Review 7 phần mềm chấm công trên điện thoại miễn phí và tốt nhất 2021

Bạn nghĩ rằng chỉ có 2 cách chấm công là chấm công qua máy chấm công hoặc qua Sổ chấm công?  

Cả 2 cách này đều có những rủi ro và nhược điểm khiến bạn đau đầu?

Chấm công bằng sổ chấm công dễ sai sót hoặc bị làm giả dữ liệu. Các dữ liệu chấm công này đều không tập trung và mất nhiều thời gian để tập hợp, xử lý, đối soát công. Chấm công theo cách này chỉ có thể áp dụng cho các doanh nghiệp có số lượng nhân viên rất nhỏ (dưới 50 người).

Còn khi doanh nghiệp bạn sử dụng máy chấm công, bộ phận nhân sự vẫn phải xuất file chấm công ra thành file Excel rồi thực hiện tính toán thủ công. Chưa kể đến tình trạng gian lận/ quên chấm công thì việc các nhà quản lý phải thường xuyên thêm/ xóa thông tin của nhân viên đã tốn rất nhiều thời gian rồi. 

Và bạn sẽ chấp nhận những rắc rối từ 2 phương pháp chấm công này mãi sao?

Không nên! Hiện nay, có một giải pháp tối ưu hơn mà bạn nên ưu tiên sử dụng - Phần mềm chấm công trên điện thoại. 

Đã đến lúc bạn làm quen với giải pháp chấm công mới mẻ này. 

Bài viết sau của Tanca Blog sẽ cung cấp các thông tin toàn diện từ khái niệm, các tiêu chí để lựa chọn phần mềm phù hợp đến giới thiệu 7 phần mềm chấm công trên điện thoại tốt nhất mà bạn nên dùng thử.

Phần mềm chấm công trên điện thoại là gì?

Chấm công trên điện thoại là hình thức chấm công mới, được ra đời để khắc phục những nhược điểm còn tồn tại của các dòng máy chấm công hiện hành. Nói một cách dễ hiểu, hình thức này cho phép nhân viên có thể thực hiện chấm công ngay trên điện thoại thông qua wifi, định vị GPS, mã QR, nhận diện gương mặt bằng camera AI,... (tùy theo thiết kế của nhà cung cấp). 

Thứ nhất, phần mềm chấm công điện thoại có thể đảm bảo những tiêu chí cơ bản của việc chấm công từ trước đến nay đó là thu thập các thông tin giờ giấc ra vào, làm thêm, đi muộn về sớm của từng nhân viên.

Thứ hai, phần mềm cung cấp các lợi ích tăng thêm như tổng hợp dữ liệu nhanh chóng và chính xác, lưu trữ các thông tin chấm công của nhân viên, thông báo trực tiếp đến từng nhân viên, liên kết hoặc tích hợp với các phần mềm tính lương,… 

Xem thêm: Chấm công trên điện thoại nhất cử lưỡng tiện

Phần mềm chấm công trên điện thoại mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp?

🔺Thông tin minh bạch 

Công nghệ chấm công hiện đại giúp loại bỏ hoàn toàn gian lận trong chấm công, báo cáo tình hình ra/vào theo thời gian thực cho cả quản lý và nhân viên. Mọi thông tin về chấm công được thể hiện minh bạch, rõ ràng giúp nhân viên không còn phàn nàn về sai sót nữa.

🔺Hạn chế sai sót trong chấm công

Với phần mềm chấm công online bạn không cần lưu trữ quá nhiều hồ sơ, giấy tờ hoặc phải thực hiện quy trình phê duyệt phức tạp. Tất cả các thông tin sẽ được số hóa và lưu trữ thông minh. Bộ phận hành chính nhân sự không cần mất thời gian để chấm công, tính lương hàng tháng. 

🔺Chấm công mọi lúc mọi nơi

Một trong những điểm mạnh của phần mềm chấm công online là việc chấm công được thực hiện thông qua nền tảng di động nhờ wifi, định vị GPS - đặc biệt hữu ích cho nhân viên làm việc từ xa. Với việc sử dụng phần mềm, nhân viên có thể chấm công mọi lúc mọi nơi. 

Xem thêm: Tổng hợp các phương pháp chấm công hiện đại nhất hiện nay

Các tiêu chí cần lưu ý khi lựa chọn phần mềm chấm công trên điện thoại

🔺Mức độ thân thiện với người dùng

Phần mềm tốt là phần mềm phải ưu tiên trải nghiệm của người dùng. Phần mềm cần được thiết kế một cách thân thiện, tiện lợi để tất cả nhân viên có thể dễ dàng truy cập và sử dụng. 

