KPI trong Logistic? Yếu tố đánh giá hiệu suất chuỗi cung ứng

KPI trong Logistic là gì? Những yếu tố nào quan trọng nhất về KPI trong chuỗi cung ứng? Làm thế nào để đo lường, đánh giá KPI chính xác cho doanh nghiệp? Mọi thắc mắc của bạn về chỉ số KPI trong ngành Logistic sẽ được giải đáp trong bài viết này của Tanca. Hãy cùng tìm hiểu và đưa ra những chiến lược phát triển doanh nghiệp hoàn hảo nhé.

Tại sao cần KPI trong chuỗi cung ứng?

KPI trong Logistics là gì? KPI trong tiếng Anh là viết tắt của Key Performance Indicator có nghĩa là chỉ số đánh giá hiệu quả công việc. Là công cụ đo lường, đánh giá hiệu quả công việc được thể hiện thông qua các số liệu, tỷ lệ, chỉ số định lượng, nhằm phản ánh hiệu quả hoạt động của tổ chức, bộ phận chức năng hoặc cá nhân.

Các tổ chức, doanh nghiệp thường sử dụng KPI ở nhiều cấp độ khác nhau để đánh giá mức độ thành công của họ với một mục tiêu đã định sẵn.

KPI cấp cao sẽ tập trung vào các chỉ số và mục tiêu chung của cả doanh nghiệp. Ngược lại, KPI cấp thấp được sử dụng cho hệ thống quy trình, cá nhân và bộ phận, để đánh giá hiệu suất của các công việc và quy trình riêng lẻ.

Xem thêm: Quy trình kiểm soát xuất kho

Vai trò của KPI trong ngành Logistics

Sử dụng KPI trong ngành Logistics giúp bạn đo lường được hiệu suất làm việc, dễ dàng đánh giá được hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp mình dựa trên tiêu chuẩn cố định. Việc này có nghĩa khi có biến động bạn sẽ lập tức nhìn thấy và nếu hiệu suất đi theo hướng không mong muốn, có thể đưa ra các giải pháp giải quyết kịp thời.

Khi thấy một KPI luôn đạt hoặc vượt mức cần thiết, bạn có thể sẵn sàng nâng cao giới hạn của mình và thiết lập nên một tiêu chuẩn cao hơn. Vì thế, KPI thực sự rất cần thiết cho bất kỳ chiến lược kinh doanh nào.

Bên cạnh mục tiêu cải thiện hoạt động nội bộ cùng hiệu suất cạnh tranh. KPIs sẽ đóng vai trò trong việc thu hút và giữ chân khách hàng. Những thoả thuận về mức dịch vụ riêng sẽ được theo dõi bởi KPI được thoả thuận giữa khách hàng và doanh nghiệp.

Tóm lại, KPI logistic cung cấp cho doanh nghiệp cái nhìn trực quan về hiệu quả kinh doanh, cho phép đánh giá về mặt định lượng và định tính theo cách khách quan nhất. Dựa trên mục tiêu kinh doanh, các KPI sẽ loại bỏ những công việc phỏng đoán và tập trung nhiều hơn về tiến trình thực hiện mục tiêu.

Xem thêm: KPI quản lý công việc bán hàng

Phân loại KPI trong chuỗi cung ứng

Trong chuỗi cung ứng có rất nhiều hoạt động khác nhau, vì thế KPI cũng được phát triển dựa trên đó. Việc chọn KPI để đo lường có thể gây khó khăn cho doanh nghiệp và nếu doanh nghiệp chọn sai hoặc chỉ tập trung vào một loại KPI nhất định thì thật không nên.

Do đó, mô hình Supply Chain Strategy được phát triển bởi tiến sĩ Edward Frazelle được áp dụng phổ biến vì mang tính toàn diện hơn. Nó bao gồm 4 loại KPI: thời gian, chất lượng, năng suất và tài chính. Cụ thể như sau:

Thời gian (Time): Đo lường thời lượng để hoàn thành 1 công việc cụ thể nhất, cho người dùng thấy được việc tiết kiệm thời lượng từ những hoạt động sẽ giúp tăng hiệu suất như thế nào trong chuỗi cung ứng. Ví dụ: Supplier Lead Time Variability, On time delivery,...

