Ngày cập nhật 2024-07-13 09:22:58

Offboarding là gì? Cách xây dụng quy trình nghỉ việc tốt nhất

Offboarding là gì? Onboarding có gì khác với Offboarding và checklist của quy trình xin nghỉ việc gồm những gì? Có thể bạn rất tự tin với quy trình nhập môn khi tuyển người mới cho doanh nghiệp, nhưng còn quy trình cho nghỉ việc thì sao? Mọi thắc mắc của bạn sẽ được giải đáp trong bài viết sau đây của Tanca, cùng theo dõi nhé.

Offboarding là gì?

Offboarding la gi

Offboarding là quá trình dẫn đến sự tách rời chính thức của một nhân viên ra khỏi một công ty thông qua thôi việc, từ chức hoặc nghỉ hưu. Offboarding bao gồm tất cả các quyết định cùng quy trình sẽ diễn ra khi một nhân viên nghỉ việc. Điều này bao gồm:

  • Tổ chức tiệc chia tay.
  • Thực hiện chuyển giao trách nhiệm công việc.
  • Vô hiệu hóa quyền truy cập nội bộ và mật khẩu công ty.
  • Bàn giao lại tất cả các thiết bị hỗ trợ công việc.
  • Thực hiện các cuộc phỏng vấn nghỉ việc để thu thập thông tin phản hồi.

Quá trình này đảm bảo rằng người rời đi sẽ trong tâm thế vui vẻ, điều kiện tốt. Ngoài ra, quy trình này còn bao gồm cả việc phân công lại công việc giữa các thành viên trong nhóm và đào tạo nhân sự mới.

Xem thêm: Hướng dẫn làm mẫu đề xuất nhân sự - Có mẫu DOWNLOAD

Sự khác biệt giữa Offboarding và Onboarding là gì?

su khac biet giua Offboarding và Onboarding

Offboarding và quy trình Onboarding là mối liên kết của thời gian của một thành viên tại một công ty. Các thuật ngữ này xuất phát từ một phép tương tự mở rộng so sánh vòng đời của thành viên với một hành trình tại một doanh nghiệp - họ tham gia vào tổ chức thông qua quá trình gia nhập và rời đi.

Mặc dù Offboarding và Onboarding là hai phần rất khác nhau trong hành trình của nhân lực, nhưng chúng cần phải được thực hiện giống nhau, hợp với định hướng của doanh nghiệp. Nó không bao giờ đơn giản như “bạn được thuê” hoặc “bạn bị sa thải”. 

Cả hai câu lệnh đó đều đi kèm với vô số các chuỗi được đính kèm. Quy trình từng bước của mỗi công việc nên được lên kế hoạch từ đầu đến cuối và tất cả các thủ tục giấy tờ cần được sắp xếp cẩn thận.

Sự phức tạp của các quy trình Offboarding và Onboarding phụ thuộc vào tổ chức. Nhưng tương tự như vậy, bạn càng dành nhiều thời gian và sự quan tâm cho các quy trình này, thì nhân viên của bạn sẽ có trải nghiệm tốt hơn, thể hiện một môi trường làm việc chuyên nghiệp.

Nhân viên không muốn việc gia nhập của họ giống như nhảy lên boong khi tàu rời cảng và họ không muốn ngày cuối cùng của họ với tổ chức của bạn kết thúc bằng việc đi bộ.

Cả việc gia nhập và giới thiệu đều có thể có các yếu tố không chắc chắn và rủi ro cho nhân viên và tổ chức như nhau. Nếu không giao tiếp cẩn thận, cả hai bên có thể đặt câu hỏi về động lực của người kia.

Trong quá khi giới thiệu, điều này thường biểu hiện trong sự phấn khích lo lắng khi được thuê mới và tổ chức kiểm tra mức độ phù hợp của nhân viên mới.

Tuy nhiên, trong quá trình nghỉ việc, sự không chắc chắn gắn liền với các quyết định dẫn đến việc nhân viên rời đi. Trong trường hợp nhân viên từ chức, người sử dụng lao động có thể tự hỏi liệu có cách nào để thuyết phục nhân viên nghỉ việc ở lại hay không.

Và khi nhân viên bị cho thôi việc hoặc bị sa thải, họ có thể đặt câu hỏi về động cơ thực sự của chủ nhân để cho họ ra đi.

