Mẫu thư từ chối ứng viên chuyên nghiệp, khéo léo và tinh tế

Thư từ chối ứng viên nên viết như thế nào vừa thể hiện sự từ chối phỏng vấn của ứng viên vừa thể hiện sự chuyên nghiệp của nhà tuyển dụng? Viết thư thông báo không trúng tuyển khi ứng tuyển hay sẽ giúp xây dựng hình ảnh của doanh nghiệp bạn. Trong bài viết này, Tanca sẽ gợi ý cho bạn một số mẫu thư từ chối ứng viên bằng tiếng việc, tiếng Anh chuẩn nhất dành cho nhân sự nhé.

Tại sao cần gửi thư từ chối ứng viên?

Trong một quá trình tuyển dụng. Cùng với việc thông báo chúc mừng những ứng viên được vào vòng phỏng vấn tiếp theo, thì việc gửi thư từ chối cho những ứng viên không được chọn cũng rất quan trọng.

Tất cả ứng viên đều xứng đáng nhận được phản hồi từ doanh nghiệp tuyển dụng. Còn gì tệ hơn việc bạn gửi sơ yếu lý lịch hoặc đi phỏng vấn và sau đó không bao giờ nhận được phản hồi?

Khi bạn thể hiện sự đánh giá cao của mình với ứng viên thông qua một lá thư từ chối chuyên nghiệp, bạn có thể để lại ấn tượng tốt cho họ. Từ đó, họ có thể chia sẻ những phản hồi, đánh giá tích cực về doanh nghiệp và những công việc được doanh nghiệp quảng cáo.

Ngoài ra, việc bị từ chối cũng là cơ hội để các ứng viên học hỏi và phát triển. Một bức thư với phản hồi hữu ích và trung thực từ một nhà tuyển dụng đã dành thời gian để đánh giá kiến ​​thức, kinh nghiệm và kỹ năng của ứng viên - có thể giúp bạn cải thiện. Điều này cũng sẽ khiến anh ta trở thành một ứng cử viên sáng giá nếu cần có một cơ hội việc làm tương tự trong tương lai.

Ngoài ra, khi ứng viên chính thức nhận thư từ chối của nhà tuyển dụng, họ có thể tiếp tục nỗ lực vì những cơ hội khác, họ không còn bị mắc kẹt với những cơ hội việc làm chưa được lựa chọn.

Xem thêm: Trọn bộ các mẫu email trong quá trình tuyển dụng

4 nguyên tắc cốt lõi khi gửi mẫu email từ chối ứng viên

Không từ chối ứng viên chối ngay lập tức sau buổi phỏng vấn

Các công ty không nên ngay lập tức từ chối ứng viên rằng họ không trúng tuyển vì nó sẽ ảnh hưởng đến cái tôi cá nhân của họ. Họ sẽ cảm thấy thất bại, chán nản và có ấn tượng xấu về doanh nghiệp.

Thay vào đó, sau buổi phỏng vấn, hãy sử dụng email để viết thư từ chối của ứng viên và đưa ra những lý do phù hợp. Bằng cách này, ứng viên cảm thấy được coi trọng và cố gắng cải thiện.

Luôn thể hiện thái độ lịch sự

Trong mẫu thư từ chối tuyển dụng ứng viên, các công ty nên sử dụng giọng điệu lịch sự, nhã nhặn, nhẹ nhàng để trình bày lý do từ chối ứng viên.

Không từ chối trúng tuyển qua điện thoại

Việc thông báo cho ứng viên qua điện thoại gây mất thời gian cho cả công ty và ứng viên. Sẽ ra sao nếu ứng viên đang trong trạng thái vui vẻ và nhận điện thoại từ chối của doanh nghiệp. 

Lúc này, nó khiến họ rơi vào tình thế khó xử. Vì vậy, cách tốt nhất là bạn nên viết một email từ chối cho ứng viên để thông báo kết quả.

Tuyệt đối không im lặng

Sau khi phỏng vấn, nếu không có ứng viên nào được tuyển dụng, công ty phải thông báo kết quả ngay cho ứng viên đó. Tuyệt đối không im lặng, không trả lời.

