Làm thế nào để chấm dứt tình trạng đi trễ của nhân viên? Đây là vấn đề khiến các nhà quản trị không khỏi đau đầu. Bởi chưa biết cách xử lý thế nào cho thỏa đáng và khéo léo. Theo dõi ngay những gợi ý sau của Tanca, giúp bạn khắc phục triệt để việc đi làm muộn của nhân viên một cách văn minh, khéo léo nhất.
Nguyên nhân của việc đi trễ của nhân viên
Kỹ năng quản lý thời gian kém
Sự chậm trễ, đặc biệt thói quen thường xuyên đi trễ cho thấy rằng nhân viên của bạn không biết cách quản lý thời gian cá nhân. Hoặc họ cố tình không muốn.
Điều quan trọng là phải ước tính sẽ mất bao lâu để đi từ nhà đến chỗ làm, kể cả thời gian để giải quyết các vấn đề có thể phát sinh như kẹt xe, xe hỏng….
Tính cách vô trách nhiệm của nhân viên
Một lý do lớn khiến một người không thể đến đúng giờ là do thói quen sống vô trách nhiệm hoặc thiếu nghiêm túc ngay cả trong công việc. Họ coi việc đến muộn không có gì to tát và phớt lờ người đúng giờ đang đợi họ.
Nội quy công ty là một hình thức cam kết giữa nhân viên và doanh nghiệp. Nhân viên hoàn toàn có khả năng đến đúng giờ, nhưng nhiều người không muốn thử vì thực tế là họ không tôn trọng cam kết này.
Nếu nhân viên của bạn viện cớ thức khuya vì chạy deadline, thì họ cần xem lại mình đã làm gì trong suốt 8 tiếng ở văn phòng. Nếu đường đi làm thường xuyên tắc nghẽn, họ có thể đi sớm hơn hoặc chọn một tuyến đường khác… Cũng vì lý do đó, lần đầu có thể do bất khả kháng, nhưng lần thứ hai thì không còn là sai lầm, mà là sự lựa chọn.
Cơ chế thưởng phạt doanh nghiệp chưa rõ ràng
Nếu một nhân viên chấp nhận bị phạt nhiều lần mà không có dấu hiệu dừng vi phạm lại, điều đó có nghĩa là các cơ chế, quy định của bạn đang không hoạt động hiệu quả. Việc đi làm muộn không gây nhiều ảnh hưởng rõ rệt nên họ vẫn vi phạm như một lẽ đương nhiên.
Văn hóa đúng giờ bị xem nhẹ
Chúng ta đều biết rằng miễn là chúng ta muốn, chúng ta sẽ đến đúng giờ. Lấy một ví dụ đơn giản: Nếu 9h sáng hôm đó có một cuộc hẹn với một khách hàng vô cùng quan trọng, nhân viên của bạn chắc chắn có thể đến trước nửa tiếng.
Nhưng tại sao họ không đến văn phòng lúc 9 giờ sáng - giờ làm việc bình thường của công ty? Vì họ nghĩ rằng điều đó là không quá cần thiết! Có thể do quy chế thưởng phạt chưa chặt chẽ, quản lý dễ dãi, sếp cũng đi trễ, quản lý chưa đủ gương mẫu… vô tình nhân viên của bạn đã hình thành tư duy “được phép đến muộn”.
Xem thêm: 11+ Lý do xin nghỉ việc
Doanh nghiệp bị ảnh hưởng thế nào nếu nhân viên đi làm trễ?
Việc nhân viên thường xuyên đi làm trễ, thiếu tính kỷ luật giờ giấc không chỉ ảnh hưởng đến cá nhân người đó mà còn gây tác động xấu đến tập thể doanh nghiệp. Dưới đây là một số tác hại có thể dễ dàng nhận thấy nhất:
Giảm năng suất làm việc
Đi làm muộn có nghĩa là nhân viên đó bắt đầu làm việc muộn hơn thời gian quy định. Nếu khoảng thời gian đó không được bù đắp đồng nghĩa với việc khả năng hoàn thành công việc của nhân viên sẽ giảm đi.
Thường xuyên đi làm trễ không chỉ tác động xấu đến cá nhân họ. Khi một người đến muộn trong cuộc họp, những người khác phải cắt ngang cuộc thảo luận và quay lại từ đầu để giải thích tình hình cho người sau. Đây là một sự lãng phí thời gian và thậm chí gây khó chịu.