Chất lượng (Quality): Trong tất cả các chỉ sos, đây là loại dễ thực hiện và đo lường nhất bởi nó thể hiện qua hiệu quả công việc. Ví dụ: Accuracy - đây là chỉ số thường thấy dùng để đo lường chất lượng trong chuỗi cung ứng, bao gồm: Order Accuracy, Inventory Accuracy,...

Tài chính (Financial): Yếu tố này giúp nhà quản lý xác định được những yếu tố ảnh hưởng đến chi phí của chuỗi cung ứng, dựa vào đó để tìm ra giải pháp tối ưu chi phí. Ví dụ: COGS, Fixed Order Cost,...

Năng suất (Productivity): Chỉ số đo lường hiệu quả việc sử dụng nguồn nhân lực. Ví dụ: Supplier Rate, Storage Space Utilization,...

Xem thêm: KPI trong marketing là gì?

Các KPI chuỗi cung ứng

Khi đo lường hiệu quả và chi phí của chuỗi cung ứng, bạn sẽ cần thiết lập và giám sát các KPI cung cấp khả năng hiển thị về các hoạt động chức năng chéo. Cùng với đó là ứng dụng của chúng cho các thành phần của chuỗi cung ứng riêng biệt. KPI sẽ trở nên cần thiết trong các hoạt động sau:

• Bắt đơn hàng (Order capture).
• Quản trị hàng tồn kho (Inventory management).
• Hoạt động mua hàng và quản trị nhà cung ứng (Purchasing and supplier management).
• Sản xuất / chế tạo (Production/manufacturing).
• Hoạt động kho hàng (Warehousing).
• Hoạt động giao thông vận tải (Transportation).

KPI đa chức năng có khả năng cung cấp những cái nhìn nhanh về các yếu tố hiệu suất theo sau:

• Lệnh hoàn hảo (Perfect order): Đơn hàng chính xác: Mức độ đáp ứng các yêu cầu của khách hàng.
• Mức tồn kho (Inventory levels).
• Tổn thất và / hoặc thiệt hại hàng tồn kho (Stock losses and/or damages).
• Lợi nhuận gộp (Gross profit).
• Giá vốn hàng bán (Cost of goods sold).
• Tổng chi phí về logistics (Total logistics cost).

Các KPI liên chức năng cần được xây dựng theo cách có thể thấy được sự đóng góp của từng chức năng đối với hiệu suất tổng thể của chuỗi cung ứng.

Xem thêm: Chọn KPI hay OKR?

9 KPI cho xuất nhập khẩu quan trọng nhất

1. Shipping Time

Định nghĩa: Đây là KPI Logistics đầu tiên giúp bạn đo lường hiệu suất chuỗi cung ứng. Số liệu này sẽ cung cấp thông tin về tỷ lệ phần trăm đơn đặt hàng được giao đúng mục tiêu, không có sự chậm trễ hoặc sai lệch về thời giờ.

Vai trò: Phát hiện các vấn đề tiềm ẩn trong quá trình thực hiện. Nếu khoảng thời gian từ khi khách hàng đặt hàng đến khi hàng hoá được giao quá lâu, thì quá trình chuẩn bị cần được khắc phục và sửa chữa.

Cách đo lường nó: Sau khi đo điểm chuẩn thời gian trung bình bạn cần để giao một loại đơn đặt hàng nhất định, hãy đặt thời gian giao hàng mục tiêu nhanh chóng cho từng sản phẩm, sau đó so sánh thời gian thực với mục tiêu đó để tìm ra tỷ lệ vận chuyển đúng hạn.

