Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc năng suất

Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc là một kỹ năng vô cùng cần thiết đối với mỗi người. Trong bài viết này, Tanca sẽ cùng bạn tìm hiểu về các bước lập kế hoạch công việc, cách rèn luyện kỹ năng và làm sao để trình bài kỹ năng này lên CV một cách tốt nhất. Cùng tìm hiểu nhé.

Kỹ năng tổ chức và lập kế hoạch là gì?

Kỹ năng lập kế hoạch là gì?

Khả năng lập kế hoạch là khả năng một người căn cứ vào mục tiêu đã định trước, phát minh ra các chiến lược, phương pháp và quy trình để đạt được mục tiêu đó trong một thời gian nhất định. Năng lực này sẽ vạch ra một con đường cụ thể - có thể là ngắn hạn hoặc dài hạn trước khi bắt đầu triển khai.

Kỹ năng lập kế hoạch nói chung sẽ được thể hiện thông qua các khả năng sau:

• Xác định được rõ mục tiêu và thời hạn.
• Xây dựng các chiến lược và phương pháp khả thi để hoàn thành mục tiêu.
• Tổ chức các hành động theo quy trình từng bước để đạt được mục tiêu đúng hạn.

Để hiểu hơn về kỹ năng này, mời bạn tham khảo Ví dụ về lập kế hoạch công việc sau đây. Ví dụ về kỹ năng lập kế hoạch:

Sau khi phân tích dữ liệu, giám đốc marketing quyết định chuẩn bị một kế hoạch dự phòng bên cạnh kế hoạch chính. Quyết định này được đưa ra sau khi công ty nhận được thông tin đối thủ cạnh tranh có thể tung ra sản phẩm thay thế cùng lúc.

Để không ảnh hưởng đến hiệu quả của chương trình khuyến mại, kế hoạch chính sẽ được triển khai trước thời hạn khoảng 1 tuần. Đúng như dự đoán, sản phẩm thay thế của đối thủ cạnh tranh được tung ra sau đó 2 tuần với chương trình khuyến mãi giảm giá.

Nhờ có phương án dự phòng, công ty tham gia thị trường sớm và thu hút được sự quan tâm của người tiêu dùng. Lúc này, các đối thủ muốn chiếm thị phần chỉ có thể tập trung vào việc tăng thời hạn khuyến mại, giảm giá, tăng ngân sách marketing. Trong khi các công ty chỉ cần quảng bá với tỷ lệ thấp hơn, họ vẫn có thị phần tốt nhờ vị thế tiên phong của mình.

Tổ chức công việc

Tổ chức công việc là quá trình phân bổ các nguồn lực, đặc biệt là nguồn nhân lực để thực hiện một kế hoạch. Công ty muốn hoạt động hiệu quả và thành công thì phải tổ chức tốt công việc nội bộ của mình. Thực hiện các kế hoạch một cách chuẩn mực, sự phối hợp đồng bộ giữa các bộ phận giúp người quản lý dễ dàng đánh giá các hoạt động.

Như vậy, kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc rất cần thiết đối với mỗi cá nhân và doanh nghiệp. Việc phân chia nhiệm vụ càng cụ thể, rõ ràng thì khả năng đạt được mục tiêu càng cao.

Bằng cách làm việc có hệ thống và khoa học, bạn có thể làm tốt hơn mà không thiếu những yếu tố quan trọng. Biết cách tổ chức công việc sẽ giúp bạn tận dụng tối đa các nguồn lực sẵn có.

Xem thêm: 9+ Phương pháp quản lý dự án hiệu quả

Lợi ích khi có kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc hiệu quả

Xác định thứ tự ưu tiên của công việc

Kỹ năng này sẽ giúp bạn phân biệt rõ ràng việc gì cần làm trước và việc gì cần làm sau. Như vậy, bạn vừa có thể đảm bảo hoàn thành mục tiêu lớn hơn, vừa không bỏ qua những công việc hàng ngày.

