Xây dựng mẫu kế hoạch truyền thông sự kiện, thương hiệu, sản phẩm….phù hợp sẽ giúp bạn tiếp cận được khách hàng mục tiêu dễ dàng. Từ đó đạt được những mục tiêu marketing như gia tăng giá trị chuyển đổi, nâng cao giá trị thương hiệu, tối ưu doanh thu,... Bài viết dưới đây của Tanca sẽ hướng dẫn bạn cách triển khai media plan hoàn chỉnh và hiệu quả.

Kế hoạch truyền thông là gì?

Lập kế hoạch truyền thông marketing là quá trình hoạch định, tổng hợp và đánh giá các chiến lược truyền thông trong hoạt động quảng cáo nhằm nâng cao tầm ảnh hưởng của thương hiệu đối với khách hàng.

Nói chung, kế hoạch truyền thông (media plan) là một công cụ được tạo ra từ việc lựa chọn các kênh phân phối nội dung và thiết lập tần suất của nó. Nó tồn tại như một công cụ hỗ trợ trực quan để giúp các nhà tiếp thị nội dung thực hiện chiến lược marketing.

Mục đích của việc tạo ra media plan là truyền tải thông điệp đến đối tượng mục tiêu theo thời gian và xác định những cách thức thực hiện hiệu quả nhất.

Xem thêm: Cách quản lý thông tin khách hàng

Lợi ích của việc lập media plan

Dưới đây là một số lợi ích của việc lên kế hoạch truyền thông chi tiết, cụ thể:

Tìm hiểu đối tượng mục tiêu của bạn ở mức độ sâu hơn để bạn có thể tiếp cận họ một cách hiệu quả thông qua nội dung truyền thông của mình
Quyết định kênh và nền tảng phương tiện nào bạn sẽ chia sẻ nội dung của mình
Xác định thời gian và tần suất của phương tiện và nội dung bạn xuất bản và chia sẻ
Cập nhật các xu hướng và công nghệ truyền thông mới nhất
Bám sát vào ngân sách của bạn khi bạn làm việc để tạo, xuất bản và chia sẻ nội dung truyền thông chất lượng cao và hấp dẫn
Tiến hành phân tích để đo lường sự thành công của quy trình lập kế hoạch truyền thông của bạn

Xem thêm: Marketing Automation Là Gì? Lợi ích và cách triển khai

Các thành phần chính của một bản kế hoạch truyền thông tiêu chuẩn

Để lập kế hoạch truyền thông hiệu quả, các chuyên gia tiếp thị và PR trước tiên cần trả lời các câu hỏi sau:

Mục tiêu của bạn là gì?
Bạn đang nhắm đến đối tượng khách hàng nào?
Nên sử dụng những kênh nào?
Nên xuất bản nội dung bao lâu một lần?
Cần tạo nội dung gì cho mỗi kênh?
Ngân sách bao nhiêu?

Xác định mục tiêu kế hoạch truyền thông của bạn

Trước hết, chúng ta phải bắt đầu với câu hỏi "tại sao?" Điều đó có thể giúp bạn xác định mục tiêu của mình một cách dễ dàng. Nhằm:

Nâng cao nhận thức về thương hiệu
Thu hút người theo dõi mới, độc giả, người đăng ký, khách truy cập trang web, người tham dự sự kiện, v.v.,
Chuyển đổi người dùng thành khách hàng tiềm năng, khách hàng tiềm năng, khách hàng thành người ủng hộ thương hiệu….và nhiều hơn thế nữa.
Những mục tiêu này cần phải được xác định một cách rộng rãi, vì chúng ta đang nói về các mục tiêu dài hạn của chúng ta ở đây.

Thiết lập mục tiêu của bạn

Mục tiêu phải cụ thể hơn mục tiêu. Bên cạnh đó, chúng phải có thể đo lường được. Chúng tôi có thể thiết lập các mục tiêu cho từng hoạt động tiếp thị mà chúng tôi xác định sau này.

Xác định đối tượng mục tiêu của bạn

Những người mà bạn hy vọng sẽ thu hút được sự chú ý là ai? Bạn cần xác định đặc điểm nhân khẩu học của đối tượng mục tiêu, cùng với mức độ tương tác và sở thích của họ.

Nếu bạn đang làm việc với tính cách người mua, bạn sẽ cần tạo nhiều ký tự và mô tả họ là ai, họ làm gì và họ có nhu cầu gì.

Chỉ định các kênh tiếp thị và truyền thông

Bây giờ, bạn sẽ cần phải suy nghĩ nơi bạn muốn thiết lập sự hiện diện thương hiệu của mình và bằng cách nào sẽ giúp bạn đạt được mục tiêu của mình. Hãy nhớ về phương tiện được sở hữu, kiếm được và trả phí.

