Các doanh nghiệp chuyển đổi số như thế nào để tồn tại

Chuyển đổi số là điều cấp thiết đối với tất cả các doanh nghiệp, từ quy mô nhỏ đến quy mô lớn. Thông điệp đó được sử dụng thường xuyên trên mọi bài phát biểu quan trọng, mọi cuộc thảo luận, các bài báo hoặc nghiên cứu liên quan đến cách các doanh nghiệp thích nghi với thời đại.

Một số nhà lãnh đạo cảm thấy thuật ngữ "chuyển đổi số" đã được sử dụng rộng rãi, rộng rãi đến mức nó trở nên gây khó chịu. 

Bạn có thể không thích thuật ngữ này. Nhưng dù muốn hay không, thì việc thay đổi các mô hình hoạt động cũ, thử nghiệm nhiều hơn, để trở nên nhanh nhẹn và thích ứng với thị trường là điều cần thiết. 

Bài viết này nhằm trả lời một số câu hỏi phổ biến xung quanh đề tài: Có phải chuyển đổi số chỉ là một cách nói khác của việc di chuyển dữ liệu lên đám mây? Các bước cụ thể mà chúng ta cần thực hiện là gì? Chúng ta có cần thuê dịch vụ tư vấn không? Những phần nào trong chiến lược kinh doanh cần thay đổi?,...

Và, một trong những câu hỏi khó nhất trong quá trình chuyển đổi số là làm thế nào để vượt qua những khó khăn ban đầu từ tầm nhìn đến thực thi. Nhiều CEO và nhà lãnh đạo nghĩ rằng doanh nghiệp của họ đã bị bỏ lại quá xa so với các đối thủ về chuyển đổi, thì điều quan trọng là không được nản lòng. Hai năm nay, đại dịch COVID-19 đã mang lại sự cấp bách để buộc các tổ chức phải tăng tốc công việc chuyển đổi.

Chuyển đổi số là gì?

Bởi vì chuyển đổi số sẽ được thể hiện khác nhau đối với mọi công ty, nên khó xác định một định nghĩa áp dụng cho tất cả. 

Tuy nhiên, theo thuật ngữ chung, chuyển đổi số được định nghĩa là sự tích hợp công nghệ vào tất cả các lĩnh vực của doanh nghiệp, dẫn đến những thay đổi cơ bản về cách doanh nghiệp hoạt động và cách mà doanh nghiệp cung cấp giá trị cho khách hàng. 

Ngoài ra, đó là một sự thay đổi văn hóa đòi hỏi các tổ chức phải liên tục cập nhật, thử nghiệm thường xuyên.

Jay Ferro, Giám đốc điều hành của Quikrete, đã giải thích rằng chuyển đổi số nên bắt đầu bằng một tuyên bố về một vấn đề, một cơ hội rõ ràng hoặc một mục tiêu đầy khát vọng. Ferro lưu ý: "Lý do để thực hiện chuyển đổi số cho tổ chức có thể xoay quanh việc cải thiện trải nghiệm của khách hàng, giảm thiểu xung đột, tăng năng suất hoặc nâng cao lợi nhuận.

Hoặc, nếu tham vọng, nó có thể xoay quanh việc trở thành công ty tốt nhất để kinh doanh, sử dụng các công nghệ kỹ thuật số chưa từng có từ nhiều năm trước."

Tại Monsanto, Swanson đã định nghĩa về chuyển đổi số theo hướng lấy khách hàng làm trung tâm. Ông nói: “Chúng tôi tự động hóa các hoạt động về con người và về các mô hình kinh doanh mới. Những điều cần ưu tiên là phân tích dữ liệu, công nghệ và phần mềm - tất cả đều là trình kích hoạt, thay vì điều khiển."

>>>Xem thêm: Quản lý công việc đơn giản, hiệu quả nhờ chuyển đổi số

Tại sao chuyển đổi số lại quan trọng?

Một doanh nghiệp có thể thực hiện chuyển đổi số vì một số lý do khác nhau. Nhưng cho đến nay, lý do quan trọng nhất phải nhắc đến: Đó là vấn đề sống còn! 