Tổ chức công việc theo trình tự khoa học, tránh chồng chéo

Công việc trùng lặp là khởi đầu của sự mất phương hướng và lãng phí nguồn lực. Việc tổ chức công việc theo trình tự, khoa học sẽ giúp quá trình làm việc diễn ra suôn sẻ và thuận lợi.

Dễ dàng theo dõi và kiểm tra tiến độ của công việc

Các nhiệm vụ và mục tiêu chính sẽ luôn được đặt trong lịch trình chung và tuân theo trong suốt quá trình làm việc. Điều này giúp tránh bỏ sót hoặc chậm trễ, ảnh hưởng đến mục tiêu chính.

Sử dụng hiệu quả các nguồn lực

Việc sử dụng tài nguyên sẽ giúp bạn tránh được sự trùng lặp và lãng phí không cần thiết. Khi các công việc được liệt kê và sắp xếp khoa học, việc phân bổ nguồn lực trở nên dễ dàng và hiệu quả.

Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời giờ, công sức, tiền bạc mà còn tăng hiệu quả công việc.

Chủ động phát triển bản thân

Làm chủ công việc ở các khía cạnh sau:

• Nó đang phát triển theo hướng nào?
• Bạn cần đạt được điều gì trong thời gian sắp tới?
• Ngoài ra, lập kế hoạch luôn khiến bạn xem xét lại điểm mạnh và điểm yếu của mình. Từ đó, bạn có thể phát triển một cách toàn diện.

Quản lý thời gian và rủi ro hiệu quả

Quản lý thời giờ hiệu quả không chỉ giúp bạn không rơi vào bẫy của sự trì hoãn mà còn giúp bạn phân bổ đủ thời giờ. Điều này sẽ hạn chế sự chậm trễ khi các rủi ro bất thường xuất hiện.

Có thêm động lực thực hiện mục tiêu đề ra

Kỹ năng lập kế hoạch công việc tốt sẽ trở thành động lực để đạt được mục tiêu đã đề ra. Bạn sẽ thấy rằng những gì bạn làm giúp bạn tiến gần hơn đến mục tiêu mỗi ngày.

Vì chỉ cần hoàn thành những công việc nhỏ trong kế hoạch là bạn đã hoàn thành một đoạn đường rồi. Và nó sẽ là động lực trực tiếp nhất trong suốt hành trình thực hiện mục tiêu lớn.

Nâng cao sự tương tác và tính đoàn kết trong tập thể

Trong môi trường làm việc nhóm, kỹ năng lập kế hoạch làm việc sẽ giúp:

• Tăng kết nối
• Tăng tính tương tác trong quá trình làm việc
• Tăng sự đoàn kết của nhóm

Lập kế hoạch giúp mọi người biết vị trí và vai trò của họ trong bức tranh lớn. Điều đó giúp họ có trách nhiệm hơn, tăng tình đoàn kết với các thành viên khác nói chung.

Xem thêm: Horenso là gì? Nguyên tắc và cách ứng dụng

Các loại kỹ năng lập kế hoạch trong tổ chức

Có kỹ năng lập kế hoạch và quản lý công việc mang lại nhiều lợi ích to lớn. Có nhiều loại kế hoạch để phục vụ cho các mục đích khác nhau. Vì vậy, bạn phải tìm hiểu kỹ về thực trạng của doanh nghiệp để xây dựng một kế hoạch tổng thể. Có các loại kế hoạch phổ biến như:

Theo thời gian: Kế hoạch ngắn hạn, trung và dài hạn

• Theo mục đích của hoạt động: Kế hoạch cấp chiến lược, kế hoạch cấp hoạt động.
• Theo hình thức: Chiến lược, thủ tục, quy tắc, chính sách, chương trình, ngân sách hàng quý.
• Cách rèn luyện kỹ năng lập kế hoạch: Các bước chi tiết

Lên kế hoạch theo ngày/ tuần/ tháng/ năm 

Việc lập kế hoạch sẽ rất hiệu quả khi bạn xác định rõ các công việc chi tiết và phân bổ thời hạn theo từng bước nhỏ.

Khi lập các kế hoạch dài hạn, bạn nên sử dụng kỹ năng lập kế hoạch để có thể lập các bảng kế hoạch tổng thể theo năm / tháng cũng như các bảng kế hoạch chi tiết theo tuần / ngày.

