Bảng kế hoạch công việc cá nhân theo ngày, tuần tháng gồm những nội dung gì và cách lập ra sao? Trong bài viết dưới đây, Tanca sẽ cùng bạn tìm hiểu cách lập kế hoạch bằng excel và mẫu excel kế hoạch công việc. Cùng khám phá nhé.
Biểu mẫu bảng kế hoạch công việc là gì?
Kế hoạch công việc là một bảng biểu sắp xếp những việc cần làm theo ngày, tuần và tháng để đạt được mục tiêu và làm cho công việc hiệu quả hơn.
Việc tạo ra 1 bảng kế hoạch như thế là điều vô cùng cần thiết đối với các nhà quản lý, lãnh đạo hoặc bất cứ ai muốn quản lý công việc và cuộc sống của mình 1 cách khoa học và hiệu quả.
Ngoài ra, trong quá trình lập kế hoạch làm việc, các mục tiêu và định hướng cũng sẽ được xây dựng. Các cá nhân rơi vào tình trạng hỗn loạn, hoang mang, không biết làm việc theo thứ tự nào nếu không có kế hoạch làm việc cụ thể trước. Kết quả công việc cũng sẽ không đúng yêu cầu đã đặt ra.
Xem thêm: Mẫu kế hoạch tài chính mới nhất
Nội dung cần có trong mẫu bảng kế hoạch công việc
Trong bảng kế hoạch làm việc, bạn cần trình bày đầy đủ các nội dung cần thiết của công việc nhằm dễ theo dõi và thực hiện. Những điều phải có là:
- Thời gian bắt đầu và kết thúc của từng hạng mục công việc
- Cung cấp nội dung một cách cụ thể cho từng hạng mục công việc khác nhau
- Thời gian ước tính để hoàn thành từng công việc, thời gian tối đa phát sinh
- Mục tiêu cần đạt được trong công việc
- Tên các phòng, ban, bộ phận liên quan đến kế hoạch làm việc
- Các kế hoạch dự phòng nếu có khi công việc không như kế hoạch
- Những đề nghị hỗ trợ khi cần thiết
Đây là những nội dung bắt buộc phải có trong mẫu kế hoạch công việc, từ đây kế hoạch công việc mới có thể thực hiện.
Xem thêm: Top 3 mẫu lưu đồ quy trình được doanh nghiệp dùng nhiều
Cách lập bảng kế hoạch công việc bằng excel quản lý thời gian cá nhân
Đối với kế hoạch công việc hàng tuần, hàng tháng, người tạo bảng cần cập nhật nhiều thông tin chi tiết để có thể hoàn thành đúng kế hoạch công việc.
Người quản lý khi lập kế hoạch công việc trong ngày, tháng, tuần cho một nhóm, bộ phận cũng cần quan tâm đến tính khả thi và khả năng của nhóm, bộ phận đó để đưa ra mục tiêu công việc phù hợp.
Các yếu tố nội dung cần có trong bảng phân công công việc là: Tên đơn vị, bộ phận thực hiện, thời gian, mục tiêu công việc, thực tế triển khai, hỗ trợ nếu cần, phương án dự phòng...Ngoài ra, người lập bảng cần lưu ý những điều sau:
- Tính khả thi của kế hoạch.
- Mỗi mục nội dung cần được phân chia rõ ràng và chi tiết.
- Phân chia công việc theo khả năng của mỗi người.
- Thứ tự sắp xếp hợp lý, không ảnh hưởng đến việc khác.
- Phân bố công việc đồng đều, không nên ôm đồm quá nhiều việc một lúc.
- Cần có một ô thông tin về tình trạng và đánh giá của công việc.
Xem thêm: 9+ Phương pháp quản lý dự án hiệu quả
Mẫu lập kế hoạch công việc bằng excel word chuẩn nhất
Mẫu lập kế hoạch công việc cá nhân
Bảng kế hoạch công việc hàng ngày dành cho một cá nhân nhất định, thường chứa những thông tin sau: Họ tên, chức vụ, thời gian hoàn thành nhiệm vụ, nội dung chi tiết công việc.
