Nhật Bản đã không ngừng khẳng định vị thế của mình trong danh sách những quốc gia có nền kinh tế phát triển hàng đầu trên thế giới. Và một trong những yếu tố quan trọng đó chính là cách quản trị nhân sự của người Nhật đã áp dụng. Để hiểu rõ hơn về những bí quyết và nguyên tắc mà họ sử dụng để thành công trong việc quản lý nhân sự, hãy cùng Tanca tìm hiểu qua bài viết dưới đây.
Cách mà người Nhật quản trị Nhân sự
Hầu hết các công ty Nhật Bản vẫn áp dụng chính sách Shushin Koyo (終身雇用) hoặc tuyển dụng lâu dài. Điều này có nghĩa là công ty sẽ chọn những nhân viên có tiềm năng phát triển hơn là tuyển dụng những cá nhân tài năng nhưng không có khả năng thăng tiến. Công ty đặt sự chú trọng vào thái độ học tập của nhân viên và sự phát triển, đồng hành cùng tổ chức, thay vì chỉ tập trung vào tài năng cá nhân.
Phương pháp quản lý nhân sự phổ biến tại Nhật Bản là quản lý lâu dài đối với nhân viên. Công ty sẽ đào tạo nhân viên trở thành những người tổng hợp, có khả năng học hỏi những kiến thức mới trong bất kỳ bộ phận nào và sẵn sàng làm việc ở bất kỳ vị trí nào. Một số công ty cũng tuyển dụng nhân viên, để đảm nhận các vị trí chuyên gia trong các lĩnh vực công việc cụ thể và các chuyên gia này chỉ sẽ tập trung vào công việc chuyên môn của mình. Tuy nhiên, nhân viên thông thường ở các công ty Nhật Bản không giữ chức vụ chuyên gia cụ thể cho một vị trí, mà họ thường được kỳ vọng trở thành những người tổng hợp, có khả năng làm việc linh hoạt ở bất kỳ bộ phận nào trong công ty.
Quá trình quản lý sự phát triển của nhân viên bắt đầu từ ngày đầu tiên họ bắt đầu làm việc. Công ty có thể dành ít nhất 1 tháng để đào tạo và truyền đạt các kỹ năng quan trọng mà người lao động cần như Excel, Powerpoint và các phần mềm liên quan khác. Nhân viên cũng phải nắm vững quy trình đào tạo và quy trình làm việc. Đôi khi, công ty có thể mất cả năm để đào tạo nhân viên trước khi giao cho họ công việc thực tế.
Sau đó, sẽ có đánh giá hàng năm để phân tích điểm mạnh và điểm yếu của nhân viên. Trưởng bộ phận sẽ trao đổi với người quản lý về các kỹ năng mà mỗi nhân viên cần phát triển. Các kỹ năng được đào tạo bao gồm cả kỹ năng cứng và kỹ năng mềm. Đa số nhân viên đã làm việc trong một bộ phận từ 1-3 năm sẽ được chuyển sang các bộ phận khác để học hỏi về các công việc khác nhau và sau một thời gian, họ có thể được thăng chức lên vị trí cao hơn. Các công ty Nhật Bản truyền thống thường thăng chức cho nhân viên sau 8-10 năm làm việc. Tuy nhiên, hiện nay nhiều công ty đã áp dụng Lý thuyết Z của Ouchi, đồng nghĩa với việc thăng chức cho nhân viên sau chỉ 3-5 năm. Họ không cần phải chờ đợi trong một thời gian dài như trước đây.
Mặc dù việc đánh giá hiệu suất cá nhân vẫn diễn ra theo chu kỳ mỗi năm một lần, thế nhưng các tổ chức tại đất nước “Mặt trời mọc” vẫn rất coi trọng tinh thần đồng đội. Công ty khuyến khích làm việc nhóm, đề cao giá trị của tinh thần đồng đội và có thái độ tiêu cực đối với công việc cá nhân. Thậm chí có một thành ngữ phổ biến là "Cọc nhô ra sẽ bị đẩy xuống" (出る杭は打たれる), nghĩa là nếu ai cố gắng để bản thân nổi bật một cách quá mức, họ có thể bị các thành viên trong nhóm phản đối mạnh mẽ.
Xem thêm:
Những thứ đáng học hỏi trong cách người Nhật quản trị nhân sự
Tất cả mọi người đều có quyền được thể hiện ý kiến cá nhân
Không chỉ trong lĩnh vực kinh doanh mà ở mọi lĩnh vực, mọi người đều có quyền được coi trọng và thể hiện ý kiến của mình. Điều này đặc biệt quan trọng trong các doanh nghiệp, nơi mà sự đóng góp của nhân viên có thể mang lại những thay đổi tích cực nhất.
Nhân viên là những người làm việc trực tiếp và họ có cái nhìn sâu sắc nhất về công việc hàng ngày. Bằng cách lắng nghe ý kiến và quan điểm của họ, bạn có thể nhanh chóng tìm ra giải pháp và cải thiện chất lượng dịch vụ cũng như sản phẩm của mình.
