Tính đến cuối năm 2016, cả nước có khoảng 540.000 cửa hàng ăn uống, trong đó có 430.000 cửa hàng nhỏ, hơn 7.000 nhà hàng thức ăn nhanh, 22.000 nhà hàng cà phê và hơn 80.000 nhà hàng phát triển bài bản. Ngành F&B được đánh giá có dư địa tăng trưởng rất mạnh tại Việt Nam với triển vọng rất lớn. Số lượng nhà hàng, quán cafe lớn dẫn đến số lượng nhân sự trong ngành F&B cũng chiếm phần áp đảo.
Khi đến nhà hàng hay quán cafe, nhân viên phục vụ là một trong những đối tượng mà khách hàng tiếp xúc nhiều nhất, giúp cho họ luôn cảm thấy thoải mái và nhận được các dịch vụ tốt nhất từ lúc gọi thực đơn cho đến khi thanh toán. Vì thế, vai trò và ảnh hưởng của nhân viên phục vụ đối với nhà hàng là cực kỳ lớn. Quản lý tốt nhân sự luôn là một trong những ưu tiên hàng đầu của những nhà quản lý nhà hàng.
Tuy nhiên, không phải lúc nào việc quản lý nhân viên trong nhà hàng cũng dễ dàng. Một nhà hàng muốn đông khách thì không những phải am hiểu khách hàng mà còn cần phát triển một đội ngũ nhân viên chất lượng. Đôi khi chính những sai lầm trong khâu quản lý nhân sự lại là nguyên nhân chính khiến nhà hàng của bạn lâm vào bế tắc. Vậy làm thế nào để tối ưu quản lý nhân sự trong nhà hàng của bạn, ứng dụng công nghệ số chính là câu trả lời cho bài toán này.
1. Những khó khăn trong quản lý nhân sự ở nhà hàng
🔺Quản lý quá nhiều nhân viên
Nhà hàng phải thuê nhiều nhân viên cho các bộ phận (order, thu ngân, bếp,..) nhưng không thể phân chia quyền hạn và trách nhiệm được cho từng nhân viên ở những bộ phận khác nhau. Đặc biệt, đối với những nhà hàng lớn, số lượng nhân viên đông, người quản lý nhiều khi không bao quát hết được tất cả. Thêm vào đó, nhiều nhân viên trong nhà hàng chỉ làm việc thời vụ, làm theo ca và lịch làm việc thường xuyên không ổn định. Từ đó nảy sinh nhiều vấn đề như: Khó khăn trong quản lý tiền lương, khó khăn trong việc chấm công,...
🔺Phân quyền nhân viên
Nhiều nhà hàng đồng nghĩa với việc bạn phải tốn một khoản ngân sách không hề nhỏ trong việc thuê nhân viên từ phục vụ đến nhân viên quản lý, nhân viên thu ngân, kế toán… Người quản lý thường mắc sai lầm khi suy nghĩ rằng sẽ giao nhiều việc cho người có kinh nghiệm với những công việc quan trọng, còn những người ít kinh nghiệm hơn chỉ giao những việc lặt vặt để đảm bảo hiệu quả công việc. Điều này gây mất cân bằng về khối lượng công việc và thời gian cho mỗi nhân viên trong nhà hàng. Chính vì sự phân công công việc không đồng đều, có thể làm chậm tiến độ công việc.
🔺Đào tạo nghiệp vụ cho nhân viên
Khi bạn kinh doanh trong lĩnh vực nhà hàng, quán ăn thì phải biết được khách hàng không chỉ bỏ tiền ra với món ăn ngon mà còn để mua sự hài lòng. Sự hài lòng đến từ thái độ và cung cách phục vụ của người nhân viên. Một đội ngũ nhân viên tốt, được đào tạo bài bản, hoàn thành xuất sắc công việc, thân thiện, nhiệt tình với khách là điều mà bất cứ nhà quản lý nào cũng hướng đến.
Nhưng trong thực tế, không tránh khỏi việc nhân viên phục vụ theo tâm trạng, cùng một vị khách nhưng có khi nhân viên thể hiện tốt, khi nhân viên lại quá hời hợt. Không ít trường hợp, khách hàng không quay lại nhà hàng chỉ vì thái độ của nhân viên, cách phục vụ xuề xòa, làm đổ vỡ hay thậm chí cãi nhau tay đôi với khách. Vì vậy, việc đào tạo ban đầu là vô cùng quan trọng. Tập cho nhân viên thói quen sử dụng các công cụ chuyên nghiệp cũng như có kịch bản giao tiếp với khách hàng một cách thân thiện không phải là điều khó khăn. Tuy nhiên, làm sao để truyền tải tinh thần phục vụ lâu dài cho nhân viên mới là vấn đề nan giải.