Cung cấp cho ứng viên những câu trả lời phù hợp để tiếp tục tìm kiếm cơ hội ở các công ty hoặc vị trí khác.

Nếu công ty không gửi thư từ chối, thông báo tuyển dụng phải ghi rõ thời hạn gửi email thành công. Nếu sau thời gian này mà ứng viên không nhận được thông báo qua email thì coi như không đạt.

Xem thêm: Trọn bộ câu hỏi phỏng vấn mà nhà tuyển dụng cần nắm

Cách dùng thư từ chối ứng viên không đạt yêu cầu

Đối với mỗi lần tuyển dụng, số lượng ứng viên xin việc được chọn sẽ bị giới hạn. Trong khi đó, số lượng ứng viên nộp hồ sơ có thể nhiều hơn gấp nhiều lần.

Vì vậy, nếu nhà tuyển dụng muốn gửi thư từ chối phỏng vấn cho mọi ứng viên xin việc không được chọn thì số lượng thư cần soạn cũng là một con số lớn. Để tiết kiệm thời gian, hãy viết các mẫu thư, khi cần bạn chỉ cần tùy chỉnh cho phù hợp.

Cách viết thư từ chối ứng viên bằng tiếng Anh

Tiêu đề thư từ chối ứng viên

Khi gửi thư từ chối nhận việc cho ứng viên của doanh nghiệp qua email dành cho ứng viên, hãy viết một dòng tiêu đề đơn giản nổi bật trong hộp thư đến của ứng viên. Nó bao gồm tên công ty của và chức vụ ứng tuyển để họ biết mục đích của email.

Ví dụ: "Point Booster - Vị trí Nhà phân tích Tín dụng Mở"

Điều này sẽ giúp cho ứng viên cảm nhận rằng, doanh nghiệp thực sự quan tâm đến họ, quan tâm đến vị trí mà họ ứng tuyển.

Cảm ơn ứng viên 

Sau lời chào, chẳng hạn như "Kính gửi (Tên người nộp đơn)," hãy bắt đầu tạo ra một đoạn văn mới bắt đầu bằng cách cảm ơn họ đã dành thời gian.

Tùy thuộc vào vị trí của họ trong quá trình tuyển dụng, bạn có thể cảm ơn họ vì đã dành thời gian gửi đơn đăng ký hoặc phỏng vấn với bạn. Sẽ vô cùng hữu ích nếu bạn thể hiện bức thư là độc đáo và chân thành.

Ví dụ:

"Cảm ơn bạn đã dành thời gian để gửi đơn đăng ký cho vai trò điều phối viên tiếp thị mở của chúng tôi." ("Thank you for taking the time to submit an application for our open marketing coordinator role.")

"Cảm ơn bạn đã tham gia phỏng vấn với doanh nghiệp của chúng tôi cho vị trí đại diện dịch vụ khách hàng." ("Thank you for taking the time to interview with our team for the customer service representative position.")

Giải thích lý do tại sao bạn không cân nhắc họ cho vị trí đó

Câu tiếp theo nên thông báo rõ ràng với họ rằng bạn đang tiến lên trong quá trình tuyển dụng mà không có họ. Đây là mục đích của bức thư, vì vậy tốt hơn hết là bạn nên thêm thông tin này vào đầu email để ứng viên có thể nhanh chóng nhận câu trả lời.

Thí dụ:

"Thật không may, chúng tôi không còn xem xét bạn cho vị trí này." ("Unfortunately, we are no longer considering you for this position.")

Đưa ra lý do hay thông là tùy thuộc vào bạn, nhưng nó có thể giúp ứng viên học được những gì và họ có thể cải thiện cho lần xin việc trong tương lai. Mô tả ngắn gọn những gì bạn đang tìm kiếm ở một ứng viên mà người nhận thiếu. Một số lý do phổ biến bao gồm thiếu kỹ năng, trình độ học vấn hoặc kinh nghiệm.

