Định luật Parkinson là bí kíp giúp người lao động làm việc hiệu quả trước hạn deadline. Khi phân bổ thời gian hợp lý, công việc sẽ trở nên đơn giản hơn rất nhiều. Trong bài viết này, Tanca sẽ giúp bạn giải đáp về định luật Parkinson và cách áp dụng chiến lược hợp lý vào việc kinh doanh của doanh nghiệp, đừng bỏ qua nhé.
Định luật Parkinson là gì?
Parkinson's law là gì? Định luật Parkinson thường được thể hiện là "Công việc mở rộng để lấp đầy thời gian sẵn hoàn thành nó." Nếu điều gì đó phải được hoàn thành trong một năm, thì nó sẽ được hoàn thành trong một năm. Nếu nó phải được thực hiện trong sáu tháng, thì nó sẽ được hoàn thiện trong 6 tháng.
Nếu bạn là sinh viên và được giảng viên giao một bài luận phải hoàn thành vào cuối kỳ (3 tháng học tập). Tuy nhiên bạn không quá gấp gáp để hoàn thiện nó và chỉ hoàn thành bài tập đó trong vài ngày cuối trước hạn cuối.
Định luật Parkinson ra đời để chỉ ra rằng việc bạn tốn nhiều thời gian để làm một công việc đơn giản, sẽ làm cho việc đó trở nên khó khăn hơn, phức tạp hơn. Và hãy nhớ rằng, không nên sử dụng Luật Parkinson để đặt ra những thời hạn không hợp lý cho công việc của bạn.
Xem thêm: Nguyên tắc Pareto là gì?
Cách hiểu khác về định luật Parkinson
Quy luật Parkinson còn được hiểu là một trong những quy luật của sự giàu có và tích lũy tiền bạc. Và cách giải thích đơn giản nhất là "các khoản chi phí luôn tăng để đáp ứng mức thu nhập."
Trên thực tế, chúng ta thường chi tiêu bằng hoặc nhiều hơn thu nhập của mình. Khi còn là sinh viên, bạn cần 3 triệu để chi tiêu trong 1 tháng và số tiền bạn kiếm được cũng nằm trong mức chi tiêu đó, nhưng khi ra trường lương của bạn tăng lên gấp nhiều lần so với thời sinh viên.
Tuy nhiên bạn chẳng dư ra được đồng nào để tiết kiệm, vì chi phí bạn bỏ ra cho sinh hoạt cũng tăng lên. Đó là lý do tại sao dù bạn kiếm được bao nhiêu tiền cũng không bao giờ là đủ. Và điều đó dẫn đến hai hệ quả của định luật Parkinson như sau:
Độc lập về tài chính bằng cách phá vỡ Luật Parkinsons
Định luật Parkinson chỉ ra rằng chỉ khi bạn tạo ra động cơ chống lại việc chi tiêu, bạn mới có thể kiểm soát số tiền thu nhập của mình. Từ đó, bạn có thể tích lũy và đầu tư số tiền mình có, dẫn đến số tiền sẵn có tăng lên thay vì tiêu hết rồi lâm vào cảnh nợ nần chồng chất rồi quay lại trả nợ.
Tiết kiệm thời gian
Làm chậm mức chi phí của bạn so với thu nhập, thay vì để chúng theo tỷ lệ thuận. Hãy tiết kiệm khoản chênh lệch đó và bạn có thể đầu tư để tăng thu nhập trong tương lai. Khi đó bạn sẽ trở nên độc lập về tài chính và sống một cuộc sống tốt nhất mà bạn muốn.
Xem thêm: Ma trận quản lý thời gian là gì?
Sự ra đời của định luật Parkinson Law
Sự ra đời của định luật Parkinson gắn liền với tên tuổi của nhà sử học người Anh Cyril Parkinson - người đã phát hiện ra và phổ biến nó. Trong quá trình quan sát công việc của các nhân viên hành chính tại Vương quốc Anh, ông nhận thấy hệ thống càng mở rộng thì hiệu quả càng kém.
Ngược lại, khi tiết kiệm thời gian, hạn chế nhân lực và rút ngắn thời hạn để hoàn thành một công việc đơn giản thì dễ dàng và hiệu quả hơn. Khi Parkinson nghiên cứu nhiều về luật này, ông đã phát hiện ra rằng trong nhiều hệ thống quản lý của các cơ quan có rất nhiều vấn đề trong quá trình quản lý với nhân viên của họ.
