Reference check là gì? Thuật ngữ reference check hay còn gọi là kiểm tra tham chiếu, là một bước quan trọng trong quy trình tuyển dụng nhân sự. Nhằm giúp doanh nghiệp xác minh thông tin ứng viên viết trong CV. Nhờ đó các nhà tuyển dụng có thể tìm kiếm được người phù hợp. Cùng Tanca tìm hiểu rõ hơn về reference check qua bài viết sau.

Reference check là gì?

Reference Check - tạm dịch là kiểm tra tham chiếu - là một công việc quan trọng trong quy trình tuyển dụng. Qua đó nhà tuyển dụng sẽ tiếp xúc với quản lý ở công ty cũ, trường học hoặc một số đồng nghiệp của ứng viên qua những thông tin họ cung cấp trong CV.

Kiểm tra tham chiếu cho phép doanh nghiệp thu thập thêm thông tin hoặc xác minh tính chính xác của những gì ứng viên nói trong CV của họ. Đó có thể là thông tin về trình độ học vấn, kinh nghiệm, kỹ năng hay tính cách của ứng viên trong công việc.

Thông qua việc tiếp xúc với lãnh đạo cũ, đồng nghiệp cũ, bạn bè của ứng viên, nhà tuyển dụng sẽ kiểm tra tính trung thực của thông tin ứng viên cung cấp và có cái nhìn toàn diện về họ. Đây là những thông tin quan trọng nhất để nhà tuyển dụng đưa ra quyết định cuối cùng.

Nếu để ý, nhà tuyển dụng dễ dàng nhận thấy có những khoảng trống về thời gian và kinh nghiệm trong CV của ứng viên. Mặt khác, để tăng lợi thế cạnh tranh một số ứng viên cố tình thổi phồng bằng cấp và kinh nghiệm của mình. Chính vì vậy, việc kiểm tra thông tin tham khảo ngày càng trở nên cần thiết hơn bao giờ hết.

Xem thêm: Talent Pool là gì?

Tại sao phải kiểm tra lý lịch nhân viên?

Bổ sung thêm các thông tin còn trống

Trong quá trình phỏng vấn, rất hiếm khi ứng viên tự động cung cấp đầy đủ những thông tin cần thiết nhà tuyển dụng cần. Nhằm đưa ra những đánh giá một cách khách quan nhất.

Khi đó, việc tìm hiểu và xác thực sẽ giúp nhà tuyển dụng biết thêm về những thông tin còn thiếu đó để hiểu rõ hơn về ứng viên.

Xác minh thông tin ứng viên cung cấp

Thông tin ứng viên cung cấp cho nhà tuyển dụng có chính xác hay không? Việc thực hiện quy trình reference check sẽ giúp nhà tuyển dụng xác nhận được ứng viên có đang cung cấp thông tin đúng sự thật hay không.

Trong trường hợp có sự không thống nhất giữa thông tin ứng viên cung cấp và thông tin nhà tuyển dụng tìm hiểu được thì cần chuyển hướng nghiên cứu sâu hơn.

Khám phá thêm những tính cách khác của ứng viên

Ngoài việc kiểm tra lý lịch của nhân viên, có đặc điểm tính cách nào ở ứng viên mà công ty muốn hiểu sâu hơn không? Hay bạn băn khoăn liệu với tính cách của ứng viên có thích hợp với văn hóa doanh nghiệp?

Khi thực hiện xác thực thông tin, bạn sẽ có thêm thông tin về ứng viên giúp đưa ra quyết định tuyển dụng chính xác cho doanh nghiệp của mình.

Xem thêm: Mô hình ASK để đánh giá năng lực nhân viên

Thời điểm thích hợp xác minh thông tin ứng viên trong CV

Quá trình tuyển dụng cần được thực hiện tuần tự theo các bước để đảm bảo chất lượng và hiệu quả sử dụng nguồn lực. Đối với bước trong quy trình Reference Check, doanh nghiệp nên thực hiện ở giai đoạn đưa ra quyết định cuối cùng.

