Kỹ năng làm việc nhóm là gì? Đây là kỹ năng mềm rất được các nhà tuyển dụng đánh giá cao. Nếu sở hữu khả năng teamwork tốt sẽ giúp bạn ghi điểm khi phỏng vấn, và phát triển hơn trong sự nghiệp sau này.
Vậy làm thế nào để làm việc nhóm hiệu quả và năng suất? Hãy cùng Tanca tìm hiểu khái niệm chi tiết về teamwork, lợi ích khi làm việc theo đội nhóm. Cũng như cách cách rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp này qua bài viết sau đây.
Kỹ năng làm việc nhóm là gì? Ví dụ về kỹ năng làm việc nhóm
Kỹ năng làm việc nhóm (teamwork skills) có nghĩa là khả năng hợp tác, làm việc với nhau để hoàn thành tốt nhiệm vụ và hướng đến mục tiêu chung. Theo cách này, mỗi thành viên trong nhóm sẽ có thể bổ sung và sửa chữa những thiếu sót của nhau.
Tuy nhiên, trong lúc làm việc nhóm khó tránh khỏi những ý kiến trái chiều, mâu thuẫn khiến cho teamwork không hiệu quả. Vì vậy, mỗi thành viên cần rèn luyện những kỹ năng làm việc nhóm cần thiết để xây dựng một nhóm hoàn chỉnh, nhằm đạt được kết quả tốt nhất cho công việc chung.
Xem thêm: Top phần mềm quản lý công việc
Tầm quan trọng của kỹ năng làm việc nhóm là gì?
Cải thiện kỹ năng giao tiếp
Khi làm việc nhóm, việc giao tiếp giữa các thành viên là điều rất cần thiết. Mọi người thường dành nhiều thời gian để thảo luận, trao đổi thông qua các cuộc họp, buổi brainstorm.
Từ đó giúp mỗi thành viên trong nhóm nâng cao kỹ năng giao tiếp. Ngoài ra còn là cơ hội để mọi người cùng nhau học hỏi, chia sẻ và giúp đỡ lẫn nhau trong quá trình làm việc.
Thúc đẩy sự sáng tạo của mỗi cá nhân
Những ý tưởng tuyệt vời và thành công thường là kết quả của sự đóng góp ý kiến của nhiều người. Khi một ý tưởng nào đó mới được đưa ra, chắc hẳn sẽ có nhiều vấn đề chưa rõ ràng khiến mọi người trong team chưa thể hiểu rõ được.
Chính lúc này các thành viên trong nhóm nêu ý kiến, quan điểm về ý tưởng dưới góc nhìn cá nhân của họ. Nhờ vào những đóng góp mang tính xây dựng đó mà ý tưởng được hoàn thiện hơn.
Theo đó lược bỏ đi những yếu tố bất khả thi, những cái chưa tốt và cho ra đời một quyết định đúng đắn nhất cho công việc chung.
Rèn luyện tính kỷ luật
Thường khi làm việc nhóm sẽ không được thoải mái, tự do như khi làm việc cá nhân. Bạn bắt buộc phải tuân thủ các quy định chung đã đề ra từ ban đầu về tiến độ, deadline hoàn thành công việc.
Nếu thay đổi cách nhìn sẽ cảm thấy đây là một điều tốt, vì nó giúp các thành viên trong nhóm rèn luyện tính kỷ luật và thái độ làm việc chuyên nghiệp hơn.
Nâng cao hiệu suất công việc
Nâng cao hiệu quả và năng suất công việc chính là lợi ích dễ nhận thấy nhất của làm việc đội nhóm. Đôi lúc một mình bạn không thể nào giải quyết hết đống rắc rối phát sinh từ công việc, thậm chí phương án bạn chọn để giải quyết lại không hiệu quả như mong đợi.
Thế nhưng teamwork lại làm được điều. Mỗi người đều sẽ có nhiều điểm mạnh và góc nhìn riêng. Khi kết hợp tất cả những điều này lại với nhau, chúng ta sẽ có cái nhìn bao quát, sâu sắc hơn về vấn đề đang mắc phải. Từ đó dễ dàng tìm được phương án phù hợp nhất để giải quyết vấn đề.
Cùng chính vì vậy, việc phân chia mỗi người một việc sẽ giúp đẩy nhanh tiến độ công việc, mỗi vấn đề phát sinh đều được khắc phục nhanh chóng. Từ đó năng suất làm việc tăng nhanh hơn so với việc làm một mình.
Xem thêm: Chứng chỉ PMP trong lĩnh vực quản lý dự án
Những kỹ năng làm việc nhóm cần thiết
1. Kỹ năng giao tiếp
Kỹ năng giao tiếp (Communication) rất cần thiết trong teamwork. Đây không chỉ đơn giản là trò chuyện, mà bạn cần phải học cách truyền tải một cách lịch sự và tính tế.
