Hris là gì? Cuộc cách mạng công nghệ ngày nay đã kéo theo sự phát triển vượt bậc của ngành nhân sự. Chính vì vậy sự ra đời của các phần mềm quản trị nguồn nhân lực Hris sẽ giúp xây dựng những chiến lược phù hợp. Đồng thời khai thác tối đa yếu tố con người - thứ quyết định sự sống còn của doanh nghiệp. Cùng tìm hiểu chi tiết hơn về Hris qua bài viết sau của Tanca.

Hris là gì?

Hris (viết tắt của Human Resources Information System) được hiểu là hệ thống thông tin nguồn nhân lực. Hay hiểu theo cách đơn giản hơn Hris chính là hệ thống quản lý nguồn nhân lực phổ biến nhất hiện nay.

Hris cung cấp thông tin liên quan đến các vấn đề về quyền lợi và trách nhiệm của nhân viên nhằm đạt hiệu quả cao cho cả tổ chức và nhân viên. Hệ thống Hris sử dụng tài liệu dùng để phản ánh toàn diện, đầy đủ tiềm năng trí tuệ và thể chất của mỗi người trong một tập thể.

Nó sẽ bao gồm các mặt: số lượng, chất lượng, tại bất kỳ thời điểm nào trong quá khứ, hiện tại và cả tương lai. Ngoài ra, hệ thống này còn liên kết với các phân hệ thông tin khác của một tổ chức kế toán tài chính doanh nghiệp, hệ thống thông tin sản xuất và hệ thống thông tin marketing.

Xem thêm: CRM là gì? Vai trò và quy trình thực hiện

Chức năng của phần mềm HRIS

Thông thường bộ phận nhân sự sẽ nắm các thông tin cơ bản của toàn thể nhân viên. Bao gồm thông tin cá nhân, năng lực, kinh nghiệm, thành tích và mức lương.

Để giảm khối lượng công việc thủ công, các nhà quản lý nhân sự đã bắt đầu tự động hóa các quy trình quản lý bằng cách sử dụng các phần mềm Hris. Dưới đây là một số tính năng nổi bật của hệ thống Hris mà doanh nghiệp có thể tham khảo:

Lưu trữ, sắp xếp hồ sơ nhân viên khoa học, tính bảo mật cao.
Quản lý hệ thống phân cấp của tổ chức.
Tạo quy trình làm việc logic, chuyên nghiệp: Tuyển dụng, thử việc, ký hợp đồng lao động chính thức, thôi việc.
Theo dõi đào tạo nhân viên, tình trạng đi du lịch và nghỉ phép hàng năm.
Hỗ trợ quản lý chấm công, nghỉ phép, quyền lợi nhân viên, quản lý lương, xử lý hồ sơ cho nhân viên.
Quản lý hiệu quả làm việc của nhân viên, đo lường hiệu suất làm việc và sự hài lòng của nhân viên.
Dễ dàng tra cứu quá trình làm việc, năng lực của nhân viên để có những đánh giá, trình độ, kế hoạch, bổ nhiệm hợp lý.
Hỗ trợ báo cáo, đánh giá, giúp nhà quản lý nhân sự có cái nhìn tổng thể.

Xem thêm: SaaS là gì?

Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng hệ thống Hris

Onboarding nhân viên mới nhanh chóng

Một phần mềm HRIS có thể làm cho quy trình onboarding hiệu quả và nhất quán. Bằng cách cung cấp quyền truy cập vào tài liệu đào tạo, nơi lưu trữ tất cả thông tin nhân viên mới ở một vị trí dễ dàng kiểm soát.

HRIS có thể biến đổi quy trình đào tạo nhân viên mới từ rời rạc trở nên nhanh chóng và loại bỏ các chi phí không cần thiết.

Lưu giữ thông tin nhân viên

Hệ thống Hris được thiết kế cho mục đích quản trị nguồn nhân lực của một doanh nghiệp. Khi sử dụng phần mềm này, người quản lý sẽ dễ dàng kiểm soát, thêm bớt nhiều thông tin và quản lý nhiều cấp bậc nhân viên trên cùng một hệ thống.

Từ đó, công việc quản lý sẽ đơn giản hơn trong việc tạo hồ sơ hay thay đổi, cập nhật bổ sung thông tin nhân sự để giảm thiểu sai sót.

Thu thập thông tin dễ dàng

Lợi ích có thể nhận thấy rõ ràng nhất khi sử dụng Hris đó là người quản lý sẽ dễ dàng truy cập thông tin hơn. Thao tác chuyển đổi các tệp thông tin cũng thuận tiện hơn, giúp ích cho việc thao tác và tra cứu, tìm kiếm và di chuyển các tài liệu.