Bởi vì việc kiểm tra tham chiếu nằm trong mục đích xác định với nhà tuyển dụng về mức độ phù hợp, kỳ vọng về việc tìm kiếm ứng viên mà doanh nghiệp đã đưa ra. Thời gian phù hợp nhất cho mục đích kiểm tra tham khảo là:

Sau buổi phỏng vấn trực tiếp với ứng viên. Vì lúc đó nhà tuyển dụng đã lắng nghe những tâm tư, nguyện vọng cũng như ghi nhận những ưu nhược điểm mà ứng viên trình bày.

Khi kết thúc phỏng vấn nhưng số lượng ứng viên phù hợp với vị trí tuyển dụng lại cao hơn so với nhu cầu của doanh nghiệp. Lúc này, Reference Check sẽ giúp bạn có thêm thông tin để đánh giá ứng viên nào vượt trội nhất.

Doanh nghiệp cần xác minh tính chính xác của một hoặc một vài chi tiết liên quan đến ứng viên. Tình trạng hiếm khi xảy ra, nên đây cũng không hẳn là tiêu chuẩn tuyển dụng phổ biến.

Cách kiểm tra CV xin việc tốt nhất

Về cơ bản, có hai cách bạn có thể nhận tài liệu tham khảo - bằng văn bản hoặc qua điện thoại. Mặc dù văn bản tham khảo có thể thu thập đủ thông tin. Tuy nhiên, để có được thông tin chính xác và khách quan. Bạn vẫn có thể sử dụng hình thức gọi điện thoại hoặc gặp mặt trực tiếp.

Một cách tiếp cận khác là tiến hành quy trình kiểm tra tham chiếu hai giai đoạn:

Gửi các mẫu yêu cầu bằng văn bản (email, SMS,..) để xác minh các chi tiết cơ bản ngay từ đầu, sau đó là các cuộc gọi điện thoại trò chuyện chi tiết.
Một cuộc gặp mặt trực tiếp có thể được thiết lập nếu ứng viên là ứng cử viên cho một vị trí quan trọng hoặc họ thực sự có tiềm năng.

Xem thêm: Xây dựng thương hiệu tuyển dụng

Những thông tin nhà tuyển dụng cần xác minh

Thực chất của reference check là để “kiểm chứng thông tin” của ứng viên. Do đó, những thông tin cần xác thực cũng cần được nhà tuyển dụng thực hiện cẩn trọng.

Mỗi doanh nghiệp, vị trí công việc và ứng viên khác nhau sẽ có thông tin cần xác nhận khác nhau. Dưới đây là một số yếu tố cần check kỹ càng.

Xác minh thông tin công việc

Trong tất cả các phần, thông tin liên quan đến công việc của ứng viên là ưu tiên hàng đầu và được đầu tư thời gian nhiều nhất.

Nội dung công việc, vị trí, mức lương của ứng viên: Những thông tin này hầu hết được ứng viên cung cấp trong CV hoặc khi phỏng vấn. Tuy nhiên vẫn cần xác thực rõ ràng để chắc chắn hơn.

Lý do nghỉ việc của ứng viên, thông tin này khá tế nhị và thường ứng viên sẽ không nói toàn bộ sự thật với nhà tuyển dụng nên cần phải kiểm chứng. Bên cạnh đó còn có một số vấn đề bạn cần làm rõ như:

Mối quan hệ giữa người giới thiệu và ứng viên là gì?
Tại sao người tham chiếu nghĩ rằng ứng viên phù hợp với vị trí mới?

Hai phần thông tin này nhằm vào đối tượng mà nhà tuyển dụng sẽ giới thiệu để hỏi thêm về ứng viên. Không chỉ cần hiểu Reference check là gì mà nhà tuyển dụng còn phải biết cách tận dụng các mối quan hệ sẵn có để kiểm chứng thông tin, nắm được điểm mạnh và điểm yếu của ứng viên.

Xác minh thói quen và hành vi tại nơi làm việc

Ứng viên có hòa thuận với đồng nghiệp và cấp trên không?
Ứng viên xử lý xung đột, áp lực và nhận xét như thế nào?
Người tham khảo có lời khuyên nào về cách quản lý ứng viên tốt?

Xác minh các thông tin quan trọng khác

Nếu có cơ hội, người giới thiệu có sẵn sàng thuê/làm việc với ứng viên lần nữa không? Tại sao?
Ai khác có thể cung cấp thêm thông tin về ứng viên?
Ngoài ra, với ứng viên cho các vị trí cấp cao hơn, doanh nghiệp thường kiểm tra thêm thông tin về lý lịch học vấn, tiền án, tiền sự, vi phạm pháp luật, nợ thẻ tín dụng,...