Khi lượng thời gian làm việc nhiều hơn quan tâm đến hiệu quả công việc. Điều này dẫn đến việc công việc bị chậm lại, tương ứng với một lượng thời gian không cần thiết. Chính vì tính thực tiễn của nó mà ngày nay định luật Parkinson được phổ biến rộng rãi và có sức ảnh hưởng lớn.
Xem thêm: Top nguyên nhân gây lãng phí thời gian
Tại sao lại có hiện tượng làm việc theo chiến lược Parkinson's Law
Thực tế cho thấy rằng khi chúng ta có nhiều thời gian hơn thời gian cần thiết để thực hiện một công việc nào đó, chúng ta sẽ sử dụng tất cả thời gian đó để hoàn thành nó. Mà không biết cách tiết kiệm thời gian bằng cách rút ngắn thời gian cho phép.
Nguyên nhân là do sự trì hoãn khi chúng ta luôn quan tâm đến khoảng thời gian cho phép để hoàn thành khối lượng công việc đó thay vì khoảng thời gian có thể làm được. Định luật Parkinson phản ánh việc không biết cách tiết kiệm thời gian và không sử dụng tối đa năng lượng, sự tập trung và tư duy sáng tạo khi thời gian cho phép.
Điều này cũng xuất phát từ việc không biết cách quản lý thời gian của mỗi người, nên khi được giao những công việc phức tạp hay đơn giản, chúng ta đều có thể làm hết thời gian cho phép.
Ví dụ về định luật Parkinson
Định luật Parkinson có thể áp dụng trong nhiều lĩnh khác nhau. Sau đây là một vài ví dụ định luật Parkinson mà bạn có thể tham khảo:
Quy luật Parkinson trong Marketing
Ví dụ bạn là giám đốc điều hành tiếp thị và bạn nhận được một quảng cáo mới. Bạn cần thu thập dữ liệu về khách hàng để chuẩn bị bài thuyết trình trong 1 tháng.
Tuy nhiên, trong thời gian này, bạn có những công việc cấp bách khác cần hoàn thành, vì vậy bạn bị trì hoãn các công việc tiếp thị. Thời hạn chuẩn bị sắp đến và bạn sẽ phải đối mặt với nó vào những phút cuối.
Trong một tình huống khác, bạn không làm việc gì khác và hoàn thành bài thuyết trình sau hai tuần. Vì vậy, bạn vẫn còn thời gian và tiếp tục chỉnh sửa nó cho đến khi đến hạn deadline. Do đó, công việc của bạn được dàn trải để chiếm hết thời gian được phân bổ.
Giải pháp tối ưu là: Tất cả các thành viên của nhóm tiếp thị có thể cùng nhau lập kế hoạch về thời gian của dự án thay vì đặt ra các thời hạn tùy ý. Bằng cách tập trung vào thời gian hoàn thành dự án hơn là thời hạn, bạn sẽ tăng năng suất và hiệu quả trong công việc của mình.
Định luật Parkinson trong thiết kế lookbook
Một nhà thiết kế cần hoàn thành một lookbook trong 2 tuần. Với niềm đam mê sáng tạo và mong muốn trau chuốt những dự án của mình đến từng chi tiết nhỏ nhất. Luôn luôn tìm kiếm một cái gì đó để sửa chữa và hoàn thiện. Kết quả là công việc của bạn có xu hướng kéo dài đến phút cuối cùng.
Giải pháp tối ưu là:
Mời khách hàng tham gia trước vào quá trình thiết kế để họ đưa ra những mong muốn và đóng góp ý kiến nhằm hoàn thiện sản phẩm. Điều này sẽ tránh việc trì hoãn việc hoàn thành thiết kế một cách không cần thiết.
Ngoài ra, bạn cũng nên tiến hành đánh giá thường xuyên với khách hàng hoặc người quản lý để nhận được phản hồi của họ về tiến độ để xác định thời điểm nên hoàn thành dự án.