Nếu người đến muộn là một phần quan trọng của nhóm dự án, thì các thành viên khác trong nhóm sẽ không thể bắt đầu cho đến khi tất cả họ đều có mặt….
Ngoài ra, những người đến văn phòng muộn sẽ làm gián đoạn đồng nghiệp của họ khi họ đã bắt đầu ổn định và làm việc từ lâu. Những tiếng ồn ào không cần thiết, những lời chào hỏi huyên náo diễn ra sẽ kéo mọi người rời xa sự tập trung đang có.
Mất khách hàng
Sự chậm trễ của nhân viên khiến dịch vụ khách hàng có thể bị trì trệ. Chẳng hạn, một nhân viên giao hàng chậm trễ, không đúng thời hạn làm ảnh hưởng đến công việc của khách hàng.
Thậm chí những khách hàng thân thiết có thể sẽ chấm dứt hợp tác với doanh nghiệp ngay lập tức. Hay đơn giản là nhân viên phụ trách mở cửa hàng thường xuyên đến trễ sẽ khiến khách hàng thất vọng và tất yếu sẽ tìm đến nơi khác với dịch vụ tốt hơn.
Xem thêm: Những kỹ năng cần có khi đi làm
Nhân viên thiếu tôn trọng tổ chức
Việc không tôn trọng giờ giấc lâu dần sẽ khiến nhân viên có thái độ thiếu tôn trọng đối với ban quản lý và doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp bỏ qua sẽ bị cho là né tránh vấn đề. Nếu nghiêm khắc về việc đi muộn nhưng vấn đề vẫn tiếp diễn, rõ ràng là doanh nghiệp đang bất lực trong việc giải quyết những vấn đề dù là nhỏ nhất.
Bên cạnh đó, mọi người đều hiểu rằng đi muộn là cách nhân viên thể hiện rằng mình không quan tâm đến các quy tắc là gì.
Các nhân viên khác sẽ chú ý và thắc mắc tại sao người quản lý không hành động hoặc tại sao một người như vậy vẫn được ưu tiên làm việc tại công ty. Một khi nhân viên mất đi sự tôn trọng, sẽ gây tổn hại cho doanh nghiệp theo nhiều cách và về lâu dài.
Mất đoàn kết nội bộ
Một nhân viên đi trễ có thể ảnh hưởng đến tinh thần của cả tập thể theo nhiều cách. Chẳng hạn như công việc bị gián đoạn vì nhân viên đến muộn, hoặc khi một việc nào đó không thể bắt đầu do không có thành viên chủ chốt ở đó.
Không chỉ năng suất làm việc của cả nhóm bị giảm sút mà còn tạo ra căng thẳng cho mọi thành viên, làm giảm tinh thần làm việc của mọi người. Hay những nhân viên đến đúng giờ thường bực bội với những cá nhân thường xuyên đến muộn.
Họ sẽ bắt đầu cảm thấy trách nhiệm, thái độ nghiêm túc trong công việc của họ không được công nhận. Nếu đi trễ chẳng mất mát gì thì việc gì ngày nào cũng phải đúng giờ?
Tác động xấu đến văn hóa doanh nghiệp
Nếu một nhân viên thường xuyên đi muộn và không bị kỷ luật, đó sẽ là một tiền lệ xấu trong doanh nghiệp. Điều đó ngầm khẳng định rằng việc đến đúng giờ không thực sự quan trọng. Từ đó hình thành lối tư duy xem nhẹ giờ giấc của cả tập thể công ty.
Xem thêm: Nghệ thuật quản lý nhân sự
Làm thế nào để chấm dứt tình trạng đi trễ của nhân viên?
Mỗi nhà quản lý sẽ có một cách xử lý nhân viên đi làm muộn khác nhau. Điều này còn tùy vào hoàn cảnh riêng của người thợ để có biện pháp. Tuy nhiên, họ vẫn nên thiết lập các bước sau để công ty đi đúng hướng.
Thiết lập các quy tắc chung
Trước hết, nội bộ doanh nghiệp cần đề ra những nguyên tắc, chính sách chung. Nó bao gồm các quy định và thủ tục cần thiết liên quan đến thời gian làm việc như sau:
- Chi tiết chấm công 8 tiếng, theo ca, ngày nghỉ...
- Hoàn thiện quy trình, thủ tục báo cáo đi làm muộn. Nhân viên cần biết thông báo cho ai và viết đơn xin phép như thế nào.
- Cách thức nhân viên bù lại thời gian họ đi làm muộn.
