7 lưu ý vàng trong tuyển dụng và đào tạo nhân viên quán cafe

1. Chuẩn bị kỹ trước khi tuyển dụng 

Lập kế hoạch tuyển dụng

Trong một năm, quán cafe có thể thay đổi rất nhiều nhân viên nên thường các chủ quán cafe chỉ tuyển người khi có vị trí trống mà không theo một kế hoạch nào. Điều này không sai nhưng thường sẽ không dẫn đến hiệu quả tuyển dụng tốt. 

Trong tình trạng cần người gấp, chủ quán cafe sẽ tuyển đại người không phù hợp/ không có cam kết cao với công việc, bỏ qua cơ hội tuyển được những nhân sự tốt và mất chi phí tuyển dụng. Vì vậy, với tư cách là một người chủ của quán cafe, bạn hãy lên kế hoạch để xác định số lượng nhân sự, xác định tuyển nhân viên làm part time hay full time và dự đoán về nhu cầu nhân sự theo từng mùa cao điểm trong năm. 

Trên thực tế, công việc tuyển dụng nhân sự cho quán cafe chưa bao giờ là dễ dàng. Nhưng để đảm bảo các lợi ích lâu dài cho quán và hạn chế sai sót trong tuyển dụng thì việc lập một kế hoạch tuyển dụng là rất cần thiết. 

Xem thêm: 10 Checklist tuyển dụng nhân sự

Chuẩn bị bảng mô tả công việc

Trước khi chuẩn bị bảng mô tả công việc, cần lưu ý rằng mỗi vị trí tuyển dụng sẽ có những yêu cầu khác nhau về trình độ, kinh nghiệm và khả năng ứng xử. Do đó, các yêu cầu và quyền lợi dành cho những vị trí khác nhau cần phải có sự khác biệt. 

Để có được một bản mô tả công việc tốt, người chủ quán cafe cần hình dung ra được công việc mà các vị trí trong quán cafe sẽ đảm nhiệm, hiểu được tầm quan trọng của từng vị trí công việc để quyết định quyền lợi cho vị trí đó. 

2. Người quản lý cần có nhiều kỹ năng

Người quản lý trong một quán cafe thường sẽ là trụ cột để tất cả các công việc có thể diễn ra trơn tru, từ việc quản lý nhân viên đến việc đại diện để xử lý các tình huống bất ngờ trong quán. Vì vậy, vị trí quản lý quán cafe đòi hỏi người quản lý phải có nhiều kỹ năng: khả năng lãnh đạo, khả năng giao tiếp, khả năng xử lý tình huống, kèm theo đó là sự nhiệt tình, tận tâm, có thể nắm bắt chi tiết, sở hữu mối quan hệ với các nhà cung cấp thực phẩm.

Để tuyển được người quản lý chất lượng, việc cung cấp cho họ một mức lương hấp dẫn là điều cần thiết. Nếu quán của bạn không thể đưa ra mức lương cao, bạn có thể thỏa thuận để chia lợi nhuận. Đây là một cách tuyệt vời để thuê được những người quản lý giỏi và thúc đẩy họ góp sức xây dựng và phát triển hoạt động kinh doanh quán cafe của bạn. 

Bên cạnh đó, việc có thể cung cấp cho các nhà quản lý cơ hội học tập và nâng cao tay nghề cũng là cách làm được đánh giá cao.

3. Chọn lọc kỹ nhân viên pha chế

Quán cafe sở hữu một thương hiệu nổi bật và có không gian trang trí đẹp mắt là những yếu tố để thu hút các khách hàng mới, nhưng chính đồ uống ngon mới là yếu tố để giữ chân khách hàng. Thật không ngoa khi nói nhân viên pha chế được coi là linh hồn của quán cafe. 

Việc bỏ thời gian để chọn lọc vị trí pha chế không bao giờ là thừa, một nhân viên pha chế giỏi phải biết cách pha các đồ uống sao cho ngon, phải biết điều chỉnh cho hợp lý liều lượng của từng loại và am hiểu về trình tự pha chế.