Xem thêm: Mẫu nội quy công ty mới nhất

Tầm quan trọng của quy trình offboarding

quy trinh offboarding

Khi một nhân viên nghỉ việc, họ sẽ trở thành người ủng hộ hoặc phản đối công ty của bạn. Những người ủng hộ sẽ đánh giá cao bạn và có thể giới thiệu những nhân viên mới tiềm năng theo cách mà bạn mong muốn.

Những kẻ chống đối sẽ không giới thiệu doanh nghiệp của bạn cho bất kỳ ai và điều đó có thể gây hại cho bạn về lâu dài. Cố gắng sử dụng phương pháp giới thiệu để biến tất cả nhân viên rời đi thành những người ủng hộ.

Một quy trình giới thiệu hiệu quả giúp giảm nguy cơ hiểu lầm vẫn tồn tại sau khi nhân viên chuyển sang làm việc. Khi bạn dành thời gian để hiểu rõ về trải nghiệm của nhân viên, bạn và nhân viên của mình có thể không còn làm với nhau nữa, nhưng các cơ hội bổ sung để kết nối, phát triển và tăng trưởng.

Vì vậy, offboarding dường như giảm thiểu rủi ro khi nhân viên rời công ty. Như vậy, có thể nói việc xây dựng quy trình nghỉ việc là thực sự cần thiết đối với các công ty hiện nay.

Khi bạn có một quy trình hiệu quả, những vấn đề tiêu cực nêu trên sẽ được giải quyết. Đồng thời, các cấp quản lý cũng hiểu được những khó khăn mà người lao động đang gặp phải. Từ đó, mối quan hệ trở nên tốt đẹp hơn và tránh được rủi ro khi cá nhân đó rời bỏ công ty.

Xem thêm: Doanh nghiệp được gì khi xây dựng Employee Journey tối ưu?

Lợi ích của khi xây dựng hành trình của một nhân viên nghỉ việc

nhan vien nghi viec

Sau khi hiểu "offboarding là gì?" Bạn sẽ tìm hiểu về những lợi ích của tiến trình này. Do đó, Tanca sẽ cập nhật cho bạn những lợi ích khi thực hiện như sau:

  • Giúp nhân viên có cảm nhận tốt về thời gian làm việc trong công ty.
  • Việc bạn để lại ấn tượng tốt với nhân viên cũ sẽ được các ứng viên mới vào đơn vị yêu thích và lựa chọn, giúp củng cố thương hiệu nhà tuyển dụng.
  • Có nhiều trường hợp, các cá nhân sau một thời gian nghỉ làm sẽ sẵn sàng trở lại làm việc với năng lượng tốt hơn.
  • Áp dụng offboarding tốt sẽ đảm bảo an toàn cho dữ liệu mật của công ty bằng cách thu hồi quyền truy cập máy tính, tài khoản nội bộ,...
  • Khi nhân viên ra đi, họ sẽ để lại những phản hồi trung thực nhất về công ty. Đây là cơ hội để các cấp có thể lắng nghe và cải thiện những vấn đề chưa tốt. Từ đây có thể thúc đẩy cách thức hoạt động hiệu quả hơn.

Xem thêm: Đánh giá nhân viên cuối năm hiệu quả

Xây dựng quy trình offboarding chi tiết, hiệu quả

xay dung quy trinh offboarding

Không chỉ là tìm hiểu về "offboarding là gì?" rằng doanh nghiệp bạn nên nghiên cứu các bước chuẩn chỉnh để tạo ra một quy trình nghỉ việc bài bản. Trên thực tế, mỗi công ty sẽ có một quy trình offboarding khác nhau, điều này phụ thuộc vào các yếu tố như quy mô hoạt động, vị trí của nhân viên nghỉ việc,...

Dưới đây, Tanca sẽ cung cấp các bước cơ bản để tạo ra một quy trình chấm dứt hợp đồng hoàn chỉnh, bạn có thể tham khảo và áp dụng cho doanh nghiệp của mình.

Giai đoạn 1: Xử lý thông tin nghỉ việc

Soạn thảo hồ sơ chấm dứt hợp đồng: Sau khi đi đến quyết định cuối cùng và nhận được đơn xin thôi việc của nhân viên, bộ phận nhân sự phải lập ngay hồ sơ chấm dứt hợp đồng để gửi cho nhân viên.

