Horenso là gì và quy tắc Horenso có lợi ích gì đối với doanh nghiệp? Phương pháp làm việc nhóm hiệu quả của người Nhật Bản là giải pháp giúp quản trị tốt rủi ro trong kinh doanh. Mời bạn đọc bài viết dưới đây của Tanca để hiểu rõ hơn về quy tắc này nhé.
Quy tắc Horenso là gì?
Horenso trong tiếng Nhật là gì? Horenso trong tiếng Nhật có nghĩa là rau bina. Nhưng khi đặt trong kinh doanh thì Horenso là từ được cấu thành bởi 3 từ viết tắt “Ho”, “Ren” và “So”.
Mỗi từ viết tắt nà là một giai đoạn trong quá trình giải quyết vấn đề:
- “Ho” trong “Hokoku” nghĩa là “thông báo” hoặc “báo cáo” (report).
- “Ren” trong “Renraku” mang nghĩa “liên hệ” hoặc “cập nhật” (contact).
- “So” trong “Sodan” nghĩa tiếng Việt là “thảo luận” hoặc “nhập khẩu” (tiếng Anh gọi là Consult).
Khi vấn đề phát sinh, thay vì tự cá nhân giải quyết vấn đề thì trong văn hóa Nhật Bản nhân viên được khuyến khích nên báo cáo lại với cấp trên. Thay vì giữ riêng cho mình, toàn thể nhân viên liên quan nên ngồi lại thảo luận, xin lời khuyên hoặc ý kiến chỉ đạo từ cấp trên.
Quy tắc này giúp cho chủ doanh nghiệp luôn nắm rõ được những vấn đề trong tổ chức một cách kịp thời.
Xem thêm: Quản lý công việc theo phong cách người Nhật
Tầm quan trọng của quy tắc Horenso trong doanh nghiệp
Mục đích của Horenso khi áp dụng trong doanh nghiệp là:
Sử dụng kỹ năng Horenso trong quá trình làm việc giúp tạo ra mối quan hệ thân thiết hơn giữa sếp và nhân viên, giúp văn hóa doanh nghiệp tốt hơn. Bên cạnh đó, đồng nghiệp có mối quan hệ hài hòa, tìm được tiếng nói chung và cùng nhau hoàn thành công việc lớn.
Nguyên tắc Horenso không chỉ áp dụng cho công việc văn phòng, mà còn cho cuộc sống, giao tiếp và làm việc nhóm chung. Horenso giúp bạn làm việc hiệu quả hơn và cải thiện khả năng giao tiếp trong cuộc sống.
Việc tự đưa ra quyết định mà không tham khảo ý kiến của người khác sẽ khiến cho bạn vô tình để mất hướng giải quyết tốt hơn. Theo người Nhật Bản, quá trình đưa ra giải pháp sẽ quan trọng hơn giải pháp đó là gì.
Xem thêm: Lợi ích của làm việc nhóm
Quy trình làm việc nhóm hiệu quả bằng phương pháp Horenso
Cụ thể là trong công việc, bạn phải thường xuyên báo cáo với sếp. Đồng thời, giao tiếp thường xuyên với đồng nghiệp và cấp dưới. Cuối cùng, bạn nên tham khảo ý kiến của sếp trước khi đưa ra bất kỳ quyết định nào trong công việc.
Theo cách này, Horenso giúp chủ động hơn trong công việc. Horenso đầu tiên được khởi xướng dựa trên yêu cầu của cấp trên. Yêu cầu này nhằm ủy quyền và phân công công việc cho nhân viên cấp dưới.
Sau đó, cấp dưới xem xét yêu cầu và thực hiện bước đầu tiên để đáp ứng yêu cầu từ cấp trên của họ. Quá trình này bao gồm một loạt các hành động như nghiên cứu, lập kế hoạch sơ bộ và lập bản phác thảo.
Cuối cùng, cấp dưới báo cáo những hành động này với cấp trên của họ, để xin nhận xét và đề xuất. Sếp đưa ra ý kiến, cấp dưới làm thêm các công việc cần thiết và báo cáo cho sếp.
Mọi tổ chức ở Nhật Bản đều tuân theo phương pháp Horenso. Đối với người Âu Mỹ, khi giao dịch với người Nhật, họ thường nghĩ họ bị quản lý vi mô. Tức là họ cảm thấy quản lý quá kỹ quá quá sâu vào công việc cá nhân. Do đó, mất tính độc lập trong công việc sẽ ảnh hưởng đến khả năng sáng tạo.
Tuy nhiên, các nghiên cứu sau đó của các chuyên gia đã chứng minh điều ngược lại. Họ chỉ ra rằng công cụ phòng ngừa rủi ro Horenso mang lại rất nhiều hiệu quả.
