Máy chấm công vân tay đang hỗ trợ các doanh nghiệp như thế nào?
Máy chấm công là một trong những thiết bị quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý và tính toán thời gian làm việc của nhân viên. Dựa vào dữ liệu mà các thiết bị máy chấm công đã ghi được, bộ phận hành chính nhân sự tính lương thưởng cho nhân viên.
Các loại máy chấm công phổ biến trên thị trường hiện tại đang là các loại máy chấm công thông qua các hình thức vân tay, nhận diện gương mặt hay thẻ từ. Tuy nhiên, máy chấm công vân tay vẫn được ưa chuộng hơn cả. Với khả năng tích hợp với máy tính trong mạng nội bộ qua phần mềm hay tích hợp với hệ thống đóng mở cửa tự động, máy chấm công vân tay vẫn đang là thiết bị độc chiếm thị trường ghi nhận giờ làm việc. Những cái tên rất phổ biến trên hiện nay có thể kể đến là các hãng Ronald Jack hay Zkteco.
Dù đóng góp một phần quan trọng trong việc quản lý thời gian làm việc của nhân viên nhưng các loại máy chấm công này vẫn có nhiều vấn đề trong việc hỗ trợ cho doanh nghiệp. Máy chấm công đang lãng phí hàng ngàn giờ chấm công mỗi năm! Nếu không tin, hãy đọc tiếp bài viết để rõ hơn về sự thật này.
Máy chấm công vân tay lãng phí hàng ngàn giờ chấm công của doanh nghiệp
1. Tốn thời gian thiết lập, lấy vân tay
Để có thể chấm công thì tất cả các nhân viên trong công ty phải đăng ký hồ sơ thông tin cá nhân. Sau đó, họ sẽ được lấy mẫu dấu vân tay để lưu lại trên hệ thống máy chấm công và phần mềm quản lý chấm công được cài đặt trên chiếc máy tính.
Toàn bộ quá trình thiết lập và lấy dấu vân tay này có thể mất nhiều thời gian. Thậm chí, đối với những công ty có số lượng nhân viên lớn (trên 100 người) thì khoảng thời gian này thật khổng lồ. Chưa kể đến việc nếu doanh nghiệp của bạn là các nhà hàng, quán cafe, trà sữa,... có môi trường làm việc linh hoạt, có cả nhân viên thời vụ và nhân viên chính thức, nhân sự thay đổi thường xuyên. Thì cứ mỗi lần thay đổi nhân sự, người quản lý phải có mặt để thêm/ xóa vân tay của nhân viên trên máy chấm công và hệ thống.
2. Tốn thời gian chấm công, xêp hàng
Hãy tưởng tượng vào một buổi sáng trong tuần, giờ vào ca của bạn bắt đầu từ 8h30 và bạn đã có mặt ở công ty lúc 8h20. Và bạn vẫn bị tính đi muộn vào ngày đó! Tại sao ư? Vì mỗi nhân viên thường mất 1-2 phút cho một lần chấm công, còn bạn đang đứng trong một hàng dài để chờ đến lượt chấm công của mình, thế là bạn bị máy chấm công ghi nhận giờ làm trễ.
Đây chính là nỗi lo sợ của mỗi nhân viên vào mỗi sáng đi làm. Thêm vào đó, vào những ngày thời tiết lạnh làm vân tay của nhân viên bị co lại, hay tay nhân viên đó bị ướt thì máy chấm công sẽ rất mất thời gian để xác minh dấu vân tay.
3. Chỉ phù hợp với các cơ quan công sở
Các ngân hàng, công ty viễn thông, các công ty làm việc trong tòa nhà sẽ phù hợp với việc lắp đặt máy chấm công vân tay. Còn những công ty ở ngoài trời, hay các nhân viên làm việc chân tay như công ty sơn, xây dựng, công ty hóa chất, công ty về đồ gỗ, nội thất,…Thì việc sử dụng máy chấm công bằng nhận dạng vân tay tỏ ra không hiệu quả. Bởi dấu vân tay của nhân viên hay bị bào mòn, bị tổn thương, có dính bụi hay bám hóa chất sẽ dẫn đến việc máy chấm công khó nhận diện.
Hay như việc lắp máy chấm máy chấm công ngoài trời sẽ khiến máy chấm công phải tiếp xúc nhiều với bụi bẩn, hóa chất nên dễ làm hư đầu lọc, giảm tuổi thọ của máy chấm công.
Còn trong trường hợp nhân viên của bạn phải ra ngoài công tác liên lục như nhân viên sale, nhân viên khảo sát thị trường, nhân viên bất động sản thì việc chấm công cho họ bằng các thiết bị chấm công trên thị trường hiện tại là điều không thể.
4. Nhân viên dễ quên/gian lận chấm công
Trường hợp nhân viên quên chấm công xảy ra khá phổ biến. Trước đây, khi chấm công bằng thẻ giấy/ thẻ từ thì hiện tượng quên đem thẻ xảy ra rất nhiều. Điều này khó có thể khắc phục bằng luật lệ. Cộng thêm là các nhân viên dễ dàng cầm hộ thẻ cho nhau để thực hiện gian lận chấm công. Bộ phận nhân sự rất khó kiểm soát nên máy chấm công vân tay là thiết bị được lựa chọn để thay thế.
