Bộ câu hỏi phỏng vấn Hành Chính Nhân Sự - công cụ quan trọng giúp nhà tuyển dụng lựa chọn những ứng viên phù hợp nhất. Cùng Tanca khám phá ngay những câu hỏi thông minh, chi tiết, được thiết kế để kiểm tra năng lực và kỹ năng của ứng viên trong lĩnh vực HR. Đừng bỏ lỡ cơ hội để tối ưu hóa quy trình tuyển dụng và nâng cao chất lượng đội ngũ của bạn.
Vai trò của nhân viên hành chính nhân sự
Nhân viên hành chính nhân sự tiếng Anh là Human Resources (HR). Vị trí này chịu trách nhiệm về tất cả các lĩnh vực liên quan đến nhân sự của công ty, bao gồm:
- Tuyển dụng (Recruitment)
- Lương thưởng và phúc lợi
- Đào tạo và phát triển (Training and Development)
- Các thủ tục hành chính liên quan đến giấy tờ, hợp đồng lao động,...
- Hoạt động truyền thông nội bộ (thường thấy ở các công ty nhỏ, start-up)
Vai trò của nhân viên hành chính nhân sự là đảm bảo các hoạt động liên quan đến nguồn nhân lực của công ty được vận hành trôi chảy. Ngoài ra, họ góp phần xây dựng và duy trì văn hóa doanh nghiệp.
Xem thêm: Bộ câu hỏi phỏng vấn Nhân Viên Chăm Sóc Khách Hàng
Tiêu chí tuyển dụng ứng viên cho vị trí hành chính nhân sự
Nhân sự là một ngành cạnh tranh, nhưng chỉ những người vượt trội các tiêu chí này mới có thể ghi điểm với các nhà tuyển dụng.
Kiến thức nhân sự chuyên sâu
Quản trị nhân sự quan tâm đến quyền lợi của nhân viên, muốn nhân viên tôn trọng và tuân thủ thì bộ phận nhân sự phải giải quyết mọi thắc mắc một cách rõ ràng, chính xác, dứt khoát trên cơ sở pháp luật. Do đó, không quen thuộc với luật lao động sẽ không tốt cho cả nhân sự và công ty tuyển dụng.
Kỹ năng giao tiếp xuất sắc
Thường gặp các vấn đề về nhân sự trong và ngoài công ty, cách giải quyết cần linh hoạt và hiệu quả, vì những người mà nhân sự tiếp xúc thường dễ mất bình tĩnh, trịch thượng và cản trở giao tiếp. Lúc này, kỹ năng giao tiếp bậc nhất chính là chìa khóa giải quyết mọi vấn đề.
Sự cẩn thận, tỉ mỉ
Công việc nhân sự có thể liên quan đến rất nhiều giấy tờ, chi tiết, số liệu cụ thể… Đặc biệt là khi tính sai lương, hay thiếu sót quyền lợi sẽ dẫn đến tình trạng khiếu nại khá đau đầu. Vì vậy, mọi vấn đề, mọi tiêu chí đánh giá, xếp loại, nâng lương... đều phải hết sức thận trọng.
Khả năng tiếp thu kiến thức mới nhanh
Không chỉ kiến thức sách vở, mà các quy định, chính sách nội bộ của doanh nghiệp cũng như các phương pháp, quy trình quản lý đang được áp dụng cũng cần được tiếp thu nhanh chóng.
Xem thêm: Bộ câu hỏi phỏng vấn Chuyên Viên Quan Hệ Khách Hàng
Bộ câu hỏi phỏng vấn Hành Chính Nhân Sự
Dưới đây là một số câu hỏi phỏng vấn cơ bản thường được hỏi trong bất kỳ cuộc phỏng vấn nào. Chẳng hạn như giới thiệu bản thân, bằng cấp, kinh nghiệm, điểm mạnh/điểm yếu,...
Các câu hỏi này được thiết kế để đánh giá mức độ quan tâm của ứng viên đối với vị trí này. Nhà tuyển dụng muốn chắc chắn rằng bạn có thực sự muốn công việc này hay chỉ nộp CV hàng loạt. Cùng khám phá ngay những câu hỏi phỏng vấn phổ biến nhất:
Câu hỏi phỏng vấn vị trí quản lý nhân sự - HR Manager
Bạn có thể mô tả quy trình tiêu chuẩn mà bạn áp dụng để tuyển dụng, phỏng vấn và chọn lựa ứng viên không?