Việc tạo ra một môi trường nơi mọi người được khuyến khích thể hiện quan điểm của mình không chỉ mang lại hiệu quả trong công việc, mà còn tạo ra một mối quan hệ đáng tin cậy và bền vững giữa lãnh đạo và nhân viên. Điều này giúp xây dựng một sự đồng lòng và tinh thần đồng đội mạnh mẽ, góp phần vào sự thành công của tổ chức.
Sự lắng nghe từ vị trí lãnh đạo
Trong một tổ chức, tinh thần quan tâm và lắng nghe của lãnh đạo đối với nhân viên không thể phủ nhận. Thay vì chỉ đặt ra yêu cầu và chỉ thị, lãnh đạo nên thể hiện sự quan tâm bằng cách đặt ra câu hỏi đơn giản như "Có điều gì tôi có thể giúp bạn không?".
Tinh thần quan tâm như vậy không chỉ giúp nhân viên cảm thấy được đánh giá và tôn trọng, mà còn khích lệ họ tự tin và nỗ lực hơn. Khi các nhà lãnh đạo thể hiện sự quan tâm chân thành đến sự phát triển cá nhân và sự thành công của nhân viên, họ tạo ra một động lực mạnh mẽ, thúc đẩy họ vượt qua mọi khó khăn và làm việc với tinh thần tích cực. Đây là một phong cách quản lý được áp dụng rộng rãi, đặc biệt là trong văn hóa quản lý của người Nhật, tạo nên một môi trường làm việc năng động và sáng tạo.
Tham gia làm việc theo nhóm
Trong các doanh nghiệp Nhật Bản, quản lý sử dụng phương pháp làm việc theo nhóm nhằm tạo sự gắn kết mạnh mẽ giữa các thành viên trong công ty. Điều này khuyến khích nhân viên đảm nhận nhiều vai trò hơn và đồng thời mang lại sự đa dạng trong công việc.
Bằng cách làm việc trong các nhóm khác nhau, nhân viên có thể linh hoạt chuyển đổi công việc trong nhóm, giúp giảm thiểu sự đơn điệu và tăng khả năng thay thế khi có thành viên vắng mặt.
Đặc biệt, các nhóm nhân viên trong doanh nghiệp có khả năng kiểm soát chất lượng và sửa chữa các thiết bị của mình. Đây là một phương pháp quản lý nhân sự giúp tăng cường sự kết nối giữa các thành viên và thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp.
Qua việc áp dụng chiến lược làm việc theo nhóm này, người Nhật đã tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả, nơi mà sự liên kết mạnh mẽ giữa nhân viên thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp một cách toàn diện.
Ưu tiên chuyển bộ phận cho nhân viên tài năng
Áp dụng một chính sách luân chuyển nhân sự và đào tạo nhân viên tài năng sẽ mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, từ việc tiết kiệm nguồn lực nhân sự đến giảm thiểu chi phí. Nhà quản lý thường có xu hướng chuyển bộ phận của nhân viên giỏi từ một bộ phận này sang bộ phận khác, tạo cơ hội cho nhân viên hiểu rõ công việc trong các phòng ban khác nhau.
Việc chuyển bộ phận cho nhân viên tài năng mang lại một số lợi ích quan trọng. Thứ nhất, nó giúp nhân viên phát triển kỹ năng đa dạng và hiểu rõ toàn bộ quy trình công việc của doanh nghiệp. Điều này tạo ra một đội ngũ đa năng và linh hoạt, có khả năng thích ứng với các thay đổi và tác động tích cực đến hiệu suất làm việc. Thứ hai, luân chuyển nhân sự tạo ra sự đổi mới và ý tưởng mới, khi nhân viên mang theo kiến thức từ các bộ phận trước đó và áp dụng vào công việc mới. Điều này thúc đẩy sự sáng tạo và nâng cao năng suất làm việc.
Việc luân chuyển nhân viên tài năng là một chiến lược quản lý nhân sự tiên tiến giúp tăng cường sự phát triển cá nhân và tổ chức. Nó tạo ra một môi trường đa dạng và khuyến khích sự học hỏi liên tục, góp phần vào sự thành công và bền vững của doanh nghiệp.
Xây dựng sự ổn định trong công việc và lòng tin tưởng
Việc đảm bảo sự ổn định trong công việc và xây dựng một môi trường tin cậy trong công ty đóng vai trò quan trọng trong việc giảm mức độ thay đổi nhân sự. Đây là một kỹ năng quản lý nhân sự mà các doanh nghiệp có thể học hỏi từ người Nhật.
Sự ổn định việc làm tạo nên sự ổn định tinh thần trong đội ngũ nhân viên, thúc đẩy mối quan hệ hài hòa giữa công nhân viên và lãnh đạo. Khi công nhân viên cảm thấy an tâm về việc giữ được công việc, họ có cơ hội phát triển và cống hiến trong sự nghiệp. Điều này tạo nên sự gắn kết mạnh mẽ với doanh nghiệp của họ.
