Cách viết mail cho sếp chuyên nghiệp, hiệu quả là kỹ năng mà bất cứ nhân viên nào cũng cần biết. Bởi đây là cách giao tiếp thường gặp ở môi trường công sở. Có nhiều trường hợp phải gửi mail cho cấp trên như xin nghỉ phép, báo cáo công việc, yêu cầu sự hỗ trợ… Chỉ với một sai lầm nhỏ cũng khiến bạn mất điểm trong mắt cấp trên. Sau đây Tanca sẽ hướng dẫn bạn cách viết một email gửi sếp chuyên nghiệp qua bài viết sau.

Khi nào cần viết email cho sếp?

Trước khi học cách viết email cho sếp, bạn nên biết các tình huống phổ biến phải áp dụng phương pháp giao tiếp này. Tại nơi làm việc, việc liên hệ với người giám sát, cấp trên, quản lý của bạn khi có bất kỳ câu hỏi hoặc yêu cầu nào là điều thường thấy.

Dưới đây là một vài lý do khiến bạn có thể viết email cho sếp của mình:

Ứng viên viết mail cho cấp trên/ nhà tuyển dụng sau khi trúng tuyển
Xin nghỉ phép, xin nghỉ việc
Yêu cầu giúp đỡ trong công việc
Đặt câu hỏi về nơi làm việc
Cung cấp xác nhận các nhiệm vụ đã hoàn thành
Yêu cầu kéo dài thời gian thực hiện nhiệm vụ
Bày tỏ lòng biết ơn khi đạt được thành tựu công việc, xin nghỉ việc…
Chia sẻ thông tin cần thiết về dự án, nhiệm vụ công việc.

Xem thêm: Những kỹ năng mà doanh nghiệp cần trang bị cho nhân viên

Cách viết mail cho sếp khôn ngoan nhất

Dưới đây là những cách viết email gửi sếp chuyên nghiệp và hiệu quả nhất do Glints tổng hợp:

Xác định rõ ràng mục đích

Trước khi bạn viết email, hãy xác định lý do tại sao bạn cần liên hệ với sếp của mình. Điều này có thể giúp bạn đi đúng hướng khi soạn email và đảm bảo bạn bao gồm tất cả thông tin liên quan.

Ví dụ: nếu bạn đang yêu cầu thay đổi ngày đến hạn của dự án, hãy đảm bảo bao gồm deadline đã đưa ra trước đó, deadline bạn yêu cầu và lý do thay đổi.

Viết mở đầu hoàn hảo

Thứ hai, một cách hiệu quả khác để viết email cho sếp của bạn là dòng mở đầu. Dòng chủ đề của email bạn nên tóm tắt lý do bạn gửi thư thật ngắn gọn, nhưng vẫn đầy đủ.

Gửi các dòng chủ đề có liên quan giúp người nhận tìm thấy email, hiểu những gì mong đợi và ưu tiên email dựa trên mức độ quan trọng và khẩn cấp.

Dưới đây là một số dòng chủ đề mẫu mà bạn có thể đưa vào email gửi cho người giám sát của mình:

[Tên dự án hoặc nhiệm vụ] đã hoàn thành vào [ngày]
Câu hỏi về [chủ đề]
Xin nghỉ phép từ [ngày] đến [ngày]
[Tên dự án] Yêu cầu gia hạn
Cảm ơn [lý do]

Lời chào là dòng đầu tiên của email, ngay sau dòng tiêu đề. Quyết định tên và chức danh mà bạn muốn được gọi là người giám sát của mình và bao gồm điều này trong lời chào email của bạn.

Ví dụ: nếu người giám sát của bạn thích sử dụng tên của anh ấy, bạn có thể xưng hô với sếp của mình theo cách đó. Nếu bạn không chắc cấp trên của mình thích tên và chức danh nào, bạn có thể sử dụng họ của sếp. Dưới đây là các ví dụ về lời chào bạn có thể tham khảo:

Anh Vinh Nguyễn thân mến,
Chào cô Mai
Chào buổi chiều, Trang

Giải thích lý do viết email

Sau lời chào của bạn, hãy bao gồm một câu mở đầu giải thích lý do tại sao bạn gửi email ngay sau đó. Mở đầu email bằng cách giải thích lý do ngắn gọn, đi thẳng vào trọng tâm vấn đề. Dưới đây là một số ví dụ điển hình:

Tôi đã gửi email cho bạn hôm nay để cảm ơn bạn vì [lý do].
Tôi đang liên hệ với bạn để xác nhận rằng [tên nhiệm vụ hoặc dự án] đã được hoàn thành vào [ngày và giờ].
Tôi muốn xin nghỉ phép từ [ngày] đến [ngày].
Nhóm của tôi và tôi muốn đăng ký gia hạn [tên nhiệm vụ hoặc dự án] từ [ngày hết hạn cũ] sang [ngày hết hạn mới].

