Phần mềm tính lương là gì?

Trước đây, các doanh nghiệp thường sử dụng các file Excel để thực hiện tính lương.

Thông thường, để tính lương, bộ phận nhân sự sẽ dùng đến hàng chục file Excel cần thiết để tổng hợp được một bảng lương hoàn chỉnh: File chấm công; File danh sách nhân sự và mức lương doanh nghiệp trả cho họ; File tính các loại tiền thưởng, phụ cấp; File tính các loại tiền phạt, sự vụ giảm trừ lương; File theo dõi ngày phép; File theo dõi các trường hợp nghỉ phép, nghỉ không lương, nghỉ chế độ; File tính bảo hiểm; File tính thuế TNCN;...

Nhận thấy việc tính lương bằng cách trên trên quá tốn công sức, thời gian và nhân lực; Các thao tác thực hiện cực kỳ phức tạp và thường gặp nhiều sai sót trong khâu tính toán. Các phần mềm tính lương xuất hiện nhiều trên thị trường để tự động hóa việc tính lương cho các doanh nghiệp.

Hiểu theo cách đơn giản, phần mềm tính lương là công cụ giúp doanh nghiệp lập chính sách lương chính xác, hợp lý và tiết kiệm thời gian. Từ đó, doanh nghiệp có thể tính toán tiền lương hàng tháng cũng như quản lý sự thay đổi về tiền lương khi chính sách hoặc người lao động thay đổi.

Một phần mềm tính lương hiện nay thường sẽ có những tính năng về nghiệp vụ tính lương như:

- Lập bảng chấm công theo thời gian, tính lương theo hệ số hoặc theo mức lương thỏa thuận;

- Tự động hạch toán chi phí lương, bảo hiểm, thuế TNCN;

- Lập bảng thanh toán lương, thuế TNCN, bảo hiểm.

Từ đó, các phần mềm tính lương có thể thay thế cách thức tính lương phức tạp bằng Excel như trước đây, gia tăng mức độ chính xác trong tính toán.

Xem thêm: Hướng dẫn làm Bảng tính lương excel và cách sử dụng các hàm thông dụng

Các thắc mắc khi lựa chọn phần mềm tính lương

1. Các phần mềm tính lương có dễ sử dụng không?

“Nỗi sợ chuyển đổi số, sử dụng các phần mềm mới” đã tồn tại trong doanh nghiệp từ nhân viên đến cấp quản lý.

Lo lắng về mức độ thân thiện của một phần mềm là điều dễ hiểu. Bạn không thể thực hiện các thao tác dễ dàng, không tận dụng hết những lợi ích mà phần mềm mang lại là một sự lãng phí lớn.

Các phần mềm tính lương hiện nay thường được thiết kế khá thân thiện với người dùng, không cản trở người dùng thực hiện các thao tác nghiệp vụ trên đó. Mặt bằng chung về giao diện của các phần mềm trên thị trường là thế, tuy nhiên các phần mềm sẽ khác nhau ở bộ lọc và tìm kiếm.

Sẽ là tốt nhất nếu đơn vị cung cấp phần mềm hỗ trợ các buổi hướng dẫn sử dụng ban đầu kèm theo bộ văn bản hướng dẫn cho doanh nghiệp khách hàng xem lại khi cần.

2. Phần mềm có đáp ứng các quy tắc tính lương khác nhau của doanh nghiệp?

Mỗi doanh nghiệp có cách thức tính lương khác nhau. Sự khác biệt thường là về giờ giấc làm việc, cách chia ca kíp, công thức thưởng phạt,...

Các phần mềm tốt sẽ có khả năng tùy chỉnh các công thức tính lương phù hợp với từng doanh nghiệp, đặc biệt các phần mềm còn có khả năng linh hoạt áp dụng các quy định nhân sự, quy chế quản lý thay đổi theo sự tăng trưởng của doanh nghiệp.

3. Độ bảo mật có được đảm bảo?

Tính bảo mật của các phần mềm tính lương thường được xử lý theo hai cách: xác thực xem người dùng có phải là người dùng hệ thống hợp lệ hay không và ủy quyền xác định những gì người dùng được phép làm. Một số cá nhân được ủy quyền có thể xem và/hoặc chỉnh sửa dữ liệu bảng lương trong hệ thống.