Trong bối cảnh của đại dịch, một tổ chức phải thích ứng với sự gián đoạn chuỗi cung ứng, áp lực thị trường, sự thay đổi nhanh chóng trong kỳ vọng của khách hàng và quản lý nhân sự từ xa.

Theo Tập đoàn Dữ liệu Quốc tế (IDC) vào tháng 5 năm 2020, chi tiêu cho quá trình chuyển đổi số của các phương thức kinh doanh, sản phẩm và tổ chức vẫn tiếp tục tăng với tốc độ vững chắc bất chấp những thách thức do đại dịch COVID-19 gây ra . 

Tại một sự kiện chuỗi Hội nghị chuyên đề MIT Sloan CIO gần đây, các nhà lãnh đạo Công nghệ thông tin đã đồng ý rằng hành vi của người tiêu dùng đã nhanh chóng thay đổi theo nhiều cách kể từ khi bắt đầu đại dịch. 

Những lợi ích dễ nhận biết nhất của chuyển đổi số đối với doanh nghiệp đó là cắt giảm chi phí vận hành, tiếp cận được nhiều khách hàng hơn trong thời gian dài hơn, lãnh đạo ra quyết định nhanh chóng và chính xác hơn nhờ hệ thống báo cáo thông suốt kịp thời, tối ưu hóa được năng suất làm việc của nhân viên. Những điều này giúp tăng hiệu quả hoạt động và tính cạnh tranh của tổ chức, doanh nghiệp được nâng cao.

Tận dụng các nền tảng công nghệ sẽ giúp các doanh nghiệp cải thiện được nhiều lĩnh vực và hướng đến 5 mục đích cuối cùng của chuyển đổi số là: Tăng tốc độ ra thị trường; Tăng cường vị trí cạnh tranh trên thị trường; Thúc đẩy tăng trưởng doanh thu; Tăng năng suất của nhân viên; Mở rộng khả năng thu hút và giữ chân khách hàng.

Trong khi đó đối với con người bình thường, chuyển đổi số làm thay đổi cách chúng ta sống, làm việc và giao dịch với nhau. Chuyển đổi số còn góp phần gia tăng năng suất lao động. Nghiên cứu của Microsoft cho thấy, năm 2017, tác động của chuyển đổi số tới tăng trưởng năng suất lao động ở vào khoảng 15%, đến năm 2020, con số này là 21%.

>>>Xem thêm: 6 bài học về chuyển đổi số thành công trong quản lý nhân sự

Đại dịch COVID-19 đã ảnh hưởng đến công cuộc chuyển đổi số như thế nào?

1. Đối với việc quản lý nhân sự

Ngày nay, với một phần lớn lực lượng lao động hiện đang ở xa, trải nghiệm của nhân viên về chuyển đổi số đã đi từ "tốt” khi có thành đây là “cách duy nhất” để hoàn thành tốt công việc. 

Những phần mềm cho phép nhân viên chấm công trực tuyến; các phần mềm cho phép đội nhóm cùng làm việc trên một nền tảng tập trung; các phần mềm hỗ trợ các giao tiếp, họp online,... trở thành một phần không thể thiếu trong bối cảnh làm việc từ xa như hiện nay.

2. Thói quen của khách hàng

Với dân số 96 triệu người và là nền kinh tế có tốc độ tăng trưởng nhanh nhất nhì khu vực, dân số trẻ năng động và có khả năng tiếp cận công nghệ cao nhanh chóng, các chuyên gia đánh giá Việt Nam có tiềm năng rất lớn trong việc chuyển đổi số. 

Cụ thể: Khách hàng chuyển từ mua sắm offline sang online, họ tương tác với doanh nghiệp nhiều hơn thông qua các chat bot, và thói quen mua sắm trên các sàn TMĐT ngày càng rầm rộ,...

Khung chuyển số cho các doanh nghiệp

Mặc dù cách thức thực hiện chuyển đổi số sẽ rất khác nhau tùy vào những thách thức và nhu cầu cụ thể của tổ chức, nhưng vẫn tồn tại một số điểm chung. 

