Hướng dẫn thực hiện toàn bộ quy trình mua hàng cho nhà hàng - quán cafe

Quy trình mua hàng cho nhà hàng - quán cafe có ý nghĩa rất quan trọng. Để đảm bảo việc kinh doanh được diễn ra thuận lợi thì các nhà quản lý phải tổ chức, chỉ đạo, kiểm soát hoạt động mua hàng sao cho việc mua hàng được diễn ra thường xuyên, đều đặn và kịp thời. Ngoài ra, các nhà quản lý cần tìm kiếm được các bên cung cấp nguyên liệu, vật dụng phù hợp với nhu cầu về số lượng, chủng loại với chất lượng tốt và giá cả hợp lý.  

Đây là một quá trình phức tạp được lặp đi, lặp lại thành một chu kì. Để thực hiện hiệu quả quy trình mua hàng thì nhà quản lý cần đánh giá đúng tình hình cung - cầu của nguyên liệu trên thị trường, giá cả, thời hạn giao hàng và các điều khoản, tình hình vận tải và chi phí vận chuyển, chi phí đặt hàng lại, chi phí lưu kho,... và hàng loạt các vấn đề khác. Để quá trình mua hàng được tốt các nhà quản lý nhà hàng cần thực hiện tốt quy trình mua hàng. 

Bài viết sau đây sẽ hướng dẫn việc thực hiện toàn bộ quy trình mua hàng cho cho các nhà quản lý nhà hàng - quán cafe mà các nhà quản lý cần nắm. 

1. Xác định nhu cầu mua hàng

Việc mua hàng lúc nào cũng xuất phát từ nhu cầu, do vậy trước khi mua hàng nhà quản lý cần phải xác định được nhu cầu mua hàng trong khoản thời gian hiện tại. Trong giai đoạn này, quản lý cần trả lời cho câu hỏi: Mua cái gì? Mua bao nhiêu? Chất lượng như thế nào?

- Mua cái gì? Để xác định xem nhà hàng - quán cafe cần mua cái gì thì nhà quản lý phải tìm hiểu xem khách hàng cần gì, nắm chắc nhu cầu của khách hàng để thoả mãn. Ngoài ra, việc nghiên cứu thị trường giúp xác định được tổng cung của nguyên vật liệu, đây là cơ sở để lựa chọn nhà cung cấp, phương thức mua hàng phù hợp, đảm bảo số lượng, loại hàng mua, thời gian mua phù hợp với kế hoạch vận hành của nhà hàng.

- Mua bao nhiêu? Để xác định được số lượng hàng hoá mua vào là bao nhiêu trên thực tế người ta thường dựa vào công thức sau: 

M = B + D ck – D dk +Dhh

Trong đó:

M - Lượng hàng hoá cần mua vào trong toàn bộ kỳ kinh doanh.

B - Lượng hàng bán ra (theo kế hoạch) của doanh nghiệp trong kỳ

D dk - Lượng hàng hoá tồn kho của doanh nghiệp đầu kỳ kinh doanh

D ck - Lượng hàng hóa dự trữ cuối kỳ (kế hoạch) để chuẩn bị cho kỳ kinh doanh tiếp theo.

Dhh - Định mức hao hụt (nếu có)

- Chất lượng như thế nào? Nhà hàng - quán cafe cần chú ý theo đuổi mục tiêu chất lượng tối ưu chứ không phải mục tiêu chất lượng tối đa. Chất lượng tối ưu là mà tại đó mà các nguyên vật liệu, hàng hóa đáp ứng một cách tốt nhất nhu cầu của nhà hàng - quán cafe nhưng vẫn đảm bảo thu được nhiều lợi nhuận nhất. 

Xem thêm: Cập nhật những thủ tục mở quán cafe, nhà hàng

2. Tìm và lựa chọn nhà cung cấp

Đầu tiên, nhà quản lý cần lên danh sách các nhà cung cấp càng đầy đủ càng tốt. Có rất nhiều cách mà các nhà hàng - quán cafe có thể tìm kiếm những nhà cung cấp tiềm tàng. Trong đó, các hình thức phổ biến thường là: 

- Thông qua các mối quan hệ

- Thông qua chương trình quảng cáo, giới thiệu của nhà cung cấp.

- Thông qua đơn thư chào hàng.

- Thông qua hội chợ, triển lãm.

Tiếp đến, nhà quản lý cần lựa chọn nhà cung cấp phù hợp: Trong bước này, các nhà quản lý cần vận dụng một cách sáng tạo nguyên tắc “không nên chỉ có một nhà cung cấp”. Muốn vậy phải nghiên cứu toàn diện và kĩ các nhà cung cấp trước khi đưa ra quyết định chọn lựa, phải đánh giá được khả năng hiện tại và tiềm ẩn của họ trong việc cung ứng các nguyên vật liệu và hàng hóa cho nhà hàng - quán cafe.

Việc lựa chọn nhà cung cấp với giá rẻ nhất cũng như với chi phí vận tải nhỏ nhất ảnh hưởng không nhỏ tới giá thành của các sản phẩm mà nhà hàng - quán cafe đang cung cấp, làm tăng lợi nhuận. Vì vậy việc lựa chọn nhà cung cấp có ý nghĩa rất quan trọng.

