Khám phá bộ câu hỏi phỏng vấn Nhân Viên Thu Mua (purchasing staff) để tìm hiểu cách nhà tuyển dụng lựa chọn ứng viên tốt nhất cho vị trí này. Các câu hỏi này không chỉ giúp đánh giá kỹ năng, kinh nghiệm mà còn giúp hiểu rõ hơn về phong cách làm việc, tư duy giải quyết vấn đề của ứng viên. Hãy chắc chắn rằng bạn đã chuẩn bị kỹ lưỡng cho buổi phỏng vấn xin việc sắp tới. Cùng Tanca theo dõi ngay qua bài viết sau.

Nhân viên thu mua (Purchasing) là gì?

Nhân viên thu mua (purchasing staff) hay được gọi là nhân viên cung cấp, là người có trách nhiệm mua các sản phẩm và dịch vụ cần thiết cho hoạt động của công ty. Họ là một phần quan trọng của bộ phận mua hàng trong một tổ chức hoặc doanh nghiệp.

Mô tả công việc của nhân viên mua hàng

Nghiên cứu thị trường: Nhân viên thu mua cần hiểu rõ thị trường, các nhà cung cấp, sản phẩm và dịch vụ. Điều này giúp họ đưa ra quyết định mua hàng phù hợp và cạnh tranh.

Liên lạc với nhà cung cấp: Một phần quan trọng của công việc là thiết lập và duy trì mối quan hệ với các nhà cung cấp và đảm bảo cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ đúng hẹn, đáp ứng được yêu cầu của công ty.

Đàm phán hợp đồng: Nhân viên thu mua cần có kỹ năng đàm phán để đạt được giá cả tốt nhất và điều khoản hợp đồng có lợi nhất cho công ty.

Quản lý đơn hàng và theo dõi hàng hóa: Sau khi đặt hàng, nhân viên thu mua cần theo dõi việc giao hàng để đảm bảo rằng sản phẩm hoặc dịch vụ được giao đúng hẹn.

Đánh giá hiệu quả của nhà cung cấp: Nhân viên thu mua cần thường xuyên đánh giá nhà cung cấp để đảm bảo rằng họ tiếp tục cung ứng sản phẩm và dịch vụ chất lượng cao.

Quản lý hóa đơn và thanh toán: Nhân viên thu mua cũng phải xử lý các hóa đơn và giải quyết các vấn đề liên quan đến thanh toán.

4 đức tính cần thiết của nhân viên mua hàng

Khả năng phân tích và đánh giá: Nhân viên mua hàng cần có khả năng phân tích thị trường, so sánh giữa các bên cung ứng, sản phẩm và dịch vụ, để đưa ra quyết định mua hàng tốt nhất cho công ty.

Kỹ năng đàm phán: Đây là một kỹ năng cực kỳ quan trọng trong công việc mua hàng. Nhân viên mua hàng cần biết cách đàm phán để đạt được giá cả tốt nhất, điều kiện thanh toán phù hợp, và những điều khoản khác trong hợp đồng mua hàng.

Chịu đựng áp lực và quản lý thời gian tốt: Công việc mua hàng thường có nhiều áp lực, đặc biệt là khi phải đáp ứng nhu cầu của các bộ phận khác trong công ty trong thời gian ngắn. Nhân viên mua hàng cần phải biết cách quản lý thời gian một cách hiệu quả để hoàn thành công việc kịp thời.

Chi tiết và tổ chức: Công việc mua hàng đòi hỏi sự tỉ mỉ và tổ chức. Nhân viên mua hàng cần biết cách theo dõi và quản lý hàng hóa, hợp đồng, hóa đơn, và các thông tin khác một cách chính xác và tổ chức.

Ngoài ra, các đức tính như sự trung thực, độ tin cậy và tinh thần cống hiến cũng rất quan trọng để trở thành một nhân viên mua hàng giỏi.