Sự ổn định việc làm đồng thời cải thiện mối quan hệ giữa cấp lãnh đạo và cấp công nhân viên. Đây là yếu tố quản lý quan trọng giúp tăng cường hoạt động và sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Bằng việc xây dựng sự ổn định việc làm và lòng tin tưởng, doanh nghiệp tạo ra một môi trường làm việc đáng tin cậy và ủng hộ, thúc đẩy sự phát triển cá nhân và tập thể, và đóng góp tích cực vào thành công của tổ chức.
Quyết định dựa trên sự đồng lòng và hiểu nhau
Trong môi trường kinh doanh và giao tiếp hàng ngày, người Nhật đặt mức độ quan trọng cao vào việc đạt đồng thuận trong quyết định. Đảm bảo rằng mọi thành viên trong công ty đều có tiếng nói thống nhất về mục tiêu và quyết định của công ty là cách tránh xung đột. "Hệ thống ringi" là một ví dụ điển hình về cách quản lý nhân sự hiệu quả nhất ở Nhật Bản. Qua hệ thống này, quyết định được đưa ra thông qua một quy trình có cấu trúc, logic và được tính toán kỹ lưỡng, tập trung vào những tác động dài hạn hơn là ảnh hưởng ngắn hạn.
Trong việc đạt đồng thuận và hiểu nhau, các quyết định có thể được đánh giá và thảo luận một cách tổng quan. Mọi người có thể đóng góp ý kiến và ý tưởng của mình, và sau đó, quyết định cuối cùng được đưa ra dựa trên sự thống nhất và sự hiểu biết chung. Quá trình này giúp đảm bảo rằng tất cả các khía cạnh và hệ quả của quyết định đã được xem xét một cách toàn diện.
Vì sao chúng ta nên học tập các kỹ năng quản trị nhân sự của người Nhật
Hãy quay trở lại quá khứ để chiêm ngưỡng sự phát triển tuyệt vời của Nhật Bản, một quốc gia mà ít ai có thể sánh bằng.
Sau cuộc Chiến tranh Thế giới thứ hai, nền kinh tế của Nhật Bản đã trải qua một cuộc tăng trưởng kinh ngạc. Được xem là một bước phát triển "thần kỳ", Nhật Bản đã từ đỉnh điểm đổ nát sau chiến tranh để trở thành cường quốc kinh tế lớn thứ hai trên thế giới, chỉ sau Hoa Kỳ.
Sự phát triển ấn tượng này của nền kinh tế Nhật Bản có nguồn gốc từ yếu tố quan trọng nhất - con người. Họ đã kế thừa hệ thống giáo dục từ quá khứ và, nhờ vào việc đầu tư sau chiến tranh, đã nắm giữ quyền kiểm soát hệ thống giáo dục trong suốt 9 năm. Nhờ vào sự đầu tư vào giải pháp xuất phát từ giáo dục này, Nhật Bản đã tạo ra một đội ngũ lao động có trình độ chuyên môn cao, có khả năng sáng tạo và sử dụng công nghệ tiên tiến.
Đất nước “Mặt trời mọc” đã trở thành một nguồn cảm hứng đối với cả thế giới, bao gồm cả Việt Nam, với sự ngưỡng mộ về cách quản lý nhân sự xuất sắc. Điều này rõ ràng phản ánh trong các doanh nghiệp Nhật Bản và các doanh nghiệp có lãnh đạo Nhật Bản. Sự tận tụy, sự cam kết và sự chú trọng đến chi tiết đã giúp Nhật Bản xây dựng một văn hóa làm việc chất lượng cao, ổn định và có hiệu suất cao.
Đất nước này đã chứng minh rằng sự đầu tư vào con người và quản lý nhân sự là một yếu tố vô cùng quan trọng trong việc xây dựng một nền kinh tế mạnh mẽ. Sự phát triển ấn tượng của Nhật Bản là một bài học đáng cảm phục và đáng học hỏi cho các quốc gia khác trên thế giới.
Trên đây là một số cách quản trị nhân sự của người Nhật mà Tanca đã nghiên cứu và tổng hợp. Chúng tôi hy vọng rằng những ý kiến này sẽ đóng góp vào việc xây dựng một đội ngũ nhân viên mạnh mẽ và đem lại thành công vượt bậc cho doanh nghiệp của bạn. Tuy nhiên, quản lý nhân sự không phải là vấn đề đơn giản dựa trên các bí quyết cụ thể. Mỗi tổ chức có đặc thù riêng và môi trường làm việc khác nhau, vì vậy, việc áp dụng những nguyên tắc phù hợp với tình hình cụ thể là rất quan trọng. Đồng thời, tính linh hoạt, kiên nhẫn và khả năng thích nghi của nhà quản lý cũng đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng một đội ngũ nhân viên mạnh mẽ và đáp ứng được mọi thách thức.