- Mẫu thông báo nhắc nhở nhân viên đi làm đúng giờ theo định kỳ.
- Xây dựng quy chế xử lý kỷ luật khi đi làm muộn đối với từng trường hợp...
Nhà quản lý cần thường xuyên cập nhật chính sách cho phù hợp. Khi có sự thay đổi, hãy đảm bảo rằng nó đều được thông báo cho tập thể nhân viên.
Giám sát tái phạm
Quản lý cần theo dõi tình trạng đi trễ của mỗi cá nhân. Nếu bạn thấy điều này xảy ra nhiều hãy xem xét hành động kỷ luật.
Quản lý nên lưu giữ hồ sơ với bằng chứng cụ thể. Người vi phạm càng khó chối bỏ hành vi của mình. Thay vì bao biện, họ sẽ thành thật bày tỏ mong muốn sửa đổi, tránh tái phạm lần sau.
Chủ động giải quyết vấn đề
Bạn không nên đợi cho đến khi vấn đề vượt quá giới hạn mới xử lý. Cách xử lý nhân viên đi làm muộn cần phải được đưa ra kịp thời, trước khi gây khó chịu cho cả tập thể. Khi thấy dấu hiệu này, nhà quản lý nên chủ động sắp xếp một cuộc gặp với cá nhân vi phạm.
Nói chuyện một cách lịch sự, tôn trọng tận tâm sẽ tăng khả năng kết nối với người khác. Nếu không kiểm soát được cảm xúc, cuộc nói chuyện sẽ kém hiệu quả, dễ gây phản ứng tiêu cực.
Tôn trọng quyền riêng tư của nhân viên
Trong việc xử lý nhân viên đi làm muộn cần tuân thủ nguyên tắc tôn trọng quyền riêng tư. Bởi vì, có thể vì khó khăn hoặc lý do nhạy cảm nào đó, họ không muốn báo cáo với bạn.
Các nhà quản lý nên thể hiện mình là những người biết lắng nghe, luôn muốn quan tâm và giúp đỡ nhân viên.
Điều này sẽ giúp họ thể hiện bản thân dễ dàng hơn. Thông qua cùng nhau tìm hiểu phương pháp khắc phục thấu tình đạt lý nhất. Cảm giác được tôn trọng cũng giúp nhân viên tự tin hơn trong việc sửa đổi.
Thưởng phạt hợp lý
Công ty cũng cần có chính sách nhận thấy những thay đổi hoặc cố gắng cải thiện từ nhân viên. Thay vì đưa ra hình phạt, hãy khen ngợi cách mà người đó khắc phục hậu quả.
Bên cạnh đó, những nhân viên gương mẫu đi làm đúng giờ cũng cần được tôn vinh. Những người khác sẽ tìm cách làm theo. Vì ai cũng muốn nâng cao giá trị bản thân, lòng tự trọng và được nhận phần thưởng xứng đáng.
Qua đó, nhân sự không bị áp lực hay chống lại các hình thức kỷ luật. Môi trường làm việc dần được cải thiện theo hướng văn minh và tự giác hơn. Nó cũng thể hiện bản lĩnh của người lãnh đạo.
Xem thêm: Sách hay về quản trị nhân sự
Ứng dụng công nghệ
Ngày nay các phầm mềm quản lý nhân sự ra đời như một giải pháp tối ưu nhất dành cho các doanh nghiệp. Sự tích hợp công nghệ hiện đại giúp chuẩn hóa quy trình quản trị.
Phần mềm quản trị nhân sự Tanca là một sự lựa chọn không thể nào bỏ qua. Bao gồm các tính năng thông minh, có thể giải quyết triệt để vấn đề giờ giấc, chấm công và tối ưu hóa các hoạt động của doanh nghiệp.
- Chấm công trực tuyến tích hợp công nghệ AI, theo dõi giờ giấc của nhân viên
- Sắp xếp lịch làm việc linh hoạt
- Định vị vị trí nhân viên và quản lý nghỉ phép
- Quản lý mục tiêu và hiệu suất làm việc của nhân viên
Tham khảo thông tin chi tiết hơn về phần mềm Tanca tại đây.
Chắc hẳn qua bài viết trên bạn đã biết làm thế nào để chấm dứt tình trạng đi trễ của nhân viên một cách triệt để nhất. Vừa văn minh, lịch sự vừa thể hiện bạn là một nhà quản lý giỏi. Hy vọng những kinh nghiệm quản trị nhân sự Tanca đã chia sẻ sẽ giúp ích cho bạn.