Tỷ lệ vận chuyển đúng giờ = Tỷ lệ đơn đặt hàng được giao đúng hẹn (hoặc sớm hơn) ÷ Tổng số đơn đặt hàng

2. Order Accuracy (Mức độ đặt hàng chính xác)

Định nghĩa: Tỷ lệ đặt hàng hoàn hảo là một thước đo hậu cần rất quan trọng khác khi nói đến hiệu quả của chuỗi cung ứng.

Nó đo lường có bao nhiêu đơn được vận chuyển và giao thành công mà không gặp bất kỳ sự cố nào trên đường đi: Thời gian vận chuyển và thời gian giao hàng đều được đảm bảo; Đơn hàng không có lỗi và hàng hóa không bị hư hại.

Vai trò: Không chỉ theo dõi tần suất sự cố từ khi đặt hàng đến khi giao hàng, nó còn cho thấy hiệu quả của chuỗi cung ứng và dịch vụ giao hàng.

Nói một cách đơn giản, mục tiêu của phép đo này là cải thiện phân phối của bạn bằng cách tìm và loại bỏ các khuyết tật theo thứ tự độ lớn tăng dần, cho đến khi con số giảm xuống không. Với phép đo đơn hàng hoàn hảo, người quản lý sẽ có thể xác định được bất kỳ nguyên nhân thất bại nào trong mọi trường hợp.

Tỷ lệ đơn hàng hoàn hảo = Đơn hàng hoàn hảo / Tổng số đơn hàng đã giao

Chỉ số đo lường hiệu quả hoạt động: Tỷ lệ này càng cao thì càng tốt cho doanh nghiệp. Trả lại hàng hóa không đúng hoặc bị hư hỏng sẽ khiến bạn phải trả giá rất nhiều. Bạn nhận được đơn hàng càng chính xác, bạn càng tiết kiệm chi phí và tăng sự hài lòng của cơ sở khách hàng của bạn.

3. Delivery Time (Thời gian giao hàng)

Định nghĩa Time delivery: Số liệu này được đo bằng cách tính số ngày (hoặc giờ) từ khi lô hàng rời cơ sở của bạn đến địa điểm của khách hàng. Thời gian vận chuyển có thể thay đổi đáng kể, tùy thuộc vào phương tiện và hệ thống giao thông, trong một khoảng cách nhất định.

Vai trò: Theo dõi thời gian để các đơn hàng được chuẩn bị một cách chính xác. Bằng cách theo dõi thời gian vận chuyển, bạn có thể tối ưu hóa năng suất và tìm ra các yếu tố ảnh hưởng tiêu cực đến người lái xe và người vận chuyển, từ đó giảm thiểu chúng.

Chỉ số đo lường hiệu suất:

Đây là một ví dụ điển hình về KPI cần phải thu hẹp và chính xác. Khi đã đo điểm chuẩn và có ý tưởng về quãng thời gian giao hàng trung bình từ kho đến bất kỳ đâu, mục tiêu là giảm thời gian đó khi có thể. 

Ví dụ: thay vì nói một đơn hàng sẽ đến trong 1-5 ngày làm việc, bạn có thể thay thế thời gian bằng 4-5 ngày làm việc. Điều này cũng có thể áp dụng cho giờ giao hàng. Bằng cách này, bạn có thể tăng tỷ lệ chốt đơn hàng chính xác hơn và giảm tỷ lệ trả hàng.

4. Transportation Costs (Chi phí vận chuyển) 

Định nghĩa: 

Chi phí Vận chuyển trung bình tính tổng chi phí xử lý một đơn hàng từ đầu đến cuối. Chia nhỏ tất cả các chi phí liên quan đến KPI hậu cần này thành các danh mục riêng biệt: xử lý đơn hàng, quản lý, lưu kho và cuối cùng là chi phí giao hàng thực tế. 

Sau khi tính toán tất cả những điều này, bạn có thể đánh giá tỷ lệ mỗi giai đoạn trong quy trình thể hiện và xem liệu nó có vượt quá hay nằm trong định mức hay không. Bạn cũng có thể tính toán chi phí vận chuyển tương đối cho sản phẩm của mình và xem bạn sẽ phải trả bao nhiêu so với doanh thu mà nó mang lại.

