Chi Phí Ẩn Là Các Loại Chi Phí Ẩn Phổ Biến Làm Kinh Doanh Phải Biết

Chi phí ẩn là gì? là thông tin mà bất kỳ ai khi làm kinh doanh đều phải nắm rõ vì việc tối ưu loại chi phí này nhằm nâng cao lợi nhuận là vô cùng cần thiết. Thế nhưng đây cũng là bài toán quản lý rất nan giải. Theo dõi bài viết sau của Tanca để có thêm nhiều thông tin hữu ích về chủ đề này.

Chi phí ẩn là gì?

Chi phí tiềm ẩn (Implicit Cost), còn được gọi là chi phí cơ hội, chi phí rủi ro. Là những chi phí mà doanh nghiệp không phải trả bằng tiền mặt, nhưng lại có tác động đến hiệu quả kinh doanh. Chi phí tiềm ẩn còn được biết đến là chi phí cơ hội hoặc chi phí đánh đổi. Đây là một khái niệm phổ biến trong lĩnh vực kế toán và kinh doanh, xuất phát từ việc sử dụng các nguồn lực nội bộ của doanh nghiệp. Một cách khác, chi phí tiềm ẩn đại diện cho sự hy sinh của một cơ hội mà doanh nghiệp phải chấp nhận khi sử dụng tài nguyên nội bộ để sản xuất sản phẩm/dịch vụ.

Chi phí tiềm ẩn thường khó đo lường và không được ghi nhận trong báo cáo tài chính của doanh nghiệp, do đó, người quản lý thường không tính đến chi phí tiềm ẩn khi đưa ra các quyết định kinh doanh. Tuy nhiên, việc hiểu rõ về chi phí tiềm ẩn sẽ giúp người quản lý đảm bảo tính chính xác, cung cấp cái nhìn tổng quan và đưa ra những quyết định kinh doanh hiệu quả hơn.

Xem thêm:

• Scent Marketing Là Gì?
• Bí Mật Kinh Doanh Là Gì?

Các loại chi phí ẩn phổ biến trong kinh doanh

Chi phí cơ hội

Trong các hoạt động kinh doanh khác nhau, chi phí tiềm ẩn thường xuất hiện. Chi phí cơ hội là giá trị của lợi ích bị đánh mất khi doanh nghiệp lựa chọn một phương án thay thế. Ví dụ, nếu một doanh nghiệp sử dụng một căn nhà xưởng để sản xuất sản phẩm A, thì chi phí cơ hội là giá trị của lợi ích mà doanh nghiệp có thể nhận được từ việc cho thuê căn nhà xưởng đó.

Chi phí chi phí khấu hao (sử dụng tài sản cố định)

Chi phí sử dụng tài sản cố định đề cập đến giá trị khấu hao của các tài sản cố định. Các tài sản cố định như nhà xưởng, máy móc, thiết bị và các nguyên liệu khác có thể được sử dụng để sản xuất nhiều loại sản phẩm khác nhau. Khi một tài sản cố định được sử dụng để sản xuất một sản phẩm cụ thể, doanh nghiệp sẽ phải từ bỏ lợi nhuận mà họ có thể thu được từ việc sử dụng tài sản cố định đó để sản xuất các sản phẩm khác.

Nếu máy móc hoạt động không hiệu quả, doanh nghiệp sẽ tiêu tốn chi phí khấu hao cơ sở vật chất. Với tình trạng này kéo dài, khoản chi phí tiềm ẩn mà doanh nghiệp phải chịu trở nên ngày càng lớn đáng kể.

Chi phí quản lý

Chi phí quản lý là một khoản chi phí mà doanh nghiệp phải chịu để duy trì hoạt động của mình. Đây là một loại chi phí bao gồm tiền lương, tiền thưởng, chi phí văn phòng và các khoản tương tự. Chi phí này được coi là ẩn vì nó thường không được liên kết trực tiếp với một sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể nào.

Chi phí rủi ro

Chi phí rủi ro là tổng chi phí liên quan đến những rủi ro mà doanh nghiệp phải đối mặt, bao gồm chi phí bảo hiểm, chi phí bồi thường, chi phí dự phòng và những khoản tương tự. Đây là một loại chi phí ẩn không phát sinh thường xuyên.

Chi phí họp hành và hội nghị

Đối với mỗi doanh nghiệp, tổ chức các cuộc họp để thảo luận về công việc và tổ chức hội nghị để kỷ niệm, tổng kết,... là một hoạt động cực kỳ quan trọng. Tất cả những người liên quan đến cuộc họp và hội nghị phải tạm dừng công việc để tham gia.