Với nó, bạn có thể đảm bảo rằng các kế hoạch hoặc của nhân viên luôn được thực hiện đúng deadline.

Xác định mục tiêu

Một người có kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả nên:

• Xác định mục tiêu chính xác và rõ ràng.
• Biết cách chia nhỏ mục tiêu thành những mục tiêu nhỏ, ngắn hạn.
• Nắm được các điều kiện cần và đủ để đạt mục tiêu.

Bạn có thể tham khảo mô hình SMART để xác định mục tiêu dễ dàng hơn.

• Specific (Cụ thể) - Mục tiêu phải rõ ràng và cụ thể
• Measurable (Có thể đo lường) - Các mục tiêu phải có thể đo lường được
• Attainable (Có thể đạt được) - Một mục tiêu có thể đạt được, có khả năng hoàn thành
• Relevant – Mục tiêu có liên quan
• Time Based (Dựa trên thời gian) - Có thời gian cụ thể để đạt mục tiêu

Lập danh sách những việc cần làm

Khi bạn đã xác định và chia nhỏ mục tiêu của bản thân, hãy chia nhỏ chúng thành danh sách những việc cụ thể. Sau đó, phân tích các nhiệm vụ và ghi chú về deadline, điều kiện và cách thực hiện chúng.

Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên và thời gian

Từ danh sách trên, bạn nên dựa vào những lưu ý để sắp xếp thứ tự ưu tiên một cách hợp lý và khoa học. Sau đó, thiết lập lịch trình và đưa mọi người lên bàn lập kế hoạch.

Phân chia nguồn lực nhân sự

Khi bạn biết mình cần làm gì và làm như thế nào, kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả sẽ tiếp tục thể hiện trong việc phân bổ nguồn lực của doanh nghiệp.

Trước tiên, bạn nên bắt đầu bằng cách hiểu các nguồn lực doanh nghiệp là gì.

Nếu bạn là một cá nhân, hãy trả lời câu hỏi đó và bạn có bao nhiêu nguồn lực.

Nếu bạn là một doanh nghiệp hay một tập đoàn, bạn cần phải trả lời câu hỏi doanh nghiệp có gì, có bao nhiêu và có ai.

Lưu ý: Bạn không chỉ hiểu các con số mà còn cần hiểu các đặc điểm của từng phần tài nguyên.

Cuối cùng, dựa trên những kiến ​​thức này, bạn nên phân bổ hợp lý, tiết kiệm, đúng chỗ.

Tập trung triển khai theo kế hoạch đã đề ra

Kế hoạch được hoàn thành và đi vào hoạt động. Và đừng nghĩ rằng ở đây, kỹ năng lập kế hoạch không có chỗ để thể hiện.

Bởi vì ngay cả trong quá trình thực hiện, bạn vẫn cần phải theo dõi kế hoạch, đảm bảo việc thực hiện kế hoạch, đồng thời xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh.

Linh hoạt ứng biến trong khi thực hiện kế hoạch

Kế hoạch là phải làm theo. Nhưng như bạn có thể đã biết, hầu như không bao giờ một kế hoạch được thực hiện chính xác như ban đầu.

Sự tính toán của con người là có hạn. Và những yếu tố khách quan bất ngờ, cũng như những yếu tố chủ quan thay đổi đòi hỏi sự linh hoạt để điều chỉnh kịp thời.

Đừng lo lắng, linh hoạt là một trong những kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả.

Kiểm tra, đánh giá năng lực sau mỗi tuần

Kiểm tra sẽ cho bạn biết rằng:

• Bạn đã làm việc ở đâu?
• Bạn có đang đi đúng hướng với kế hoạch không?
• Có bất kỳ vấn đề gì xảy ra không?

Đừng quên đánh giá hiệu suất của bạn mỗi tuần. Vì bước này sẽ giúp bạn có động lực và xem lại những hoạt động đã “lỗi thời” trong kế hoạch cần điều chỉnh.