4. Ấn tượng tốt từ nhân viên phục vụ

Sự cạnh tranh trong kinh doanh quán cafe nói riêng và kinh doanh F&B nói chung hiện nay không chỉ dừng lại ở các đồ uống, không gian mà hơn hết đó còn là chất lượng dịch vụ, chăm sóc khách hàng. Quá trình từ lúc người khách hàng bước vào quán cafe đến khi ra về thì người mà họ tiếp xúc nhiều nhất chính là những nhân viên phục vụ. Các nhân viên phục vụ sẽ là một mắt xích rất quan trọng để nâng cao hình ảnh thương hiệu cho quán cafe.  

Vì vậy, đội ngũ nhân viên phục vụ bàn phải tạo được ấn tượng tốt, không khí thoải mái, dễ chịu trong khi vẫn tuân thủ nghiêm các quy định của quán, đặc biệt trong giờ cao điểm. Bên cạnh đó, việc nắm rõ về về menu để giới thiệu cho khách hàng là một yêu cầu cần thiết đối với nhân viên phục vụ. Sự tỉ mỉ và chi tiết trong cách tư vấn sẽ tăng mức độ hiếu kỳ của khách hàng và giúp họ lựa chọn dễ dàng hơn.

Xem thêm: 6 yếu tố để tạo ra một thương hiệu cafe nổi bật

5. Đào tạo bài bản nghiệp vụ cho nhân viên

Về kỹ năng, người quản lý cần bỏ thời gian để hướng dẫn và đào tạo bài bản nghiệp vụ cho nhân viên mới. Không nên bắt nhân viên phải biết tất cả ngay từ những ngày đầu. Kỹ năng pha chế và phục vụ của nhân viên trong quán cafe rất quan trọng, sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến khách hàng khi đến quán của mình.

Thêm vào đó, khi tiếp nhận và đào tạo nhân viên mới, người chủ quán nên chuẩn bị một tài liệu về về chủ đề thiết lập quy trình làm việc, bản mô tả công việc, văn hóa phục vụ và môi trường làm việc. Các tài liệu cần được trình bày một cách khoa học với súc tích nhất. Đảm bảo có thể rút ngắn tối đa thời gian đào tạo nhân viên mới, đồng thời mang lại hiệu quả cao.

6. Lưu ý đến những sai phạm thường mắc

Vẻ ngoài thiếu chuyên nghiệp

Mỗi quán cafe sẽ mang đến những phong cách khác nhau, nhân viên theo đó mà có lối ăn mặc tùy chỉnh với tinh thần của quán. Nhưng dù thế nào thì điều tối quan trọng là các nhân viên nên giữ một hình ảnh lịch sự, tươm tất. 

Một số nguyên tắc để nhân viên tuân theo như: mặc đồng phục (nếu quán cafe có đồng phục), đầu tóc gọn gàng, nên đi giày và không được đi dép lê, móng tay không sơn màu quá chói và nên cắt ngắn, nữ thì có thể trang điểm nhẹ nhàng nhưng không nên quá lòe loẹt.

Chạm tay vào miệng ly/ cốc

Việc vô tình chạm tay vào miệng cốc đồ uống của khách trong lúc phục vụ là một lỗi nhỏ, tiểu tiết và không thường được để ý nhưng lại khá quan trọng tới cảm nhận của khách hàng. Điều này vô hình chung khiến khách hàng không thoải mái và đánh giá thấp tính chuyên nghiệp của quán cafe. Chủ quán cafe hoặc người quản lý nên lưu ý và thường xuyên nhắc nhở nhân viên về vấn đề này.

Dọn trước khi khách dùng nước xong

Ở một số quán cafe, nhân viên khi quan sát thấy khách hàng đã dùng hết đồ uống sẽ chủ động dọn ly khỏi bàn. Về sự chủ động thì nên ghi nhận, nhưng trong 1 số trường hợp, khách hàng sẽ cảm thấy khó chịu một chút nếu nhân viên không biết cách cư xử khéo léo. 