Nếu bạn là nhân viên và bạn thấy sếp kiểm tra công việc của bạn rất nhiều, đó là Horenso. Nếu bạn là một ông chủ và bạn quan tâm đến hiệu suất của một trong những nhân viên của mình, đó chính là Horenso.
Xem thêm: Kỹ năng làm việc nhóm là gì?
Nguyên tắc áp dụng Horenso trong văn hoá doanh nghiệp
Bên cạnh thắc mắc Horenso là gì, nhiều người cũng quan tâm đến việc làm thế nào để áp dụng phương pháp này. Bạn có thể tìm hiểu kỹ năng làm việc nhóm này qua nội dung dưới đây:
Hokoku – Thông báo, báo cáo
Trong mô hình Horenso, báo cáo là nhiệm vụ báo lại kết quả công việc cho cấp trên. Chủ động báo cáo là điều cần thiết cho công việc và dự án việc này sẽ khiến sếp thêm yêu thích bạn.
Khi nào cần báo cáo: Thời điểm tốt nhất để báo cáo là khi bạn đã hoàn thành công việc được giao. Hay đối với công việc dài hạn yêu cầu báo cáo tiến độ thường xuyên trong khi bạn đang thực hiện.
Phương pháp báo cáo tốt nhất: Bạn phải báo cáo đầy đủ và chính xác, báo những tin xấu trước. Ngoài ra, văn phong của báo cáo phải lịch sự và tôn trọng người đọc.
Phương pháp báo cáo không nên áp dụng: Báo cáo không chính xác, ít thông tin, báo trước tin tốt. Ngoài ra, phong cách báo cao thô lỗ, không tôn trọng người nghe và số liệu thống kê cũng không đủ chứng thực.
Renraku – Giữ liên lạc
Giữ liên lạc luôn là nguyên tắc khó nhất ở cẩm nang Horenso. Vấn đề này liên quan đến yếu tố thời gian nên người Nhật luôn chú trọng trong giao tiếp.
Phương pháp liên lạc phù hợp: Đối với những vấn đề đơn giản, khẩn cấp, bạn có thể trao đổi bằng lời nói, qua điện thoại và chỉ nói những gì cần thiết.
Nếu cần giao tiếp với nhiều người, bạn có thể sử dụng các cuộc họp hoặc email nội bộ để thông báo. Nếu công việc của bạn liên quan đến phương châm, nâng cao chất lượng, học hỏi kinh nghiệm thì bạn nên sử dụng văn bản để liên lạc,...
Phương pháp giao tiếp không phù hợp: Giao tiếp dài dòng và khó hiểu, không liên quan đến công việc hiện tại và tốn thời gian, không xem xét thời gian.
Sodan – Bàn bạc, tư vấn làm việc nhóm hiệu quả
Bàn bạc là chìa khóa giúp các thành viên trong nhóm giải quyết vấn đề một cách hiệu quả nhất. Mỗi người có thế mạnh và quan điểm khác nhau, vì vậy bằng cách thảo luận và đưa ra các đề xuất, các vấn đề có thể được giải quyết về mọi mặt và hiệu quả công việc có thể được cải thiện.
Cách thảo luận phù hợp: Có nhiều người tham gia, nhiều tính cách, nhiều phong cách. Ghi nhận lại những ý kiến. Thảo luận phải có mục đích rõ ràng, mọi người đều hiểu và khi có quyết định cuối cùng thì mọi thành viên phải tuân theo.
Cách thảo luận không tốt: Ít người, ý tưởng và phương pháp thực hiện giống nhau. Không nhận ghi lại các ý kiến, không suy nghĩ cẩn thận và bác bỏ chúng một cách nhanh chóng. Mục đích của cuộc thảo luận không rõ ràng. Không có quyết định cuối cùng, mỗi người tự quyết định hướng đi.
Xem thêm: Khó khăn khi làm việc nhóm và hướng giải quyết
Ví dụ về Horenso trong một số tình huống mẫu
Nếu bạn chưa hiểu rõ quy tắc Horenso, hãy xem tình huống mẫu bên dưới:
Tình huống: Bạn đi làm muộn 10 phút do tắc đường vào buổi sáng.
Giải pháp: Ngay khi biết mình sẽ đến muộn, bạn nên gọi cho sếp - RENRAKU. Đầu tiên là thông báo rằng bạn sẽ đến muộn 10 phút và giải thích lý do bạn đi muộn. Sau đó, ngay khi bạn bước vào văn phòng, hãy gặp sếp của bạn và làm cho họ biết về sự hiện diện của bạn
Điều quan trọng là vào thời điểm nhận ra mình đến muộn sẽ liên lạc ngay. Do đó, các bên chủ động điều chỉnh giờ giấc của mình. Ví dụ, hoãn cuộc họp 10 phút để đợi bạn đến, hoặc biết cách trả lời nếu đối tác cần gặp bạn.