Điều này không có nghĩa là kỹ năng lập kế hoạch của bạn kém. Nó có nghĩa là bạn không ngừng trở nên tốt hơn và tốt hơn mỗi ngày!

Tạo động lực làm việc

Trong quá trình thực hiện và sau khi hoàn thành các mục tiêu, công ty phải đưa ra các chính sách khuyến khích tinh thần và khen thưởng người lao động. Đây là những biện pháp nhỏ nhưng lại có tác động lớn đến tinh thần làm việc và động lực cho những mục tiêu tiếp theo.

Xem thêm: Dự án là gì? Phân loại và cách xây dựng một dự án điển hình

Nâng cao kỹ năng xây dựng kế hoạch với mô hình 5W 1H 2C 5M

Phương pháp 5W 1H 2C 5M không còn là phương pháp xa lạ trong kinh doanh. Phương pháp này khá đơn giản, thích hợp để rèn luyện kỹ năng lập kế hoạch cá nhân. Hãy trả lời những câu hỏi sau đây:

• Why: Tại sao bạn lại lập kế hoạch này?
• What (To-Do List): Những công việc cụ thể bạn cần làm để đạt mục tiêu trên là gì? Hãy liệt kê các hoạt động cụ thể để kế hoạch trở nên chi tiết hơn.
• Where: Các công việc trên sẽ được thực hiện ở đâu? Địa điểm đó có bất kỳ yêu cầu nào không?
• When: Bạn làm mỗi công việc trong bao lâu? Khi nào bắt đầu và kết thúc là gì?
• Who (Người chịu trách nhiệm): Ai sẽ phụ trách từng công việc trên? Nếu là bạn, bạn có cần ai đó giúp đỡ không?
• How: Làm như thế nào, bằng dụng cụ và tài liệu gì?
• Control: Bạn cần kiểm soát nội dung nào và bạn kiểm soát nó như thế nào? Các tiêu chuẩn đánh giá hiệu suất là gì?
• Check: Bạn cần kiểm tra những gì, tần suất ra sao? Những gì bạn cần chú ý kiểm tra và sau đó ghi chú lại ai là người thực hiện khi kiểm tra nếu đó là kế hoạch làm việc nhóm.

3 Mẹo nâng cao kỹ năng lập kế hoạch của lãnh đạo cấp phòng

Tất cả nên đồng lòng hướng về mục tiêu chung

Kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả thường rõ ràng nhất trong quá trình lập kế hoạch nhóm. Tuy nhiên, một kế hoạch dù tốt đến đâu cũng sẽ trở nên vô nghĩa nếu nó không được đồng thuận và thực hiện.

Vì vậy, kết nối các thành viên trong nhóm thông qua giao tiếp thẳng thắn và tế nhị là một điều rất quan trọng.

Ưu tiên thực hiện việc quan trọng trước

Phân loại và sắp xếp công việc theo mức độ quan trọng là yếu tố cốt lõi của việc lập kế hoạch.

Sự sắp xếp này phải có sự cân đối giữa kế hoạch cá nhân và kế hoạch nhóm, giữa mục tiêu chính và những dự phòng phát sinh.

Sử dụng phần mềm để tạo lịch trình

Sự ra đời của các thiết bị thông minh là trợ thủ đắc lực giúp bạn lập kế hoạch và sắp xếp công việc hiệu quả. Một khi các nhiệm vụ được sắp xếp một cách hợp lý, nhất quán về mức độ ưu tiên, thì việc hoàn thành không còn khó khăn nữa. Công việc phân bổ deadline càng cụ thể, chi tiết thì mục tiêu càng nhanh.

Một trong những ứng dụng hàng đầu hỗ trợ lập kế hoạch và sắp xếp công việc chi tiết, hiệu quả cho doanh nghiệp là Tanca. Đây là ứng dụng dùng để thiết lập các công việc hàng ngày, cho phép quản lý và thống kê các công việc đã hoàn thành cho các cá nhân, tổ đội và công ty.