Xem thêm: Thấu hiểu về nhượng quyền nhà hàng từ A đến Z

3. Thương lượng và đặt hàng

Sau khi đã có trong tay danh sách các nhà cung cấp đã lựa chọn, nhà hàng - quán cafe tiến hành thương lượng và đặt hàng để đi đến ký kết hợp đồng mua bán với họ. Trong quá trình thương lượng và đặt hàng thì thương lượng giữ một vị trí quan trọng ảnh hưởng tới quyết định mua hàng. Các vấn đề cần thương lượng bao gồm:

- Các tiêu chuẩn mà nguyên vật liệu, hàng hóa cần đạt được về số lượng, chất lượng và xuất xứ.

- Giá cả và sự giao động về giá cả khi giá cả trên thị trường lúc giao hàng có biến động.

- Phương thức thanh toán ngay, chuyển khoản, tín dụng,… và xác định thời hạn thanh toán.

- Thời gian và địa điểm giao hàng: địa điểm giao hàng liên quan đến chi phí vận chuyển, điều kiện giao thông vận tải nên ghi cụ thể khi nào thì giao hàng, ghi rõ giao hàng một lần hay nhiều lần, ai giao cho ai,…

Sau khi đã thỏa thuận các điều kiện trong bước thương lượng nếu chấp nhận, nhà hàng - quán cafe cần tiến hành ký kết hợp đồng hay đơn hàng bằng văn bản. Đây là cơ sở để các bên cùng thực hiện theo và khi xảy ra tranh chấp thì nó là bằng chứng. Hợp đồng đơn hàng phải được lập thành nhiều bản (ít nhất là hai bản).

4. Theo dõi và kiểm tra giao nhận hàng

Việc giao nhận hàng được thực hiện trên cơ sở thỏa thuận, tuy nhiên cần đôn đốc, thúc giục các nhà cung cấp nhanh chóng giao nguyên vật liệu và hàng hóa để tránh tình trạng hàng đến chậm làm ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh của nhà hàng - quán cafe. 

Nếu có điều kiện thì các nhà quản lý cần theo dõi toàn bộ quá trình giao hàng xem bên cung cấp có thực hiện đúng các điều kiện mà hai bên đã thỏa thuận không. Cụ thể:

- Nguyên vật liệu, hàng hoá nhập kho phải nghiệm thu cẩn thận: Làm tốt khâu này hay không sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến việc kinh doanh của nhà hàng - quán cafe, ngăn ngừa thất thoát tài sản, ngăn chặn các hàng hoá kém phẩm chất vào tay khách hàng nhằm nâng cao uy tín của thương hiệu.

- Kiểm tra số lượng: Căn cứ vào hợp đồng thu mua, đối chiếu chứng từ, kiểm tra kiện hàng, kiểm kê số lượng. Nếu không có gì sai sót ký vào biên bản nhận hàng.

- Kiểm tra chất lượng: Căn cứ vào hợp đồng mua hàng và đơn hàng để kiểm tra xuất xứ, mẫu mã, chất lượng. Nếu phát hiện nguyên vật liệu và hàng hóa không phù hợp như hàng bị hỏng, bao bì bị thủng, từ chối nhận hàng đồng thời lập biên bản và báo ngay cho người cung cấp.

Sau khi làm thủ tục nhập hàng hoá xong người quản lý ký vào biên bản nhập hàng để giữ lại một bản, gửi một bản cho người cung cấp, đến đây quá trình thu mua kết thúc.

5. Đánh giá kết quả thu mua

Sau mỗi lần kết thúc một hợp đồng mua nguyên vật liệu và hàng hóa, các nhà hàng - quán cafe cần tổ chức đánh giá kết quả và hiệu quả mua hàng. Cơ sở của việc đánh giá là những mục tiêu mua hàng được xác định ngay từ đầu cũng như mức độ phù hợp của hoạt động mua hàng với mục tiêu bán hàng và mục tiêu tài chính của nhà hàng - quán cafe. Có thể xảy ra hai trường hợp:

- Trường hợp 1: Nếu thỏa mãn nhu cầu nghĩa là người cung cấp đáp ứng được các cho nhu cầu sản xuất kinh doanh để cho đầu vào được ổn định. Như vậy quyết định mua hàng của nhà hàng - quán cafe là có kết quả và có hiệu quả.

- Trường hợp 2: Nếu không thoả mãn thì quyết định mua hàng của nhà hàng - quán cafe là sai lầm, nhà quản lý cần phải tiếp tục tìm kiếm lại nhà cung cấp mới, tìm ra và khắc phục những sai sót để tránh phạm phải sai lầm đó.

Việc đánh giá kết quả thu mua phải làm rõ những thành công cũng như những mặt tồn tại của hoạt động mua hàng, đo lường sự đóng góp của các thành viên, từng bộ phận có liên quan, đồng thời làm rõ trách nhiệm của mỗi cá nhân và mỗi bộ phận. 

Tạm kết 

Trên đây là tất cả quá trình mua hàng của doanh nghiệp, hoạt động quản trị luôn gắn liền với từng bước của quá trình này từ khâu khởi điểm đến khâu kết thúc. Bất kể một sai sót nào của nhà quản lý cũng đều ảnh hưởng đến kết quả mua hàng, từ đó ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của nhà hàng - quán cafe. 

>>> Xem thêm:

Những bí quyết vàng khi thuê mặt bằng kinh doanh quán cafe, nhà hàng

Từ câu chuyện của KFC đến 3 bài học trong kinh doanh chuỗi nhà hàng

Thành công của The Coffee House và bài học về kinh doanh trong quản lý quán cafe