Kịch bản phỏng vấn ứng viên giúp ích gì trong quá trình tuyển dụng? Cùng Tanca xem ngay bài viết để có thêm bí quyết tuyển chọn “nhân tài”.

Khái niệm về kịch bản phỏng vấn ứng viên

Kịch bản phỏng vấn là một danh sách các câu hỏi mà nhà tuyển dụng có thể đặt cho ứng viên trong một buổi phỏng vấn. Nó có thể ngắn gọn trong vài câu hỏi hoặc dài nhiều trang như một bài kiểm tra đầu vào. Đây là cách để đảm bảo rằng người phỏng vấn có đầy đủ thông tin và năng lực của ứng viên.

Kịch bản phỏng vấn ứng viên có thật sự quan trọng

Kịch bản phỏng vấn ứng viên là một yếu tố vô cùng quan trọng cho quá trình tuyển dụng. Việc lập kế hoạch và xây dựng một kịch bản sẽ giúp nhà tuyển dụng có được rất nhiều lợi ích như:

Chuẩn bị tốt hơn: Giúp người phỏng vấn chuẩn bị trước, diễn đạt rõ ràng các câu hỏi và mục tiêu tuyển dụng.
Chất lượng phỏng vấn: Đảm bảo hỏi về những điểm quan trọng, đánh giá ứng viên một cách công bằng và toàn diện.
Tránh câu hỏi không thích hợp: Đảm bảo buổi phỏng vấn diễn ra một cách chuyên nghiệp và tôn trọng lẫn nhau.
Tiết kiệm thời gian: Giúp nhà tuyển dụng tập trung vào điểm chủ chốt cần có cho vị trí việc làm, tiết kiệm thời gian cho cả người phỏng vấn và ứng viên.
Dễ đánh giá: Tạo tiêu chí đánh giá rõ ràng và cụ thể, đánh giá sự phù hợp của ứng viên dựa trên các yếu tố cần đáp ứng.

Xem thêm:

Các bước xây dựng kịch bản phỏng vấn ứng viên

Tìm hiểu yêu cầu của vị trí việc làm

Bước này giúp bạn thấu hiểu rõ về nhiệm vụ, trách nhiệm, và kỹ năng cần thiết để làm việc trong vị trí tuyển dụng. Điều này giúp bạn tạo ra các câu hỏi phỏng vấn chặt chẽ và đánh giá được sự phù hợp của ứng viên với yêu cầu công việc. Dưới đây là một số điều cần lưu ý trong quá trình này:

Lập danh sách yêu cầu cần thiết cho vị trí tuyển dụng

Xác định rõ các kỹ năng, kinh nghiệm và trình độ học vấn cần thiết để làm việc trong vị trí tuyển dụng. Tạo một danh sách các nhiệm vụ và trách nhiệm chính để hiểu rõ công việc đòi hỏi những gì từ ứng viên.

Tìm hiểu về môi trường làm việc và ngành nghề liên quan

Nghiên cứu thông tin về công ty, bao gồm văn hóa tổ chức, giá trị và mục tiêu. Khám phá ngành nghề, nhìn nhận về xu hướng phát triển và các thay đổi trong ngành để có cái nhìn tổng quan về ngành và yêu cầu công việc cho vị trí tuyển dụng.

Sử dụng nguồn thông tin đáng tin cậy

Tìm hiểu thông tin từ trang web của công ty, báo chí, tài liệu nghiên cứu, hoặc thảo luận với chuyên gia trong ngành để đảm bảo rằng bạn thu thập được thông tin chính xác và đáng tin cậy.

Phân loại các câu hỏi phỏng vấn

Phân loại câu hỏi trong kịch bản phỏng vấn ứng viên giúp đảm bảo rằng tất cả các khía cạnh quan trọng của vị trí tuyển dụng được thảo luận, và đánh giá một cách toàn diện. Hơn nữa, thông qua việc nhóm hóa câu hỏi, bạn có thể tạo ra các nhóm chủ đề chính tương ứng với các khía cạnh quan trọng của vị trí tuyển dụng.

Dưới đây là một số nhóm câu hỏi phổ biến mà bạn có thể tích hợp vào kịch bản phỏng vấn ứng viên:

Câu hỏi về kinh nghiệm và quá trình học tập
Câu hỏi kiểm tra kỹ năng chuyên môn hiện
Câu hỏi về kỹ năng giao tiếp và cách làm việc nhóm
Câu hỏi về quản lý thời gian và cách ưu tiên công việc
Câu hỏi về sự đóng góp và mục tiêu cá nhân
Câu hỏi về sự thích ứng và sẵn sàng học hỏi

Những nhóm câu hỏi này giúp định hình cuộc phỏng vấn một cách cân đối và đa chiều, đồng thời đảm bảo rằng tất cả các khía cạnh quan trọng của ứng viên được đánh giá một cách kỹ lưỡng.