Lên lịch phỏng vấn xin nghỉ: Đây là cuộc trò chuyện cuối cùng của nhân viên với doanh nghiệp. Lý do của cuộc họp này là để thảo luận về những nhận xét của người lao động trong quá trình làm việc tại công ty, những cảm nhận về vị trí, khối lượng công việc hay những điểm còn khuất tất giữa hai bên.

Thông báo cho các nhân viên còn lại: Một nhân viên rời đi thường tạo ra rất nhiều lời bàn tán. Đặc biệt là đối với những nhân viên chiếm giữ những vị trí quan trọng trong tổ chức. Vì vậy, các công ty cần nhanh chóng và công khai thông báo cho các nhân viên khác để tránh trường hợp có những tin đồn thất thiệt xung quanh vấn đề này, ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín của tổ chức và lòng tin của các thành viên công ty.

Giai đoạn 2: Chuẩn bị giấy tờ, tài liệu, thủ tục liên quan

Xem xét hợp đồng và điều khoản bảo mật: Đây là hai tài liệu quan trọng mà người lao động ký với công ty trước khi bắt đầu làm việc. Vì vậy, bộ phận nhân sự phải kiểm tra cẩn thận để đảm bảo rằng đã thực hiện đúng các điều khoản trong hợp đồng. Đồng thời, nó bảo vệ các thông tin quan trọng của công ty.

Thủ tục về lương, phúc lợi, thuế hay bảo hiểm: bộ phận nhân sự cần giải quyết những vướng mắc này trước khi nhân viên nghỉ việc. Công ty cần đảm bảo rằng mình đã thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ về lương thưởng, thuế và bảo hiểm,...

Vì đây là chủ đề nhạy cảm, có thể ảnh hưởng đến mối quan hệ của bên sau này.

Giai đoạn 3: Lập kế hoạch cho việc bàn giao

Để việc chuyển giao quyền hạn và trách nhiệm diễn ra thuận lợi, không làm gián đoạn công việc của các bên liên quan. Công ty cần chuẩn bị kỹ lưỡng một kế hoạch chi tiết cho việc bàn giao công việc.

Có rất nhiều việc phải làm để đảm bảo quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ như: tìm kiếm và xác định người thay thế, lập kế hoạch cho các buổi đào tạo, chuẩn bị tất cả các hồ sơ, tài liệu hoặc công cụ làm việc,...

Giai đoạn 4: Tiến hành phỏng vấn thôi việc

Chuyển giao thiết bị công ty và dọn dẹp tài sản cá nhân: Các công ty ngày nay hầu như đều rất ủng hộ nhân viên trong việc cung cấp các thiết bị công nghệ hay phụ kiện hỗ trợ công việc của họ. 

Do đó, khi kết thúc hợp đồng với người lao động, công ty phải đảm bảo thu hồi đầy đủ các thiết bị như máy tính xách tay, điện thoại, thẻ ra vào công ty, thẻ giữ xe, thẻ tín dụng, chìa khóa, đồng phục.

Sắp xếp hồ sơ, tài liệu: Nhân viên cần có hệ thống, sắp xếp thứ tự các tài liệu liên quan đến công việc mà họ đang nắm giữ. Ghi nhãn các tài liệu này một cách rõ ràng để nhân viên hoặc quản trị viên thay thế có thể dễ dàng truy cập.

Giai đoạn 5: Thu hồi các tài khoản nội bộ, hủy bỏ quyền truy cập

Sau khi một nhân viên nghỉ việc, bộ phận nhân sự cần phối hợp ngay với bộ phận IT để nhanh chóng đóng tài khoản email hoặc thay đổi mật khẩu các tài khoản công ty khác mà nhân viên này có thể truy cập. Việc trì hoãn vấn đề này có thể gây ra vấn đề và ảnh hưởng tiêu cực đến công ty. 

Một số việc cần làm trong giai đoạn này là:

  • Loại bỏ quyền truy cập vào email cũng như các hệ thống và nền tảng nội bộ khác.
  • Thay đổi mật khẩu cho bất kỳ tài khoản công ty nào mà nhân viên có quyền truy cập.
  • Chuyển hướng cuộc gọi và email đến nhân viên mới.
  • Xóa nhân viên cũ khỏi các ứng dụng lịch của công ty.
  • Nếu nhân viên làm việc trực tiếp với khách hàng hoặc nhà cung cấp, công ty phải liên hệ ngay với họ để thông báo về sự thay đổi này.