Đây là khung chuyển đổi số điển hình hiện nay mà tất cả các nhà lãnh đạo doanh nghiệp và công nghệ nên xem xét khi bắt tay vào chuyển đổi:

- Trải nghiệm khách hàng

- Đẩy nhanh các hoạt động

- Văn hóa và lãnh đạo

- Quản lý nguồn nhân lực

Làm cách nào để bắt đầu chuyển đổi số cho doanh nghiệp?

Trong bối cảnh Covid-19, những thay đổi mang tính bắt buộc như dãn cách xã hội hay xu hướng làm việc tại nhà khiến nhiều doanh nghiệp đang buộc phải tìm đến các giải pháp chuyển đổi số để duy trì hoạt động. 

Bài toán được đặt ra lúc này không còn là chuyển đổi số hay chết, mà là chuyển đổi số như thế nào để tồn tại.

Vậy, làm cách nào để bắt đầu?

Bước 1: Rà soát tình hình của doanh nghiệp

Dưới sự thay đổi chóng mặt của công nghệ ngày nay, trước khi cân nhắc việc áp dụng chuyển đổi số, các lãnh đạo cần có một tâm thái bình tĩnh để tìm ra vấn đề nhức nhối nhất của doanh nghiệp dựa trên sự thấu hiểu quy trình kinh doanh và bối cảnh thị trường hiện tại.

Ngoài ra, tâm lý khách hàng nên được coi là trọng tâm để phác thảo ra một lộ trình chuyển đổi số cho phù hợp, vì sau cùng, doanh thu vẫn luôn là cái đích của mọi doanh nghiệp.

Bước 2: Đưa ra những hướng đi đúng đắn

Doanh nghiệp khi nghiên cứu đầu tư về chuyển đổi số đang đứng trước hai lựa chọn:

1. Tự xây dựng một hệ thống ERP dựa trên quy trình của doanh nghiệp, hoặc

2. Tận dụng các nhà cung cấp giải pháp và tìm cách kết nối các giải pháp này lại

Với lựa chọn đầu tiên, doanh nghiệp cần xây dựng một phòng ban ngay trong nội bộ của mình để tự tạo ra giải pháp. Cách này sẽ phù hợp với những doanh nghiệp lớn vì điều này đòi hỏi một lượng tài chính không nhỏ. Cách làm này cũng sẽ mất khá nhiều thời gian. 

Với lựa chọn thứ hai, các doanh nghiệp có thể giải quyết nhanh các vấn đề trước mắt với một chi phí tiết kiệm nhất. Tuy nhiên, điều cần lưu ý là các doanh nghiệp cần chọn những nhà cung cấp có tiếng và uy tín trên thị trường. Vì nếu lựa chọn giải pháp tệ, việc tích hợp các nền tảng này còn tốn tiền và thời gian hơn cách 1.

Bước 3: Cam kết thực hiện thay đổi trong toàn bộ doanh nghiệp

Để thực sự chuyển đổi số thành công, mỗi nhân viên của doanh nghiệp cần phải được trang bị một nền tảng kỹ năng công nghệ đồng đều.

Kích thích sự sáng tạo, tinh thần học hỏi và thực hiện  chuyển đổi số từ từ ban lãnh đạo đến cấp nhân viên. 

Tạm kết

Chuyển đổi số là một thử thách lớn cho doanh nghiệp. Nó không chỉ đòi hỏi sự cố gắng từ ban lãnh đạo đến toàn bộ đội ngũ nhân viên, mà còn đòi hỏi một chiến lược rõ ràng, kiên định dựa trên những phân tích kỹ càng.

Tanca là mô hình phần mềm nhân sự 4.0 với sự chuyển đổi công nghệ số trong quản lý nhân sự. Phần mềm được biết đến là phần mềm quản lý chấm công từ xa với giải pháp chấm công toàn diện, tính lương tự động, giao việc, quản lý KPI,...

Tanca giúp doanh nghiệp giảm thiểu được số lượng nhân sự quản lý mà vẫn đảm bảo tính chính xác. Hơn nữa, doanh nghiệp bạn có thể cắt giảm đến 60% thủ tục giấy tờ, giảm 70% thời gian xử lý nhân sự nhờ Tanca.