Lên kịch bản phỏng vấn ứng viên

Xác định các giai đoạn và sắp xếp thứ tự trong quá trình phỏng vấn là bước quan trọng để đảm bảo hiệu quả của cuộc phỏng vấn. Điều này bao gồm việc xác định các giai đoạn cần thiết và sắp xếp chúng theo thứ tự phù hợp, nhằm tối ưu hóa quá trình đánh giá ứng viên. Ví dụ, các giai đoạn có thể bao gồm:

Câu hỏi về kinh nghiệm và quá trình học tập

Hỏi về các kinh nghiệm làm việc trước đó, đã và đang góp phần chuẩn bị kiến thức gì để ứng viên ứng tuyển cho vị trí việc làm hiện tại.
Thảo luận về những bài học quan trọng từ quá trình học tập và áp dụng chúng vào công việc.

Câu hỏi phỏng vấn về kỹ năng chuyên môn

Đánh giá các kỹ năng chuyên môn liên quan đến vị trí và cách ứng viên đã phát triển chúng.
Hỏi về sự hiểu biết sâu rộng về lĩnh vực chuyên môn của họ.

Câu hỏi về kỹ năng giao tiếp và làm việc nhóm

Xác định khả năng giao tiếp và làm việc nhóm thông qua các tình huống thực tế.
Hỏi về kinh nghiệm làm việc cùng đồng đội và cách giải quyết xung đột.

Câu hỏi về quản lý thời gian và ưu tiên công việc

Thảo luận về cách ứng viên quản lý thời gian, ưu tiên công việc, và xử lý áp lực công việc.

Câu hỏi về Sự Đóng Góp và Mục tiêu Cá nhân

Hỏi về những cách mà ứng viên có thể đóng góp vào môi trường làm việc và đạt được mục tiêu cá nhân.

Câu hỏi về sự thích ứng và sẵn sàng học hỏi

Đánh giá khả năng thích ứng của ứng viên với môi trường mới và khám phá sự sẵn sàng học hỏi của họ.

Tổ chức câu hỏi một cách logic và bám sát các nhu cầu của vị trí công việc là rất quan trọng để đảm bảo rằng quá trình phỏng vấn diễn ra một cách hiệu quả. Điều này bao gồm việc xác định một thứ tự hợp lý cho các câu hỏi trong từng giai đoạn, giúp chúng tạo ra một quá trình trò chuyện, phỏng vấn tự nhiên khi thu thập thông tin từ ứng viên. Nhờ đó, bạn có thể dễ dàng theo dõi và hiểu rõ hơn về các câu trả lời của ứng viên.

Ngoài ra, cũng quan trọng là đảm bảo rằng kịch bản phỏng vấn của bạn bao quát đầy đủ các khía cạnh cần có của vị trí tuyển dụng. Điều này đồng nghĩa với việc các câu hỏi trong kịch bản cần được thiết kế sao cho chúng có thể khám phá một cách toàn diện và chi tiết nhất về các yêu cầu công việc và tiêu chí đánh giá cần thiết cho ứng viên.

Lên ý tưởng cho các câu hỏi đặc biệt

Tạo ra câu hỏi phù hợp trong kịch bản phỏng vấn ứng viên là một yếu tố quan trọng để thu thập thêm nhiều thông tin chi tiết và đánh giá kỹ năng, kinh nghiệm cũng như quan điểm của ứng viên trong công việc. Dưới đây là một số dạng câu hỏi mà bạn có thể tích hợp thêm:

Open-ended questions (Câu hỏi mở): Mục đích của câu hỏi này thường không phải để nhận câu trả lời đơn giản hay yêu cầu ứng viên trình bày câu trả lời dài hơn. Mục tiêu của câu hỏi mở là khám phá sâu hơn về kinh nghiệm, suy nghĩ, và quan điểm của ứng viên. Chúng tạo ra cơ hội để thu thập thông tin chi tiết và cho phép ứng viên thể hiện tính cá nhân trong câu trả lời.

Closed-ended questions (Câu hỏi đóng): Những câu hỏi này có câu trả lời ngắn gọn như "Có" hoặc "Không", hoặc yêu cầu ứng viên chọn từ một số tùy chọn cung cấp sẵn. Câu hỏi đóng thường được sử dụng để thu thập thông tin cơ bản hoặc xác nhận các yếu tố nhất định một cách nhanh chóng và chính xác.

Creative questions (Câu hỏi "Outside-the-box"): Những câu hỏi này thường không theo lối truyền thống và đòi hỏi ứng viên suy nghĩ sáng tạo, đưa ra ý tưởng mới. Mục tiêu của các câu hỏi này là đánh giá khả năng sáng tạo, tư duy linh hoạt và khả năng giải quyết vấn đề của ứng viên.