Nhưng máy chấm công vân tay cũng không thể khắc phục hoàn toàn tình trạng gian lận trong chấm công. Một nhân viên xác minh bằng nhiều ngón tay hoặc họ có thể sử dụng đất sét, silicon để qua mặt máy chấm công.
5. Mất thời gian để tính công lương hàng tháng
Khi chấm công bằng máy chấm công thì việc tính lương hằng tháng sẽ phải thực hiện thông qua excel. Còn việc tính lương bằng excel mỗi cuối tháng rất phức tạp và tốn thời gian. Một phép tính đơn giản có thể kể ra là với một công ty có 50 nhân viên, mỗi ngày một nhân viên sẽ chấm công 2 lần, vậy để lưu trữ dữ liệu chấm công trong 3 tháng thì cần tới gần 9000 dòng trên 1 Sheet excel, nên việc tính công hay tính lương hàng tháng của phòng nhân sự sẽ mất rất nhiều thời gian.
6. Tốn thời gian giải quyết các khiếu nại, phàn nàn
Máy chấm công: Không thể loại bỏ tình trạng quên chấm công và gian lận trong chấm công; Thời gian cập nhật không phải lúc nào cũng chính xác; Không biết chính xác số lượng nhân viên đang có mặt và số lần ra/vào của mỗi nhân viên. Việc chấm công tăng ca, nghỉ phép không rõ ràng và khó thiết lập. Luôn mất nhiều thời gian rà soát dữ liệu và bạn phải đợi đến cuối tháng để nhìn thấy toàn bộ dữ liệu chấm công. Đó là những lý do đã vô tình giảm đi tính minh bạch và gây bức xúc đối với nhân viên. Vậy là mỗi cuối tháng, bộ phận hành chính nhân sự phải tốn một khoản thời để giải quyết khiếu nại của nhân viên.
Sử dụng Camera AI và chấm công trên điện thoại để tiết kiệm thời gian và tiền bạc
Chúng ta đều biết: Thời gian là tiền bạc! Lãng phí thời gian chính là lãng phí tiền bạc. Nếu quản lý thời gian không tốt, tiền bạc cứ thế thất thoát một cách vô hình và liên tục, doanh nghiệp của bạn có thể gục ngã bất cứ lúc nào.
Các thiết bị chấm công cũ đã gây lãng phí hàng ngàn giờ chấm công như thế, vậy hãy chọn Tanca để khắc phục hoàn toàn việc lãng phí trên.
Tanca đưa ra các giải pháp chấm công toàn diện cho doanh nghiệp. Mọi mô hình kinh doanh đều có thể sử dụng các giải pháp chấm công trực tuyến thông minh của Tanca. Với Tanca, bạn có thể tiết kiệm thời gian, tiền bạc cho doanh nghiệp nhờ các tính năng:
1. Chấm công trên điện thoại thông qua Wifi, GPS
Bạn chỉ cần thêm danh sách các Wifi, vị trí chấm công trên hệ thống của Tanca, thì khi điện thoại nhân viên có kết nối đúng Wifi/ bật định vị GPS là có thể tự động chấm công được.
Cách thức này sẽ rất thuận lợi cho các mô hình có nhiều chi nhánh khác nhau hoặc bạn có nhiều dự án xây dựng. Bạn cũng có thể tạo ra kế hoạch hàng loạt các địa điểm đến khách hàng trên Sale Point và nhân viên kinh doanh cần phải tới các địa điểm mà bạn thiết lập mới có thể chấm công.
2. Chấm công bằng Camera AI
Tanca cung cấp giải pháp chấm công Camera Trí tuệ nhân tạo (AI). Bạn có thể đặt Camera AI tại cửa Ra/vào để nhân viên có thể thực hiện chấm công hoàn toàn tự động. Bằng việc tự nhận diện nhân viên Vào/Ra, camera sẽ chớp đèn và báo âm thanh khi nhận được nhân viên. Hệ thống cũng tự động báo qua điện thoại cho nhân viên biết theo thời gian thực. Với Camera trí tuệ nhân tạo, nhân viên của bạn sẽ thay đổi thói quen từ “nhớ” sang “quên” chấm công.
3. Bảng chấm công thông minh theo thời gian thực
Mọi dữ liệu chấm công trên Tanca là trực tuyến và theo thời gian thực. Với bảng chấm công của Tanca bạn sẽ biết ngay lập tức thời gian Vào/Ra của nhân viên, vị trí nhân viên chấm công hay dự án, chi nhánh mà nhân viên chấm công.
Bạn cũng có thể biết ngay số giờ hay số Công mà nhân viên đã làm trong tháng. Hệ thống cũng cho biết số tiếng mà nhân viên đi trể hay về sớm, số phép mà nhân viên đã nghỉ hay số lần mà nhân viên đi ra ngoài.
4. Xuất file Excel chuẩn
Bảng xuất file Excel này được xử lý tự động hàng ngày, do vậy khi cần thiết bạn có thể xuất ngay lập tức. Thông tin chấm công từ bảng Excel rất chi tiết bao gồm số công, số giờ đi muộn/về sớm, tăng ca, dư giờ… Bạn có thể xuất theo từng phòng ban, chi nhánh hay thời gian chấm. Tanca cũng cho phép bạn xuất file Excel vào ra chuẩn như bạn xuất file Vào/Ra trên máy chấm công.