1. Kinh nghiệm nào của bạn đã giúp bạn chuẩn bị cho vị trí quản lý nhân sự này?
2. Trong quá khứ, bạn đã giải quyết khó khăn trong quan hệ giữa nhân viên như thế nào?
3. Làm thế nào để bạn giữ được sự cân bằng giữa việc đáp ứng yêu cầu của công ty và quyền lợi của nhân viên?
4. Bạn đã từng xây dựng và phát triển một đội ngũ từ con số 0 chưa? Bạn đã làm điều đó như thế nào?
5. Bạn sẽ đánh giá hiệu suất công việc của nhân viên như thế nào?
6. Khi một nhân viên không đạt được mục tiêu đặt ra, bạn sẽ xử lý như thế nào?
7. Đã có lúc nào bạn phải đưa ra một quyết định khó khăn đối với nhân viên? Bạn đã giải quyết như thế nào?
8. Bạn có thể chia sẻ một dự án hoặc chính sách mà bạn đã giới thiệu để cải thiện môi trường làm việc không?
Câu hỏi phỏng vấn nhân viên nhân sự
1. Bạn hãy chia sẻ về kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực nhân sự của mình?
2. Theo bạn, một nhân viên nhân sự chuyên nghiệp cần phải có những kỹ năng gì?
3. Bạn đã từng đối mặt với tình huống khó khăn nào trong công việc không? Bạn đã giải quyết như thế nào?
4. Bạn sẽ tiếp cận như thế nào khi phải giải quyết một mâu thuẫn hoặc xung đột tại nơi làm việc?
5. Làm thế nào để bạn đảm bảo thông tin nhân viên được bảo mật và tuân thủ theo các quy định về bảo mật thông tin?
6. Trong quá trình tuyển dụng, bạn sẽ sử dụng những tiêu chí nào để đánh giá ứng viên?
7. Bạn có kinh nghiệm sử dụng phần mềm quản lý nhân sự không?
8. Theo bạn, việc quản lý hiệu suất là gì và tại sao nó quan trọng?
9. Bạn sẽ phản ứng như thế nào khi nhận được phản hồi tiêu cực từ một đồng nghiệp hoặc cấp trên?
Xem thêm: Bộ câu hỏi phỏng vấn Trợ Lý Giám Đốc
Một số câu hỏi phỏng vấn hành chính nhân sự thường gặp
Tại sao bạn ứng tuyển vào vị trí này?
Đây là một câu hỏi phổ biến bạn có thể gặp ở bất kỳ cuộc phỏng vấn xin việc nào. Lưu ý trình bày ngắn gọn, đúng trọng tâm với thái độ cởi mở. Bạn có thể tham khảo cách trả lời như sau:
“Tôi đã biết tới và theo dõi công ty một khoảng thời gian. Tôi thấy rất ấn tượng với sản phẩm, văn hóa doanh nghiệp mà công ty đang xây dựng cũng như đội ngũ nhân viên trẻ, năng động.
Vì đã có hơn 2 năm kinh nghiệm nên tôi thấy mình phù hợp với vị trí này. Tôi thực sự muốn đóng góp cho công ty và giúp công ty phát triển hơn nữa.”
Điểm mạnh, điểm yếu của bạn là gì?
Câu hỏi này có thể giúp nhà tuyển dụng hiểu được một phần con người bạn và cách bạn làm việc. Điểm mạnh và điểm yếu sẽ ảnh hưởng lớn đến cách bạn tiếp cận công việc. Do đó, làm nổi bật những điểm mạnh của bạn sẽ giúp ích cho công việc và những khuyết điểm của bạn sẽ không để lại ấn tượng xấu với nhà tuyển dụng.
Những mẫu câu như "Điểm yếu của tôi là quá cầu toàn" đôi khi kém thuyết phục vì chúng quá chung chung và không thành thật. Áp dụng câu trả lời mẫu như sau cũng là gợi ý tuyệt vời dành cho bạn:
“Điểm mạnh của tôi là sự kiên trì và mong muốn học hỏi những điều mới. Tôi thường cố gắng đi đến gốc rễ của vấn đề. Trong quá trình làm việc, tôi không ngừng trau dồi kiến thức, nắm vững các phương pháp mới, nâng cao hiệu quả công việc.
Điểm yếu của tôi là không biết cách chăm sóc bản thân. Tôi thường quên ăn và không thường xuyên rèn luyện thể chất vì quá tập trung vào công việc”
Tại sao bạn lại nghỉ việc ở công ty cũ?
Đây là câu hỏi quen thuộc với bất kỳ ứng viên nào. Việc từ bỏ môi trường cũ và tìm kiếm cơ hội mới là điều bình thường. Nhà tuyển dụng chỉ muốn tìm hiểu lý do tại sao bạn nghỉ việc. Điều gì sẽ giúp họ đánh giá mức độ nghiêm túc của bạn đối với công việc. Ngoài ra, một số lý do đặc biệt như thôi việc do mâu thuẫn, hay dính “phốt” cũng sẽ cản trở bạn.
