1. Liên tục cải tiến
Cải tiến liên tục được bắt nguồn từ triết lý Kaizen được ghép bởi ‘kai’ – liên tục và ‘zen’ – cải tiến. Ông Taiichi Ohno, cha đẻ của Hệ thống Kaizen nói rằng: “Năng lực con người có thể tăng lên vô hạn khi chúng ta bắt đầu suy nghĩ”. Theo nguyên lý của Kaizen, sự cải tiến liên quan tới tất cả mọi người trong tổ chức từ lãnh đạo cao nhất đến quản lý và công nhân.
Mục tiêu cuối cùng của quá trình này là tăng sự hài lòng của khách hàng. Điều này có thể đến từ việc cải thiện các đặc điểm của sản phẩm hoặc hoặc hệ thống nhờ đó giúp việc vận hành dễ dàng hơn.
Tiến bộ là một quá trình thăng tiến dần dần từ thấp lên cao. Nhà quản trị doanh nghiệp cần tạo ra một môi trường thuận lợi cho nhân viên của mình thực hiện những cải tiến trong công việc.
Ở Toyota, mỗi thành viên được thử thách phải nhận ra sự lãng phí. Công ty thường tổ chức những sự kiện Kaizen mini và cập nhật những ý tưởng Kaizen thường xuyên để thúc đẩy sự phát triển của tổ chức. Trong 1 năm, một nhà máy của Toyota ghi nhận hơn 75.000 đề xuất cải tiến Kaizen (từ 7.000 nhân viên) và triển khai vào thực tế hơn 99% số đề xuất đó.
Xem thêm: Kaizen là gì? Vai trò của Kaizen trong quản trị doanh nghiệp
2. Phối hợp giữa các bộ phận
Masao Nemoto, cựu giám đốc điều hành tập đoàn Honda, đã khuyến cáo các nhà quản trị doanh nghiệp: “Một trong những chức năng quan trọng của người quản trị là thực hiện tốt sự phối hợp giữa bộ phận của mình với những bộ phận khác”. Kết luận rút ra cho người quản trị cấp cao là không nên giao phó những công việc quan trọng chỉ cho một phòng ban duy nhất.
Ví dụ, nếu bạn lãnh đạo một nhóm kỹ thuật có liên quan đến việc phát triển sản phẩm mới, hãy nhắc nhở các đồng nghiệp trong lĩnh vực tiếp thị và sản xuất rằng điều quan trọng nhất là thành công của dự án. Ai nên nhận được nguồn tài nguyên? Tạo ra một cuộc đối thoại xung quanh việc tìm ra điều gì sẽ tốt nhất để giành được mục tiêu được chia sẻ. Bạn phải tập trung vào bức tranh lớn và cũng giúp những người khác nhìn thấy nó.
Xem thêm: Những điều nhà quản lý cần biết để giao việc đúng cách cho nhân viên
3. Mọi người đều có quyền tham gia
Nhà quản trị doanh nghiệp cần đảm bảo sao cho tất cả thành viên trong công ty đều cùng tham gia đóng góp ý kiến về các vấn đề và cùng học hỏi từ các thành viên khác. Điều này cũng nên áp dụng rộng rãi trong tất cả những cuộc họp và công tác lập kế hoạch hàng năm.
Biết lắng nghe quan điểm của mọi người, những nhà quản trị cấp cao có thể khiến kế hoạch nhận được sự ủng hộ của các nhân viên thực thi chúng, một nhân tố cốt yếu cho thành công của các chương trình cải tiến chất lượng.
Xem thêm: Leadership là gì? Những yêu cầu cần có của khả năng Leadership
4. Ngưng trách mắng
Tại tập đoàn sản xuất xe hơi lớn thứ hai trên thế giới, Toyota, một quy tắc được đề ra là các nhà quản trị không được quát tháo và đe dọa trừng phạt nhân viên dưới quyền khi có sai sót xảy ra, bởi chỉ có như vậy mới bảo đảm các lỗi lầm sẽ được báo cáo ngay và đầy đủ, từ đó có thể tìm ra nguyên nhân sâu xa của những lỗi lầm đó (trong các chính sách và các quy trình) nhằm sửa đổi cho phù hợp.
Nếu nhà quản lý biết cảm thông và chia sẻ với những khó khăn của nhân viên thì nhân viên sẽ sẵn sàng cống hiến hơn nữa cho công việc. Hãy xây dựng một mối quan hệ tốt đẹp với họ để họ sẵn sàng coi công việc của nhà quản lý chính là công việc của mình.
Bên cạnh đó, nhà quản lý cũng nên cân bằng khối lượng công việc, thời gian và hiệu suất làm việc của nhân viên để đạt được kết quả tốt nhất. Bởi sự áp lực quá cao trong công việc sẽ dẫn đến việc giảm sút tinh thần nghiêm trọng và sự sáng tạo của nhân viên. Theo một nghiên cứu của trường đại học Stanford, năng suất làm việc mỗi giờ của nhân viên sẽ giảm mạnh nếu vượt quá 50 giờ mỗi tuần và suy giảm trầm trọng nếu vượt mức 55 giờ nếu không nhận được sự trợ cấp nào từ công ty.