Tuy nhiên, hiện nay chỉ rất ít doanh nghiệp nhận thức được rằng những cuộc họp không cần thiết lại là nguyên nhân gây lãng phí thời gian và nguồn lực. Một nghiên cứu của Doodle vào năm 2019 đã cho thấy số tiền mà nhiều doanh nghiệp ở Anh phải tiêu tốn cho những cuộc họp vô ích là 58 tỷ đô la. Con số này gấp 7 lần số tiền tương đương ở Mỹ, khoảng 500 tỷ đô la. 

Sự liên tục trong việc họp cũng dẫn đến tình trạng nhân viên mất tinh thần, căng thẳng và mất tập trung. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất và chất lượng công việc hàng ngày của họ và cả doanh nghiệp.

Chi phí cho việc nhân viên làm thêm giờ

Đối với chủ doanh nghiệp, việc nhân viên ở lại văn phòng sau giờ làm việc để tiếp tục xử lý công việc được coi là một tín hiệu tích cực. Điều này cho thấy họ đã thành công trong việc tuyển dụng nhân sự chăm chỉ, tận tâm và có trách nhiệm.

Tuy nhiên, trong một số trường hợp, chủ doanh nghiệp cũng nên có những nghi ngờ khi nhân viên thường xuyên làm thêm giờ. Nguyên nhân dẫn đến hiện tượng này không chỉ đơn thuần do khối lượng công việc nặng, mà còn có thể là do:

• Nhân sự không có năng suất và quy trình làm việc hiệu quả.
• Nhân sự sử dụng thời gian làm việc thêm để xử lý các công việc cá nhân không liên quan đến công việc chính.

Với những minh chứng cụ thể này, có thể khẳng định rằng chi phí phục vụ việc làm thêm giờ là một trong 10 loại chi phí tiềm ẩn phổ biến trong doanh nghiệp. Để giảm thiểu chi phí này, chủ doanh nghiệp và bộ phận quản lý cần theo dõi quy trình và tiến độ công việc của nhân viên. Ngoài ra, đo lường hiệu suất làm việc ở từng giai đoạn và thường xuyên động viên nhân viên cũng là cách để giải quyết tình trạng này kịp thời.

Chi phí tồn kho và luân chuyển chậm

Còn một loại chi phí tiềm ẩn khác có tác động tiêu cực đến hiệu quả kinh doanh trong doanh nghiệp là chi phí tồn kho và quá trình luân chuyển chậm. Chi phí này phát sinh do những tình trạng sau đây:

• Quá nhiều sản phẩm được sản xuất khi thực tế thị trường không đáp ứng đủ nhu cầu.
• Quản lý và kiểm soát tồn kho không hiệu quả, dẫn đến tình trạng mất tiền trong việc lưu trữ hàng hóa và chi phí vận chuyển lặp lại nhiều lần.

Chi phí tài nguyên nhàn rỗi

Trong doanh nghiệp, tài nguyên không hoạt động bao gồm cả nhân lực và máy móc hỗ trợ công việc. Mỗi năm, doanh nghiệp có thể phải đối mặt với một khoản chi phí "siêu khổng lồ" để chi trả cho tài nguyên không hoạt động nếu:

• Hệ thống máy móc không được tận dụng một cách tối đa chức năng và công suất mà doanh nghiệp vẫn phải tiêu tốn chi phí bảo trì và khấu hao.
• Nhân viên làm việc chậm chạp, không hiệu quả, nhưng vẫn nhận đầy đủ lương từ doanh nghiệp.

Mất danh tiếng

Các doanh nghiệp có thể gánh chịu mất mát về doanh thu và lợi nhuận tiềm năng khi danh tiếng của họ bị tổn thương trong các cuộc khủng hoảng truyền thông. Tình trạng này có thể bao gồm các vấn đề như thông tin tiêu cực được lan truyền trên báo chí, khiếu nại từ khách hàng và các hình thức tiêu cực khác trong dư luận.

Công thức tính chi phí ẩn

Để đánh giá chính xác chi phí ẩn, các doanh nghiệp cần xác định các loại chi phí ẩn phát sinh trong hoạt động kinh doanh. Sau khi nhận biết các loại chi phí ẩn, doanh nghiệp cần áp dụng các phương pháp tính toán phù hợp để xác định giá trị của từng loại chi phí ẩn. Dưới đây là một số phương pháp tính toán chi phí ẩn phổ biến:

Phương pháp định lượng

Bằng cách dựa trên dữ liệu thực tế, doanh nghiệp có thể tính toán chi phí ẩn. Ví dụ, có thể sử dụng các phương pháp định lượng sau để tính toán:

• Phương pháp phân tích chi phí theo hoạt động (ABC): Phương pháp này phân tích chi phí thành các hoạt động và xác định chi phí của từng hoạt động.
• Phương pháp định giá thời gian (TPV): Phương pháp này xác định chi phí ẩn bằng cách tính giá trị thời gian của các nguồn lực bị lãng phí.