Cách để tạo ra sự tinh tế là hãy để ý khi khách hàng dùng hết đồ uống, chủ động tới bàn và đề nghị rót thêm nước nếu khách hàng cần thêm, đồng thời đề nghị dọn một số ly trên bàn. Cách cư xử này sẽ khiến khách cảm thấy mình được tôn trọng và quan tâm.

Giao tiếp thiếu tinh tế với khách hàng

Thứ nhất, khi quán đông khách và nhân viên thì không kịp phục vụ, có thể xảy ra trường hợp nhân viên thờ ơ đối với các thắc mắc hay yêu cầu của khách hàng. Một số khách hàng có thể hiểu cho cách cư xử này nhưng đa số họ sẽ đánh giá thấp tinh thần phục vụ của nhân viên. Nếu bạn muốn dịch vụ của quán cafe mình trở nên khác biệt, hãy xây dựng thói quen cho nhân viên để xử lý tinh tế hơn trong tình huống quán đông khách như có thể giao tiếp bằng mắt hoặc xin phép khách trễ một vài phút.

Thứ hai, trái ngược với thái độ phục vụ thờ ơ là “quá thân thiện” đến mức trở nên suồng sã với khách hàng. Trong trường hợp người khách hàng trở nên quen thuộc khi lui tới nhà hàng nhiều lần, nhân viên có thể tỏ ra thân thiện để không khí vẻ hơn. Nhưng thực tế, quán cafe là nơi khách hàng trả tiền để được phục vụ một cách chuyên nghiệp, vậy nên hãy cố gắng thân thiện nhưng trong khuôn khổ của nhân viên phục vụ.

Xem thêm: Tuyệt chiêu ứng phó với những khách hàng “khó chiều”

7. Ứng dụng công nghệ vào quản lý đang là xu hướng

Nhân sự là yếu tố cực kỳ quan trọng trong kinh doanh đồ uống, thái độ phục vụ, tình trạng đảm bảo chất lượng đồ uống, chất lượng sạch sẽ của cốc chén là những điều ảnh hưởng trực tiếp đến cảm nhận của khách hàng đến quán cafe. 

Tuy nhiên, người chủ hay người quản lý không thể có mặt suốt ngày tại quán để giám sát nhân viên. Còn việc bán hàng tại quán cafe thì không thể lúc nào cũng dùng excel và sổ sách. Sử dụng các công cụ này lâu dài có thể xảy ra tình trạng nhầm bill, nhầm bàn, không biết bill này đã tính tiền chưa,…

Để giải quyết các khó khăn trên, có một xu hướng hiện nay trong việc quản lý là dùng phần mềm quản lý quán cafe. Phần mềm hỗ trợ việc quản lý trở nên đơn giản và dễ sử dụng, người quản lý có thể thực hiện việc quản lý quán cafe ngay trên chiến điện thoại hay laptop, có thể xem được tất cả những báo cáo và nghiệp vụ quản lý quán cafe của mình.

Tanca là mô hình phần mềm nhân sự 4.0 với sự chuyển đổi công nghệ số trong quản lý nhân sự. Tanca giúp các quán cafe giảm thiểu được nhân sự quản lý mà vẫn đảm bảo tính chính xác. Đặc biệt, việc sử dụng Tanca giúp cắt giảm đến 60% thủ tục giấy tờ, giảm 70% thời gian xử lý nhân sự. Phần mềm quản lý nhân sự Tanca thực hiện được điều này nhờ có thể cung cấp các tính năng vượt trội sau:

- Chấm công trực tuyến thông qua Wifi, định vị GPS và Camera AI

- Tính lương tự động

- Quản lý yêu cầu

- Giao việc

- Quản lý tài sản

Xem thêm: Top 5 phần mềm quản lý bán hàng tốt nhất