Theo bạn thế nào là một môi trường làm việc lý tưởng?
Trong câu hỏi này, nhà tuyển dụng muốn biết liệu bạn có phù hợp với môi trường làm việc và văn hóa công ty họ hay không.
Ngoài ra, vì họ đang phỏng vấn cho các vị trí nhân sự nên họ cũng muốn xem các xu hướng trong môi trường làm việc mà bạn đang và sẽ xây dựng cho họ. Lý do đơn giản là vì HR góp phần không nhỏ vào việc tạo ra môi trường làm việc.
Câu trả lời ví dụ: Môi trường làm việc lý tưởng đối với tôi là nơi mọi người được tự do và có thể phát triển bình đẳng. Đây là nơi mọi người hòa thuận và cộng tác với nhau.
Bạn đã bao giờ xung đột nhóm chưa? Nếu có, bạn sẽ giải quyết như thế nào?
Câu hỏi này có thể giúp nhà tuyển dụng đánh giá kỹ năng giải quyết vấn đề của bạn và cách bạn tương tác với người khác. Câu trả lời mẫu: “Nếu có mâu thuẫn với nhóm của công ty, tôi sẽ bình tĩnh lắng nghe mọi người.
Khi làm việc theo nhóm, điều quan trọng là tất cả các ý kiến đều được nói ra và được lắng nghe. Vì vậy, tôi và các thành viên khác trong nhóm sẽ xem xét, đánh giá để tìm ra giải pháp phù hợp nhất”
Bạn tổ chức quy trình onboard cho nhân viên mới như thế nào?
Onboarding là quá trình giới thiệu và đào tạo nhân viên mới. Đây là quá trình giúp nhân viên mới hòa nhập với môi trường làm việc và thích nghi với công việc.
Quy mô và cách hoạt động của mỗi doanh nghiệp sẽ xác định cách thức thực hiện quy trình onboarding. Nhiều doanh nghiệp lớn sẽ có đội ngũ riêng để đào tạo nhân viên mới.
Câu trả lời ví dụ: Tôi sẽ tuân theo quy trình giới thiệu của công ty. Từ việc gửi email thông báo cho ứng viên, họ cần chuẩn bị những gì, phân công người chịu trách nhiệm đào tạo và hỗ trợ nhân viên mới.
Theo bạn phúc lợi nào làm tăng sự hài lòng của nhân viên nhất?
Phúc lợi là yếu tố quan trọng nhất mà phần lớn nhân sự cân nhắc khi lựa chọn nơi làm việc. Câu hỏi này được thiết kế để kiểm tra kiến thức và kinh nghiệm của bạn trong lĩnh vực tuyển dụng.
Sử dụng kinh nghiệm của riêng bạn để trả lời câu hỏi này. Hoặc bạn có thể làm một số nghiên cứu trước cuộc phỏng vấn. Một số khảo sát thực tế cho thấy bảo hiểm y tế và thời gian nghỉ phép là hai trong số những đặc quyền "được lòng" nhất của nhân viên.
Làm thế nào bạn có thể theo kịp những thay đổi trong luật lao động?
Câu hỏi này áp dụng cho những vị trí có công việc liên quan đến chính sách và hợp đồng lao động. Nhà tuyển dụng muốn biết bạn thường xuyên cập nhật kiến thức như thế nào để tránh ảnh hưởng đến quyền lợi của nhân viên.
Ví dụ trả lời: Tôi thường đọc các tài liệu liên quan đến luật lao động. Ngoài ra, tôi cũng thường xuyên chú ý đến những thay đổi của luật lao động quốc gia và cập nhật kịp thời. Điều này giúp bảo vệ quyền lợi của nhân viên và tránh những rắc rối về sau.
Xem thêm: Bộ câu hỏi phỏng vấn chuyên viên tuyển dụng
Những câu hỏi tình huống phỏng vấn nhân sự HR
Tình huống 1: Nhân viên gửi phản hồi xấu cho HR. Bạn sẽ xử lý quá trình này như thế nào?
Quản lý nhân sự cũng là một bộ phận trong doanh nghiệp tiếp nhận ý kiến và phản hồi của tất cả nhân viên từ nhiều phòng ban khác nhau. Trong một môi trường làm việc bình đẳng, điều này xảy ra khá thường xuyên. Do đó, nhà tuyển dụng đưa ra tình huống này nhằm đánh giá khả năng xử lý vấn đề của bạn.