Mẫu tham khảo cho kịch bản phỏng vấn ứng viên

Phỏng vấn thông qua điện thoại

Giới thiệu

Tự giới thiệu và xác định mục đích của cuộc gọi. “Xin chào, tôi là [Tên của bạn] đến từ [Tên công ty]. Chúng tôi đã nhận được hồ sơ của bạn ở vị trí [Tên vị trí] và rất quan tâm đến năng lực của bạn. Bạn có rảnh để trao đổi thêm một vài thông tin không?”

Xác nhận thông tin cá nhân cơ bản

Họ và tên: “Xin bạn cho tôi biết họ và tên của bạn?”

Số điện thoại: “Số điện thoại liên lạc của bạn là gì?”

Xác nhận thông tin về kinh nghiệm làm việc

Công ty hiện tại và vị trí công việc: “Bạn đã và đang làm việc ở công ty nào và đảm nhận vị trí gì?”

Kinh nghiệm làm việc liên quan: “Bạn có kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực này trước đây không?”

Xác nhận thông tin về học vấn: “Bạn đã tốt nghiệp từ trường đại học nào và chuyên ngành gì?”

Xác nhận thông tin về kỹ năng và năng lực

Kỹ năng chính: “Bạn cho tôi biết những kỹ năng chính mà bạn có?”

Ngôn ngữ và công nghệ: “Bạn có thành thạo các ngôn ngữ hoặc công nghệ cụ thể nào liên quan đến vị trí này?”

Xác nhận khả năng làm việc trong thời gian và vị trí cụ thể

Thời gian làm việc: “Liệu bạn có thể làm việc full-time hay không?”

Vị trí và địa điểm làm việc: “Bạn có thể làm việc tại công ty của chúng tôi không?”

Kết thúc cuộc gọi: “Cảm ơn bạn đã dành thời gian để trả lời các câu hỏi của tôi. Chúng tôi sẽ xem xét hồ sơ và các thông tin của bạn và liên hệ lại trong thời gian sớm nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!”

Phỏng vấn ứng viên trực tiếp

Chào Đón và Giới Thiệu (5 phút)

"Xin chào, tôi là [Tên của bạn], đại diện từ [Tên công ty]. Rất vui khi được nói chuyện với bạn hôm nay. Như bạn đã biết, buổi phỏng vấn ngày hôm nay sẽ tập trung vào vị trí [vị trí tuyển dụng] mà bạn quan tâm. Dự kiến chúng ta sẽ dành khoảng 30-45 phút. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào, thì hãy đặt ra cho chúng tôi. Trước khi bắt đầu, bạn có thể giới thiệu về bản thân và cho tôi biết lý do bạn quan tâm đến vị trí này không?"

Giai đoạn 1: Khám phá kinh nghiệm và thành tựu (15 phút)

"Hãy chia sẻ với tôi về quá trình làm việc của bạn và những kinh nghiệm quan trọng liên quan đến vị trí tuyển dụng. Có thành tựu nào đáng chú ý từ công việc trước đó mà bạn muốn chia sẻ không?"

Giai đoạn 2: Đánh giá kỹ năng (15 phút)

"Chúng ta sẽ tập trung vào đánh giá kỹ năng và năng lực của bạn. Bạn có thể nói về những kỹ năng, kỹ thuật bạn đã học tập và phát triển không? Bạn có thể cung cấp một ví dụ về cách bạn đã áp dụng chúng trong công việc không?"

Giai đoạn 3: Đánh giá mức độ phù hợp với văn hóa công ty (10 phút)

"Chúng tôi có một văn hóa công ty và giá trị cốt lõi đặc biệt. Bạn nghĩ mình phù hợp với văn hóa công ty như thế nào? Bạn có kinh nghiệm làm việc trong môi trường tương tự trước đây không?"

Giai đoạn 4: Xác định khả năng phù hợp và tiếp tục với công việc (10 phút)

"Tại sao bạn muốn tham gia vào công ty chúng tôi và vị trí tuyển dụng này? Bạn có kế hoạch và cam kết dài hạn với công ty không?"

Giai đoạn 5: Câu hỏi cuối giúp ứng viên thể hiện tính cá nhân (5 phút)

"Bạn có câu hỏi hoặc thắc mắc nào muốn chia sẻ với chúng tôi không? Tôi sẽ cố gắng giải đáp mọi thắc mắc của bạn."

Kết Thúc (5 phút)

“Cảm ơn bạn vì thời gian và những thông tin mà bạn đã chia sẻ. Chúng tôi sẽ xem xét kỹ hồ sơ của bạn và thông báo kết quả tiếp theo trong quá trình tuyển dụng. Chúc bạn một ngày tốt lành!”

Bên trên là các nội dung cũng như các bước xây dựng cần thiết cho kịch bản phỏng vấn ứng viên. Tanca hy vọng, với những nội dung này bạn đã có thể xây dựng cho mình một kịch bản hoàn chỉnh giúp quá trình phỏng vấn trở nên suông sẻ hơn nhưng vẫn đảm bảo những nội dung, nhu cầu cần thiết cho vị trí việc làm cần tuyển dụng.