Nêu rõ những công việc cần sếp giải quyết

Nếu có thể, vui lòng cung cấp chi tiết hoặc giải thích lý do tại sao bạn gửi email. Mặc dù bạn có quyền bỏ qua bất kỳ thông tin cá nhân hoặc thông tin không liên quan nào, nhưng có thể hữu ích nếu bạn đưa ra lời giải thích để sếp của bạn hiểu được bối cảnh của tình huống.

Chẳng hạn như:

Điều này rất quan trọng vì [cung cấp lý do].
Sự giúp đỡ của bạn rất hữu ích [giải thích lợi ích].
Thay đổi này là cần thiết vì [cung cấp lý do].

Sau phần giải thích, hãy đảm bảo bao gồm thông tin về bất kỳ nhiệm vụ nào bạn cần quản lý, cấp trên của mình hoàn thành sau khi check email của bạn.

Điều này có thể bao gồm phê duyệt các đề xuất dự án hoặc thay đổi thời hạn, xem xét các khoản trợ cấp nghỉ phép của bạn. Hoặc đưa ra những quyết định quan trọng, liên quan đến dự án. Dưới đây là một số ví dụ:

Sau khi xem xét thông tin bổ sung, vui lòng [Mô tả hành động cần thiết].
Vui lòng cho tôi biết [thông tin về chủ đề này].

Kết thúc email chuyên nghiệp

Dòng cuối cùng của email gửi cho sếp, bạn có thể cảm ơn cấp trên đã dành thời gian cho mình, nhắc lại các thông tin quan trọng hoặc yêu cầu họ đặt bất kỳ câu hỏi/ thắc mắc nào liên quan đến nội dung email của bạn.

Dưới đây là một số ví dụ về cách kết thúc email thể hiện sự chuyên nghiệp, lịch sự:

Cảm ơn anh/chị đã dành thời gian để xem email này.
Hãy cho tôi biết nếu bạn có bất kỳ câu hỏi.
Nếu bạn có thêm câu hỏi hoặc cần thêm thông tin, bạn có thể liên hệ với tôi.
Trong chữ ký của bạn, bao gồm tên và chức danh của bạn để sếp của bạn có thể biết bạn là ai.

Xem thêm: Mô hình ASK để đánh giá năng lực nhân viên

Tips viết email cho cấp trên chuyên nghiệp

Khi viết email cho sếp, bạn nên chú ý đến một số nguyên tắc sau để đảm bảo email của bạn chuyên nghiệp, rõ ràng và hiệu quả:

Đặt một tiêu đề rõ ràng và tóm tắt nội dung của email. Điều này sẽ giúp sếp của bạn dễ dàng nhận biết nội dung chính của email và biết được mức độ ưu tiên của nó.
Bắt đầu email bằng cách chào sếp của bạn một cách lịch sự, ví dụ: "Kính gửi anh/chị [Họ tên sếp]", "Thưa anh/chị [Họ tên sếp]",...
Trình bày nội dung email một cách ngắn gọn, rõ ràng và dễ hiểu. Hãy chia mail thành các đoạn văn nhỏ để dễ theo dõi và tránh sử dụng ngôn ngữ phức tạp hoặc chuyên ngành quá sâu.
Nêu rõ vấn đề bạn muốn trình bày và đưa ra các đề xuất hoặc giải pháp (nếu có) một cách rõ ràng và logic. Điều này sẽ giúp sếp của bạn hiểu rõ vấn đề và đánh giá đề xuất của bạn.
Trong email công việc, hãy sử dụng ngôn ngữ chính thức, lịch sự và tránh sử dụng từ ngữ quá thân mật hoặc tiếng lóng. Hãy chú ý đến chính tả và ngữ pháp để email của bạn chuyên nghiệp hơn.
Nếu có tài liệu liên quan đến nội dung email, hãy đính kèm chúng và giải thích sơ lược về tài liệu đó trong nội dung email.
Nếu email của bạn liên quan đến một hạn cuối hoặc yêu cầu ưu tiên, hãy nhắc nhở sếp của bạn về điều này một cách rõ ràng và lịch sự.
Kết thúc email bằng cách cảm ơn sếp của bạn

Trên đây là cách viết mail cho sếp chuyên nghiệp, khôn khéo giúp bạn giao tiếp hiệu quả và tạo ấn tượng tốt với sếp. Mong rằng những chia sẻ của Tanca sẽ mang đến cho bạn nhiều kinh nghiệm bổ ích, duy trì mối quan hệ tốt đẹp với đồng nghiệp/ sếp trong môi trường công việc.