Bảng lương là dữ liệu quan trọng và nhạy cảm của doanh nghiệp. Trường hợp bị bảng lương của một doanh nghiệp bị lộ sẽ dẫn đến hậu quả vô cùng lớn, kể cả trong phạm vi hay ngoài phạm vi của doanh nghiệp. Vì thế, các nhà quản lý cần cân nhắc lựa chọn các đơn vị cung cấp phần mềm có sự uy tín cao.

4. Chi phí khi sử dụng phần mềm tính lương có đắt không?

Mỗi doanh nghiệp sẽ có số lượng nhân viên khác nhau, đặc thù quản lý khác nhau. Phần mềm tính lương miễn phí chỉ phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ và muốn trải nghiệm thử để kiểm tra thử các tính năng. Còn về lâu dài, phần mềm tính lương miễn phí không thể giải quyết triệt để các nghiệp vụ cần thiết của việc tính lương, dữ liệu không bảo mật, tính năng không được nâng cấp, đội ngũ hỗ trợ thiếu chuyên nghiệp,...

Hiện nay, chi phí đầu tư cho phần mềm tính lương trong doanh nghiệp chỉ chiếm một phần nhỏ trong tổng chi phí đầu tư kinh doanh nhưng hiệu quả mang lại sẽ lớn hơn nhiều. Chưa kể đến việc khi sử dụng phần mềm tính lương sẽ giúp doanh nghiệp có thể cắt giảm được lượng nhân sự phụ trách công việc này. Do đó, các nhà quản lý không nên vì tiết kiệm tiền mà sử dụng các phần mềm kém chất lượng.

5 bước để chọn phần mềm tính lương phù hợp

Bước 1: Rà soát những khó khăn còn tồn tại trong việc tính lương

Phần mềm tính lương dù tốt đến mấy cũng nên đáp ứng các yếu tố căn bản và phải phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp. Vì vậy, để lựa chọn phần mềm tính lương hợp lý, điều đầu tiên các nhà quản cần làm là rà soát lại toàn bộ quy trình tính lương trong doanh nghiệp để thấy được những khó khăn còn tồn tại trong việc tính lương. Các công việc trong bước này cần thực hiện là:

- Xác định những thách thức trong quy trình tính lương hiện tại của doanh nghiệp.

- Liệt kê các vấn đề của người phụ trách việc tính lương cần giải quyết và phân loại mức độ từ bình thường đến cấp bách.

- Liệt kê những ưu và khuyết điểm của quy trình tính lương hiện tại là bước đầu tiên để tìm ra giải pháp phù hợp với nhu cầu của bạn một cách dễ dàng.

Bước 2: Xác định mục tiêu cần đạt được khi sử dụng phần mềm

Sai lầm thường gặp của nhiều người là chỉ liệt kê ưu, nhược điểm của quy trình tính lương trong doanh nghiệp. Thực tế, với mỗi ưu, nhược điểm, nhà quản lý cần phải đi sâu hơn để xác định mục tiêu cụ thể.

Ví dụ, nếu nhược điểm của quy trình tính lương hiện tại là việc tính toán lương của tất cả nhân viên tốn quá nhiều thời gian, gây ảnh đến công việc của cả quản lý lẫn nhân viên. Lúc này, nhà quản lý cần xác định nguyên nhân của vấn đề này do đâu và đặt mục tiêu để giải quyết vấn đề đó để chọn phần mềm phù hợp.

Bước 3: Xác định các tính năng mà doanh nghiệp cần

Giao diện thân thiện, dễ sử dụng, chính xác, độ bảo mật cao,… là những tính năng chung mà bất kỳ phần mềm tính lương nào cũng phải có.

Vì thế, người quản lý cần lập danh sách các tính năng cốt lõi và tính năng phụ mà doanh nghiệp cần phần mềm đáp ứng. Tuy nhiên, trong bước này, bạn cần lưu ý tránh chọn quá nhiều tính năng thừa, gây ra những lãng phí tài chính không đáng có và có thể khiến giao diện phần mềm trở nên phức tạp, khó nhìn, khó sử dụng.

Bước 4: Tìm hiểu thông tin về các phần mềm hiện có trên thị trường

Mỗi phần mềm tính lương trên thị trường hiện nay đều sở hữu cho mình ưu điểm riêng. Ví dụ, một số phần mềm có ưu điểm là đáp ứng tốt hệ thống lương và thưởng tự động phức tạp trong khi một số khác lại có thể so sánh chi phí nhân sự và các chi phí khác một cách hiệu quả.