Bộ công cụ quản lý công việc của Tanca bao gồm: Mẫu quản lý công việc, quản lý tiến độ công việc, quản lý quy trình công việc, quản lý việc và tiến độ thực hiện của mỗi các nhân, xem được deadline trong tháng, hệ thống báo cáo tự động và rất nhiều tính năng khác,...

Đặc biệt, ứng dụng này có thể tùy chỉnh, phù hợp với mọi loại hình và quy mô của doanh nghiệp. Hỗ trợ quản lý nhân viên của bạn mọi lúc mọi nơi nhờ tích hợp trên ở máy tính và di động.

Để tìm hiểu kỹ hơn về ứng dụng lập kế hoạch và tổ chức công việc. Vui lòng liên hệ với chúng tôi thông qua số hotline hoặc zalo để được hỗ trợ và tư vấn chi tiết nhé:

• (Zalo) 0906-767-657
• (Hotline) 0899-1999-54

Sử dụng sổ tay để lên kế hoạch

Viết ra những suy nghĩ của bạn cũng là một kỹ năng lập kế hoạch và thực hiện hiệu quả. Viết ra mọi thứ giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả. 

Khi thực hiện việc này, bạn đã vô tình gieo vào đầu mình một nhiệm vụ có mức độ ưu tiên cao. Ngoài ra, với cách tiếp cận này, bạn có thể kiểm soát mọi tình huống cho dù đó là trường hợp khẩn cấp hay khủng hoảng.

Hướng dẫn cách thể hiện kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức trong CV 

Liệt kê các kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức của bạn trong CV của bạn. Đặc biệt nếu họ cần cho một công việc mà bạn quan tâm. Nó sẽ cho nhà tuyển dụng thấy rằng bạn có những gì họ cần. Dưới đây là một số thuật ngữ ví dụ bạn có thể sử dụng:

• Thiết lập mục tiêu
• Kỹ năng sắp xếp thời gian hợp lý
• Thiết lập các thứ tự ưu tiên của công việc
• Xác định các nhiệm vụ quan trọng
• Làm việc nhóm
• Kỹ năng giao tiếp tốt
• Thể hiện khả năng sử dụng các công cụ lập kế hoạch / tổ chức
• Có khả năng ra quyết định
• Ước tính thời gian và nỗ lực cần thiết để hoàn thành một nhiệm vụ

Dù vậy, khi nói rằng bạn có những kỹ năng này là chưa đủ. Bạn cần phải chứng minh điều đó bằng cách cung cấp các ví dụ. Nói về khoảng thời gian bạn đã lên kế hoạch và sắp xếp một thứ gì đó. Sau đó, mô tả những gì bạn đã làm và những gì bạn có được.

Thí dụ

Câu hỏi: Hãy kể cho tôi nghe về khoảng thời gian bạn phải lên kế hoạch cho một dự án / nhiệm vụ / sự kiện.

Trả lời:

Trong thời gian học đại học, tôi tình nguyện làm nhân viên nghiên cứu thị trường cho một công ty trà nhỏ. Gần đây họ đã bắt đầu cung cấp trà túi lọc cho các siêu thị lớn. Vừa đam mê trà vừa đam mê thị trường, nên nhận được công việc này chính là niềm vinh dự và là sự kiện quan trọng của cuộc đời tôi thời gian đó.

Nhiệm vụ

Hơn 12 tuần, chúng tôi phải thu thập dữ liệu về thói quen mua chè. Công ty muốn sử dụng dữ liệu để tăng nhận thức và doanh thu. Tôi tự đề cử mình lãnh đạo nhóm và trở thành giám đốc dự án.

Hoạt động

Là người quản lý dự án, tôi quyết định thu thập dữ liệu bằng bảng câu hỏi và nhóm tập trung. Chúng là những lựa chọn khả thi nhất về thời gian, ngân sách và nguồn lực.

Tôi đã tạo một cuộc khảo sát trực tuyến để điều tra các quyết định mua hàng. Nó đã được xuất bản dưới dạng một bài đăng được tài trợ trên phương tiện truyền thông xã hội.

Tôi đã hợp tác với tiệm bánh ở địa phương để tiến hành ba nhóm tập trung. Bằng cách cho khách hàng dùng thử trà miễn phí.