Đồng thời trình bày những ý tưởng sao cho dễ hiểu và thu hút mọi người trong team. Điều này sẽ giúp bạn gây ấn tượng tốt với mọi người.
2. Kỹ năng lắng nghe
Một phần quan trọng khác của giao tiếp là lắng nghe. Bạn phải có khả năng lắng nghe ý kiến và mối quan tâm của đồng nghiệp để trở thành một thành viên trong nhóm hiệu quả.
Bằng cách đặt câu hỏi để tìm hiểu, thể hiện mối quan tâm và sử dụng cách giao tiếp phi ngôn ngữ, bạn có thể cho nhóm của mình thấy rằng bạn quan tâm và bạn hiểu ý tưởng của họ.
3. Kỹ năng giải quyết xung đột
Giải quyết xung đột (Conflict Management) là kỹ năng cơ bản khi làm việc nhóm. Bởi lúc làm việc chung, xảy ra mâu thuẫn là điều không thể tránh khỏi. Đôi lúc nhờ vào những bất đồng quan điểm đó mà cả nhóm đi đến quyết định tốt nhất.
Vì vậy, thay vì né tránh, bạn nên học cách giải quyết xung đột một cách triệt để, văn minh và hiệu quả nhất có thể.
4. Kỹ năng đàm phán
Một trong những yếu tố giúp bạn teamwork giỏi chính là kỹ năng đàm phán - Negotiating. Đối với mỗi ý tưởng bạn đưa ra, bạn phải thuyết phục những người còn lại trong nhóm rằng đó là một ý tưởng hay, độc đáo và hoàn mỹ.
Nếu mọi người bị bạn thuyết phục, thì họ sẽ chấp nhận và tiếp tục phát triển ý tưởng. Ngoài ra, khi chia việc, nếu cảm thấy bất hợp lý thì cần thương lượng lại với Team Leader để không phải rơi vào thế bất lợi trong công việc.
5. Kỹ năng tư duy phản biện
Critical Thinking hay tư duy phản biện là kỹ năng bạn nên trau dồi để phát huy hết năng lực lúc làm việc nhóm. Trong các cuộc họp chung, việc mỗi người mỗi ý không phải là điều gì quá khó hiểu.
Mọi người đều sẽ có ý kiến, ý tưởng của riêng mình và muốn được tập thể công nhận. Để làm được điều đó, bạn cần phải có tư duy phản biện sắc bén, bảo vệ sáng kiến của mình và cho tất cả mọi người thấy rằng đó là phương án hiệu quả nhất.
6. Kỹ năng quản lý thời gian
Khi làm việc nhóm, các cuộc họp nhóm là điều không thể tránh khỏi và đôi khi phải diễn ra thường xuyên. Vì vậy, bạn cần sắp xếp thời gian của mình để có thể tham gia nhiều nhất có thể. Đồng thời, quản lý thời gian tốt, hoàn thành công việc được giao để không ảnh hưởng đến công việc chung của toàn đội.
7. Kỹ năng đưa ra quyết định
Decision making là một kỹ năng làm việc nhóm quan trọng, nhất là đối với nhóm trưởng. Sau khi tập hợp tất cả ý kiến của nhân viên/ mọi người trong nhóm, trưởng nhóm phải đưa ra quyết định đúng đắn nhất dựa trên mục tiêu chung của cả nhóm.
Điều này không hề dễ dàng vì nó ảnh hưởng đến kết quả chung của toàn đội. Vì vậy, cần phải suy nghĩ cẩn thận, cân nhắc mọi khía cạnh trước khi đi đến quyết định cuối cùng.
8. Kỹ năng lãnh đạo
Kỹ năng lãnh đạo (Leadership) chủ yếu dành cho các trưởng nhóm. Lãnh đạo ở đây không chỉ đơn giản là định hướng, phân công nhiệm vụ, chỉnh sửa và góp ý. Mà còn được xem là “linh hồn” của đội nhóm, tạo động lực cho mọi người trong team, để công việc được hoàn thành hiệu quả và nhanh nhất có thể.
Ngoài trưởng nhóm, các thành viên trong nhóm nên trau dồi kỹ năng này nếu muốn trở thành những nhà lãnh đạo giỏi trong tương lai.
9. Kỹ năng tổ chức và lập kế hoạch
Khi tất cả ý kiến của các thành viên đã được thống nhất, nhóm phải xây dựng kế hoạch thực hiện và phân chia nhiệm vụ cho mỗi người. Kế hoạch phải hoàn hảo, phân công và sắp xếp công việc phải hợp lý và có tính logic.
Đây là một kỹ năng quan trọng bạn cần học hỏi và trau dồi nếu muốn phát triển trong tương lai.