Bảng kế hoạch làm việc trong tuần
Bảng kế hoạch công việc theo tuần của cá nhân chuẩn cần bao gồm chi tiết tên công việc, thời gian và kết quả của việc đó. Thêm vào đó, trong bảng kế hoạch tuần bạn cũng cần phải cập nhật những việc chưa giải quyết và hướng mà bạn sẽ giải quyết.
Mẫu lập kế hoạch công việc tháng mới nhất
Đối với mẫu bảng kế hoạch công việc theo tháng bạn cần phải tạo một cột tiến độ bởi đây là bangr có nội dung cần làm lớn. Ngoài ra, trong đây còn phải chứa thêm các thông tin như thời gian bắt đầu và kết thúc của một công việc nào đó để người quản lý có thể thuận tiện theo dõi hơn.
Bảng kế hoạch công việc năm 2022
Đối với những bảng kế hoạch trong năm, việc lập chi tiết nhiệm vụ mỗi ngày là điều khá khó khăn. Vì thế, ở bản kế hoạch này sẽ chia nhỏ ra từng mốc thời gian 3 tháng - 4 tháng,... với những đề mục công việc là mục tiêu chung cùng deadline định sẵn. Bạn có thể tải mẫu kế hoạch công việc dưới đây để tham khảo.
Xem thêm: 10+ Nguyên nhân gây lãng phí thời gian và cách khắc phục
Lập bảng kế hoạch công việc mẫu hiệu quả với ứng dụng Tanca
Sự thật không thể phủ nhận những ưu điểm của Excel như vừa đơn giản lại vừa sử dụng miễn phí. Tuy nhiên, excel chỉ thực sự phù hợp với 1 doanh nghiệp nhỏ, ít người.
Khi mô hình công ty ngày càng lớn, cần sử dụng nhiều tính năng lưu trữ thống kê thì excel không thể đáp ứng. Vì thế, một phần mềm quản lý công việc sẽ là 1 lựa chọn hoàn hảo dành cho doanh nghiệp.
Bộ giải pháp phần mềm quản lý nhân sự của Tanca là công cụ lập kế hoạch công việc được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. So với excel thì công cụ này hỗ trợ một cách mạnh mẽ cho cấp quản lý trong việc quản lý nhân viên, quản lý tiến độ công việc với nhiều tính năng nổi bật. Cụ thể như:
Đối với cấp quản lý
Nhờ tính năng thống kê, báo cáo tự động, trực tiếp mà quản lý có thể giám sát, đo lường được tính kỷ luật và mức độ hoàn thành kế hoạch đề ra của nhân sự.
Dễ dàng theo dõi thành tựu của từng cá nhân, phòng ban trong việc xây dựng và thực hiện kế hoạch.
Theo dõi và giám sát toàn bộ công việc của nhân sự trong công ty một cách vô cùng đơn giản.
Đối với cấp nhân sự
Dễ dàng xây dựng kế hoạch hàng ngày, tuần, tháng, năm theo mức độ ưu tiên, xếp theo cấp độ quan trọng và thời gian thực hiện. Khi đã có đầy đủ dữ liệu, phần mềm sẽ tự động hệ thống, sau đó xếp thời gian biểu cho nhân sự.
Hỗ trợ nhân viên tìm kiếm, xem và trích xuất những kế hoạch trong quá khứ trên cùng 1 không gian vô cùng đơn giản. Nhân sự không còn đau đầu khi phải lục tung nhiều file excel rời nhau, được lưu trữ trên nhiều nền tảng.
Nhân viên có thể kiểm tra lại quá trình thực hiện to do list của mình 1 cách trực quan hơn, chi tiết hơn thông qua việc thống kê và báo cáo.
Tất nhiên, việc hoàn thành nhiệm vụ một cách xuất sắc sẽ được công ty gửi tặng những phần thưởng nhỏ, xem như một món quà khích lệ tinh thần.
Ngoài ra, công cụ Tanca còn hỗ trợ nhiều tính năng đặc biệt khác như:
- Chấm công trực tuyến
- Yêu cầu & Phê duyệt
- Quản lý nghỉ phép
- Định vị vị trí nhân viên
- Camera trí tuệ nhân tạo
- Báo cáo động
- Ứng dụng di động
- Tính lương tự động
- Công việc và Quy trình
- Quản lý OKR - BSC - KPI
Phần mềm lên lịch làm việc Tanca phù hợp với mọi quy mô doanh nghiệp, dù doanh nghiệp lớn hay nhỏ thì phần mềm vẫn có thể tùy chỉnh được.