Quy trình thu thập thông tin để báo cáo

Cuối cùng, nhờ các tính năng báo cáo và phân tích có thể dễ dàng hiển thị dữ liệu tuyển dụng, cung cấp thông tin chi tiết chiến lược sâu hơn.

Xem thêm: Ưu điểm và cách triển khai hệ thống ERP cho doanh nghiệp

Khi nào doanh nghiệp cần sử dụng phần mềm Hris?

Rất nhiều người cho rằng các phần Hris không thực sự cần thiết, có thể thay thế bằng các phương pháp thủ cộng khác. Tuy nhiên sẽ đến một thời điểm nào đó, bạn nhận không thể nào tiếp tục làm theo cách cũ được nữa.

Dưới đây là 3 dấu hiệu điển hình nhắc nhở bạn đã đến lúc thêm các phần mềm Hris vào quy trình hoạt động của doanh nghiệp.

Hệ thống công việc không ăn khớp với nhau

Trong một môi trường đa nhiệm như quản lý nhân sự, doanh nghiệp có nhiều quy trình khác nhau - mỗi quy trình đòi hỏi một giải pháp nhất định. Ví dụ, khi tuyển dụng cho một vị trí mới, bộ phận nhân sự sẽ cần một hệ thống theo dõi ứng viên cũng như định hướng cho việc tuyển dụng như lương, phúc lợi, hỗ trợ đào tạo,...

Nếu tất cả các công việc này không được đồng bộ với nhau khác, nền tảng nhân sự sẽ bị đứt gãy và hoạt động kinh doanh sẽ bị phá vỡ. Công tác quản lý nhân sự nhanh chóng đi vào bế tắc.

Bảng tính dần trở nên quá khó hiểu

Đa số mọi người đều có thói quen sử dụng Excel, Google trang tính cho mọi thứ. Tuy nhiên chúng không bền vững bởi rất khó để quản lý. Theo thời gian, dữ liệu trong bảng tính sẽ trở nên phức tạp, lỗi thời và nguy cơ lỗ hổng bảo mật dữ liệu là rất cao.

Vì vậy một nền tảng quản lý thông tin nhân sự như Hris sẽ giúp lưu trữ dữ liệu và hồ sơ một cách đơn giản, thông minh hơn. Vừa dễ dàng truy cập khi cần thiết vừa có tính bảo mật cao.

Yêu cầu báo cáo tùy chỉnh

Có rất nhiều công việc mà doanh nghiệp cần làm việc với dữ liệu. Một nền tảng quản lý nhân sự sẽ cung cấp các báo cáo tùy chỉnh tự động, giúp doanh nghiệp theo dõi và đưa ra quyết định nhân sự phù hợp.

Xem thêm: Văn phòng điện tử là gì?

Tiêu chí lựa chọn phần mềm Hris cho doanh nghiệp

Khả năng phát triển theo quy mô kinh doanh

Nhà quản lý nhân sự cần đánh giá rõ khả năng phát triển của hệ thống phần mềm. Trong trường hợp công ty tuyển thêm nhân sự, mở rộng văn phòng hoặc thay đổi chế độ, chính sách đãi ngộ…

Các nhà lãnh đạo nên xem xét kỹ lưỡng mức độ phát triển, khả năng tương thích phần mềm Hris trong từng yếu tố kể trên. Trước khi đưa ra quyết định sử dụng phần mềm từ nhà cung cấp.

Đáp ứng các nhu cầu của bộ phận HR

Phần mềm Hris phải đảm bảo đầy đủ các nghiệp vụ nhân sự cho đến chính sách lương thưởng hay hỗ trợ nhân sự nếu cần thiết.

Trưởng phòng nhân sự cần tham khảo và lấy ý kiến từ các trưởng bộ phận khác. Tức là phải có đánh giá tổng quát và đúng đắn về nghề HR trong việc lựa chọn Hris.

Khả năng tích hợp với các hệ thống khác

Hệ thống tính lương, thưởng, đãi ngộ, hoa hồng, tuyển dụng,… thường sẽ có khả năng tương tác, trao đổi thông tin với các hệ thống khác cao hơn.

Vì vậy, doanh nghiệp để có thể đạt được hiệu quả cao nhất thì cần một hệ thống có thể lưu trữ và quản lý toàn bộ dữ liệu trên một phần mềm Hris duy nhất.