Tôi đã phân tích thống kê dữ liệu bằng phần mềm và kỹ thuật mà tôi đã học được trong trường học. Sau đó, tôi trình bày những điều đó với Giám đốc điều hành.

Kết quả

Bảng câu hỏi có 500 câu trả lời và 50 người đã tham gia.

Dữ liệu cho thấy người tiêu dùng đã mua các thương hiệu đồng hành cùng họ trong khi trưởng thành, những túi trà mà cha mẹ họ đã tin chọn. 

Khẩu hiệu “trà gia đình” đã được sử dụng để mang lại cho thương hiệu một cảm giác bình dị.

Ngoài ra, tôi còn tổ chức một cuộc thi trên mạng xã hội mang tên “trà và gia đình”, bức ảnh có nhiều lượt thích nhất sẽ giành được giải thưởng. Giải thưởng bao gồm túi trà, ấm trà, mứt cam, bánh ngọt và bánh quy. Tổng cộng có hơn 630 người tham gia.

Kết quả là, doanh thu hàng năm tăng 26%.

Với dự án này, bạn có thể trình bài ngắn gọn trên CV của mình là:

• Quản lý một dự án nghiên cứu kéo dài 12 tuần để giúp nâng cao nhận thức và doanh thu cho một công ty trà.
• Dữ liệu định tính và định lượng được thu thập và phân tích thống kê.
• Đề xuất khẩu hiệu và chiến lược tiếp thị mới giúp tăng doanh thu 26%.

Sai lầm trong tiểu luận: kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc

Đối với những bạn sinh viên còn ngồi trên ghế nhà trường, việc viết một bài tiểu luận tốt sẽ giúp bạn có cơ hội chứng tỏ năng lực của mình và nhận học bổng. Ở phần này, Tanca sẽ trình bài những sai lầm trong tiểu luận khi lập kế hoạch, tuy nhiên đây cũng là lỗi mà nhiều người đã đi làm vẫn mắc phải:

• Lập kế hoạch quá chung chung
• Kỹ năng lập kế hoạch thể hiện rất rõ trong việc thực hiện các mục tiêu. Một kế hoạch chung chung sẽ chỉ khiến bạn bối rối mỗi khi nhìn vào nó.
• Kế hoạch không thực tế, không phù hợp với khả năng
• Một kế hoạch tốt phải là một kế hoạch đủ thách thức để thúc đẩy sự phát triển cá nhân. Tuy nhiên, kế hoạch cũng nên trong tầm tay để không làm bạn và cả nhóm nản lòng
• Đừng để bạn và đồng đội nản lòng vì không thể có được dù chỉ là một phần của mục tiêu!
• Không chuẩn bị các phương án dự phòng
• Lập kế hoạch dài hạn luôn chứa đựng nhiều bất ngờ và rủi ro. Do đó, bạn cần chuẩn bị một số phương án dự phòng. Điều này sẽ không bao giờ là thừa
• Đặt mục tiêu một cách mơ hồ và không tập trung
• Như đã nói ở trên, phần thiết yếu của việc lập kế hoạch là xác định các mục tiêu cụ thể và xác định. Nếu bạn mắc phải lỗi này, kế hoạch của bạn sẽ bị phá hỏng
• Coi nhẹ quá trình và chỉ hướng đến kết quả cuối cùng
• Lập kế hoạch có hai yếu tố quan trọng giúp bạn hoàn thành mục tiêu đúng hạn và cải thiện bản thân. Nó gồm cả quá trình và kết quả
• Nếu bạn không tuân theo quy trình, bạn đã đánh mất phần quan trọng và bền vững nhất

Sự thành công của ngày mai luôn bắt đầu từ những viên gạch nhỏ nhất. Hãy áp dụng những kiến thức mà Tanca đã chia sẻ và lập cho mình một kế hoạch kinh doanh hoàn hảo, cùng một kế hoạch dự phòng. Đừng quên liên hệ với chúng tôi để nhận được tư vấn chi tiết về bộ công cụ kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc Tanca nhé.