Phương pháp định tính

Phương pháp này thường dựa trên các đánh giá chủ quan của chuyên gia hoặc nhân viên trong công ty. Để tính toán chi phí ẩn, doanh nghiệp có thể sử dụng một số phương pháp định tính như sau:

• Phương pháp phỏng vấn: Phương pháp này bao gồm việc phỏng vấn các nhân viên để thu thập thông tin về chi phí ẩn.
• Phương pháp thảo luận nhóm: Phương pháp này tổ chức các buổi thảo luận nhóm để thu thập thông tin về chi phí ẩn.

Việc tính toán chi phí ẩn đúng chuẩn là quan trọng để doanh nghiệp có thể đưa ra các quyết định kinh doanh chính xác, nâng cao hiệu quả kinh doanh và giảm thiểu rủi ro. Vì vậy, khi tính toán chi phí ẩn, doanh nghiệp cần chú ý các vấn đề sau:

• Chi phí ẩn thường khó xác định và tính toán chính xác. Doanh nghiệp cần sử dụng các phương pháp phù hợp với tình hình thực tế của mình để đảm bảo tính chính xác của việc tính toán.
• Chi phí ẩn có thể phát sinh từ nhiều nguồn khác nhau. Doanh nghiệp cần xác định và nhận biết tất cả các nguồn gốc gây phát sinh chi phí ẩn để có thể tính toán chính xác.

Nguyên tắc kiểm soát chi phí ẩn cần biết

Có một số giải pháp giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí ẩn, bao gồm:

• Đổi mới công nghệ và tối ưu hóa quy trình sản xuất để giảm bớt các bước dư thừa gây lãng phí sức người, tiền bạc và nguyên liệu, đồng thời tăng năng suất lao động. Đồng thời, doanh nghiệp nên khấu hao tài sản cố định nhanh chóng để tái đầu tư và cải tiến công nghệ.
• Chuyên môn hóa công việc và giảm sự chồng chéo nhiệm vụ của nhân viên.
• Quản lý tồn kho hiệu quả để giảm thiểu chi phí tồn trữ và chi phí mua hàng.
• Xây dựng hệ thống quản lý chuỗi cung ứng hiệu quả để đảm bảo sự thông suốt từ tiếp nhận đơn hàng đến xuất kho nguyên liệu.
• Xây dựng kế hoạch sản xuất chi tiết và rõ ràng để tránh tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa nguyên liệu và tồn kho.

Việc kiểm soát chi phí ẩn không chỉ đơn giản mà còn là một chiến lược toàn diện. Để đảm bảo hiệu quả, doanh nghiệp có thể thực hiện biện pháp như xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ mạnh mẽ, tăng cường giám sát và thực hiện kiểm tra tài chính định kỳ. Đồng thời, việc đào tạo nhân viên về tầm quan trọng của việc kiểm soát chi phí ẩn cũng rất quan trọng.

Sự nhạy bén trong việc phát hiện và giải quyết sớm những sự không phù hợp là chìa khóa để ngăn chặn tình trạng này. Qua đó, doanh nghiệp có thể đạt được hiệu quả cao hơn và tăng khả năng cạnh tranh trong thị trường ngày càng khốc liệt hiện nay.

Rủi ro từ chi phí ẩn

Việc tính toán chi phí ẩn không đầy đủ và chính xác có thể mang lại những rủi ro sau đây:

• Tạo cơ hội cho việc xuất hiện hành vi vụ lợi từ một số cá nhân.
• Ảnh hưởng đến hoạt động quản lý và vận hành của doanh nghiệp.
• Khó khăn trong việc xác định giá thành và giá bán của sản phẩm hoặc dịch vụ.
• Gặp khó khăn trong việc quản lý doanh thu và chi phí sản xuất của doanh nghiệp.
• Gây thất thoát tài sản của doanh nghiệp hoặc cá nhân.
• Gây suy giảm doanh thu và lợi nhuận, tiềm ẩn nguy cơ gây phá sản.
• Ảnh hưởng đến năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp.

Như vậy, có thể thấy rằng chi phí ẩn có thể gây ra nhiều ảnh hưởng tiêu cực cho doanh nghiệp. Do đó, để đưa ra các quyết định kinh doanh phù hợp, mỗi doanh nghiệp cần nắm rõ từng khoản chi phí, bao gồm cả chi phí ẩn. Điều này là cơ sở quan trọng để nhà quản lý có thể đưa ra các quyết định kinh doanh chính xác.

Chi phí ẩn và chi phí hiện khác nhau như thế nào?

Kết luận

Mong rằng qua bài biết trên, câu hỏi Chi phí ẩn là gì? không còn quá mơ hồ đối với các độc giả của Tanca, đặc biệt là các nhà quản lý của doanh nghiệp. Kiểm soát tốt chi phí ẩn sẽ có ảnh hưởng vô cùng tích cực đến hiệu quả kinh doanh của công ty.