thích hợp, nhà tuyển dụng nên đưa ra các tiêu chí chính trước khi tiến hành tuyển chọn. Tùy từng vị trí mà các tiêu chí này có thể nhiều hay ít và có những đặc điểm khác nhau.
Tuy nhiên, bạn nên bám sát yêu cầu của vị trí mà ứng viên sẽ đảm nhận sau khi tuyển dụng. Để làm cho quá trình xét duyệt dễ dàng và thuận tiện hơn, hãy viết ra các tiêu chí trước khi bắt đầu.
Loại những hồ sơ không đáp ứng được yêu cầu cơ bản
Để tránh lãng phí thời gian vào những hồ sơ không đạt yêu cầu, điều đầu tiên bạn cần làm là loại bỏ những hồ sơ không đáp ứng các yêu cầu cơ bản. Đó có thể là những CV không ghi rõ tiêu đề vị trí mình ứng tuyển, viết thư thiếu chuyên nghiệp, một CV có bố cục khá “lộn xộn”, mắc những lỗi ngữ pháp cơ bản, mắc nhiều lỗi chính tả…
Bởi những CV mắc lỗi này có thể phần nào chứng tỏ đó là người cẩu thả trong công việc và không “chân thành”, vì vậy nên loại bỏ.
Ngoài ra, những CV không đáp ứng được các tiêu chí tuyển dụng cơ bản cũng nên được nhà tuyển dụng loại bỏ để tiết kiệm thời gian xét duyệt. Ví dụ: công ty đang tìm kiếm vị trí trưởng phòng marketing, đối với những hồ sơ chưa có kinh nghiệm làm việc, bạn có thể loại bỏ để tập trung vào những hồ sơ khác phù hợp hơn.
Thực hiện chọn hồ sơ có kỹ năng phù hợp
Sau khi loại bỏ những hồ sơ không đạt yêu cầu, bước tiếp theo là chọn lọc những hồ sơ có kỹ năng phù hợp nhất với tiêu chí tuyển dụng. Để tiết kiệm thời gian, hãy chỉ tập trung đọc phần kinh nghiệm làm việc trong sơ yếu lý lịch.
Nếu ứng dụng của bạn không đáp ứng các tiêu chí liên quan, bạn sẽ bị loại. Ngược lại, những hồ sơ đáp ứng đầy đủ hoặc gần đúng các tiêu chí nên được nhóm lại với nhau để thuận tiện cho bước kiểm tra tiếp theo.
Lọc lại ứng viên ưu tú, chất lượng nhất
Nhà tuyển dụng lưu hồ sơ để làm gì? Để chắc chắn rằng chọn được những ứng viên tốt nhất và phù hợp nhất, bạn nên đọc lại CV và tiến hành phân tích, đặc biệt là về kinh nghiệm làm việc. Bạn cần biết họ từng giữ chức vụ gì, làm công việc gì, có thường xuyên thay đổi công việc không, đây có phải là người “đứng núi này trông núi nọ”,…
Đối với những ứng viên thường xuyên “nhảy việc”, nhà tuyển dụng nên cân nhắc cho họ vào “danh sách đen”. Riêng với những ứng viên có kỹ năng phù hợp, bạn nên xem thêm điểm mạnh về kỹ năng mềm, kỹ năng hỗ trợ công việc, cũng như mục tiêu nghề nghiệp của họ trước khi quyết định đặt lịch phỏng vấn.
Đề nghị ứng viên cung cấp thêm thông tin
Trong quá trình tuyển chọn, bạn vẫn có thể thắc mắc về kinh nghiệm và kỹ năng của ứng viên. Nếu vậy, giải pháp tốt nhất lúc này là gọi điện và phỏng vấn để làm rõ những vấn đề còn tồn tại.
Ngoài phương pháp nói chuyện trực tiếp qua điện thoại, bạn cũng có thể nghĩ đến việc gửi email hỏi thông tin về dự án, công việc đã làm hoặc yêu cầu làm thử một bài test để có thể chọn ra những ứng viên tốt nhất cho vòng đàm phán trực tiếp.
