Điều hành doanh nghiệp dựa trên hệ thống công nghệ để tạo ra không gian làm việc hiệu quả, chính sách tự động và kết nối nhân viên

Covid-19 không chỉ tấn công sức khỏe người dân mà còn tấn công vào khả năng cầm cự của hàng triệu doanh nghiệp (DN) trên thế giới, thách thức khả năng thay đổi nhanh mô hình kinh doanh để tồn tại. Trong điều kiện DN phải chuyển từ offline sang online thì việc ứng dụng các giải pháp công nghệ kịp thời và phù hợp là lợi thế cạnh tranh.

Chọn ngắn hạn hay dài hạn?

Dù biết tầm quan trọng của công nghệ nhưng có nhiều DN, nhất là DN nhỏ và vừa (SME), tại Việt Nam đang lúng túng, không hiểu nên chọn chiến lược đầu tư công nghệ phù hợp, ngắn hạn hay dài hạn cho mô hình kinh doanh của mình.

Trước tiên, DN cần xây dựng một website thật sự chuyên nghiệp, tạo môi trường để thu hút khách hàng (KH) bước vào các cửa hàng của DN. Để tạo một website tốt, hãy tìm kiếm 20 website cùng loại hình kinh doanh ở tốp đầu thế giới, tham khảo các website hàng đầu của Trung Quốc, sẽ thấy cách họ xây dựng để thu hút KH. Sau đó, hãy bắt đầu gắn Google Analytics hay những công cụ để đo lường các chỉ số. Messenger là công cụ chat (giao tiếp) tốt và miễn phí ban đầu để kết nối với KH. Trải nghiệm của KH trên các website sẽ giúp nhà lãnh đạo và trưởng các bộ phận quản lý hiểu KH qua từng chỉ số, nắm được cách thức vận hành của mô hình kinh doanh trên website. Tuy nhiên, nếu phó thác toàn bộ cho bộ phận kỹ thuật hoặc marketing, nhà quản lý sẽ không nhận được kết quả tốt.

Inbound Marketing (thu hút KH có điều hướng) luôn là chiến lược quan trọng và chiến thuật đầu tiên là tập trung vào SEO (tối ưu hóa công cụ tìm kiếm) và các công cụ khác trong Inbound như: Blog, YouTube, Ebook, Email MKT, PR, Tik Tok… SEO luôn là công cụ quan trọng để tạo ra nguồn KH tiềm năng cả về ngắn và dài hạn, cùng với việc xây dựng hệ thống nội dung có giá trị cao sẽ thu hút nhiều KH tiềm năng và xây dựng thương hiệu. Livestream bán hàng là công cụ mới, thu hút hàng triệu người bán hàng nhưng có thể không hiệu quả nếu không kèm theo chiến dịch giảm giá sốc. Đây cũng là thời điểm phù hợp để DN xây dựng hệ thống NPS (đánh giá mức độ hài lòng của KH) hay hệ thống Loyalty (trung thành) để đánh giá trải nghiệm KH về dịch vụ, sản phẩm; từ đó đưa ra các chính sách chăm sóc dài hạn.

Tuy nhiên, quyết định đến doanh thu vẫn là đội ngũ bán hàng. Nếu như việc quản lý đội ngũ này qua email, Excel hay chat, nhà quản lý sẽ không thể phân tích thấu đáo hiệu quả kinh doanh. Cần áp dụng các công cụ như CRM (quản lý quan hệ KH), DMS (quản lý hệ thống phân phối) để điều hành đội ngũ bán hàng.

Tối ưu hóa quản trị

Chuyển đổi số hiện là một xu hướng, một chiến lược về mặt dài hạn, không phải là thuốc liều cao trong ngắn hạn, để thay đổi cách thức vận hành của DN từ tư duy quản lý thủ công sang số liệu theo thời gian thực. Để thay đổi tư duy quản trị số là không hề đơn giản, nhất là đối với SME. Vậy trước khi đầu tư chuyển đổi số, các giải pháp công nghệ như mảnh ghép của chuyển đổi số có thể giúp DN giải quyết được bài toán gì trong và sau đại dịch?

Ngày nay, chúng ta điều hành DN trong một thời đại mới, khi mà các thiết bị di động và kết nối internet sẽ trở thành phần tất yếu của cuộc sống. Một thế hệ trẻ Y, Z đã sử dụng thành thạo các công cụ này khá lâu, từ đó hành vi của họ trong sử dụng một ứng dụng thương mại cũng tương tự như dùng ứng dụng DN. Điều đó cho thấy điều hành DN phải dựa trên hệ thống công nghệ để tạo ra không gian làm việc hiệu quả, chính sách tự động và linh hoạt, văn hóa kết nối nhân viên.

Do dịch Covid-19, DN sẽ chuyển sang hình thức làm việc tại nhà. Để tạo không gian làm việc hiệu quả, cần số hóa toàn bộ quy trình làm việc và áp dụng tự động hóa trong các quy trình. Khi áp dụng công nghệ vào quy trình, sẽ cắt giảm nhiều khâu trung gian, tăng tính minh bạch. Hệ thống các quy trình tự động sẽ không cho phép các công việc bị chậm tiến độ. DN có thể ứng dụng trước hệ thống quản lý công việc (Task Management - TM), giúp quản lý mọi việc tập trung thay vì phân mảnh qua chat, email, Excel… Việc không gặp mặt và trao đổi thường xuyên giúp cho TM là công cụ không thể thiếu. TM cho phép quản lý tiến độ thực hiện, phối hợp làm việc của nhiều bộ phận và quy trình làm việc cùng nhau.

Để tạo chính sách dành cho người lao động vừa thắt chặt kỷ luật lao động vừa linh hoạt, cần có công cụ để quản lý quy trình làm việc của nhân viên tại nhà, văn phòng và ngoài văn phòng. Scheduling Management và Time Tracking sẽ phân bổ lịch làm việc, tính toán lượng thời gian của các nhóm nhân viên và chấm công thông qua hệ thống định vị GPS của điện thoại. Camera AI cũng nên được ứng dụng trong giai đoạn này để đo số lượng nhân viên vào văn phòng và tự động chấm công cho nhân viên. Việc quản lý được thời gian bố trí lịch công việc và thời gian chấm công thực tế sẽ bảo đảm cho bộ phận nhân sự nắm được tình hình nhân sự.

Đây cũng là lúc việc số hóa các giấy tờ, đơn từ trong DN để giảm thiểu việc đi lại và tiếp xúc trực tiếp. Các đơn từ và quy trình phê duyệt trong SME vốn không nhiều và phức tạp, dễ dàng số hóa và áp dụng. Các chính sách duyệt nghỉ, ra ngoài, kiểm tra vị trí các cuộc gặp của nhân viên bán hàng bên ngoài sẽ tăng tính linh hoạt trong điều hành chính sách.

Tránh rơi vào thế bị động

Xu hướng Omnichannel (bán hàng đa kênh) sẽ ngày càng rõ ràng sau khi đại dịch kết thúc, hành vi tiêu dùng của khách hàng sẽ thay đổi sau thời gian dài giãn cách. Do vậy, đây là thời điểm phù hợp để xây dựng lại hệ thống website và tối ưu hóa các chỉ số hệ thống. Nhiều công ty chỉ tập trung vào Fanpage của Facebook, tuy nhiên, đây không phải là cách tốt về lâu dài. Fanpage vốn chỉ là một kênh tương tác DN với khách hàng, không thuộc sở hữu của DN nên khi thay đổi sẽ khiến DN bị động.

Trần Viết Quân (sáng lập viên Tanca.io)