Thí dụ:

"Hiện tại, chúng tôi muốn tìm kiếm một ứng viên có nhiều kinh nghiệm hơn với Angularjs." ("Currently, we're looking for a candidate who has more experience with Angularjs.")

Đưa ra những khía cạnh tích của ứng viên trong buổi phỏng vấn

Để để lại ấn tượng tốt với ứng viên, hãy chọn một hoặc hai phẩm chất mà bạn thích ở họ. Mô tả những khía cạnh tích cực này cũng có thể giúp họ hiểu rõ hơn về những điểm mạnh mà họ có thể làm nổi bật hơn nữa trong tương lai.

Ví dụ:

"Tuy nhiên, kỹ năng giao tiếp và kiến thức bạn thể hiện trong buổi phỏng vấn rất ấn tượng."

"Tuy nhiên, chúng tôi rất ấn tượng với khả năng kết nối với nhóm tuyển dụng, điều mà công ty chúng tôi đánh giá cao."

Mời ứng tuyển lại những vị trí khác

Xây dựng mối liên hệ bằng cách đưa ra offer khác cho ứng viên, khuyến khích ứng viên nộp đơn vào các vị trí khác mà họ quan tâm. Đây là 1 cách khác để trấn an người ứng tuyển rằng bạn muốn họ trở thành một phần của doanh nghiệp.

Thí dụ:

"Chúng tôi khuyến khích bạn đăng ký bất kỳ vị trí mở nào phù hợp với sở thích và trình độ của bạn."

Kết thúc bằng một thông điệp tích cực

Kết thúc là ấn tượng cuối cùng bạn có thể tạo ra đối với ứng viên trong lá thư từ chối của bạn. Trong một hoặc hai câu ngắn, hãy cảm ơn ứng viên một lần nữa vì đã đến với bạn và chúc họ may mắn trong nỗ lực của mình.

Thí dụ:

"Cảm ơn bạn một lần nữa cho thời gian của bạn đã dành cho chúng tôi, và chúc may mắn cho những nỗ lực của bạn."

Mẫu thư từ chối ứng viên chuyên nghiệp nhất

Mẫu thư từ chối ứng viên phỏng vấn công việc

Bạn không nhất thiết phải gửi thư cảm ơn ứng viên đã ứng tuyển và không được mời phỏng vấn. Tuy nhiên, nếu người nộp hồ sơ không thấy phản hồi, họ sẽ luôn trong trạng thái lo lắng, họ chờ đợi.

Ứng viên sẽ không biết rằng là do quy trình tuyển dụng bị kéo dài hay hồ sơ của họ đã bị từ chối. Phần lớn các ứng viên sẽ không đủ can đảm để liên hệ cho nhà tuyển dụng bởi họ sợ hành động này sẽ khiến họ bỏ mất một cơ hội tốt. Vì vậy hãy gửi cho họ một bức thư từ chối phỏng vấn nhé.

Ví dụ:

Gửi [tên của người nộp đơn],

Cảm ơn bạn đã quan tâm đến [tên công ty] và [chức danh]. Sau khi xem xét các hồ sơ đã nhận, chúng tôi rất tiếc không thể chọn bạn đi tiếp.

Ban tuyển dụng đánh giá cao thời gian bạn dành để nộp đơn. Chúc bạn may mắn trong quá trình tìm kiếm việc làm và tôi mong muốn được làm việc với bạn ở những vị trí khác trong tương lai.

Trân trọng,

[Tên người hoặc bộ phận tuyển dụng].

Mẫu thư từ chối ứng viên tiếng Anh

Mời bạn tham khảo mẫu thư từ chối ứng viên bằng tiếng Anh thông dụng nhất dưới đây:

Thư từ chối ứng viên chưa đủ yêu cầu trúng tuyển

Đối với những ứng viên chưa đủ yêu cầu nhưng vượt qua được vòng đầu, ứng viên bị từ chối sẽ xứng đáng nhận được một lời từ chối mềm mỏng, mang tính cá nhân nhiều hơn.