Ứng dụng quy luật Parkinson trong quản lý thời gian
Định luật Parkinson nói rằng bạn càng dành nhiều thời gian cho một nhiệm vụ, thì thời gian hoàn thành càng lâu và càng khó khăn hơn để giải quyết. Vì vậy, để quản lý thời gian của mình một cách tốt nhất, Parkinson đã sử dụng các ứng dụng của luật mà ông đã khám phá và nghiên cứu, như sau:
Thiết lập một khoảng thời gian giới hạn (đặt deadline)
Việc áp dụng luật Parkinson đầu tiên giúp tiết kiệm thời gian và thực hiện công việc dễ dàng trước deadline. Để áp dụng, bạn cần lên danh sách những thứ và thời hạn cho những mục tương ứng với độ khó của chúng.
Ví dụ, nếu cần nộp một bài luận vào cuối tháng, hãy dành ngày hôm nay để nghiên cứu về chủ đề bạn đang tìm kiếm, bạn chỉ có 1 ngày để làm việc này. Điều này sẽ giúp bạn quản lý thời gian tốt hơn, mà không lãng phí nhiều ngày trước deadline.
Theo dõi thời gian của bản thân
Theo dõi thời gian mỗi ngày sẽ giúp bạn hình thành một cái nhìn tổng quan hơn về tổng thời gian của bản thân và những công việc bạn phải làm. Từ đó, giúp bạn quản lý thời gian tốt hơn, phân chia các công việc với một lượng thời gian cần thiết để hoàn thành theo tiến độ trước mắt.
Hoạt động lên lịch hoàn thành công việc
Khi đi học, việc tạo áp lực thời gian cho bản thân là một điều cần thiết và hữu ích. Bạn có 1 giờ để hoàn thành một luận văn, nhưng khi bạn tưởng tượng rằng bạn chỉ có 30 phút để trình bày nó.
Bạn sẽ có được sự tập trung cao độ giống như bạn đang trong quá trình chạy nước rút. Và bạn hoàn toàn có thể làm được trong 30 phút với tất cả sự chăm chỉ của mình.
Từ việc áp dụng định luật Parkinson này, bạn có cái nhìn rõ hơn về khoảng thời gian thực mà bạn có thể hoàn thành một công việc nào đó thay vì ước tính cho bản thân 1 giờ làm việc.
Áp dụng bí kíp chia nhỏ công việc, các dự án phức tạp
Có rất nhiều nhiệm vụ và dự án phức tạp, nhưng thực tế, để có thể hiểu được vấn đề chỉ cần hơn thời gian. Vì vậy, để tối ưu thời gian thực hiện, bạn có thể chia công việc thành các hạng mục công việc nhỏ và hoàn thành lần lượt.
Ví dụ, bạn là sinh viên và bạn muốn tham gia nghiên cứu thư viện, nhưng đây là một dự án phức tạp, bạn không biết bắt đầu từ đâu. Để làm được thì phải trải qua một công trình nghiên cứu nhiều giai đoạn, mà để làm được thì phải biết nghiên cứu khoa học là gì và nghiên cứu nó như thế nào?
Từ việc áp dụng định luật Parkinson này, bạn sẽ dễ dàng phân chia thời gian thích hợp cho từng hạng mục công việc tương đương, khi đó bạn sẽ đảm bảo tạo ra một lịch làm việc phù hợp để đáp ứng deadline.
Đặt thời gian dừng làm việc hàng ngày
Nếu bạn có nhiều thời hạn để thực hiện công việc, bạn phải lạm dụng hết tất cả thời gian thực hiện đó. Ví dụ: tuần tới bạn có một bài thuyết trình và bạn cần chuẩn bị slide trước bài thuyết trình đó nhưng hôm nay là thứ Tư và nếu bạn không hoàn thành nó hôm nay, bạn vẫn còn ngày mai để hoàn thành nó.
Đó là lý do tại sao bạn không tiết kiệm thời gian cho ngày hôm nay. Vì vậy việc áp dụng định luật Parkinson cho thấy bạn cần xác định rõ ràng giới hạn của những việc bạn phải làm.
Bạn cần phải làm điều đó ngay hôm nay vì ngày mai bạn có những hoạt động khác phải làm và bạn không thể dành thời gian để làm việc này chiếm hữu thời gian để thực hiện những công việc khác.
Lưu ý để áp dụng định luật Parkinson thành công
Định luật Parkinson có thể rất hiệu quả trong việc tăng năng suất và hiệu suất của nhân viên nếu nó được áp dụng đúng cách. Vì vậy, bạn cần biết những lưu ý để có thể áp dụng định luật Parkinson thành công hơn:
Đảm bảo quyền tự chủ và tự quyết định
Định luật Parkinson sẽ phát huy tối đa giá trị nếu nó được áp dụng cho những nhân viên sở hữu khả năng tự chủ và quyết đoán trong công việc.
