Với tư cách là người quản lý, bạn sẽ phân công nhân viên theo ca hợp lý dựa trên mong muốn, sở thích và trình độ kỹ năng của họ. Ngoài việc chuẩn bị cho những ca làm bình thường, bạn phải chủ động tính đến những thay đổi vào phút cuối để tránh ảnh hưởng đến kết quả làm việc chung.

Việc đảm bảo rằng doanh nghiệp có đầy đủ nhân viên và các công việc được vận hành trơn tru thường rất phức tạp!

May mắn là có cách giúp bạn không phải dành hàng giờ mỗi tuần để căng thẳng về việc lên lịch của nhân viên. Vượt qua những sai lầm trong khi sắp xếp ca làm bằng các công cụ sẽ giúp đơn giản hóa công việc của bạn. Với một vài thao tác, bạn có thể tạo lịch trình hiệu quả, tiết kiệm thời gian và tiền bạc.

Vậy nên, hãy cùng tìm hiểu 8 sai lầm trong việc sắp xếp ca và giải pháp khắc phục trong bài viết sau:

1. Xếp nhằm lịch cho nhân viên

Đây là lỗi mà ngay cả những chuyên gia dày dạn kinh nghiệm cũng rất dễ mắc phải.

Là một người quản lý, bạn phải giải quyết nhiều công việc khác nhau. Nếu không chú ý, bạn rất dễ xếp nhằm lịch cho nhân viên. Bạn có thể quên xếp ca cho một nhân viên nào đó hoặc xếp lịch cho hai nhân viên trong cùng một ca.

Những lỗi này sẽ khiến nhân viên thất vọng hoặc cảm thấy khó chịu.

Vậy, hãy dành thời gian để xem lại thời gian làm việc của bản thân và tập thói quen thực hiện sắp xếp ca cho nhân viên vào những khoản thời gian cố định. Nếu bạn đang sử dụng Excel, hãy xem xét nâng cấp lên một công cụ lập lịch đáng tin cậy để xử lý ca làm và lưu trữ dữ liệu của bạn ở một nơi thuận tiện.

Xem thêm: Phần mềm chia ca làm việc thông minh, nhanh chóng, tiện lợi

2. Phân phối thời gian không công bằng

Đừng mắc sai lầm khi thể hiện sự thiên vị bằng cách giao cho một số nhân viên tốt những ca làm dài hơn. Họ là những nhân viên giỏi và họ cũng cần nghỉ ngơi hợp lý, hãy giao thêm công việc cho những người khác

Luân chuyển ca làm việc là một cách tuyệt vời để xây dựng sự tự tin và khả năng của nhân viên. Các thành viên mới hơn trong nhóm nên được tạo cơ hội để tỏa sáng trong những ca làm việc bận rộn, đây được xem như một bước trong quá trình phát triển sự nghiệp của họ.

Xem thêm: 12 bí quyết để sắp xếp lịch làm việc cho nhân viên

3. Không tối ưu hóa chi phí lao động

Đừng quên rằng nhân viên làm thêm giờ và được trả lương với các mức khác nhau. Nếu bạn chỉ theo dõi ngân sách của mình trong một bảng tính, bạn có thể đang lãng phí thời gian với những con số đáng báo động.

Với một công cụ lập lịch hiện đại, bạn có thể tự động theo dõi tiền lương, tỷ lệ làm thêm giờ và các phụ cấp khi lên lịch cho nhóm của mình. Bạn thậm chí có thể giảm thời gian làm thêm giờ cho nhân viên bằng cách dự báo thời gian cao điểm của nhiều công việc để có thể bố trí số lượng nhân viên cho phù hợp. Các công cụ lập lịch thông minh có thể giúp kiểm soát ngân sách và đảm bảo các công việc diễn ra thuận lợi.

Xem thêm: 10 phần mềm tính lương tốt nhất

4. Thiếu liên kết trong giao tiếp

Giao tiếp rõ ràng là rất quan trọng đối với việc lên lịch vì nhóm của bạn cần biết họ đang làm việc với ai và khi nào. Nhóm của bạn có thể truy cập tất cả thông tin này một cách hiệu quả không?

Bên cạnh việc thông tin được truyền đi rõ ràng thì hoạt động truyền thông nội bộ còn là cơ hội để lan tỏa thông tin, gắn kết các bộ phận, thúc đẩy phát triển những giá trị tích cực, tốt đẹp trong doanh nghiệp.

Hãy chọn một nền tảng tập trung để nhân viên gửi tin nhắn và nhận thông tin cập nhật của nhóm. Họ sẽ nhận được thông báo trong thời gian thực và truy cập các địa chỉ liên hệ trong nhóm của họ ở nhiều thiết bị.

Xem thêm: Truyền thông nội bộ là gì? Cách xây dựng chiến lược hiệu quả

5. Hoán đổi ca phức tạp

Làm thế nào họ có thể hoán đổi ca làm việc với một đồng nghiệp? Nếu nhân viên cần xử lý các thủ tục giấy tờ thì có phải sử dụng các kênh khác nhau như gặp mặt trực tiếp, điện thoại và email hay không?

Bạn có thể tiết kiệm thời gian và tối thiểu các thao tác cho nhân viên của mình bằng cách sử dụng một ứng dụng di động cho phép họ gửi yêu cầu hoặc đổi ca làm việc một cách nhanh chóng. Quy trình dựa trên thiết bị di động giúp chủ động hơn và giảm bớt lo lắng về việc thông báo sự vắng mặt cho quản lý.

6. Thông báo sát giờ

Tốt nhất cho nhân viên biết về lịch làm của họ càng sớm càng tốt để họ có đủ thời gian để sắp xếp thời gian cho cuộc sống cá nhân. Không có gì tồi tệ hơn việc phải bỏ lỡ một bữa tiệc sinh nhật vì bạn đột ngột có lịch làm việc. Việc lên lịch vào phút cuối chắc chắn sẽ gây căng thẳng cho bạn và nhân viên.

Nếu bạn làm việc trong ngành bán lẻ, quán cafe, nhà hàng và khách sạn thì sẽ gặp trường hợp này thường xuyên hơn. Vì vậy, hãy sử dụng công cụ lên lịch hiện đại để có thể lập kế hoạch trước hàng tuần trong vòng vài phút.

7. Quên sở thích của nhân viên

Nhân viên tài sản quan trọng của doanh nghiệp. Để phục vụ tốt nhất cho khách hàng, nhân viên cần được tôn trọng và được đánh giá cao. Hãy nhớ xem xét các nhu cầu của họ đối với một số ca thay đổi nhất định và ưu tiên sắp xếp hợp lý.

Ví dụ: Một số thành viên có thể có nghĩa vụ gia đình vào giữa tuần. Những người khác có thể đang đi học và làm bán thời gian nên không thể làm việc khi có kỳ thi quan trọng sắp đến. Và một số là cú đêm trong khi những người khác thích ban ngày

Với Tanca, bạn không cần lo lắng đến việc sắp xếp ca làm

Tính năng sắp xếp ca làm của phần mềm giúp bạn tiết kiệm cả thời gian và tiền bạc. Đơn giản hóa việc xếp ca cho nhân viên bằng cách đăng ký dùng thử miễn phí Tanca tại đây.

7 Sai lầm trong việc sắp xếp ca cho nhân viên