10. Kỹ năng giải quyết vấn đề
Khả năng nhìn nhận vấn đề đang gặp phải ở nhiều khía cạnh khác nhau là tiền đề thúc đẩy tiến độ và hiệu quả công việc khi làm việc nhóm. Kỹ năng này đòi hỏi ở bạn một lối suy nghĩ thấu đáo và rộng mở đối với những phát sinh trong lúc làm việc.
Thay vì bị ảnh hưởng bởi kết quả tiêu cực, bạn cần bình tình để giúp tập thể tìm được giải pháp lý tưởng nhất. Cách tiếp cận vấn đề khôn khéo không chỉ giúp vượt qua những trở ngại mà còn giúp cải thiện không khí làm việc chung giữa cả nhóm.
Xem thêm: Design Thinking là gì?
Làm thế nào để tổ chức quy trình làm việc nhóm hiệu quả?
1. Đặt ra mục tiêu chung
Cần phải vạch ra mục tiêu chung theo mô hình SMART để tất cả cùng làm việc hiệu quả và đóng góp vào thành công của team. Mỗi người phải luôn ghi nhớ mục tiêu này và kiên trì bám sát nó. Đôi khi cần ưu tiên các mục tiêu tập thể hơn các mục tiêu cá nhân để đảm bảo tiến độ và hiệu quả công việc chung
2. Phân chia công việc rõ ràng và cụ thể
Mỗi người trong nhóm đều sẽ có thế mạnh riêng, vì vậy cần phân chia nhiệm vụ cho phù hợp. Khi đảm nhận những công việc đúng chuyên môn, các cá nhân sẽ phát huy hết vai trò của mình và hoàn thành công việc một cách tốt nhất. Để làm được điều này, nhóm trưởng phải hiểu rõ năng lực và sở trường của từng người để có sự phân chia phù hợp.
3. Sự kết nối
Bạn nên biết cách để kết nối với các thành viên khác. Nếu không bạn sẽ luôn cảm thấy cô đơn. Thậm chí còn tự thấy mình không được trân trọng, nhưng đó chỉ là sự tưởng tượng của bạn mà thôi.
Bạn nên học cách gần gũi với người khác. Chỉ có sự kết nối mới tạo nên một tập thể hoàn hảo, bởi mọi thành viên sẽ cùng chia sẻ và giúp đỡ nhau để hoàn thành công việc một cách tốt nhất.
4. Luôn luôn lắng nghe
Khi đã là một tập thể, bạn nên biết tôn trọng và lắng nghe ý kiến của người khác. Bởi vì không ai trong chúng ta là hoàn hảo. Dù ý kiến của họ có tuyệt vời đến đâu thì vẫn tồn tại những điều bất cập. Vì vậy phải lắng nghe để nhận ra những sai sót, đóng góp để ý tưởng trở nên hoàn thiện hơn.
Lắng nghe cũng giúp mọi người hiểu hơn về điểm yếu hoặc điểm mạnh của nhau. Từ đó đưa ra các đề xuất để cùng nhau cải thiện. Vì vậy để làm việc nhóm hiệu quả, bạn nên rèn luyện kỹ năng lắng nghe.
5. Làm việc trên tinh thần đoàn kết
Nếu bạn chỉ chăm chăm vào cái tôi của mình, bạn sẽ dễ nảy sinh mâu thuẫn vì có nhiều ý kiến trái chiều với các thành viên khác. Theo đó, việc hợp nhất giữa tất cả mọi người là điều quan trọng để cả đội cùng đi đến thành công.
Đây không phải là điều dễ dàng. Bởi vì để có được sự đoàn kết, tất cả các thành viên không chỉ đưa ra ý kiến của mình mà còn phải biết lắng nghe và tôn trọng ý kiến của người khác. Đồng thời biết phân tích xem đúng sai cũng như thuyết phục nhóm của mình.
6. Giúp đỡ và tôn trọng nhau
Trong cùng một đội, các thành viên cần phải giúp đỡ lẫn nhau. Giả sử có ai đó trong team gặp khó khăn, bạn nên sẵn sàng chia sẻ và giúp đỡ họ. Điều đó sẽ tạo nên sự kết nối giữa các thành viên.
Hơn nữa, mọi thành viên phải tôn trọng lẫn nhau. Không nên nghĩ rằng mình giỏi hơn người khác, đánh giá quá cao bản thân và đánh giá thấp những người khác. Sự giúp đỡ và tôn trọng lẫn nhau là động lực lớn nhất để cùng hướng tới mục tiêu cuối cùng.
7. Có trách nhiệm với công việc được giao
Dù làm việc cá nhân hay theo nhóm, bạn cũng cần rèn luyện kỹ năng có trách nhiệm với công việc. Khi bạn làm việc riêng lẻ, mang lại kết quả không tốt, bạn sẽ là người duy nhất chịu trách nhiệm về điều đó.