🔺Hỗ trợ báo cáo theo thời gian thực

Doanh nghiệp càng đông nhân viên thì việc quản lý càng khó khăn. Phần mềm chấm công online cần xác định được chính xác thời ra/vào của nhân viên và giúp theo dõi kế hoạch/ lộ trình làm việc thực tế của nhân viên.

🔺Đa dạng các hình thức chấm công

Thông thường, các phần mềm chấm công sẽ hỗ trợ nhiều hình thức chấm công cho nhân viên để có được hiệu quả chấm công cao nhất. Nhờ phần mềm, nhân viên có thể chấm công thông qua wifi/ định vị GPS/ mã QR hoặc có thể liên kết với máy chấm công trong công ty. 

🔺Bảo mật thông tin

Vì dữ liệu nhân sự là cực kỳ quan trọng trong quản lý doanh nghiệp, đặc biệt là thông tin cá nhân và thông tin ra/vào ca của các nhân viên. Phần mềm chấm công đạt chuẩn cần phải bảo mật tốt các thông tin cho doanh nghiệp. Hơn thế nữa, dữ liệu cần được sắp xếp hợp lý, để người quản lý có thể dễ dàng tra cứu thông tin, kết nối với dữ liệu và tính lương chính xác.

🔺Đội ngũ hỗ trợ nhiệt tình

Nếu được, bạn nên ưu tiên lựa chọn những nhà cung cấp sẵn sàng hướng dẫn bạn sử dụng phần mềm ở những ngày đầu thiết lập và hỗ trợ nâng cấp các tính năng miễn phí. Hiện nay, đại đa số các nhà cung cấp phần mềm đều có tính năng hỗ trợ khách hàng tùy mức độ, hãy trải nghiệm thử và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp.

Review 7 phần mềm chấm công trên điện thoại miễn phí và tốt nhất 2021 

Khi bạn vào Google và gõ “phần mềm chấm công trên điện thoại” chắc chắn bạn sẽ thấy chóng mặt với hàng ngàn thông tin và không thể đưa ra lựa chọn với một ứng dụng chấm công nào. 

Để đơn giản, Tanca giới hạn 7 phần mềm miễn phí và tốt nhất trên thị trường để bạn trải nghiệm thử. 

1. Phần mềm chấm công điện thoại Tanca

Tanca là phần mềm chấm công trực tuyến số 1 tại Việt Nam, phần mềm cung cấp giải pháp chấm công online toàn diện mà mọi mô hình kinh doanh đều có thể sử dụng được. 

Các hình thức chấm công trên Tanca:

- Chấm công điện thoại qua Wifi: Bạn chỉ cần thêm danh sách các Wifi lên hệ thống của Tanca. Sau đó, nhân viên kết nối với wifi của công ty, mở ứng dụng Tanca là có thể chấm công được. 

- Chấm công điện thoại qua GPS: Việc bạn cần làm là thiết lập các vị trí chấm công trong bán kính cho phép. Khi nhân viên đến các địa điểm đã thiết lập, kết nối internet và bật định vị GPS là có thể chấm công.  

- Chấm công điện thoại qua Face ID: Khi nhân viên chấm công bằng điện thoại của họ, họ sẽ được yêu cầu cung cấp thêm hình ảnh qua camera trước. AI sẽ đối chiếu hình ảnh họ chụp từ ứng dụng Tanca và Avatar (hình đại diện) để so sánh. Nếu so sánh phù hợp thì nhân viên sẽ được tính là chấm công hợp lệ. 

- Chấm công bằng camera AI (chèn link): Đây là hình thức chấm công mới nhất được cung cấp bởi Tanca. Với tính năng này, bạn sử dụng camera AI để chấm công thay cho máy chấm công. Việc chấm công sẽ diễn ra hoàn toàn tự động mà không cần đến sự tương tác của nhân viên.  

- Tích hợp máy chấm công đưa lên trực tuyến: Tanca hỗ trợ đồng bộ mọi dữ liệu của máy chấm công lên trực tuyến. Khi chấm công trên máy chấm công, ngay lập tức nhân viên của bạn có thể sử dụng điện thoại của họ để kiểm tra. Điều này sẽ giảm thiểu những thắc mắc về việc máy chấm công đã thực hiện việc chấm công hay chưa. 

Dùng thử phần mềm chấm công Tanca tại đây!

2. Phần mềm chấm công điện thoại ACheckin

ACheckin là một ứng dụng chấm công dành cho cả iOS và Android, có giao diện thân thiện và dễ sử dụng. Mọi thông tin cá nhân đều được cập nhật công khai trên ứng dụng còn người quản lý sẽ update trên trang quản trị riêng.