Hướng dẫn lựa chọn phần mềm Hris phù hợp

Bước 1: Tìm hiểu và nâng cao kiến thức về HRIS

Trước khi xác định các yêu cầu và mong đợi về phần mềm HRIS, bạn phải hiểu tổng quan và các tính năng của HRIS. Những kiến thức này sẽ giúp bạn xây dựng yêu cầu chi tiết, sát với thực tế nghiệp vụ và khả năng thực hiện của phần mềm.

Bạn có thể tìm hiểu trên Internet, truy cập trang web của các nhà cung cấp phần mềm HRIS hoặc liên hệ với bộ phận tư vấn phần mềm.

Bước 2: Xác định nhu cầu và mong muốn của doanh nghiệp

Xác định rõ ràng, chi tiết các nhu cầu thực tế và mong muốn của doanh nghiệp khi sử dụng phần mềm Hris là gì. Từ đó xây dựng các chiến lược ngắn hạn, trung hạn và dài hạn. Bước này cùng sẽ giúp bạn dễ dàng tìm được phần mềm phù hợp.

Khi xây dựng các yêu cầu, bạn cần xác định rõ chức năng nào, dữ liệu nào muốn quản lý, cần báo cáo gì, triển khai quy trình nào, tích hợp với hệ thống nào…. Hãy thảo luận, lấy ý kiến từ lãnh đạo, các phòng ban khác để đảm bảo các yêu cầu này được đồng bộ và nhất quán.

Bước 3: Xác định ngân sách

Ngân sách bao nhiêu còn phụ thuộc vào sự lựa chọn sản phẩm nào. Tuy nhiên, việc xác định ngân sách tương đối giúp xác định nhà cung cấp tiềm năng để mời phỏng vấn và trải nghiệm bản dùng thử (demo).

Bạn có thể chọn mua phần mềm trọn gói hoặc thuê các giải pháp phần mềm, hoặc chia thành nhiều giai đoạn triển khai, nâng cấp để phù hợp với dòng tiền đầu tư của doanh nghiệp.

Bước 4: Lựa chọn 2 - 3 nhà cung cấp tốt nhất

Sau khi xem xét ít nhất 2 - 3 nhà cung cấp, bạn có thể yêu cầu báo giá, cung cấp thêm tài liệu chi tiết và nghiên cứu kỹ hơn về nhà cung cấp.

Các thông tin như số năm kinh nghiệm, doanh thu, chiến lược sản phẩm, phản hồi của khách hàng, đội ngũ nhân sự… Bạn có thể thực hiện phỏng vấn trực tiếp/ gián tiếp thông qua đối tác hoặc khách hàng đã sử dụng.

Bước 5: Xác định phạm vi triển khai của doanh nghiệp

Tùy thuộc vào phạm vi yêu cầu nghiệp vụ, khả năng của nhà cung cấp, bạn sẽ xác định được phần mềm có sẵn những yêu cầu gì, tinh chỉnh hay phát triển thêm rồi đưa ra thời gian, giai đoạn thực hiện của từng dự án.

Bước 6: Đàm phán với nhà cung cấp

Sau khi xác định lại các yêu cầu và phạm vi của dự án, bạn cần tiếp tục làm việc và đàm phán với các nhà cung cấp trong danh sách rút gọn.

Dựa trên các tiêu chí trong bảng đánh giá, bạn sẽ đàm phán để đạt được mục tiêu kinh doanh về yêu cầu, phạm vi dự án, chi phí, lộ trình triển khai và các dịch vụ hỗ trợ.

Bước 7: Đưa ra quyết định cuối cùng

Nếu làm đầy đủ và cẩn thận các bước trên và có phiếu đánh giá theo yêu cầu thì việc chốt phương án sẽ trở nên đơn giản, đạt được sự thống nhất và đồng thuận cao.

Nhân lực là yếu tố cốt lõi quyết định sự thành bại của một doanh nghiệp. Do đó làm thế nào để khai thác hiệu quả yếu tố con người luôn là vấn đề nan giải của các nhà quản trị hiện đại. HRIS ra đời như một công cụ lý tưởng giúp phát triển nguồn nhân lực.

XEM NGAY:

Phần mềm quản lý nhân sự Tanca sẽ là giải pháp tối ưu nhất dành cho bạn. Với những tính năng vượt giúp chuẩn hóa quy trình quản trị. Theo dõi thêm thông tin chi tiết về phần mềm tại đây.

HRIS là gì? Chức năng và cách ứng dụng phần mềm HRIS