Bạn có thể giải quyết như sau: Trước tiên tôi sẽ lắng nghe ý kiến phản hồi của nhân viên và xác minh xem khiếu nại đó có đúng sự thật không. Sau đó, thảo luận với các thành viên trong team để tìm ra giải pháp. Sau khi xác minh sự việc và tìm ra giải pháp thỏa đáng, nó sẽ được trình lên trưởng bộ phận và quyết định lại.
Tình huống 2: Nếu nhân viên phá vỡ các quy tắc thông thường, là một giám đốc nhân sự, bạn sẽ giải quyết vấn đề này như thế nào?
Trong một doanh nghiệp, mỗi khi có nhân viên mới đến, bộ phận nhân sự sẽ tổ chức một buổi đào tạo để công khai nội quy, quy chế và các quy định chung. Sau buổi đào tạo, bạn sẽ nhận được email thông báo kèm theo tài liệu, file để bạn đối chiếu và nắm rõ các quy định.
Tuy nhiên, không phải ai cũng chấp hành nghiêm túc những quy định chung mà doanh nghiệp đề ra. Có lẽ do ảnh hưởng của phong cách làm việc của công ty cũ, hoặc thiếu ý thức tuân thủ các quy tắc.
Lúc này công việc xử lý thuộc về quản lý nhân sự. Nếu xử lý tình huống một cách khôn ngoan, bạn sẽ ghi điểm cộng cho mình trong mắt nhà tuyển dụng. Họ sẽ thấy kỹ năng giao tiếp và mức độ giao tiếp của bạn.
Tình huống 3: Bản chất công việc của một HR đòi hỏi phải có thái độ chuyên nghiệp và khả năng giữ bí mật cao. Bạn sẽ sử dụng những phương pháp nào để duy trì tính bảo mật của những thông tin đó?
Công việc của nhân viên hành chính nhân sự liên quan đến số lượng lớn tài liệu như hồ sơ, hợp đồng, chứng từ… Những tài liệu nhạy cảm liên quan đến thông tin cá nhân nhân viên, lương thưởng, tài khoản ngân hàng,…
Bạn phải luôn bảo mật thông tin đồng thời khi có sự thay đổi Các thông tin trên các hồ sơ này phải được cập nhật thường xuyên: tăng, giảm lương thưởng, thuyên chuyển công tác,…
Trong một số doanh nghiệp lớn, người quản lý có thể phân loại tệp. Tất nhiên, những thông tin này chỉ được tiếp cận với một số đối tượng nhất định. Vì vậy, để trả lời và giải quyết tình trạng này, cần đề cập đến các câu hỏi sau:
- Thể hiện kinh nghiệm trong việc xử lý thông tin quan trọng
- Khả năng ra quyết định nhanh và chính xác
- Biết và hiểu tầm quan trọng của bảo mật thông tin nhân viên
Lưu ý khi phỏng vấn hành chính nhân sự
Hãy trả lời ngắn gọn, súc tích và mạch lạc
Như với bất kỳ cuộc phỏng vấn nào, nhà tuyển dụng không thích xếp hàng dài. Đặc biệt đối với câu hỏi đầu tiên, vui lòng cung cấp thông tin ngắn gọn khi trả lời. Các câu hỏi phải được giải thích rõ ràng và đi thẳng vào vấn đề.
Tìm hiểu kỹ vị trí đang ứng tuyển
Bạn nên hiểu những gì vị trí này đòi hỏi, những yêu cầu bạn đáp ứng và liệu điểm mạnh và điểm yếu của bạn có phù hợp hay không. Lương và đãi ngộ của công ty thuận tiện trao đổi khi phỏng vấn. Từ đây, nhà tuyển dụng sẽ thấy rằng bạn là người nghiêm túc và có khả năng gắn bó lâu dài với công ty.
Bình tĩnh, tự tin, chủ động
Bình tĩnh - tự tin - chủ động là chìa khóa cho mọi cuộc phỏng vấn. Lắng nghe cẩn thận các câu hỏi và luôn giao tiếp bằng mắt tốt với nhà tuyển dụng sẽ giúp bạn giữ bình tĩnh.
Ngoài ra, việc tiếp nhận các câu hỏi hay đề xuất với thái độ và lời nói tích cực cũng là một điểm cộng trong mắt nhà tuyển dụng.
Đừng để việc tuyển dụng trở thành một thách thức, hãy sử dụng Bộ câu hỏi phỏng vấn Hành Chính Nhân Sự trên của Tanca để sàng lọc ứng viên hiệu quả. Nó không chỉ đánh giá được khả năng chuyên môn mà còn có thể hiểu rõ hơn về tư duy và thái độ làm việc của ứng viên.