🔺Quản lý từ xa
Những nhà quản lý không phải lúc nào cũng có mặt tại nhà hàng. Chủ nhà hàng và quản lý có thể nắm bắt được tình hình kinh doanh một cách nhanh chóng mà không cần có mặt tại nhà hàng. Từ đó mới có thể đảm bảo nhân viên hoàn thành đúng công việc được giao.
🔺Đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên
Là một nhà quản lý nhà hàng, bạn cần giám sát, đánh giá được hiệu quả của từng nhân viên, để có điều chỉnh cho hợp lý. Với những nhân viên vi phạm cần phát hiện và nhắc nhở ngay. Nếu nhân viên làm việc có năng suất, cần có sự khen ngợi, động viên để khích lệ tinh thần làm việc. Điều này giúp cho hoạt động của nhà hàng được diễn ra một cách trơn tru, nhân viên hài lòng, giữ được những nhân viên tâm huyết và thực sự có năng lực.
Muốn đánh giá tốt hiệu quả làm việc của nhân viên thì nhà quản lý phải bỏ thời gian để giám sát, tuy nhiên không phải lúc nào quản lý cũng có mặt tại nhà hàng. Và với một lượng lớn nhân viên trong nhà hàng từ phục vụ, tạp vụ, bảo vệ, bếp,... thì rất khó để đánh giá một cách sát sao tất cả các vị trí.
2. Làm thế nào để quản lý nhân sự nhà hàng tối ưu hơn
🔺Có kế hoạch tuyển dụng cụ thể
Là nhà quản lý bạn cần phải ước lượng được số lượng khách hàng tối đa có thể phục vụ để có kế hoạch tuyển dụng chi tiết. Bạn cần vạch ra số lượng nhân viên cần tuyển, các yêu cầu và trình độ cần thiết, thiết lập bộ câu hỏi phỏng vấn để kiểm tra mức độ phù hợp của nhân viên. Bên cạnh đó bạn cần tính toán mức lương chi trả cho nhân viên sao cho hợp lý nhất. Bởi chi phí thuê nhân viên là một trong những chi phí duy trì quán mà bạn phải bỏ ra hàng tháng.
🔺Đặc ra các tiêu chuẩn rõ ràng
Những tiêu chuẩn về năng lực tại mỗi vị trí sẽ là cơ sở chuẩn mực để người quản lý của bộ phận đó theo dõi và đánh giá nhân viên của mình có đáp ứng đúng yêu cầu công việc hay không. Từ những đánh giá đó, bạn sẽ có những biện pháp đào tạo hay sa thải những nhân viên năng lực kém, không đáp ứng được yêu cầu của công việc. Việc đặt ra các tiêu chuẩn cũng là phương pháp thúc đẩy nhân viên cố gắng hoàn thành công việc một cách đúng đắn nhất.
🔺Phân chia công việc một cách hợp lý
Mỗi bộ phận trong nhà hàng đều có một chức năng, nhiệm vụ riêng, để các bộ phận có thể hoạt động hiệu quả cần có sự phối hợp và phân công công việc rõ ràng. Hiện nay, bạn có thể sử dụng các phần mềm quản lý để chia ca, phân chia giờ làm và nhắc nhở việc hoàn thành các nhiệm vụ cho nhân viên. Từ đó, nhân viên được giao công việc hợp với năng lực của mình.
🔺Chuyên nghiệp hóa quản lý tại từng bộ phận
Chia nhỏ để quản lý là điều cần thiết tại mỗi nhà hàng:
- Quản lý nhân viên phục vụ: Người quản lý thường là các trưởng ca và có trách nhiệm đánh giá năng suất làm việc của từng nhân viên tại ca đó. Tùy vào khung giờ đông hay vắng khách mà người quản lý sẽ bố trí, phân công công việc cho nhân viên phù hợp nhất giúp nhà hàng có thể hoạt động trơn tru.
- Quản lý nhân viên bộ phận bếp: Chất lượng món ăn và tốc độ ra đồ ăn, uống phụ thuộc hoàn toàn vào bộ phận bếp và bartender. Do vậy, đòi hỏi người bếp trưởng cần đảm bảo nhân viên của mình đang làm việc với năng suất tốt nhất và phối hợp nhuần nhuyễn với các bộ phận khác.
- Quản lý nhân viên kế toán/ kiểm kho: Nhân viên kế toán và người quản lý kho là hai bộ phận cần có tính cẩn thận và đặc biệt phải trung thực. Do đó người quản lý cần phải theo dõi nhân viên một cách sát sao và yêu cầu họ gửi báo cáo hàng ngày thông qua phần mềm quản lý nhằm hạn chế tối đa những sai phạm không đáng có.