5. Làm cho mọi người hiểu công việc của mình
Các nhà quản trị cần chú ý đến các kỹ năng huấn luyện và thuyết trình. Các nhà quản trị tại tập đoàn điện tử Sony, Nhật Bản, luôn chú trọng việc giúp các nhân viên phát triển kỹ năng diễn giải và trình bày về công việc của mình trước tập thể để họ có được những sự cộng tác đầy đủ và hữu hiệu hơn.
Xem thêm: Quản lý công việc theo phong cách người Nhật
6. Luân chuyển những nhân viên giỏi
Hãng Honda có chính sách luân phiên huấn luyện nhân viên. Thông thường, những nhà quản trị đều có xu hướng muốn giữ những nhân viên giỏi nhất của mình không cho luân chuyển sang bộ phận khác, nhưng về lâu dài, chính sách luân chuyển nhân viên giỏi sẽ rất có lợi cho toàn thể công ty.
Lý do là gì? Chúng ta biết rằng với bất kỳ người nào mà nếu cứ làm đi làm lại một việc qua năm này năm nọ, thì sau một thời gian họ sẽ trở nên quá quen thuộc với công việc, từ đó trở nên chủ quan và mất dần năng lực tìm tòi, sáng tạo. Cho nên việc luân chuyển nhân viên sẽ giúp họ tìm ra các nhân tố mới, làm việc với những tài năng trẻ, và có cơ hội phát huy những năng lực khác của mình.
7. Mệnh lệnh luôn phải có “deadline”
Một mệnh lệnh không có thời hạn hoàn thành thì không phải là mệnh lệnh. Nguyên tắc này nhằm để các nhà quản trị luôn luôn phải ra thời hạn hay lịch trình thực hiện công việc. Không xác định giới hạn về thời gian chính là nguyên nhân khiến cho các công việc sẽ ít được hoàn tất hơn.
Xem thêm: Thúc đẩy sự tự giác của nhân viên trong thời đại 4.0
8. Huấn luyện kỹ năng bằng diễn tập
Các nhà quản trị và người trưởng nhóm giám sát thường có rất nhiều buổi thuyết trình và báo cáo và trong chương trình kiểm tra chất lượng thường phải có báo cáo về tiến độ thực hiện công việc.
Trong thời gian giữ chức giám đốc điều hành tại Honda, Masao Nemoto luôn khuyến khích các nhà quản trị chú tâm đến việc diễn tập những buổi báo cáo và thuyết trình. Đó là những dịp rèn luyện kỹ năng phát biểu và khám phá những vấn đề mới hoặc những thiếu sót của vấn đề.
9. Giải quyết nhanh vấn đề phát sinh
Với nguyên tắc này, nhà quản trị doanh nghiệp phải đề ra được các biện pháp giải quyết thật cụ thể khi có một vấn đề đang cần theo dõi hoặc cần được báo cáo. Một khi đã xác định được vấn đề mà không có hành động gì thì việc kiểm tra cũng chỉ vô ích.
Nhìn chung sẽ có hai chiến lược cụ thể để hình thành giải pháp cho vấn đề:
- Phân tích và xử lý: Trường hợp vấn đề là một mớ hỗn độn gồm nhiều thứ phức tạp, hãy bóc tách thành từng vấn đề con và nghĩ hướng giải quyết cho từng vấn đề đó.
- Tìm điểm tương đồng giống nhau: Hãy thử nghĩ xem vấn đề mà bạn đang gặp phải có giống với vấn đề nào ngoài cuộc sống hay vấn đề đã từng xảy ra với công ty hay không? Nhiều lúc bạn sẽ có thể cóp nhặt lại được một phần hay áp dụng lại những giải pháp đó cho vấn đề của mình.
10. “Tôi có thể làm gì cho anh ?”
Ở Toyota hay Mitsubishi, điều này được gọi là “tạo cơ hội để được lắng nghe cấp thấp nhất”. Nếu cấp dưới có yêu cầu giúp đỡ điều gì, nhà quản trị nên cố gắng thực hiện theo yêu cầu ấy ngay khi có thể.
Nói một cách khác, nếu các nhân viên cảm nhận rằng nhà quản trị cấp cao quan tâm và sẵn sàng giải quyết vấn đề của họ, thì họ sẽ tích cực, lạc quan hơn việc thực thi nhiệm vụ được giao và sẽ có thái độ nghiêm túc hơn đối với những mục tiêu chung mà nhà quản trị đề ra.
>>> Xem thêm:
Chính sách thưởng phạt là chưa đủ để khuyến khích nhân viên
Cách quản lý nhân viên hiệu quả, tránh sai lầm không đáng có
Nhà quản trị doanh nghiệp tham khảo ngay 4 xu hướng chiến lược mới