Khi lựa chọn một phần mềm nào đó, nhà quản lý cần so sánh các nhà cung cấp, sản phẩm, tính năng, giá cả và độ tin cậy của họ.

Bước 5: Dùng thử và đánh giá chất lượng dịch vụ hỗ trợ của bên cung cấp phần mềm

Đặc biệt, để hiểu sản phẩm một cách kỹ lưỡng và những lợi ích mà nó mang lại cho doanh nghiệp của bạn. Tốt nhất, hãy trải nghiệm phiên bản dùng thử của phần mềm để có những đánh giá chính xác nhất khi đưa ra quyết định.

Thêm vào đó, một phần mềm tốt sẽ bao gồm cả phần sản phẩm và dịch vụ. Bởi không có phần mềm nào là hoàn hảo tuyệt đối và có thể gặp vấn đề trong quá trình sử dụng. Những nhà cung cấp phần mềm chất lượng, uy tín sẽ hỗ trợ cho bạn giải quyết các vấn để đó trong quá trình sử dụng. Vậy, bước cuối cùng trước khi quyết định lựa chọn sử dụng phần mềm, nhà quản lý cần kiểm tra các dịch vụ đi kèm của bên cung cấp.

Vì sao nên lựa chọn phần mềm tính lương Tanca?

🔺Hiệu quả đã được các khách hàng kiểm chứng

Tanca là phần mềm quản lý nhân sự trực tuyến được Công ty CP Ứng dụng di động xanh phát triển trong 10 tháng (từ tháng 02/2018 đến tháng 12/2018). Đến thời điểm hiện tại, phần mềm Tanca đã hỗ trợ trên 500 khách hàng trong việc tự động hóa tính lương.

Sau thời gian sử dụng, các khách hàng đã chứng minh các hiệu quả mà phần mềm mang lại:

- Cắt giảm 90% thủ tục hành chính từ giấy tờ.

- Tự động hóa 70% nghiệp vụ tính lương. Hạn chế tối đa các sai sót khi chấm công và tính lương, tính thưởng.

- Cung cấp thêm đa dạng các tính năng như hệ thống KPI, quản lý tài sản, quản lý hiệu suất công việc của nhân viên,…

- Chi phí đầu tư cho phần mềm tính lương Tanca chỉ bằng 1/5 so với chi phí bạn thuê 1 nhân sự hàng năm.

- Đồng hành hiệu quả cùng sự tăng trưởng của doanh nghiệp.

🔺Đáp ứng tốt các yêu cầu cơ bản

- Quản lý hệ thống lương chuyên nghiệp: Khách hàng có thể xây dựng hệ thống lương trên Tanca với các cấp bậc lương khác nhau của các bộ phận khác nhau; Quản lý mức độ tăng lương của nhân viên cũng như việc thăng tiến các cấp bậc của họ trong công ty để nắm được lộ trình tiến thân của mỗi nhân viên; Xem xét các chính sách thu nhập phù hợp để điều chỉnh linh hoạt.

- Tự động hóa cách tính lương: Việc tính lương trở nên tự động khi sử dụng hệ thống Tanca. Chỉ cần tạo các công thức tương tự như trên Excel, bạn có thể tạo ra các Bảng lương mẫu và mỗi tháng hệ thống sẽ tính toán lương dùm bạn.

- Phân tích hệ thống lương trong doanh nghiệp: Tanca hỗ trợ báo cáo Quỹ lương chi hàng tháng cho các bộ phận; Thu nhập của Nhân viên có tương xứng với đóng góp của họ hay không; Việc chi lương có hợp lý so với tình hình của doanh nghiệp;...

🔺Liên tục cải tiến để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của doanh nghiệp

Tanca được xây dựng bởi đội ngũ kỹ sư người Việt đã từng làm trong lĩnh vực công nghệ hơn 12 năm. Tanca cũng nhận được sự tư vấn của những chuyên gia hàng đầu trong lĩnh vực CNTT, các giám đốc, trưởng phòng nhân sự của các công ty lớn trong việc xây dựng các quy chuẩn quản lý nhân sự.

Đặc biệt, đội ngũ kỹ sư luôn lắng nghe từng góp ý của các khách hàng, từ đó cải thiện và nâng cấp sản phẩm sao cho phù hợp nhất cho mô hình kinh doanh.

>>> Xem thêm:

Mẹo quản lý tiền lương đạt hiệu quả cao cho doanh nghiệp

Hệ thống lương 3p - Khái niệm, tầm quan trọng và cách tính

4 cách tính lương phổ biến