Xi Măng Hà Tiên số hóa hồ sơ hơn 2.400 nhân sự trên 6 nhà máy & trạm nghiền — tra cứu một bộ hồ sơ từ nửa ngày còn vài giây.

Bối cảnh: 60 năm hồ sơ giấy trải khắp 6 điểm

Xi Măng Hà Tiên (Vicem Hà Tiên) là nhà sản xuất xi măng lâu năm tại miền Nam, thành viên Tổng công ty Xi măng Việt Nam, thành lập từ năm 1964 với thương hiệu Kỳ Lân Xanh. Hơn 2.400 cán bộ, công nhân viên làm việc tại 2 nhà máy, 3 trạm nghiền và trụ sở — nhiều người gắn bó qua nhiều thế hệ, kéo theo hồ sơ dày và lâu năm.

Toàn bộ hồ sơ được lưu bằng giấy trong tủ tại từng điểm: hợp đồng, quyết định, chứng chỉ an toàn lao động, kết quả khám sức khỏe định kỳ, sổ BHXH. Mỗi lần cần tra cứu, đối chiếu hay kiểm tra hạn là một lần lục tủ, đôi khi mất cả buổi.

Với một doanh nghiệp đạt chuẩn ISO và OHSAS về an toàn sức khỏe nghề nghiệp, việc một chứng chỉ an toàn lao động hết hạn mà không ai nhận ra không chỉ là sai sót — đó là rủi ro tuân thủ nghiêm trọng. Song song đó là bài toán chấm công 3 ca và tính lương cho hàng nghìn người trải trên nhiều tỉnh thành.

Giải pháp: hồ sơ nhân sự điện tử cho toàn hệ thống

Tanca số hóa toàn bộ hồ sơ nhân sự về một nơi. Mỗi nhân viên có một hồ sơ điện tử gom đủ giấy tờ theo nhóm: hợp đồng, quyết định, chứng chỉ an toàn lao động, kết quả khám sức khỏe, BHXH, khen thưởng. Tra cứu tức thì, phân quyền xem theo vai trò.

Chấm công 3 ca và tính lương của cả 6 điểm chạy trên cùng hệ thống — dữ liệu công đổ thẳng vào bảng lương, không qua bước nhập tay trung gian.

Cảnh báo hạn & tuân thủ: không còn chứng chỉ nào hết hạn âm thầm

Điểm giá trị lớn cho một doanh nghiệp công nghiệp đạt chuẩn ISO/OHSAS là tuân thủ chủ động. Tanca tự động theo dõi ngày hết hạn của chứng chỉ an toàn lao động, hợp đồng, lịch khám sức khỏe định kỳ và cảnh báo trước hạn cho phòng nhân sự.

Thay vì phát hiện khi chứng chỉ đã hết hạn, phòng nhân sự nhận cảnh báo trước 90, 30 và 7 ngày — đủ thời gian xử lý mà không ảnh hưởng hoạt động sản xuất.

Kết quả: tra cứu tức thì, tuân thủ chủ động

Sau khi triển khai, tra cứu một bộ hồ sơ giảm từ nửa ngày còn vài giây. 100% hồ sơ được số hóa, gỡ bỏ tủ giấy ở cả 6 điểm vận hành. Không còn chứng chỉ an toàn lao động hay hợp đồng hết hạn bị bỏ sót nhờ hệ thống cảnh báo tự động nhiều cấp.

Chấm công 3 ca và lương của toàn hệ thống — từ nhà máy Kiên Lương đến trạm nghiền xa nhất — hiển thị trên một dashboard duy nhất, bất kỳ lúc nào, từ bất kỳ đâu.