Giai đoạn 6: Kết thúc quy trình nghỉ việc

Sau khi hoàn thành tất cả các bước trên, việc chúng ta nên làm bây giờ là tổ chức một bữa tiệc chia tay thật đẹp để lưu giữ những kỉ niệm đẹp giữa hai bên. Hãy cho nhân viên biết đóng góp của họ cho tổ chức quan trọng như thế nào và tổ chức sẽ luôn làm bất cứ điều gì cần thiết để giữ cho mối quan hệ này gần gũi và cá nhân nhất có thể. 

Đồng thời, hãy chủ động đề xuất gửi thư giới thiệu đến bất kỳ công ty, doanh nghiệp nào khác để giúp nhân viên nhanh chóng tìm được điểm đến mới cho sự nghiệp của mình.

Mẫu offboarding checklist cho doanh nghiệp

Danh sách để kiểm tra việc giới thiệu nhân viên

Sử dụng danh sách kiểm tra giới thiệu nhân viên này để giúp bạn đảm bảo rằng doanh nghiệp của bạn không bỏ lỡ bất kỳ bước quan trọng nào.

Yêu cầu nhân viên nộp bất kỳ tài sản nào thuộc sở hữu của công ty:

  • Máy tính xách tay và túi đựng máy tính
  • Điện thoại di động mà công ty đã cung cấp
  • ID nhân viên và mật khẩu truy cập
  • Thẻ đậu xe
  • Xe công ty
  • Hạn chế quyền truy cập đăng nhập
  • Truy cập đăng nhập mạng và máy tính
  • Tài khoản email, hội nghị điện thoại và nhắn tin tức thì
  • Mật khẩu phần mềm của bên thứ ba (Truy cập vào các hệ thống quan trọng của công ty, Intranet, Salesforce, Marketo, Website CMS, Analytics,...)
  • Truy cập vào các tài liệu nhạy cảm của công ty
  • Bảng lương và các thủ tục giấy tờ khác

Cập nhật hệ thống bảng lương với ngày kết thúc

Thảo luận về khoản tiền lương cuối cùng của người lao động, bao gồm khoản thanh toán cho những ngày nghỉ phép không sử dụng

  • Yêu cầu nhân viên ký vào thư chấm dứt hợp đồng
  • Ký vào các biểu mẫu không cạnh tranh hoặc không tiết lộ
  • Tài liệu về quyền lợi: tiếp tục nhận trợ cấp chăm sóc sức khỏe (COBRA), kế hoạch hưu trí, bảo hiểm thất nghiệp,...
  • Truyền đạt kiến ​​thức
  • Tài liệu ưu tiên về các công việc hàng ngày, với hướng dẫn từng bước nếu cần

Cập nhật trạng thái về các dự án hiện tại 

  • Yêu cầu nhân viên hiện tại đào tạo đồng nghiệp về cách thực hiện những nhiệm vụ đó
  • Bỏ quyền truy cập vào các tệp hoặc hệ thống
  • Nhận danh sách các địa chỉ liên hệ trong và ngoài tổ chức
  • Thoát phỏng vấn
  • Nhận phản hồi về lý do nhân viên nghỉ việc
  • Hỏi về các lĩnh vực mà công ty có thể cải thiện
  • Thảo luận xem nhân viên có được hỗ trợ, cung cấp nguồn lực cần thiết để thực hiện công việc của họ không
  • Xác định mối quan hệ của cấp dưới với người quản lý
  • Hỏi xem có thể làm gì để khiến họ ở lại
  • Cố gắng mở rộng cánh cửa cho những người lao động có giá trị quay trở lại công ty

Liên lạc

  • Gửi email hoặc thông báo bằng lời nói cho đồng nghiệp
  • Thông báo cho các liên hệ bên ngoài (chẳng hạn như khách hàng mà nhân viên đã làm việc, các nhà cung cấp mà họ đã làm việc cùng,...).

Trên đây là những nội dung về chủ đề Offboarding là gì mà Tanca muốn chia sẻ cùng bạn. Mong rằng với những nội dung trong checklist nghỉ việc mà chúng tôi cung cấp, sẽ giúp quý doanh nghiệp có cái nhìn rõ hơn về những lợi ích mà quy trình cho nghỉ việc hoàn hảo mang lại.

Lê Thị Thuỳ Vi
Bài viết mới
Bài viết liên quan