Các hình thức chấm công trên ACheckin:

- Chấm công bằng wifi

- Chấm công bằng định vị GPS 

- Chấm công bằng mã QR code: Mã QR là hình thức chấm công cốt lõi của ACheckin. Những ưu điểm vượt trội của mã QR phải kể tới: nhanh chóng, chứa nhiều thông tin, hiện đại và bảo mật. 

- Chấm công bằng nhận dạng khuôn mặt: ACheckin cho phép chấm công bằng hệ thống nhận dạng khuôn mặt. Sau khoảng thời gian ngắn để hệ thống “học”, chấm công sẽ được ghi nhận khi nhân viên đứng trước camera.

3. Phần mềm chấm công điện thoại Wisami 

Wisami đã được tích hợp trên cả di động và chấm công bằng máy quét thẻ. Phần mềm có giao diện dễ sử dụng. Trong đó, nhân viên sở hữu giao diện riêng có thể theo dõi kết quả và thời gian làm việc của cá nhân; Người quản lý cũng có giao diện riêng để nắm và quản lý thời gian đi làm của nhân viên, nhận báo cáo, lưu trữ hồ sơ,... 

Các hình thức chấm công trên Wisami:

- Chấm công bằng wifi/ định vị GPS

- Chấm công bằng cách chụp ảnh 

- Tích hợp dữ liệu máy vân tay

4. Phần mềm chấm công điện thoại Fastwork

Phần mềm Fastwork cung cấp giải pháp chấm công Face ID bằng di động, giúp người dùng dễ dàng thực hiện chấm công tại mọi vị trí làm việc, kể cả khi làm việc ngoài văn phòng. Ứng dụng dành cho cả iOS và Android với một giao diện thân thiện với người dùng. 

Hình thức chấm công trên Fastwork:

- Chấm công online trên di động bằng công nghệ Face ID: Nhân viên chọn địa điểm làm việc và thực hiện chấm công online vào/ra bằng cách selfie gương mặt, kết hợp định vị hệ thống wifi và GPS. Dữ liệu hình ảnh chấm công được lưu trữ và tự động đối chiếu với điểm ảnh nhận diện trên hệ thống  bằng trí tuệ nhân tạo AI. 

5. Phần mềm chấm công điện thoại Replicon

Replicon là một trong những hệ thống chấm công đi đầu trong việc chuyển từ hình thức truyền thống sang hoạt động dưới dạng đám mây, cho phép tự động hóa ghi nhận và báo cáo thời gian làm việc của nhân viên. 

Nhân viên có thể checkin, checkout bằng trình duyệt web hoặc ứng dụng di động. Hệ thống không chỉ hiển thị giờ ra và vào mà còn cả thời gian nhân viên làm việc trong các dự án cụ thể và ở một số địa điểm nhất định.

6. Phần mềm chấm công điện thoại ATTO

ATTO là ứng dụng chấm công của nước ngoài. Để chấm công, người dùng nhấn vào nút “clock out” trên ứng dụng. Thời gian và vị trí của người dùng để được quản lý và theo dõi trên app. 

App chấm công ATTO phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ, cần quản lý quá trình, thời gian làm việc của nhân viên trong văn phòng hay từ xa. 

7. Phần mềm chấm công điện thoại Kronos

Kronos là 1 trong những nền tảng chấm công đám mây đầu tiên xuất hiện và được đánh giá rất cao trong lĩnh vực chấm công, quản lý giờ giấc và vắng mặt. Ứng dụng di động này dành cho cả iOS và Android. 

Hình thức chấm công trên Kronos:

Hệ thống chấm công thông qua đồng hồ chấm công (Kronos InTouch), trình duyệt web, điện thoại hoặc ứng dụng di động. Đồng hồ của hệ thống, Kronos InTouch, là một đồng hồ màn hình cảm ứng 7 inch, cho phép nhân viên check in bằng dấu vân tay hoặc thẻ. Bên cạnh hiển thị giờ checkin, checkout, nhân viên cũng có thể xem lịch làm việc và xin phép nghỉ sau khi đăng nhập hệ thống.

Bên cạnh đó, ứng dụng có tính năng theo dõi GPS ghi lại vị trí của nhân viên khi họ ra vào. Quản lý có thể sử dụng ứng dụng này theo dõi nhân viên và phê duyệt các yêu cầu về thời gian nghỉ.

Giải đáp các thắc mắc thường gặp

1. Phần mềm chấm công điện thoại có dễ sử dụng không?

Đa số các phần mềm chấm công online thế hệ mới thì việc triển khai sử dụng là khá dễ dàng và không cần mất nhiều thời gian để thiết lập hay training người dùng. 

Bạn không cần cài đặt, không cần nhân viên IT và không cần máy chủ. 