Gửi [tên của người nộp đơn],

Cảm ơn bạn đã đến phỏng vấn cho vị trí [job title]. Chúng tôi đánh giá cao sự chăm chỉ và nhiệt tình của bạn đối với [tên công ty] cũng như những gì bạn đã thể hiện trong cuộc phỏng vấn và cam kết đóng góp vào mục tiêu của công ty.

Tuy nhiên, chúng tôi đã phỏng vấn một số ứng viên ấn tượng và quyết định đi cùng họ vào thời điểm này. Chúng tôi đã cân nhắc rất nhiều trước khi đưa ra quyết định.

Chúng tôi sẽ lưu hồ sơ của bạn và xin phép liên hệ lại với bạn khi có cơ hội phù hợp trong tương lai.

Chúc may mắn trong việc tìm kiếm công việc của bạn.

Trân trọng,

[Tên của nhà tuyển dụng].

Tham khảo mẫu thư từ chối ứng viên sau phỏng vấn

Sau khi phỏng vấn, bạn sẽ có list những ứng viên lọt top và họ có thể tự nhận thức được điều đó. Dù bức thư này có thể khiến người nhận bị thất vọng, tin xấu.

Tuy nhiên việc này còn tốt hơn rất nhiều so với việc không nhận được phản hồi, cứ chờ đợi mãi trong vô vọng.

Gửi [tên của người nộp đơn],

Cảm ơn anh / chị đã tham gia xét tuyển cho vị trí [chức danh công việc]. Chúng tôi thực sự ấn tượng về sơ yếu lý lịch của bạn và những gì bạn đã thể hiện trong buổi phỏng vấn. Tuy nhiên, chúng tôi đã quyết định dành vị trí này cho một ứng viên khác phù hợp hơn.

Để đưa ra quyết định này, chúng tôi đã phải suy nghĩ rất kỹ lưỡng. Chúng tôi rất vui vì đã có cơ hội gặp gỡ bạn và học hỏi về kiến ​​thức, kinh nghiệm và kỹ năng của bạn.

Chúng tôi tin rằng những đóng góp của bạn sẽ rất có giá trị đối với công ty chúng tôi. Chúng tôi sẽ lưu hồ sơ của bạn và xin phép liên hệ lại với bạn khi có cơ hội phù hợp. Bạn có thể liên hệ với tôi tại [số điện thoại] nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào.

Chúc may mắn.

Trân trọng,

[Tên của nhà tuyển dụng].

Một số mẫu thư từ chối ứng viên tiếng Việt thông dụng khác

Phần mềm tuyển dụng tự động gửi thư từ chối cho ứng viên

Tanca.io là một phần mềm quản lý tuyển dụng chuyên nghiệp để hỗ trợ các doanh nghiệp thu hút và quản lý ứng viên của mình một cách tốt hơn. Quy trình tuyển dụng được chuẩn hóa nhờ hệ thống đánh giá cho từng ứng viên, chức vụ.

Mọi thông tin của ứng viên sẽ được lưu trữ bằng cách tạo tập tin vô cùng đơn giản. Đặc biệt, ứng dụng Tanca còn có khả năng giao tiếp tự động.

Trước đây, nhà tuyển dụng cần email hoặc gọi điện cho từng ứng viên. Những với Tanca, bạn có thể thiết lập những mẫu mail tự động và thiết lập tính năng gửi email, SMS cho ứng viên thay vì làm thủ công có thể bị bỏ sót.

Nhờ điều này, người ứng tuyển sẽ cảm thấy doanh nghiệp của bạn có phong cách làm việc chuyên nghiệp, giúp để lại cho họ ấn tượng tốt hơn.

Qúy doanh nghiệp nếu đang có nhu cầu trải nghiệm các tính năng của phần mềm hỗ trợ nhân sự Tanca, hãy liên hệ với chúng tôi thông qua số hotline để được tư vấn chi tiết nhất. Hy vọng bài viết này sẽ giúp hoàn thiện hơn quy trình tuyển dụng của công ty bạn, một bức thư từ chối ứng viên luôn là điều không thể thiếu đối với một doanh nghiệp chuyên nghiệp.