Vai trò: Theo dõi tất cả các chi phí từ khi đặt hàng đến khi giao hàng

Chỉ số Hiệu suất: Mục tiêu là giảm chi phí vận chuyển trong khi vẫn duy trì chất lượng giao hàng cao.

5. Warehousing Costs (Chi phí lưu kho)

Định nghĩa: Lưu kho là quản lý theo không gian và thời gian. Chi phí lưu kho đề cập đến số tiền được ấn định cho hàng hóa di chuyển vào và ra khỏi nhà kho. Các chi phí này bao gồm chi phí thiết bị và năng lượng như đặt hàng, lưu trữ và xếp chồng hàng hóa, chi phí nhân lực, vận chuyển hàng.

Vai trò: Giám sát chi phí liên quan đến quản lý hàng tồn động kho. Đo lường chi phí hàng trong kho giúp quản lý tổng thể dễ dàng hơn và tăng thêm nhiều giá trị. 

Các chỉ số hoạt động: Nhà kho  là lĩnh vực kinh doanh chính của doanh nghiệp bạn. Điều quan trọng là phải thường xuyên đo lường và xem xét chi phí, cải tiến hoạt động và đo lường những cải tiến đó.

6. Number of Shipments (Số lượng đơn vận tải)

Định nghĩa: Vận chuyển không chỉ đơn thuần là gửi hàng hóa và gói hàng bằng xe tải hoặc thuyền. Vận chuyển hàng hóa là một nơi trưng bày kho hàng, chất lượng và độ chính xác của chúng cũng chứng tỏ chất lượng của dịch vụ. Tương tự như KPI vận chuyển đúng hạn, bạn có thể đo lường số lượng đơn hàng vận chuyển từ kho.

Vai trò: Phân tích xu hướng theo thời gian cung cấp thông tin chi tiết về thời gian cao điểm hoặc mùa cao điểm (chẳng hạn như thời gian Giáng sinh) để bạn có thể dự đoán và phân bổ nhiều nguồn lực hơn cho phù hợp.

Chỉ số hoạt động: Việc chia nhỏ con số này thành nhiều danh mục (Quốc gia, Khu vực, Loại sản phẩm) cung cấp cho bạn thông tin chi tiết có thể được sử dụng để tối ưu hóa các chỉ số hậu cần khác.

7. Inventory Accuracy (Độ chính xác của kho hàng)

Định nghĩa: Độ chính xác của hàng trong kho là một trong những thước đo Logistics quan trọng. Nếu tất cả các sản phẩm trong cơ sở dữ liệu của bạn không khớp với hàng trong kho thực tế của bạn, doanh nghiệp của bạn sẽ bị thua lỗ lớn. Nếu chất lượng thực tế của sản phẩm khác biệt quá nhiều so với những gì được quảng cáo, khách hàng sẽ không hài lòng và tổng chi phí nói chung sẽ tăng lên.

Vai trò: Tránh những rắc rối do hàng tồn kho không đủ. Đếm hàng tồn kho thường xuyên để kiểm tra sự chênh lệch hàng tồn kho đảm bảo một phương pháp ghi sổ kế toán đáng tin cậy. Ngoài ra, tỷ lệ này còn giúp phát hiện các vấn đề liên quan đến nhận hàng, vận chuyển hoặc kế toán.

Độ chính xác của kho hàng = Số lượng hàng tồn kho trong cơ sở dữ liệu Số lượng hàng tồn kho thực tế

Chỉ số hoạt động: Ở cấp độ thực tế hơn, việc có sự khác biệt giữa dữ liệu và kho hàng của bạn là điều bình thường, nhưng tốt nhất bạn nên giữ độ chính xác của kho trên 92%.

8. Inventory Turnover (Doanh thu hàng tồn kho)

Định nghĩa: KPI hậu cần này đo lường số lần hàng tồn kho được bán hết trong một khoảng thời gian. Đây là một chỉ số tuyệt vời về việc lập kế hoạch, quy trình sản xuất và quản lý tiếp thị và bán hàng hiệu quả.