Xem thêm:

Bộ câu hỏi phỏng vấn Nhân Viên Thu Mua

1. Hãy giới thiệu một chút về bản thân bạn?

Nhà tuyển dụng đã có được thông tin cá nhân của bạn thông qua CV của bạn. Vì vậy, khi gặp câu hỏi này, hãy tập trung trả lời một số điểm chính như bạn học chuyên ngành gì có liên quan đến công việc. Hay bạn đã từng làm công việc gì liên quan đến thu mua để tạo thiện cảm trong mắt chủ nhà.

2. Bạn đã từng làm việc cho công ty nào chưa? Tại sao nghỉ ở đó?

Đây là một trong những câu hỏi phỏng vấn mua sắm có thể khiến ứng viên bối rối. Mục đích nhà tuyển dụng đặt câu hỏi này là để xác định thái độ làm việc của bạn và lý do tại sao bạn không còn làm việc với công ty cũ.

Câu hỏi này chiếm 60% quyết định của nhà tuyển dụng về việc có nên thuê bạn hay không.

Bạn có thể khéo léo trả lời rằng do văn phòng chuyển đi nơi khác không thuận tiện cho việc di chuyển của bạn, hoặc doanh nghiệp chuyển bạn sang bộ phận khác không phù hợp với bạn, v.v.. Bạn nên thong thả một chút khi thanh toán . trả lời câu hỏi này.

3. Theo bạn, công việc chính của nhân viên thu mua là gì?

Hỏi về chuyên môn của nhà tuyển dụng để đánh giá xem ứng viên đã học hay nắm vững vị trí chưa. Vì vậy trước khi tham gia phỏng vấn, hãy tìm hiểu kỹ tính chất công việc của nhân viên mua hàng nhé!

Công việc chính của nhân sự thu mua là thu mua nguyên vật liệu với giá hợp lý, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp, tiết kiệm chi phí sản xuất.

4. Hãy cho tôi biết điểm mạnh của bạn là gì?

Những câu hỏi về điểm mạnh của ứng viên sẽ giúp nhà tuyển dụng hiểu được bạn sở hữu những tố chất gì cho công việc. Nhà tuyển dụng đang cố gắng sử dụng khả năng của bạn để kiểm tra và đánh giá bản thân để có được một bức tranh hoàn chỉnh về bạn.

Bạn có thể nêu bật những ưu điểm mà bạn phù hợp với vị trí nhân sự thu mua. Chẳng hạn như kinh nghiệm làm việc với nhiều nhà cung cấp, nắm vững kiến thức chuyên môn, bắt kịp xu hướng chuyển đổi,… Đây sẽ là tâm điểm của nhà tuyển dụng khi họ đánh giá bạn.

5. Làm thế nào để bạn tìm kiếm nguồn cung cấp?

Đây là một câu hỏi phỏng vấn giúp nhà tuyển dụng đánh giá cơ sở mà bạn đang tìm kiếm, lựa chọn nhà cung cấp. Bạn có thể trả lời bằng cách trình bày cho nhà tuyển dụng một quy trình để hiểu rõ hơn về cách thức hoạt động của mọi thứ.

Đầu tiên, bạn sẽ nghiên cứu, sau đó tìm hiểu về các nhà cung cấp chuyên nghiệp, so sánh giá từ nhiều nguồn, nhập mẫu mã để kiểm tra chất lượng sản phẩm. Phối hợp với sản xuất hoặc nghiên cứu để xác định lựa chọn vật liệu của bạn.

6. Tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp của bạn là gì?

Các tiêu chí lựa chọn là những gì bạn sử dụng để đánh giá liệu một nhà cung cấp có phù hợp với công ty của bạn hay không. Một số tiêu chí lựa chọn bên cung ứng phổ biến như thông tin trên website, dựa trên đánh giá của khách hàng, dựa trên hợp đồng hợp tác trước đó,…

Tiêu chí của bạn càng cụ thể bao nhiêu thì hình ảnh nhà cung cấp của bạn càng rõ ràng bấy nhiêu. Điều này sẽ giúp bạn tạo ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng.