Nên thực hiện quy tắc Horenso khi nào?
Với những phần đã trình bài phía trên, chắc bạn đã phần nào hiểu được những trường hợp vụ thể nên áp dụng quy tắc Horenso vào quản lý doanh nghiệp. Cụ thể:
Khi báo cáo kết quả công việc
Ví dụ: Báo cáo tiến độ của một nhiệm vụ do sếp của bạn yêu cầu.
"Tôi sẽ báo cáo về tiến độ của nhiệm vụ hôm nay. Hiện tại, các yêu cầu của dự án đã được hoàn thành trong một cuộc họp với khách hàng. Dự án vẫn đang tiến hành, vì vậy ngày mai tôi sẽ tiếp tục báo cáo tiến độ."
Khi cần giữ liên lạc
Ví dụ: Thông báo rằng bạn sẽ đi làm muộn.
"Vì chuyến tàu bị trễ, hôm nay tôi sẽ đi làm muộn khoảng 30 phút. Tôi xin lỗi vì đã đến trể giờ làm việc."
Khi cần sự tham vấn
Ví dụ: Nói chuyện với sếp của bạn về dự án.
"Tôi muốn thảo luận về tiến độ dự án. Xin vui lòng cho tôi thời gian tham vấn chiều nay."
Gợi ý cách sử dụng Horenso trong làm việc nhóm hiệu quả cao
Xác nhận trước khi làm việc
Cần phải có xác nhận trước khi thực hiện các nhiệm vụ do người khác yêu cầu hoặc công việc uỷ quyền. Thông tin cần xem xét bao gồm: hiểu biết về vấn đề, giải pháp, hậu quả hoặc chi phí giải quyết vấn đề.
Ngay cả khi bạn nghĩ rằng bạn đã làm điều gì đó đúng, bạn vẫn nên kiểm tra nó.
Báo cáo kịp thời
Báo cáo kịp thời giúp ban lãnh đạo hỗ trợ kịp thời và an tâm trong công việc. Tin xấu có thể chuyển thành tin tốt nếu nó được chuyển đi nhanh chóng.
Khi đó, ban lãnh đạo sẽ có biện pháp hỗ trợ kịp thời và cùng nhau xử lý công việc. Những người giỏi, chuyên nghiệp thường báo tin xấu trước khi nó xảy ra. Ví dụ: Còn 3 giờ để hoàn thành công việc nhưng rất có thể công việc sẽ không hoàn thành như đã hứa.
Ngay cả khi bạn không có vấn đề gì, bạn cũng nên báo cáo nó. Đôi lúc chúng ta không thể tự phát hiện vấn đề tồn động. Tuy nhiên, trên thực tế, có những vấn đề tiềm ẩn mà chỉ những người từng trải mới hiểu được. Ngoài ra, các báo cáo thường xuyên giúp người quản lý yên tâm hơn.
Luôn chia sẻ thông tin với người khác
Chúng ta cần tìm cách nhanh nhất và dễ dàng nhất để chia sẻ thông tin với mọi người. Có thể được cập nhật trực tiếp, trong các bài đăng trên bảng thông báo, hoặc trong các cuộc họp hàng ngày.
Chia sẻ tin tức thường xuyên giúp mọi người hiểu được tình hình của nhau. Kể từ đó, các thành viên sẽ cố gắng giúp đỡ lẫn nhau.
Bàn bạc càng sớm càng tốt
Nếu bạn có bất kỳ nghi ngờ nào, hãy thảo luận và giải quyết vấn đề ngay lập tức. Tranh thủ tìm kiếm sự giúp đỡ của đồng nghiệp và cấp trên.
Hãy chủ động lên lịch gặp gỡ và cùng nhau tìm ra giải pháp. Các cuộc thảo luận nhằm đưa ra giải pháp cho mọi vấn đề.
Hãy chủ động khi làm việc
Việc triển khai Horenso có hai khía cạnh. Quản lý các yêu cầu về hiệu suất đòi hỏi bạn phải tiếp cận một cách chủ động.
Chúng ta có thể tiết kiệm thời gian cho các nhà quản lý khi chủ động. Nó cũng cung cấp cho các nhà quản lý có thêm thời gian để suy nghĩ về các nhiệm vụ khác, quan trọng hơn.
Ngoài ra, còn thể hiện được bạn là người siêng năng, dám nghĩ dám làm và có thái độ làm việc tốt. Những người chủ động sẽ luôn được đánh giá cao.
Hy vọng thông qua bài viết này của Tanca bạn sẽ hiểu hơn về Horenso là gì và từ đó áp dụng vào doanh nghiệp của mình. Thực tế, các nước phương Tây thường khuyến khích người lao động nên chủ động, không nên dựa vào người khác. Tuy nhiên, hãy dựa trên thực tế của tổ chức để đưa ra phương hướng thích hợp.