Nói chung, doanh thu càng cao càng tốt. Doanh thu thấp có thể gây khó khăn cho việc chuyển hàng tồn kho thành lợi nhuận và có thể xảy ra ở bất kỳ giai đoạn nào của quy trình chuỗi cung ứng.

Vai trò: Theo dõi số lần toàn bộ hàng trong kho đã được bán.

Phương pháp đo lường: (khoảng thời gian cố định như 1 tuần, 1 tháng)

Doanh thu hàng tồn kho = Doanh số / Hàng tồn kho trung bình đã bán (Trong thời gian X).

Trong đó, hàng tồn kho trung bình = (Hàng tồn kho đầu thời điểm X + Hàng tồn kho cuối thời điểm X) ÷ 2

Chỉ số: Khi bạn đã xác định được tỷ lệ này, hãy so sánh nó với tỷ lệ trung bình để từ đó vượt qua nó.

9. Inventory to Sales Ratio (Tỷ lệ phần trăm bán hàng) 

Định nghĩa: Số liệu này đo lường tỷ lệ hàng tồn kho có thể bán được so với số lượng hàng hóa thực tế đã bán. Đây là một chỉ số hiệu suất tuyệt vời và cho thấy công ty của bạn có thể xử lý các tình huống không lường trước tốt như thế nào.

Vai trò: Mô tả sự ổn định tài chính của doanh nghiệp và hướng bạn muốn thực hiện).

Công thức đo lường: Tỷ lệ bán hàng = Hàng tồn kho trung bình / Số lượng hàng thực tế 

Chỉ số: Nó thực sự phụ thuộc vào doanh nghiệp và tỷ lệ mục tiêu của nó. Nói chung là không quá cao để tránh lượt tồn kho thấp.

Những phương án kiểm soát đo lường KPI ngành Logistics

Để kiểm soát được KPI ngành Logistics nhiều doanh nghiệp đã áp dụng rất nhiều biện pháp, nổi bật là sử dụng những phần mềm đánh giá KPI. Nhờ những phần mềm này, doanh nghiệp đã hạn chế được những sai số không đáng có xảy ra.

Dựa vào từng bộ phận chức năng, từng cấp bậc mà sẽ có những KPI được áp dụng khác nhau:

KPI nhân viên giao hàng

Chỉ tiêu cụ thể KPI của nhân viên giao nhận xuất nhập khẩu là:

• Tỷ lệ số lần nhận được hàng hoá theo đúng kế hoạch
• Số lần tai nạn nghiêm trọng
• Tỷ lệ khiếu nại
• Mức chi phí theo định mức được duyệt

Mẫu đánh giá KPI cho nhân viên kho

Các yếu tố để đánh giá KPI cho nhân viên kho bao gồm:

• KPI về sổ sách chứng từ, vệ sinh kho bãi.
• KPI về mức độ hoàn thành những việc được giao.
• KPI về việc sắp xếp và bảo quản hàng hoá.
• KPI tuân thủ quy tắc xuất nhập.

KPI cho Sales logistics

Những chỉ số KPI quan trọng trong nhân viên Sales trong ngành Logistics là:

• Số contacts mới
• Doanh số bán hàng dựa trên địa điểm
• Giá của đối thủ cạnh tranh
• Sự hài lòng của nhân viên
• Chỉ số đo lường mức độ hài lòng của khách hàng.

Hy vọng với những chia sẻ của Tanca về KPI trong Logistic sẽ giúp bạn hiểu hơn về KPI trong chuỗi cung ứng, vận chuyển hàng hóa từ đó có thể dễ dàng đo lường, đánh giá KPI của doanh nghiệp mình. Phần mềm Tanca với các tính năng phân việc, xếp ca, quản lý tài sản,...phù hợp với mọi ngành nghề, hứa hẹn sẽ giúp doanh nghiệp của bạn phát triển hơn nữa. Hãy liên hệ với chúng tôi nếu bạn cần tư vấn.