Đây là giải pháp công nghệ được rất nhiều doanh nghiệp thuộc các ngành nghề khác nhau lựa chọn như: Nhà hàng & Cà phê, Xây dựng, Khách sạn, Chăm sóc sức khỏe, Giáo dục.
Nếu bạn muốn hiểu thêm chi tiết về phần mềm này, hãy liên hệ với Tanca để nhận được tư vấn chi tiết thông qua:
- (Zalo) 0906-767-657
- (Hotline) 0899-1999-54
Cách tuân thủ mẫu kế hoạch triển khai công việc hiệu quả
Để có thể tuân thủ và hoàn thành công việc đúng mục tiêu, mỗi người cần ghi chép riêng nội dung công việc hàng ngày để tiện theo dõi và đầy đủ.
Khi giải quyết công việc, hãy sắp xếp và lựa chọn những việc quan trọng nhất không thể trì hoãn để làm sau, đồng thời ước tính thời gian hoàn thành nhằm cân đối những việc còn lại.
Mặt khác, khi làm việc theo kế hoạch hàng tuần, người sử dụng phải xác định lượng thời gian dành cho công việc. Các công việc phải được sắp xếp linh hoạt để có thể thay đổi thứ tự nếu có sự cố phát sinh.
Để có kế hoạch hàng tháng, người thực hiện cần liệt kê đầy đủ các công việc, sắp xếp theo thứ tự ưu tiên và sắp xếp thời gian làm việc hợp lý.
Những lưu ý khi lập bảng kế hoạch công việc nghiên cứu
Để có thể hoàn thành đúng các công việc trong kế hoạch mà không bỏ sót công việc nào thì kế hoạch đó phải thật cụ thể. Vì vậy, cần chú ý những lưu ý sau:
Kế hoạch làm việc phải rõ ràng và khả thi
Trong bất kỳ kế hoạch nào, các nhiệm vụ phải được phân tách rõ ràng, chính xác theo khả năng của những người tham gia công việc, có công việc phù hợp với người này, có công việc phù hợp với người khác.
Vì vậy, người lập kế hoạch phải biết cách thực hiện và người được giao nhiệm vụ có phù hợp với công việc hay không và có mang lại hiệu quả cao không.
Xếp các công việc theo trình tự hợp lý sao cho những công việc tốn ít thời gian cần đặt trước, tránh làm ảnh hưởng đến các công việc sau và những công việc cần nhiều thời gian hơn.
Đừng đảm nhận quá nhiều việc cùng một lúc
Có những người vì muốn đẩy nhanh tiến độ kế hoạch nên đã sắp xếp các công việc đồng loạt thay vì tách các công việc ra và xếp vào thời gian hợp lý.
Đối với những nhiệm vụ phải tăng cấp và có hướng giải quyết thì được đẩy mạnh, những nhiệm vụ không thể giải quyết nhanh chóng thì bỏ lại. Tránh làm quá nhiều việc cùng một lúc dễ dẫn đến sai sót, nhầm lẫn không đạt được hiệu quả cao và thu được thành quả như mong muốn.
Thêm ô thông tin về trạng thái kết quả của công việc trong thời gian
Trong một kế hoạch có thể có nhiều người làm việc, để có thể hiểu được cách thức và vị trí làm việc của những người khác thì cần có một ô để theo dõi và đánh giá công việc. Ngoài ra, nó có thể giúp những người làm việc biết họ đang làm gì và giải quyết nó như thế nào để đạt được kết quả cao.
Trên đây là thông tin và mẫu bảng kế hoạch công việc mà Tanca đã giúp bạn tổng hợp và chia sẻ nến bạn. Mong rằng với bài viết này bạn sẽ biết cách lập bảng lịch sắp xếp công việc một cách khoa học. Bên cạnh đó, đừng quên liên hệ với chúng tôi để biết thêm thông tin về phần mềm quản lý nhân sự hiệu quả nhé.