Nếu chẳng may nhân viên của bạn được giao nhiệm vụ quá gấp và không đủ thời gian thực hiện công việc so với khả năng, thì việc áp dụng Luật Parkinson trong trường hợp này coi như thất bại.
Thời gian thực hiện công việc cần phù hợp với tính chất công việc
Luật Parkinson sẽ không hiệu quả khi người lao động được giao thời gian quá hạn chế, trong khi nhiệm vụ của họ tương đối phức tạp, liên quan mật thiết và cần sự phối hợp của nhiều người. Vì vậy, bạn cần xem xét tính chất công việc nhân sự để phân bổ thời gian hợp lý.
Xem xét tình hình hiện tại của nhân viên và điều chỉnh
Có người đã từng thất bại trong việc áp dụng định luật Parkinson trong tổ chức của mình. Nguyên nhân thất bại xuất phát từ việc số lượng nhân sự đáp ứng được cả chất lượng công việc và yêu cầu hoàn thành trong thời gian ngắn thực sự rất hiếm.
Do sự thiếu hiểu biết về tình hình hiện tại của các nhân viên, doanh nghiệp đó đã không thể áp dụng định luật Parkinson một cách hiệu quả.
Tuy nhiên, việc áp dụng định luật Parkinson thành bại đối với một số nhân viên sẽ giúp người quản lý hiểu rõ hơn về năng lực thực sự của nhân viên, từ đó điều chỉnh khối lượng công việc và thời gian hoàn thành sao cho phù hợp nhất, đồng thời cũng đảm bảo được quy luật Parkinson.
Sử dụng phương pháp KPI để hỗ trợ kế hoạch Parkinson
Để góp phần áp dụng luật Parkinson một cách hiệu quả, bạn hãy cân nhắc sử dụng phương pháp KPI. Việc áp dụng KPI và hệ thống thưởng phạt sẽ giúp nhân viên quyết tâm, thực sự tập trung để đạt được mục tiêu cấp trên giao trong thời gian ngắn nhất, đồng thời đảm bảo quyền lợi của họ.
Ngoài ra, ở vị trí quản lý, bạn cũng cần quan tâm đến những khó khăn mà nhân viên đang hoặc có thể gặp phải để có thể điều phối công việc và thời gian một cách lý tưởng nhất.
Luôn động viên và khích lệ nhân viên
Sự khuyến khích từ cấp trên là một yếu tố quan trọng giúp nhân viên cảm thấy được kết nối và tăng mức độ tự tin của họ. Để áp dụng luật hiệu quả hơn, hãy cho nhân viên thấy rằng kết quả mà họ tạo ra là thành công của toàn tổ chức.
Từ đó, họ cảm thấy có cảm hứng và cố gắng hoàn thành công việc một cách hiệu quả nhất.
Kết luận
Định luật ra đời từ rất lâu trước khi nhà sử học người Anh - Parkinson phát hiện ra và vẫn được biết đến cho đến ngày nay. Tuy nhiên, cũng có những cách hiểu khá phức tạp khác được đưa ra trong bài viết này.
Sự ra đời của luật này đã nói lên rất nhiều hiện tượng không tốt cho quá trình làm việc của mỗi người. Mặc dù Parkinson đã khiến hiện tượng này trở nên phổ biến và có thể tiếp cận được với một số ít người, nhưng số người biết áp dụng chiến lược này tại nơi làm việc thực sự rất ít.
Vì vậy, để có thể quản lý tốt hơn thời gian dành cho công việc, việc áp dụng luật này đưa ra nhiều cách giúp bạn tiết kiệm thời gian và hoàn thành công việc trước thời hạn một cách nhẹ nhàng.
Áp dụng Định luật Parkinson cho doanh nghiệp là một phương pháp hữu ích, giúp doanh nghiệp nâng cao được hiệu suất cũng như hiệu quả làm việc. Hãy dành khoảng thời gian cần thiết cho một nhiệm vụ tương ứng với mức độ dễ dàng hay phức tạp của nó, khi đó mọi thứ sẽ tương đối dễ dàng hơn rất nhiều. Cảm ơn vì bạn đã theo dõi bài viết của Tanca.