🔺Theo dõi và đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên
Là quản lý của một nhà hàng hay chuỗi nhà hàng, bạn cần theo dõi được tiến độ làm việc và đánh giá được hiệu quả của từng nhân viên. Với những nhân viên làm việc có năng suất thì cần có sự khen ngợi, động viên để khích lệ tinh thần làm việc. Ngược lại, trường hợp nhân viên làm sai, người quản lý cần có biện pháp xử lý và nghĩ đến hướng giải quyết tốt nhất.
🔺Có chính sách lương thưởng và đãi ngộ hợp lý
Chế độ lương thưởng là một phần quan trọng nếu muốn phát triển cần một đội ngũ nhân viên chất lượng. Sẽ mất nhiều công sức để tính toán được chi phí và doanh thu, từ đó tạo ra lợi nhuận. Nhiều nhà hàng kinh doanh, quán đông mà vẫn lỗ, không phát triển thêm được cũng một phần bởi khâu quản lý thất thoát và quản lý nhân sự không chặt chẽ.
3. Ứng dụng công nghệ để tối ưu quản lý nhân sự trong nhà hàng
Để thay đổi và khắc phục được các khó khăn đặt ra, đòi hỏi các nhà hàng phải mạnh dạn đầu tư, ứng dụng giải pháp công nghệ mới nhất của cách mạng công nghệ 4.0. Đây là hướng đi tốt để tối ưu công tác quản lý nhân sự. Điều này không những giúp tăng hiệu quả kinh doanh và cung cấp trải nghiệm tốt nhất cho thực khách.
Việc sử dụng phần mềm quản lý nhân sự sẽ đem đến cho nhà hàng nhiều lợi ích:
- Đối với nhà quản lý: Dựa vào tính năng của phần mềm, nhà quản lý có thể nắm tình hình hoạt động của nhân viên, phân chia lịch làm việc, thống kê báo cáo doanh thu nhanh chóng vào cuối ngày. Có thể quản lý cửa hàng từ xa thông qua thiết bị di động, truy cập báo cáo kinh doanh mọi nơi mọi lúc.
- Đối với nhân viên: Nhân viên không còn lo về tình trạng thất thoát ngày công, không phải phàn nàn về cách tính lương của bộ phận nhân sự. Tất cả các thông tin về công và lương đều được cập nhập rõ ràng thông qua phần mềm và nhân viên có thể truy cập vào phần mềm để kiểm tra thông tin.
4. Tanca - Giải pháp quản lý nhân sự dành cho nhà hàng tối ưu
Tanca.io là phần mềm quản lý nhân sự trực tuyến được Công ty CP Ứng dụng di động xanh phát triển trong 10 tháng (từ tháng 02/2018 đến tháng 12/2018). Từ khi ra mắt đến nay, Tanca đã đồng hành cùng hàng trăm doanh nghiệp và đưa ra nhiều giải pháp mang đến lợi ích thiết thực. Để quản lý nhân viên dễ dàng hơn, Tanca cung cấp cho bạn giải pháp quản lý từ xa, hỗ trợ nhà quản lý giao việc một cách khoa học, không còn tình trạng thất thoát công, giảm tình trạng quá tải công việc cho nhân viên, năng suất tăng gấp đôi so với thông thường. Nhờ vào các tính năng mà Tanca cung cấp:
Sắp xếp ca làm cho nhân viên thật thuận lợi. Tanca sẽ giúp cho việc sắp xếp nhân viên phục vụ, bếp, tạp vụ, bảo vệ… một cách linh hoạt. Giúp cho mọi nhân viên biết được Ca làm của mình ngay trên điện thoại. Nhờ vào Tanca, quản lý nhà hàng có thể xếp ca cho nhân viên ngay trên điện thoại, cho phép nhân viên gửi Yêu cầu Đăng ký Ca làm, cho phép nhân viên gửi Yêu cầu Đổi ca làm cho người khác.
Dễ dàng quản lý giờ làm. Với Tanca, việc quản lý nhân viên từ xa dễ dàng hơn bất kỳ công cụ nào. Thông qua điện thoại nhân viên và quản lý có thể nhận thấy thông tin chấm công của nhân viên. Điều này thúc đẩy tính minh bạch giữa quản lý và nhân viên.
Đánh giá công bằng với nhân viên. Tanca cho phép xây dựng một hệ thống đánh giá giúp bạn tạo ra bộ tiêu chí đánh giá công bằng hơn với nhân viên.
Giao việc cho nhân viên dễ dàng. Có rất nhiều công việc cần lên kế hoạch thực hiện hoặc khi triển khai công việc lại phát sinh ra nhiều vấn đề. Tanca sẽ giúp cho nhân việc biết các đầu việc cần làm, từ đó chủ động thực hiện công việc được giao. Khi gần đến thời hạn phải hoàn thành công việc, hệ thống của Tanca sẽ tự nhắc nhở, đốc thúc nhân viên thực hiện theo hạn chót. Nếu có các công việc phát sinh hay thay đổi, nhân viên có thể tạo công việc phải triển khai thêm.