Nhưng làm việc theo nhóm thì khác. Nếu bạn chỉ dựa dẫm vào những người khác hoặc không hoàn thành nhiệm vụ mà bạn được giao, điều đó có nghĩa là bạn đang ảnh hưởng đến toàn đội.
8. Khuyến khích phát triển cá nhân
Đây là những kỹ năng dành cho những người làm trưởng nhóm. Một leader có bản lĩnh và năng lực là người biết cách khuyến khích, tạo động lực, tạo điều kiện để mọi thành viên được phát triển.
Khi mỗi cá nhân thành viên được khuyến khích và có cơ hội phát triển chính là động lực để họ nỗ lực hơn trong công việc. Theo đó họ sẽ nhận ra giá trị cá nhân của riêng mình, không ngừng nâng cao nó và bổ trợ cho công việc nhóm.
9. Công bằng và thẳng thắn
Khi làm việc nhóm, bạn phải bỏ qua tính ích kỷ, không nên chấp những điều nhỏ nhặt, ghen tị với thành viên trong nhóm để tránh xảy ra xung đột. Nếu có điều gì bất mãn, bạn nên thẳng thắn bày tỏ ngay lập tức.
Nếu bạn có thể làm được điều đó, bạn chắc chắn sẽ khiến các thành viên khác ngưỡng mộ và tin tưởng bạn. Đồng thời, góp phần xây dựng tình đoàn kết trong đội và tạo động lực để cả đội của bạn tiến lên.
Khi nhiều người cùng tập trung vào một vấn đề nào đó, chắc chắn kết quả sẽ tốt hơn kết quả của một người. Luôn là thành viên tích cực, có trách nhiệm để dẫn dắt nhóm của bạn trở nên vững chắc và hoàn thiện nhất.
Một số sai lầm phổ biến khi làm việc nhóm
1. Công tư không phân minh
Các mối quan hệ bạn bè, đồng nghiệp đều rất quan trọng. Nhưng bạn nên nhớ rằng, khi làm việc nhóm, hiệu quả công việc mới là thứ ưu tiên hàng đầu.
Tuy nhiên không phải không tôn trọng nhau, nhưng góp ý thẳng thắn là điều cần thiết để hoàn thành mục tiêu chung của tập thể. Bạn không nên để những tình cảm, cảm xúc cá nhân ảnh hưởng đến công việc chung.
2. Ngại nêu lên quan điểm
Sai lầm thường thấy nhất khi làm việc nhóm là gì? Chính là ngại đưa ra quan điểm. Một số người không có chính kiến, ai sao mình vậy và luôn dễ dàng đồng tình với ý kiến người khác. Đôi lúc không tán thành ý kiến đó nhưng ngại nên tỏ ra đồng ý.
Chính sự dè chừng, ngại ngùng không cần thiết sẽ khiến cả team không khai thác được nhiều góc nhìn và khía cạnh cho các vấn đề cần giải quyết. Ngoài ra nếu tình trạng này kéo dài, càng ngày mọi người trong nhóm không thể hiểu được ý nhau, làm mất đi tinh thần đoàn kết - chủ động - thấu hiểu của teamwork.
3. Đổ lỗi cho người khác
Đôi khi sự phân công nhiệm vụ không rõ ràng, vấn đề xảy ra khiến mọi người đùn đẩy trách nhiệm cho nhau. Người này, người kia cho rằng đây không phải bổn phận của họ, nên không cần có trách nhiệm khắc phục. Lối suy nghĩ sai lầm này là điều không nên có khi làm việc nhóm.
4. Không ưu tiên công việc của nhóm
Khi làm việc theo nhóm, sẽ có một số cá nhân lơ là và không mấy quan tâm đến công việc mà chỉ ngồi chờ được giao việc. Điều này rất có khả năng họ làm không đúng hướng mà cả nhóm đã thống nhất.
Ngoài ra, cũng có trường hợp họ không lắng nghe hay đóng góp cho nhóm chỉ vì ý kiến của họ không được nhóm lựa chọn. Dù là ai đi chăng nữa cũng không nên giữ thái độ này khi làm việc nhóm.
Như vậy, qua bài viết trên của Tanca đã giúp quý bạn đọc hiểu rõ khái niệm và lợi ích của kỹ năng làm việc nhóm là gì. Đồng thời biết được tầm quan trọng của kỹ năng mềm này trên con đường phát triển sự nghiệp sau này. Đặc biệt là các bạn sinh viên, cần trau dồi ngay cho mình khả năng teamwork để ghi điểm khi phỏng vấn và mở ra nhiều cơ hội việc làm tuyệt vời.