Xem thêm: Mẫu thư từ chối ứng viên khéo léo
Tổng hợp các cách sàng lọc hồ sơ ứng viên siêu hiệu quả
Cách sàng lọc hồ sơ ứng viên qua bản mô tả công việc
Khi các ứng viên quan tâm đến một vị trí tuyển dụng cụ thể, trước tiên họ sẽ muốn xin JD (Mô tả công việc). Vì vậy, một bản mô tả công việc ngắn gọn, rõ ràng và súc tích sẽ giúp bản thân ứng viên tự đánh giá được mức độ phù hợp của mình với vị trí tuyển dụng. Kể từ đó, HR đã có thể loại một số lượng lớn ứng viên không phù hợp.
Một bản mô tả công việc đầy đủ nên làm nổi bật những điều sau:
- Vai trò và trách nhiệm ở vị trí tuyển dụng.
- Kỹ năng cần thiết cho vị trí.
- Độ khó và mức độ trách nhiệm cần thiết cho từng nhiệm vụ…
- Ngoài ra, hình thức làm việc cũng là một điểm thu hút các ứng viên.
- Để hoàn thành bản mô tả công việc chuyên nghiệp nhất, bộ phận tuyển dụng phải phối hợp với bộ phận chuyên trách.
Sàng lọc dựa trên yêu cầu tuyển dụng
Thông thường, yêu cầu tuyển dụng thường dựa trên các yếu tố và tiêu chí đã nêu ở trên, chẳng hạn như:
- Bằng cấp học vấn, trình độ học vấn, chứng chỉ chuyên môn, chứng chỉ liên quan.
- Kinh nghiệm chuyên môn.
- Các kỹ năng và thuộc tính cần thiết cho vị trí…
Phỏng vấn sàng lọc trực tuyến qua video
Các cuộc phỏng vấn video là một công cụ sàng lọc tuyệt vời để tuyển dụng từ xa. Có một vài dạng khác nhau cho các cuộc phỏng vấn qua video:
Video trực tiếp: Cuộc phỏng vấn diễn ra trên một nền tảng như Skype, Zoom hoặc Google Hangouts. Phong cách phỏng vấn video này không khác với phỏng vấn truyền thống và được sử dụng thay cho màn hình điện thoại hoặc được lên lịch sau này trong quá trình tuyển dụng.
Video được ghi sẵn: Ứng viên có vài phút để đọc qua các câu hỏi phỏng vấn, sau đó ghi lại câu trả lời của họ để nhà tuyển dụng xem khi thuận tiện. Còn được gọi là phỏng vấn video một chiều, định dạng này thường bao gồm khung thời gian và có thể được sắp xếp để thêm một số bản ghi lặp lại nhất định tùy thuộc vào yêu cầu của công ty.
Sơ yếu lý lịch video: Nhà tuyển dụng tạo một bộ hướng dẫn về nội dung video nên bao gồm và yêu cầu ứng viên gửi phần giới thiệu – tương tự như quảng cáo trong thang máy. Mặc dù bạn có thể nhận được một vài câu trả lời đã được luyện tập kỹ càng, nhưng nó sẽ cho bạn cảm giác về kỹ năng giao tiếp cũng như sự tự tin và ngôn ngữ cơ thể.
Các cuộc phỏng vấn qua video cũng cung cấp thông tin để xác minh rằng ứng viên được trang bị để làm việc từ xa. Bạn sẽ trực tiếp trải nghiệm rằng ứng viên có kết nối internet mạnh, máy quay video và micrô tốt cũng như nền tảng chuyên nghiệp cho các cuộc họp trực tuyến.
Sàng lọc thống nhất tiêu chuẩn chính xác
Bước 1. Lựa chọn những hồ sơ ứng viên có khả năng đáp ứng các yêu cầu tuyển dụng cơ bản như: có kinh nghiệm ở vị trí tương đương.
Bước 2. Xem xét kỹ năng và kinh nghiệm thực tế: kỹ năng giải quyết vấn đề, kỹ năng quản lý, kinh nghiệm chi tiết, thành tích.
Bước 3. Trình độ văn hóa bao gồm bằng cấp chuyên môn, chứng chỉ chuyên môn có liên quan, chứng chỉ tin học, chứng chỉ ngoại ngữ.
Bước 4. Để chắt lọc thêm danh sách ứng viên tiềm năng, nếu số lượng ứng viên đông đảo, nhà tuyển dụng có thể sử dụng các tiêu chí về sự nhiệt tình, nghiêm túc của người ứng viên đối với công ty hay hình thức CV, thái độ,...
