Ngày nay khi làm việc nhóm đã dần trở thành xu hướng làm việc của tất cả các ngành nghề. Thậm chí là đối với một số ngành thường được xem có tính độc lập cao như IT, kế toán.
Làm việc nhóm chính là lúc các thành viên trong doanh nghiệp phải giao tiếp với nhau. Đây là lúc mọi người đưa ra những ý tưởng mới lạ, ý kiến hay phục vụ cho công việc chung. Đây cũng là lúc các thành viên có cơ hội được giao tiếp với nhiều người, được trình bày ý kiến trước đám đông giúp cải thiện và rèn luyện kỹ năng giao tiếp.
Một đội nhóm tốt không những phải đảm bảo tất cả những nhân tố cần thiết mà còn phải tránh được 5 sai lầm sau đây:
1. Phân bổ nhân sự không hợp lý trong nhóm
Đa số mọi người có xu hướng ghép những người có kỹ năng và kinh nghiệm tốt vào với nhau và hy vọng họ tạo ra kết quả tốt hơn. Tuy nhiên, sự phù hợp giữa con người với con người, sự ăn ý và động lực mới là đòn bẩy đích thực.
Bên cạnh những người nhiệt tình, trong nhóm vẫn có thể có sự xuất hiện của những người thờ ơ, làm việc cho xong, chỉ làm khi được giao, không có sự đam mê hay quyết tâm trong công việc và không tin tưởng vào thành công của cả nhóm.
Để xây được sự tương thích trong đội nhóm, người lãnh đạo nên sử dụng các công cụ đánh giá để hiểu về tính cách, bản chất hành vi và khuynh hướng làm việc của từng cá nhân. Thêm vào đó, hãy tự mình trở thành hình mẫu của sự nhiệt tình, tập hợp những thành viên lạc quan, đam mê và cống hiến hết mình vào nhóm, để những nhân sư chòn thờ ơ phải tự nhìn nhận và thay đổi.
Xem thêm: 7 phần mềm quản lý công việc phổ biến nhất
2. Không có mục tiêu cụ thể
Khi chưa xác lập mục tiêu rõ ràng, nhóm sẽ không có hoạt động cụ thể để thực hiện. Khi trong tay bạn là một nhóm những người có quan điểm khác nhau, họ có xu hướng thảo luận lan man.
Việc lập mục tiêu giúp các cá nhân tập trung vào các nhiệm vụ cụ thể nhờ đó mang lại hiệu quả làm việc. Hãy chắc rằng các mục tiêu của nhóm được truyền đạt rõ ràng đến mọi thành viên và mọi người biết được kết quả cần đạt được.
Xem thêm: Mô hình SMART là gì? Lợi ích, cách ứng dụng và ví dụ thực tiễn
3. Thiếu quyết đoán
Công việc của người lãnh đạo là tập trung, khích lệ và đưa ra những quyết định cứng rắn khi cả nhóm không thể thống nhất với nhau. Hãy lập một quy trình tiêu chuẩn giúp đưa ra quyết định khách quan.
Để cả nhóm biết khi họ có quyền đưa ra quyết định, và nếu nhóm không đưa ra được một quyết định đồng thuận, người lãnh đạo cần tham gia vào quá trình đó. Nếu không đạt được quyết định, người lãnh đạo phải có khả năng tự quyết định.
Chẳng ai thích khi một quan điểm cá nhân bị phản bác, tuy nhiên bên cạnh những nhận xét tích cực, đừng ngại đưa ra những mặt tiêu cực của một vấn đề hay một ý tưởng nào đó. Hãy sôi nổi cùng nhau bàn luận, rồi người trưởng nhóm sẽ là người quyết đoán cuối cùng để chốt lại vấn đề.
Xem thêm: Review 10 phần mềm quản lý công việc miễn phí cho đội nhóm và cá nhân
4. Kỳ vọng mơ hồ
Từ đầu, người lãnh đạo cần đặt ra chính xác những kỳ vọng ở cả nhóm cũng như đối với từng thành viên. Ví dụ, bạn nói với cả nhóm rằng bạn khuyến khích sự hợp tác và mạo hiểm thông minh. Khi nhóm nghe thấy điều này, họ biết rằng mình được kỳ vọng làm việc cùng nhau, được mạo hiểm và thử nghiệm những phương án khác nhau để đạt kết quả tốt hơn.
Và bạn đừng đặt kỳ vọng quá sức cho nhân viên. Theo quan điểm quản trị truyền thống, các nhà lãnh đạo nên đặt ra những tiêu chuẩn cao cho nhân viên, thế nhưng Carucci - Giám đốc điều hành Navalent, cho rằng khi nhân viên không bao giờ đạt được các tiêu chuẩn cao do sếp đặt ra, thì những yêu cầu, kỳ vọng ấy của sếp sẽ trở thành vũ khí giết chết những tiềm năng chưa được khai thác hết của nhân viên, trong trường hợp xấu hơn điều đó còn khiến cho họ cảm thấy “bực mình” với sếp.
Hãy tự hỏi liệu thành viên chưa đạt yêu cầu có hiểu được những kỳ vọng của bạn hay chưa. Sau đó hãy tự hỏi liệu những yêu cầu này có thực tế hay không trong bối cảnh hiện tại và với năng lực hiện có của người đó. Người trưởng nhóm nên truyền tải các mong đợi của mình đúng lúc, đảm bảo các yêu cầu, công bằng và có tính khả thi.
5. Thông tin không thông suốt
Việc tạo nên một môi trường trong đó các thành viên được góp tiếng nói một cách thoải mái và trung thực rất quan trọng. Thông tin trong đội nhóm cần phải được thông suốt và tôn trọng, như vậy nhóm mới có thể đối thoại trực tiếp với ít bất đồng nhất.
Xem thêm: Truyền thông nội bộ là gì? Cách xây dựng chiến lược hiệu quả