7. Bạn mong muốn điều gì từ công ty chúng tôi?

Điều này cũng có thể giúp nhà tuyển dụng hiểu liệu công ty của họ có đáp ứng nhu cầu của bạn hay không. Đối với những câu hỏi này, bạn nên thành thật về mong muốn đảm nhận vị trí này tại công ty.

Đồng thời, bạn có thể đề cập đến mục tiêu nghề nghiệp và định hướng tương lai của mình đối với công việc này.

8. Kể về một tình huống bạn gặp khó khăn và cách giải quyết nó?

Đối với câu hỏi này, bạn nên trả lời theo mức độ ảnh hưởng của các điều kiện khách quan bên ngoài. Ví dụ, bạn cần đàm phán giá với xưởng gia công hàng hóa nhưng giá bạn đưa ra không được chấp nhận do nguyên vật liệu tăng giá.

Tại thời điểm này, bạn cần từ chối thỏa thuận vì nó không tuân thủ chính sách của công ty.

Bạn nên sử dụng các kỹ năng đàm phán của mình để đưa ra số lượng đặt hàng để đạt được sự hợp tác lâu dài.

9. Nhà cung cấp gửi sai mẫu sản phẩm, cách giải quyết?

Đây là một trong những tình huống khó khăn mà các ứng viên phải đối mặt. Đầu tiên, bạn cần cho nhà tuyển dụng biết rằng bạn luôn có kế hoạch dự phòng.

Bạn nên biết rằng những người thu gom kho sẽ không bao giờ để hết hàng chính, vì vậy có một kế hoạch dự phòng sẽ là câu trả lời hoàn hảo.

Bạn có thể trả lời bằng cách luôn gửi kế hoạch B song song. Điều này có nghĩa là khi nhà cung cấp không cung cấp đúng mã, bạn có thể ngay lập tức tìm cách khác để giải quyết.

10. Những hạng mục nào cần có hợp đồng thu mua?

Ứng viên cần biết rằng hợp đồng mua bán chỉ có giá trị đối với các mối quan hệ hợp tác lâu dài hiện có hoặc tiềm năng. Đối với hợp đồng ngắn hạn, các bên chỉ cần thời gian để kiểm soát.

Đối với những nhà cung cấp có điều kiện tốt, dễ đáp ứng yêu cầu thì việc ký kết làm việc dài hạn là khá cần thiết. Nếu công ty bạn có kế hoạch nhập khẩu nguyên vật liệu theo từng đợt thì cần sử dụng hợp đồng để xác nhận thời gian giao hàng.

11. Bạn sẽ làm gì nếu nhà cung cấp không thể đáp ứng nhu cầu của bạn?

Điều này cũng tương tự như vấn đề nhà cung cấp sai mẫu mã cho doanh nghiệp. Với câu hỏi này trong đầu, bạn cần chuẩn bị cho mình một kế hoạch B có thể được thực hiện kịp thời nếu có sự cố xảy ra.

Ứng viên nên biết rằng không có kế hoạch nào là hoàn hảo, vì vậy bạn cần phải làm việc một cách chủ động để giảm thiểu rủi ro. Bạn có thể chuẩn bị trước số lượng hàng hóa dự kiến trong kho của mình, chủ động giải quyết các vấn đề với nhà cung cấp,…

12. Làm sao để biết giá sản phẩm của nhà cung cấp có phù hợp hay không?

Một trong những câu hỏi phỏng vấn khó nhất đối với nhân viên thu mua là xác định xem giá của nhà cung cấp có hợp lý hay không.

Bạn có thể trả lời câu hỏi này bằng cách nghiên cứu giá thị trường trước khi làm việc với nhà cung cấp. Điều này có thể chứng minh rằng mức giá bạn nhận được từ nhà cung cấp là hoàn toàn hợp lý.