Loại bỏ tư duy sàng lọc chủ quan
Chúng ta thường bị thu hút bởi những cảm xúc đầu tiên, chẳng hạn như ấn tượng về màu sắc của CV, độ tuổi của ứng viên hay trường đại học mà ứng viên đang theo học… Thái độ như vậy dễ khiến khả năng sàng lọc của nhà tuyển dụng bị ảnh hưởng bởi các yếu tố quan trọng khác.
Do đó, nhà tuyển dụng nên tập trung vào các tiêu chí chính và loại bỏ dữ liệu cá nhân của ứng viên trước tiên để tránh tình trạng trên. Để tìm được những nhân viên tiềm năng phù hợp cho công ty.
Sàng lọc qua thư giới thiệu (Cover letters)
Thư giới thiệu là một trong những phương pháp sàng lọc ban đầu, giống như phương tiện truyền thông xã hội, có thể tô điểm thêm cho hồ sơ ứng tuyển của ứng viên. Một ứng viên không chỉ có thể thể hiện kỹ năng viết mà còn thể hiện một chút tính cách của họ. Thư giới thiệu cung cấp nhiều không gian hơn để giải thích về tài năng của họ so với CV.
Có những lợi thế tiềm ẩn để yêu cầu một Cover letters. Thí sinh có thể cho thấy rằng họ đọc hướng dẫn một cách cẩn thận. Cung cấp các hướng dẫn cụ thể về những gì cần được giải quyết trong thư và xem liệu các ứng viên có thể làm theo hướng dẫn hay không.
Nếu họ không thể, thì có thể họ không đủ định hướng chi tiết cho vai trò mở của bạn. Các tín hiệu khác, như độ dài, tổ chức, chỉnh sửa và liệu thư xin việc có phải là duy nhất cho công việc hay không, cũng có thể cho bạn biết về phong cách làm việc của ứng viên.
Thư xin việc có thể không phù hợp với mọi vị trí. Ví dụ, một lập trình viên hoặc nhà thiết kế sẽ được hưởng lợi nhiều hơn từ bài kiểm tra kỹ năng so với thư xin việc vì kỹ năng của họ không thể dịch gọn gàng thành một bài tường thuật bằng văn bản.
Thư xin việc cũng tốn thời gian để đọc. Nhiều công ty sẽ sử dụng ATS để xem xét thư xin việc, điều này có những nhược điểm giống như quy trình sàng lọc sơ yếu lý lịch.
Sàng lọc ứng viên qua điện thoại từ nhà tuyển dụng nhân sự
Sàng lọc ứng viên qua điện thoại là phương pháp lọc CV khá mới nhưng được nhiều công ty sử dụng và mang lại hiệu quả tối ưu. Việc xác minh qua điện thoại của các ứng viên cũng được coi như một cuộc phỏng vấn ban đầu cho một cuộc phỏng vấn trực tiếp. Nhà tuyển dụng cần chú ý những điều sau:
Nắm bắt được lý do ứng tuyển
Biết được lý do ứng viên tìm việc sẽ giúp nhà tuyển dụng phân loại được những ứng viên phù hợp với vị trí ứng tuyển. Bạn có thể hỏi những câu hỏi sau:
- Vì sao ứng viên bỏ việc cũ để tìm việc mới?
- Ứng viên muốn phát triển hay được thăng chức?
- Ứng viên có muốn một công việc với mức lương cao hơn?
Nhấn mạnh sức hấp dẫn và tiềm năng công việc
Nhiều ứng viên bị động trong quá trình tìm việc. Điều này khiến nhà tuyển dụng gặp khó khăn trong việc tiếp cận ứng viên. Một cách đơn giản là đề xuất sự hấp dẫn và tiềm năng của vị trí tuyển dụng.
Nếu ứng viên cảm thấy hứng thú với công việc, thấy hấp dẫn thì sẽ hăng hái nộp hồ sơ hơn và cung cấp thông tin giúp nhà tuyển dụng thuận tiện hơn trong việc sử dụng hồ sơ, dữ liệu ứng viên.
Một số câu hỏi bạn có thể sử dụng bao gồm:
- Bạn đang tìm kiếm một công việc tốt hơn công việc hiện tại của bạn?