Cân nhắc đưa tất cả chúng vào kế hoạch tiếp thị của bạn. Bạn bè của chúng tôi tại Venngage có rất nhiều mẫu kế hoạch tiếp thị có thể tùy chỉnh mà bạn có thể sử dụng.

Phương tiện được sở hữu là các kênh thuộc về công ty của bạn, chẳng hạn như trang web, blog, hồ sơ xã hội, v.v.

Phương tiện truyền thông kiếm được là những kênh mà công ty không sở hữu, nhưng có thể hoạt động có lợi cho công ty. Đây là nơi công ty của bạn được đề cập đến (blog thích hợp, hồ sơ phương tiện truyền thông xã hội khác, trang và nhóm, diễn đàn, v.v.).

Phương tiện truyền thông trả phí đề cập đến các nền tảng mà bạn quảng cáo công ty của mình để kiếm tiền.

Quyết định các loại nội dung cho tất cả các kênh

Sau khi bạn đã xác định các kênh phân phối của mình, đã đến lúc suy nghĩ về chính nội dung. Hãy nhớ rằng bạn không được giới hạn mình trong việc chỉ nhắn tin. Mặc dù đó là yếu tố thúc đẩy lưu lượng truy cập vào trang web của bạn, nhưng cũng hãy nghĩ đến khả năng tương tác.

Tạo nội dung trực quan - hình ảnh, video, đồ họa thông tin. Chúng là những gì được chia sẻ trên các phương tiện truyền thông xã hội. Ngoài ra, đừng quên về nội dung được sắp xếp: chọn và chia sẻ nội dung của bên thứ ba từ các nguồn đã có trong ngành của bạn.

Và nếu bạn muốn tăng lưu lượng truy cập vào trang web của mình, hãy đảm bảo sử dụng công cụ chấm điểm trang web để đảm bảo rằng nó được tối ưu hóa hoàn toàn.

Lên lịch phát hành nội dung

Lập kế hoạch phân phối nội dung của bạn. Quyết định tần suất bạn sẽ sản xuất và chia sẻ nhiều loại nội dung khác nhau trên tất cả các kênh của mình.

Điều này sẽ giúp bạn quản lý thời gian tốt hơn và tạo ra sự nhất quán của các cập nhật từ thương hiệu của bạn.

Phân công vai trò trong nhóm

Chỉ định các vai trò trong nhóm của bạn. Ai sẽ chịu trách nhiệm cho những gì? Hãy nhớ giữ kế hoạch của bạn ở một nơi tập trung, để mọi người có thể truy cập vào nó và biết khi nào cần làm gì.

Thêm lịch biên tập nội dung

Lịch biên tập là hình ảnh hóa các dự án tiếp thị của bạn trong suốt một thời kỳ cụ thể. Nó có thể là một sơ đồ kế hoạch truyền thông, nơi bạn liệt kê tất cả các hoạt động của mình trong cột đầu tiên và dòng thời gian ở hàng trên.

Sau đó, bạn chọn màu cho các loại nội dung khác nhau và điền vào bảng của bạn với chúng.

Xác định ngân sách của bạn

Một bước quan trọng khác trong quá trình lập kế hoạch truyền thông là xác định ngân sách của bạn. Nếu ngân sách của bạn linh hoạt, bạn có thể bao gồm cột ngân sách dự kiến và cột ngân sách thực tế trong kế hoạch truyền thông tiếp thị của mình.

Xem thêm: Cách xác định đúng phân khúc khách hàng

Cách xây dựng kế hoạch truyền thông hiệu quả

Xác định chân dung khách hàng

Là một nhà tiếp thị, chắc hẳn bạn chỉ muốn thu hút kiểu khách hàng thực sự quan tâm đến sản phẩm/ dịch vụ của bạn. Còn được gọi là hình mẫu giả định/ chân dung khách hàng - Buyer Personas.

Chân dung khách hàng là sự thể hiện nửa hư cấu về khách hàng lý tưởng của bạn dựa trên nghiên cứu thị trường và dữ liệu thực tế về khách hàng hiện tại của bạn.

Khi bạn biết chính xác loại người mua mà bạn cần nhắm mục tiêu với kế hoạch truyền thông, bạn có thể thu hút những khách hàng tiềm năng nhất đến với doanh nghiệp của mình.

Khi phác thảo chân dung khách hàng, hãy tập trung vào các thuộc tính quan trọng sau:

Nhân khẩu học: Tuổi,giới tính, thu nhập, vị trí hoặc danh tính
Background: Công việc, con đường sự nghiệp và lối sống
Định danh: Sở thích truyền thông và nền tảng mạng xã hội họ sử dụng….

Xác định mục tiêu SMART của bạn

Từ viết tắt SMART (Specific, Measurable, Attainable, Relevant, Time-Bound) là một khuôn khổ cho phép bạn theo dõi tốt hơn và thúc đẩy tác động lớn hơn từ kế hoạch đề xuất của bạn.