Nếu có cơ hội, nhà tuyển dụng có thể tham khảo thêm về những người đã từng làm việc với ứng viên và hỏi về cảm nhận khách quan của họ. Điều này sẽ giúp bạn dễ dàng kiểm chứng và đánh giá hơn.

Quy trình kiểm tra tham chiếu - Reference check

Khi kiểm tra tài liệu tham khảo, bạn có 2 mục đích cốt lõi. Đó là kiểm tra những gì ứng viên đã nói về kinh nghiệm làm việc và những thành công/ thất bại, điểm mạnh và điểm yếu của họ.

Lưu ý trước khi thực hiện xác thực thông tin cần được sự đồng ý của ứng viên để đảm bảo việc đối chiếu thông tin không xâm phạm dữ liệu cá nhân, quyền riêng tư. Hay gây ảnh hưởng tiêu cực đến công việc tương lai của họ.

Quá trình kiểm tra CV xin việc hay ứng việc hay còn là Reference check có thể được tóm tắt như sau:

1. Lập danh sách các thông tin cần xác thực và các câu hỏi về ứng viên. Chuẩn bị một list các câu hỏi liên quan đến điều bạn cần biết.

2. Gửi thư ngỏ giới thiệu qua email hoặc trực tiếp giới thiệu mục đích của cuộc trò chuyện sắp tới qua LinkedIn.

3. Trao đổi qua điện thoại ngắn để lấy câu trả lời từ người tham khảo. Hoặc hãy yêu cầu họ cho một cuộc hẹn gặp trực tiếp nếu thực sự cần thiết.

4. Khi kết thúc cuộc trò chuyện, hãy gửi email cảm ơn họ. Đừng quên giữ liên lạc với họ, vì rất có thể sau này bạn sẽ muốn hỏi thêm thông tin về ứng viên.

Lưu ý khi thực hiện quy trình reference check bạn nên dành thời gian để xây dựng mối quan hệ tốt với người tham khảo. Điều này sẽ khiến đối phương thoải mái hơn khi chia sẻ thông tin với bạn.

Mô tả ngắn gọn công việc mà ứng viên đang ứng tuyển và hỏi xem họ có thực sự phù hợp với công việc hay không. Bằng sự khôn khéo và tinh tế, bạn sẽ tìm hiểu được tính cách, điểm mạnh và điểm yếu của ứng viên.

Danh sách câu hỏi khi thực hiện reference check

Tùy vào mục đích mà doanh nghiệp cần khai thác hay xác minh mà nội dung câu hỏi sẽ được lựa chọn khác nhau. Dưới đây là danh sách các câu hỏi tham khảo được áp dụng hiệu quả cho nhiều mục đích Reference check khi tuyển dụng nhân sự:

Xin anh cho biết bạn A có từng làm việc tại công ty ABC không?
Bạn A làm ở vị trí nào? Mức lương hàng tháng của A dao động bao nhiêu?
Công việc bạn A thường phải làm là gì?
Lý do khiến A nghỉ việc ở công ty là gì?

Trước khi nghỉ việc, bạn A đã hoàn thành trách nhiệm bàn giao công việc hay chưa:

Bạn đánh giá thế nào về năng lực/sự nhiệt tình của A?
Điểm mạnh và hạn chế của A là gì?
Anh ấy/ cô ấy có hòa đồng với đồng nghiệp và tôn trọng người quản lý của mình không?
A đã bao giờ có mâu thuẫn nào trong công việc chưa? A đã xử lý thế nào?
Nếu A xin vào làm việc lại công ty, anh/chị có tuyển không? Tại sao?
Nếu công ty tôi tuyển A, bạn có lời khuyên nào để chúng tôi và bạn ấy hợp tác hiệu quả hơn trong công việc không?
Bạn có muốn chia sẻ thêm điều gì về A không?

Như vậy Tanca đã giúp bạn giải đáp thắc mắc Reference Check là gì cũng như tầm quan trọng của nó trong tuyển dụng nhân sự. Đặc biệt đối với những doanh nghiệp đề cao sự thành thật của ứng viên. Hy vọng bài viết trên sẽ cung cấp cho bạn nhiều thông tin bổ ích.