- Bạn muốn thử sức mình trong một môi trường mới đầy tiềm năng để thể hiện bản thân?
- Bạn có muốn tiếp cận với các cơ hội phát triển và thăng tiến cá nhân trong công ty mới của mình không?
- Bạn mong muốn một công việc với thu nhập hấp dẫn, chế độ đãi ngộ và thưởng theo hiệu quả công việc?
Chú ý đến giá trị “cốt lõi” của ứng viên
Để tiết kiệm thời gian và công sức của người gọi sàng lọc ứng viên, hãy kết thúc chủ đề nhanh chóng bằng cách tập trung vào các vấn đề chính. Đặc biệt, trước tiên bạn nên đọc kỹ hồ sơ của ứng viên và sử dụng những thông tin quan trọng nhất về ứng viên liên quan đến tiêu chí tuyển dụng.
Một mẹo đơn giản là "ghi chú" các vị trí mà ứng viên đáp ứng các tiêu chí nhất định. Sau đó trong cuộc điện thoại, bạn đi sâu vào thông tin này và sau đó cung cấp thông tin bổ sung, mở rộng.
Đây là một cách nhanh chóng và hiệu quả để xem sơ yếu lý lịch cho nhà tuyển dụng. Chọn đúng hồ sơ xin việc là điều kiện tiên quyết để các công ty tuyển dụng được ứng viên tiềm năng.
Do đó, các nhà tuyển dụng phải tập trung xây dựng quy trình tuyển chọn nhanh nhất và hiệu quả nhất.
Áp dụng công nghệ cao để tăng tỷ lệ sàng lọc tuyển dụng
Hiện nay, công cụ tuyển chọn ứng viên thông qua phần mềm quản lý nhân sự, phần mềm tuyển dụng tự động được rất nhiều công ty coi trọng và lựa chọn. Phương pháp này sẽ giúp bạn sàng lọc ứng viên nhanh chóng, tiết kiệm và cực kỳ hiệu quả.
Phần tiếp sau dưới đây chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn những công cụ đánh giá năng lực ứng viên hiệu quả. Cùng tìm hiểu rõ hơn nhé.
Công cụ đánh giá năng lực ứng viên tiềm năng
Rõ ràng, thách thức nhất của doanh nghiệp ngoài việc kinh doanh thì bạn còn cần phải tìm được những ứng viên giá trị, phù hợp với từng vị trí trống một cách nhanh chóng. Việc tìm ra ứng viên tiềm năng giữa hàng trăm, hàng nghìn cv chính là khối lượng công việc đồ sộ.
Do đó, phần mềm là một nền tảng giúp bạn giải quyết những việc phức tạp một cách dễ dàng hơn. Một giải pháp tốt nhất cho vấn đề này chính là Tanca - nền tảng đánh giá, quản lý nhân sự hàng đầu Việt Nam.
Tanca giúp đánh giá năng lực của ứng viên / nhân viên thông qua một bài test đầu vào online. Nhờ đó, nhà tuyển dụng có thể loại bỏ đi phần nào đó ứng viên không thích hợp, hạn chế việc tuyển dụng sai người.
Sử dụng ứng dụng Tanca để đánh giá, sàng lọc giúp đảm bảo tính công bằng, mọi ứng viên đều được đối xử ngang nhau.
Đặc biệt, Tanca phù hợp với mọi loại hình và quy mô doanh nghiệp, dù cho doanh nghiệp của bạn nhỏ không có nhiều chi phí, hay bạn là một doanh nghiệp lớn có số lượng nhân viên đông đều thích hợp.
Nếu bạn đang muốn tìm hiểu kỹ hơn hoặc có thêm bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến ứng dụng Tanca, vui vòng gọi cho chúng tôi thông qua số hotline để được giải đáp một cách cặn kẽ nhất nhé.
Kết luận
Trên đây, Tanca đã chia sẻ khá đầy đủ về cách sàng lọc hồ sơ ứng viên hiệu quả. Mong rằng, qua bài viết này bạn sẽ có thêm gợi ý về công cụ hỗ trợ đánh giá ứng viên tối ưu nhất, phù hợp nhất cho doanh nghiệp của mình. Liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ, tư vấn chi tiết về phần mềm này nhé.