Điều quan trọng là phải xác định những mục tiêu này trước khi bắt tay vào công việc. Nó sẽ giúp bạn có một kế hoạch truyền thông tuyệt vời, định hướng thông điệp rõ ràng.

Một số ví dụ về thiết lập mục tiêu SMART trong lập kế hoạch truyền thông có thể giống như sau:

Specific (cụ thể): "Chúng tôi muốn tạo ra một số lượng lớn hơn các khách hàng tiềm năng đủ điều kiện."
Measurable (có thể đo lường): “Chúng tôi muốn kế hoạch truyền thông của mình thu hút được 2.000 người theo dõi trên Twitter, Metaverse và Instagram”.
Attainable (có thể đạt được): “Trước đây, chúng tôi đã đạt 70% mức độ tương tác của khách hàng trực tuyến trong quý vừa qua, vì vậy, chúng tôi đang đặt mục tiêu đạt 75% trong thời gian tới”.
Relevant (có liên quan): “Chúng tôi muốn sự tương tác tích cực từ phía người dùng để nâng cao giá trị thương hiệu và thu hút được nhiều khách hàng hơn nữa”
Time -Bound: “Chúng tôi muốn kế hoạch truyền thông của mình đạt được 2.000 người theo dõi trong ba tháng tới trên Twitter, Metaverse và Instagram”.

Khi bạn đã xác định được mục tiêu của mình, bạn có thể bắt đầu xem xét các tài nguyên để hỗ trợ bạn đạt được mục tiêu đó.

Tìm các công cụ lập kế hoạch truyền thông phù hợp

Có những công cụ phần mềm có thể thay bạn thực hiện một số công việc phức tạp. Chẳng hạn như soạn thảo, lập kế hoạch, lên lịch và thu thập phân tích chuyển đổi, phân chia vai trò trong nhóm….

Phần mềm quản trị doanh nghiệp Tanca sẽ là sự lựa chọn tuyệt vời bạn không thể bỏ qua. Với các tính năng vượt trội, kết hợp công nghệ hiện đại giúp bạn tối ưu hóa quy trình tạo media plan. Tham khảo chi tiết phần mềm tại đây.

Phân tích dữ liệu lịch sử

Bạn phải biết mình đã bắt đầu từ đâu trước khi có thể bắt đầu đi tiếp. Nhìn lại chiến lược lập kế hoạch truyền thông trước đây của bạn và phân tích tác động và phạm vi tiếp cận của nó.

Ví dụ: nếu doanh nghiệp của bạn đã có mặt trên Instagram, hãy kiểm tra thông tin chi tiết về trang doanh nghiệp của bạn để xem bạn đã đi được bao xa trên lịch đăng và nội dung cũ của mình.

Xem các bài đăng thu hút được nhiều lượt tương tác nhất, khoảng thời gian bạn có nhiều lưu lượng truy cập nhất và nội dung nào đã giúp chuyển khách hàng tiềm năng thành khách hàng.

Ghi lại các yếu tố hiệu quả của chiến lược trước đây của bạn. Điều đó giúp thúc đẩy một số hoạt động cho kế hoạch truyền thông mới của bạn.

Chọn kênh truyền thông

Điều quan trọng là bạn phải cập nhật các kênh tiếp thị phổ biến nhất, cùng với các kênh tiếp thị phổ biến đối với khách hàng bạn đang nhắm tới. Các chuyên gia tiếp thị toàn cầu tin rằng các kênh media hàng đầu là:

Social Media
Websites/Blogs
Email marketing
Video marketing

Bạn muốn có một kế hoạch truyền thông đa kênh để tiếp cận đối tượng mục tiêu của mình ở nơi họ đang ở và bằng cách nghiên cứu tính cách người mua của bạn trên các kênh thường xuyên nhất và khám phá các kênh mới, bạn có thể quyết định lựa chọn kết hợp phù hợp cho mình.

Đưa kế hoạch truyền thông vào hành động

Khi bạn tiến hành kế hoạch truyền thông của mình, hãy theo dõi thông tin chi tiết của bạn và xem bạn đang hoạt động như thế nào so với các mục tiêu SMART của mình.

Ngoài ra, hãy hiểu rằng bạn có thể điều chỉnh kế hoạch của mình khi cần thiết. Biết khi nào cần phải thay đổi cách tiếp cận chính là chìa khóa đưa bạn đến thành công.

Hy vọng với những mẫu kế hoạch truyền thông trên sẽ giúp bạn xây dựng được media plan phù hợp cho doanh nghiệp của mình. Theo dõi trang chủ của Tanca để tìm đọc thêm nhiều kiến thức thú vị liên quan đến marketing, quản trị….

Mẫu kế hoạch truyền thông hoàn chỉnh cho sự kiện, thương hiệu