Các câu hỏi phỏng vấn nhân viên mua hàng bằng tiếng Anh

Khi phỏng vấn xin việc tại các công ty nước ngoài, hoặc doanh nghiệp Việt Nam thường xuyên giao dịch với các đối tác/ nhà cung cấp quốc tế thì tiếng Anh là một kỹ năng rất quan trọng. Dưới đây là một số câu hỏi phỏng vấn nhân viên mua hàng bằng tiếng Anh bạn có thể tham khảo:

1. Could you briefly Introduce yourself? (Giới thiệu sơ lược về bản thân bạn?)

2. Can you tell me a bit about your experience with procurement?

(Bạn có thể kể cho tôi biết một chút về kinh nghiệm thu mua của bạn không?)

3. How do you evaluate suppliers to ensure they meet our company’s needs?

(Bạn đánh giá nhà cung cấp như thế nào để đảm bảo họ đáp ứng được nhu cầu của công ty chúng ta?)

4. Can you describe a time when you had to negotiate with a supplier for a better price or delivery terms?

(Bạn có thể mô tả một lần bạn phải đàm phán với nhà cung cấp để có giá tốt hơn hoặc điều kiện giao hàng không?)

5. What methods do you use to ensure that procurement activities are in compliance with company policies and legal requirements?

(Bạn sử dụng phương pháp nào để đảm bảo rằng các hoạt động thu mua tuân thủ chính sách của công ty và các yêu cầu pháp lý?)

6. Describe a situation when you were able to make a significant cost saving for a company.

(Mô tả một tình huống khi bạn có thể tiết kiệm chi phí đáng kể cho một công ty.)

7. How have you handled a situation where a supplier failed to deliver a product on time?

(Bạn đã xử lý như thế nào trong tình huống mà một nhà cung cấp không giao hàng đúng hạn?)

8. How do you stay updated with the latest market trends in terms of price changes and product availability?

(Bạn cập nhật các xu hướng thị trường mới nhất về thay đổi giá cả và sự sẵn có của sản phẩm như thế nào?)

9. Have you ever implemented a procurement strategy? Can you explain how it improved the procurement process?

(Bạn đã từng thực hiện chiến lược thu mua chưa? Bạn có thể giải thích cách nó cải thiện quá trình thu mua không?)

10. What would you do if a supplier does not meet a deadline? (Khi nhà cung cấp giao hàng trễ, bạn sẽ làm gì?)

11. What do you do to develop strong relationships with key suppliers? (Bạn làm gì để duy trì quan hệ với các nhà cung cấp quan trọng?)

Mẹo phỏng vấn nhân viên mua hàng thành công

Tuy công việc vất vả nhưng thu nhập của nhân viên thu mua cũng rất tốt. Vì vậy, nếu bạn chuẩn bị ứng tuyển và phỏng vấn cho vị trí thu mua trong một đơn vị kinh doanh, vui lòng lưu ý những điều sau:

Tìm hiểu kỹ công việc của nhân viên thu mua trước khi phỏng vấn. Điều này sẽ giúp bạn xác định việc liệu bạn có thực sự phù hợp hay không và chuẩn bị tốt nhất cho cuộc phỏng vấn.
Chuẩn bị câu trả lời cho các câu hỏi phỏng vấn nhân viên mua hàng. Điều này giúp bạn dễ dàng làm nổi bật điểm mạnh của mình và gây ấn tượng với nhà tuyển dụng.
Trong suốt quá trình phỏng vấn, hãy luôn thể hiện tình yêu với công việc và quyết tâm gắn bó lâu dài với nó.
Có tất cả các bằng cấp và các tài liệu liên quan đã sẵn sàng cho cuộc phỏng vấn.

Với bộ câu hỏi phỏng vấn Nhân Viên Thu Mua, bạn không chỉ nắm bắt được những tiêu chí quan trọng khi tuyển dụng mà còn nắm bắt cơ hội để phát triển trong sự nghiệp của mình một cách hiệu quả. Chúc bạn thành công và có được công việc đãi ngộ tốt nhất. Cảm ơn quý bạn đọc đã quan tâm và theo dõi bài viết của Tanca.