Đặc biệt, với Tanca, người dùng chỉ cần máy tính và điện thoại có kết nối internet là có thể tích hợp với các loại máy chấm công để đưa dữ liệu lên trực tuyến. Doanh nghiệp có thể tích hợp lên hệ thống Tanca mà không cần thay thế máy chấm công.

2. Các mô hình kinh doanh nào nên sử dụng?

Với các doanh nghiệp xây dựng, bảo trì, bảo dưỡng; hay doanh nghiệp có đội ngũ nhân viên phải ra ngoài công tác liên tục như sale hay nghiên cứu thị trường thì nên chấm công ngay trên điện thoại thông qua Wifi, định vị GPS. Nhân viên chỉ cần để điện thoại truy cập địa Wifi, bật định vị là ngay lập tức chấm công được.

Ngoài ra, với các khách sạn, nhà hàng, quán cafe thường có đặc thù là nhân viên được thay đổi liên tục, có cả nhân viên thời vụ và nhân viên chính thức thì việc sử dụng máy chấm công là không tối ưu. Với việc sử dụng phần mềm, người quản lý có thể dễ dàng thêm/xóa nhân viên, dễ dàng quản lý từ xa ngay trên điện thoại.

3. Có đáng để chi tiền cho việc sử dụng phần mềm chấm công trên điện thoại?

Mỗi doanh nghiệp đều có những đặc thù quản lý công lương khác nhau. 

Phần mềm chấm công miễn phí phù hợp với các doanh nghiệp muốn trải nghiệm thử để kiểm tra xem tính phù hợp hay không. 

Còn về lâu dài, phần mềm miễn phí không giải quyết triệt để bài toán chấm công đặc thù cho từng doanh nghiệp, dữ liệu không bảo mật, không được nâng cấp tính năng,... sẽ gây ảnh hưởng lớn tới sự vận hành và không mang lại hiệu quả cao cho doanh nghiệp.

Tuy nhiên, điều quan trọng nhất bạn cần nhớ là hãy lựa chọn phần mềm phù hợp với ngân sách và nhu cầu thay vì lựa chọn các phần mềm danh tiếng nhưng doanh nghiệp của bạn không thể tận dụng hết các tính năng mà phần mềm đó mang lại. 

4. Nhà cung cấp dịch vụ uy tín?

Cần trải nghiệm demo để biết phần mềm hoạt động thế nào trước khi mua. Bạn có thể đăng ký trải nghiệm demo free 7 phần mềm mà Tanca đã giới thiệu ở trên. 

Đặc biệt, ứng dụng Tanca đang là ứng dụng số 1 trong các keyword “chấm công”, “tính lương”, “nhân sự” với hơn 40.000 lượt tải và luôn nằm trong top 50 ứng dụng trong lĩnh vực Kinh doanh của kho tải Apple Store và Google Play. Đã có hơn 1000  khách hàng tin tưởng và sử dụng Tanca. Những thương hiệu lớn đang triển khai Tanca gồm Vinamilk, Shopee, Chuỗi Gà Ò Ó O, Đất Xanh Group, Luxstay,… 

5. Có doanh nghiệp nào đã dùng và kết quả như thế nào?

Thời đại 4.0 đương nhiên các sản phẩm công nghệ cũng được “ưu tiên” sử dụng, thậm chí đó là điều tất yếu mà các doanh nghiệp cần thực hiện. 

Những cái tên lớn đã thực hiện chuyển đổi số từ lâu và có được những thành công nhất định. Nếu muốn tạo lợi thế cạnh tranh cho riêng mình, hãy thực hiện chuyển đổi số ngay hôm nay!

Xem thêm: Các thương hiệu đã ứng dụng Tanca và thành công

Lời kết

Để thay đổi thói quen chấm công cho cả một doanh nghiệp không phải là việc đơn giản, việc lựa chọn một phần mềm phù hợp còn khó hơn. 

Để có một lựa chọn tốt đòi hỏi bạn phải cần có hiểu biết về dịch vụ và các nhà cung cấp trên thị trường. Tìm hiểu và thử trải nghiệm các phần mềm là cách tốt nhất để đưa ra quyết định chính xác. 

Hy vọng với bài review này, Tanca sẽ cung cấp những thông tin hữu ích cho bạn, tóm gọn những lựa chọn tốt nhất để bạn có thể trải nghiệm thử. 

Bạn đã sử dụng các phần mềm chấm công trên điện thoại? Kinh nghiệm của bạn là gì? Chia sẻ hoặc để lại thắc mắc ở phần bình luận phía dưới để chúng ta cùng thảo luận nhé!

Xem thêm: Top 7 phần mềm quản lý nhân sự miễn phí và tốt nhất